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Personnes
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  • Aperçu
  • Modification du profil
  • Ajout de nouveaux membres du portail
  • Gestion des droits d'accès
  • Modification des paramètres du module Personnes

Aperçu

Personnes c'est un module où tous les membres du portail et les groupes auxquels ils appartiennent sont affichés.

Il existe deux types de membres de votre portail :

  • Utilisateurs - sont des membres du portail qui participent à la vie du portail et créent leur propre contenu.
  • Invités - sont les utilisateurs externes ayant un accès en lecture seule.

Chaque membre dispose d'un des statuts suivants :

  • Actif - les membres sont visibles dans la liste principale, ils ont déjà confirmé leur adresse émail utilisée lors de l'enregistrement, ils reçoivent des notifications par émail et peuvent collaborer avec d'autres membres du portail.

    Parmi les membres du portail actifs un groupe des utilisateurs avec un statut en attente peut exister. Ces utilisateurs ont été ajoutés au portail ou ont changé leur adresse émail d'enregistrement sur leur page de profil, mais ils ne l'ont pas encore confirmée ; ils peuvent se connecter au portail et collaborer avec d'autres utilisateurs, mais ne recevront pas de notifications par émail.

  • Desactivé - les membres du portail qui ont été transférés à la liste des utilisateurs desactivés (cette liste peut être affichée en sélectionnant l'option de filtre appropriée) ; ils ne peuvent plus se connecter au portail.
Les administrateurs dotés de droits d'accès complet peuvent changer le type du membre de portail et le statut en les sélectionnant dans la liste et en cliquant sur le bouton 'Modifier le type' ou 'Changer statut' situé en haut ou sur leur page de profil. N'oubliez pas qu'il est impossible de changer le type pour les administrateurs.

Modification du profil

Chaque membre actif du portail peut modifier son propre profil. Pour le faire,

  1. cliquez sur le lien avec votre nom dans le coin supérieur droit du portail
  2. sélectionnez l'option Profil
  3. cliquez sur le bouton Modifier image situé en bas de la photo de profil actuelle pour sélectionner une autre photo qui sera utilisée comme avatar
  4. cliquez sur l'icône icône Actions au-dessus de votre photo et, selon vos objectifs, sélectionnez une des options :
    • Modifier - pour modifier les informations personnelles affichées sur votre page de profil : nom ou prénom, date d'enregistrement, titre, lieu, sexe, date de naissance, détails de contact, photo d'avatar
    • Modifier le mot de passe - pour changer votre mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au portail (vous pouvez aussi le faire en cliquant sur l'icône Modifier icône située à côté du mot de passe actuel sur votre page de profil)
    • Modifier l'émail - pour changer l'émail d'iscription (vous pouvez le faire aussi en cliquant sur l'icône icône Modifier à côté de l'émail actuel sur votre page de profil)
    • Modifier avatars - pour sélectionner la zone de l'image qui sera affichée en tant que votre photo d'avatar
    • Supprimer mon profil - pour recevoir des instructions par émail concernant la suppresion du profil
Modifier profil Modifier profil

Au cas où l'authentification à deux facteurs est activée, vous pouvez changer votre Téléphone portable primaire. Cliquez sur l'icône Changer le numéro de téléphone pour ouvrir la fenêtre d'information. Cliquez sur OK. Vous serez redirigé vers une autre page où vous aurez la possibilité de spécifier un numéro de téléphone différent et de l'enregistrer en cliquant sur le bouton Entrer le numéro. Le code de vérification sera envoyé par SMS à votre nouveau numéro de téléphone.

Les administrateurs dotés de droits d'accès complet peuvent modifier non seulement leurs propres profils, mais aussi les profils des autres membres du portail. Pour le faire,
  1. trouvez la personne nécessaire dans la liste des membres du portail et ouvrez la page de profil de cette personne
  2. cliquez sur l'icône icône Actions à côté du nom du membre et sélectionnez une des options disponibles (elles coïncident avec les options ci-dessus, la seule différence est l'option Désactiver qui est utilisée pour déplacer le membre du portail vers la liste des membres désactivés qui ne peuvent plus se connecter au portail).

En tant que membre du portail, vous pouvez également changer la langue du portail de votre compte. Pour le faire, ouvrez la page de votre profil et sélectionnez une des options disponibles dans la liste déroulante Langue. Par défaut, le portail est affiché dans la langue choisie dans les paramètres communs du portail par un administrateur doté de droits d'accès complet.

Vous pouvez trouver la liste des langues déjà disponibles et des langues qui seront prochainement disponibles sur votre portail dans la section Conseils et Astuces de notre Centre d'Aide. Si vous souhaitez contribuer à la traduction des portails, lisez notre Guide d'utilisateur pour savoir comment le faire.
Changer la langue Changer la langue

Pour faciliter votre connexion au portail, vous pouvez utiliser un de vos comptes des réseaux sociaux Google, Facebook, Twitter ou LinkedIn. Pour la connexion

  1. ouvrez la page de votre profil en cliquant sur le lien avec votre nom dans le coin supérieur droit du portail et sélectionnez l'option Profil
  2. cliquez sur le lien Connexion sous l'icône du réseau social nécessaire
  3. entrez votre adresse émail et mot de passe dans les champs correspondants dans la fenêtre ouverte
  4. permettez au bureau en ligne d'accéder à vos données de compte en cliquant sur le bouton approprié

Il est également possible de gérer vos abonnements à l'intérieur des modules du bureau en ligne sur la page de votre profil. Pour afficher la liste complète du contenu du portail auquel vous êtes abonné, cliquez sur le lien Afficher à côté de la légende Abonnements. Ici vous pouvez vous désabonner du contenu qui ne vous intéresse plus et changer la façon dont vous souhaitez d'être informé en sélectionnant un des type des notifications disponibles : via le Chat du bureau en ligne, émail ou tous les deux. Pour plus d'information, consultez la section Conseils et Astuces.

Gestions des abonnements Gestions des abonnements

Ajout de nouveaux membres du portail

En tant qu'administrateur doté de droits d'accès complet, vous pouvez ajouter de nouveaux membres au portail. Pour le faire,

  1. cliquez sur le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche du module Personnes
  2. sélectionnez l'option Utilisateur ou Invité de la liste déroulante
  3. remplissez les champs marqués d'un astérisque - le nom et le prénom ainsi que l'adresse émail
    Vous pouvez également sélectionner un groupe (ou même plusieurs groupes) auquel l'utilisateur / le membre va appartenir, entrez son titre et son emplacement, chargez une photo d'avatar, etc.. La date d'enregistrement correspond à la date actuelle, mais vous pouvez la modifier en cliquant à l'intérieur du champ.
  4. cliquez sur le bouton Enregistrer
Ajout des utilisateurs Ajout des utilisateurs

Tout de suite après cela, la page du profil du membre nouvellement ajouté s'ouvre et une notification par émail avec un lien pour accéder au portail lui est envoyée. Le nouveau membre du portail obtient le statut en attente jusqu'à ce qu'il / elle confirme son adresse émail d'enregistrement. Dans la liste des membres du portail il / elle sera marqué(e) par l'icône icône en attente sur sa photo d'avatar. Après la confirmation par émail l'invité obtient l'icône icône Invité sur sa photo d'avatar et les administrateurs - l'icône icône Administrateur. Le propriétaire du portail est marqué de Propriétaire.

Le lien envoyé n'est valable que pendant 7 jours. Si l'utilisateur n'arrive pas à compléter l'enregistrement en suivant le lien à temps, vous pouvez renvoyer cette notification en cliquant sur le lien Envoyer l'invitation encore une fois sur la page de son profil. S'il y a plusieurs utilisateurs qui ont dépassé le délai donné pour la confirmation d'émail, cliquez sur le bouton Bouton Options Supplémentaires dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Renvoyer l'invitation ou sélectionnez les membres nécessaires dans la liste et cliquez sur le bouton Envoyer un lien d'activation encore une fois situé en haut.

Pour gagner du temps, vous pouvez également ajouter des utilisateurs tous à la fois à partir de :

  • votre compte Yahoo ou Google - pour plus d'information, consultez la section Guides d'utilisateur
  • votre carnet d'adresse du client de messagerie - pour en savoir plus, consultez la section Guides d'utilisateur
  • un fichier CSV - pour des instructions plus détaillées, lisez la section Guides d'utilisateur
Vous pouvez également ajouter des invités tous à la fois. Pour en savoir plus consultez ce guide d'utilisateur.

Si vous êtes pressé par le temps, vous pouvez envoyer un lien d'invitation aux personnes que vous souhaitez inviter à votre portail afin qu'ils puissent le rejoindre. Pour le faire,

  1. cliquez sur le bouton Bouton d'options supplémentaires dans le coin supérieur gauche
  2. sélectionnez l'option Lien d'invitation
  3. cochez la case Ajouter utilisateurs en tant qu'invités pour inviter des personnes qui auront un accès en lecture seule sur le portail (si vous voulez que ces personnes puissent créer le contenu du portail, laissez cette case décochée)
  4. copiez le lien et collez-le dans votre message d'invitation
Envoi du lien d'invitation Envoi du lien d'invitation

Lors de l'ajout des membres, vous pouvez avoir besoin de créer de nouveaux groupes. Pour le faire,

  1. cliquez sur le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche dans le module Personnes
  2. sélectionnez l'option Groupe dans la liste déroulante
  3. saisissez le Titre du groupe dans le champ marqué d'un astérisque
  4. assignez le Chef en cliquant sur le lien Choisir l'utilisateur et en sélectionnant un des utilisateurs / invités ou en créant un nouveau profil
  5. ajoutez les Membres en cliquant sur le lien Ajouter membres et en sélectionnant des utilisateurs / invités ou en créant de nouveaux profils l'un après l'autre
  6. cliquez sur le bouton Enregistrer
Ajout des groupes Ajout des groupes

Gestion des droits d'accès

Il existe trois niveaux d'accès au sein du portail : Invité avec un accès en lecture seule, utilisateur avec les privilèges de base et administrateur avec des privilèges avancés.

Parmi les administrateurs on distingue :

  • administrateur du module gérant un ou plusieurs modules
  • administrateur doté de droits d'accès complet gérant tous les modules du portail
  • propriétaire du portail ayant le contrôle sur tout le portail

Actuellement, le propriétaire du portail est la personne qui a créé le portail. S'il veut nommer un autre membre du portail à ce poste, il doit :

  1. passer aux paramètres du portail en choisissant l'option Paramètres dans le menu en haut de la page
  2. développez la section Securité sur le panneau latéral gauche et sélectionnez la sous-section Droits d'accès
  3. sélectionner une personne dans la liste déroulante située sous la photo du propriétaire du portail
  4. cliquer sur le bouton Changer le propriétaire du portail
  5. vérifier la boîte aux lettres et suivre le lien de confirmation envoyé dans le message
Changer le propriétaire du portail Changer le propriétaire du portail

Le propriétaire du portail a les mêmes autorisations que les administrateurs dotés de droits d'accès complet et peut effectuer les opérations suivantes :

administrateur doté de droits d'accès complet propriétaire du portail
ajouter des membres du portail
modifier les profils des membres
nommer des administrateurs des modules
modifier les paramètres du portail généraux et personnalisables
(voir Configuration du portail)
afficher les statistiques de portail (voir Configuration du portail)
+
changer le propriétaire du portail
sauvegarder les données de portail (voir Conseils et Astuces)
désactiver / supprimer le portail (voir Configuration du portail)
changer la région du serveur (voir Configuration du portail)

Après qu'un membre du portail est ajouté au portail, il obtient les droits d'accès d'utilisateur ou d'invité. Les administrateurs dotés de droits d'accès complet peuvent accorder des privilèges d'administrateur seulement aux utilisateurs. Pour le faire, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

  1. passer aux paramètres du portail en choisissant l'option Paramètres dans le menu en haut de la page
  2. sélectionner l'option Droits d'accès du menu de gauche
  3. cliquer sur le lien Afficher à côté de la légende Administrateurs
  4. cliquer sur le lien Choisir l'utilisateur au-dessous de la liste des administrateurs
  5. sélectionner une personne ou plusieurs personnes à la fois parmi les utilisateurs / invités existants ou créer un nouvel administrateur en cliquant sur le lien Créer un nouveau profil
  6. cliquer sur le bouton Enregistrer
  7. les personnes sélectionnées obtiennent un accès maximum à tous les modules par défaut; per le limiter, avant tout décocher la case Accès complet, ensuite les cases correspondantes aux modules auxquels vous ne voulez pas donner les droits d'accès d'administrateur
Ajouter administrateur Ajouter administrateur

Cette structure des droits d'accès - invité / utilisateur / administrateur - est valable pour les modules du portail suivants :

  • Documents
  • CRM
  • Communauté
  • Personnes
Les invités n'ont pas accès aux modules 'CRM' et 'Personnes'. Ils peuvent seulement afficher et modifier leur propre profil.

Les autorisations principales sont énumérées dans le tableau ci-dessous.

Documents CRM Communauté Personnes
Invités voir les fichiers disponibles pour tous les membres du portail, télécharger les fichiers depuis le dossier 'Documents communs' et les documents partagés, charger les fichiers aux dossiers partagés ajouter des commentaires aux messages de blog, joindre des fichiers aux commentaires modifier son propre profil
Utilisateur créer/modifier/gérer/partager les fichiers et les dossiers dans la section 'Mes Documents', visualiser les fichiers dans 'Documents communs' ajouter du nouveau contenu et modifier le contenu créé créer du nouveau contenu du module modifier le contenu créé modifier son profil, voir les profils des autres membres (voir NB)
Administrateur du module +
créer/modifier/gérer/partager les fichiers et les dossiers dans la section 'Documents communs'
+
configurer les paramètres du module, importer / exporter des données, envoyer des messages électroniques aux contacts CRM, voir / modifier le contenu du module entier
+
modérer le contenu du module entier
Les autorisations avancées du module 'Personnes' ne sont disponibles que pour les administrateurs dotés de droits d'accès complet et le propriétaire du portail et incluent l'ajout / l'invitation des utilisateurs, la création des groupes et la modification des profils des autres membres.

La structure des droits d'accès dans le module Projets est plus complexe et comprend cinq niveaux :

  • invité - un utilisateur externe avec un accès en lecture seule
  • utilisateur - un membre de portail qui ne participe pas à aucun projet (ou projet particulier)
  • membre de l'équipe de projet
  • chef de projet
  • administrateur du module

Les autorisations principales sont énumérées dans le tableau ci-dessous.

Invité / Utilisateur Chef d'équipe Chef de projet Administrateur du module
afficher les projets disponibles à tous les membres du portail ou les projets privés (où il est un membre de l'équipe de projet), laisser des commentaires et s'abonner aux tâches et aux discussions qui appartiennent aux projets auxquels il peut accéder +
créer / assigner / gérer ses propres tâches, créer des discussions, ajouter / supprimer ses propres fichiers
+
gérer une équipe de projet, créer / modifier le contenu du projet entier, changer le statut du projet, définir des droits d'accès pour les membres de l'équipe (pour les projets privés uniquement)
+
créer /modifier / supprimer n'importe quel projet, nommer les chefs de projet, créer / modifier des modèles de projet

Les outils du portail - Mail, Chat, Calendrier, Flux - sont disponibles pour tous les membres du portail. Les invités peuvent utiliser tous les outils à l'exception de Mail

Modification des paramètres du module Personnes

En tant que propriétaire du portail / administrateur doté de droits d'accès complet vous pouvez limiter l'accès au module Personnes pour certains utilisateurs ou même désactiver ce module, si vous n'en avez absolument pas besoin. Pour le faire,

  1. cliquez sur le lien Droits d'accès sur le portail sur le panneau latéral gauche,
  2. sélectionnez la sous-section Droits d'accès,
  3. passez à la section Personnes,
  4. sélectionnez le bouton d'option Utilisateurs de la liste,
  5. sélectionnez les utilisatuers auxquels vous voulez donner l'accès,

    Pour le faire, utilisez une des options disponibles ;

    • utilisez le lien Ajouter utilisateur si vous voulez donner l'accès à un ou plusieurs utilisateurs ;
    • utilisez le lien Ajouter groupe si vous voulez donner l'accès à tous les utilisateurs du portail, ou à un ou plusieurs groupes.

Pour désactiver le module Personnes passez à la section Modules et outils en sélectionnant l'option correspondante du panneau latéral gauche, décochez la case du module Projets et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si le module Personnes est désactivé, chaque membre du portail ne peut accéder à son propre profil.
Modification des paramètres du module Personnes Modification des paramètres du module Personnes
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