Importer des utilisateurs depuis un carnet d'adresses email

Ouvrez MS Outlook Express.

Passez à la section File (Fichier) du menu principal et sélectionnez Export (Exporter) >> Address Book (Carnet d'adresses)... Ensuite, suivez les instructions de l'assistant pour exporter vos contacts vers le fichier .csv:

• Dans la fenêtre Address Book Export Tool (Outil d'exportation du Carnet d'adresses) sélectionnez l'option Text File (Fichier texte) (Comma Separated Values) et cliquez sur le bouton Export (Exporter).

• définissez le nom du fichier résultant et l'emplacement, cliquez sur le bouton Next (Suivant).

• cochez les champs que vous souhaitez exporter: First Name (Prénom), Last Name (Nom) et Email Address (Adresse email);

• Enfin, cliquez sur le bouton Finish (Terminer) pour lancer l'exportation.

Votre informations sur les contacts seront exportés au format CSV vers l'emplacement indiqué.

Accédez à votre portail et cliquez sur le lien Personnes.

Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module Personnes, ouvrez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Cliquez sur le bouton à côté du bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Importer personnes ou utilisez le bouton Importer personnes sur le panneau latéral gauche. La fenêtre Ajouter des utilisateurs au portail s'ouvre.

Sélectionnez l'option Depuis un fichier. La fenêtre Téléchargement de fichier s'ouvre. Recherchez le fichier .csv sur votre disque local et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Depuis l'assistant Ajouter des utilisateurs au portail, vérifier la configuration du fichier .csv et harmoniser les champs du fichier .csv et les champs du portail obligatoires pour ajouter un utilisateur.

Vous pouvez modifier les paramètres de votre fichier .csv pour que son importation sera correcte:

• Encodage - définissez le type d'encodage à utiliser pour sauvegarder votre fichier .csv. L'encodage utilisé par défaut est UTF-8.
• Délimiteur - utilisez cette liste déroulante pour sélectionner le caractère pour séparer des valeurs dans votre fichier .csv. La valeur par défaut est Virgule.
• Délimiteurs de texte - utilisez cette liste déroulante pour spécifier le caractère à utiliser pour joindre les champs dans votre fichier .csv.

Si votre fichier .csv comporte la ligne en-tête avec les noms des colonnes/champs, cochez la case Afficher les noms des champs pour afficher les noms des champs dans la section Champs dans le fichier.

Ci-dessous, vous pouvez harmoniser les champs du fichier .csv et ceux du portail.

• Champs dans le fichier - une ligne de votre fichier .csv contenant les noms des colonnes/champs.
• Valeurs d'exemple - les valeurs dans les colonnes du fichier disponible. Pour actualiser les valeurs, utilisez l'icône .
• Champs sur le portail - les champs du portail correspondant aux noms des champs/colonnes dans votre fichier.

  Les noms des champ dans le fichier .csv correspondant aux champs requis pour importer des utilisateurs sur le portail (Nom, Prénom et Email) seront automatiquement rapportés à la section Champs sur le portail Vous pouvez aussi harmoniser les champs manuellement en sélectionnant la valeur nécessaire de la liste.

Quand tout est prêt, cliquez sur le bouton Passer à la liste des contacts ci-dessous pour procéder à l'étape suivante.

Toutes les informations sur les contacts disponibles s'affichent dans la fenêtre de l'assistant Ajouter des utilisateurs au portail.

Vérifiez la liste. Spécifiez le nom et le prénom de l'utilisateur en cas d'absence.

Pour supprimer les utilisateurs de la liste, sélectionnez plusieurs utilisateurs et appuyez sur le bouton N'importer pas en haut ou sélectionnez N'importer pas dans le menu à droite du nom d'utilisateur.

Si vous souhaitez ajouter les utilisateurs en tant qu'invités, sélectionnez plusieurs utilisateurs et appuyez sur le bouton Invité en haut ou sélectionnez Invité dans le menu à droite du nom d'utilisateur. Pour en savoir plus sur les permissions d'utilisateur/invité sur le portail, veuillez consulter cette section.

Quand tout est prêt, cliquez sur le bouton Ajouter au portail.

Tout de suite, les utilisateurs sélectionnés seront ajoutés au portail et le message de notification comportant un lien vers le portail sera envoyé à tous.

Si vous avez besoin d'ajouter de nouveaux utilisateurs à votre portail et d'obtenir l'accès aux informations détaillées, utilisez l'option Créer un nouveau utilisateur.