Une fois que votre portail est créé, vous pouvez avoir besoin de le personnaliser de sorte qu'il soit adapté à vos besoins. Pour ce faire, accédez à la section Paramètres.

Pour accéder à la section Paramètres de n'importe quelle page du portail, cliquez sur l'icône en haut de page ou utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option appropriée.

Les opérations disponibles dans la section Paramètres du portail :

Paramètres communs

• personnaliser le portail :
  • changer la langue du portail, définir le fuseau horaire approprié ;
  • choisir le titre du portail affiché sur la page Connexion ;
  • définir l'URL alternative du portail ;
  • modifier le nom du portail qui s'affiche dans votre adresse URL ;
  • définir le modèle de l'équipe pour le portail ;
  • choisir le thème des couleurs le plus approprié au logo et à la marque de votre entreprise ;
• gérer les modules du portail :
  • choisir les modules et les outils qui seront affichés sur le portail et les modules à rendre invisibles pour les utilisateurs ;
  • ajouter des liens personnels au menu de navigation du portail ;
  • sélectionner une page de démarrage par défaut ;
  • paramétrer la page Tarification ;
• utiliser les solutions en marque blanche (White Label) pour remplacer des éléments d'image de marque de l'interface du bureau en ligne par des vôtres ;

Paramètres de sécurité

• mettre à jour les paramètres Accès au portail :
  • déterminer le niveau de sécurité du mot de passe utilisé pour accéder au portail,
  • activer l'identification à deux facteurs ;
  • spécifier les serveurs de messagerie pour l'auto-enregistrement des utilisateurs ;
  • paramétrer la sécurité ;
  • définir les paramètres de connexion ;
  • paramétrer le message administrateur ;
  • définir la durée de session ;
• gestion des droits d'accès des administrateurs du portail et des autres utilisateurs ;
  • modifier le propriétaire du portail ;
  • ajouter des utilisateurs à la liste d'administrateurs ;
  • restreindre l'accès au certains modules du portail aux utilisateurs et groupes ;
• surveiller l'activité de connexion/déconnexion récente d'utilisateurs et obtenir un rapport détaillé à six mois ;
• parcourir les entrées du journal des actions récentes que les utilisateurs ont effectuées sur le portail (telles que fermeture et modification des tâches, changement des droits d'accès, création et suppression des éléments CRM, transfert des documents, ajout des invités etc.), et télécharger un fichier de statistiques détaillées qui fournit les données pour une demi-année ;

Paramètres de gestion des données

• changer la région du serveur où votre portail est hébergé ;
• créer et restaurer une sauvegardedes données de votre portail ;
• désactiver le portail temporairement ou supprimer le portail ;

Paramètres d'intégration

• activer les paramètres LDAP ;
• activer les paramètres SSO ;
• connecter des services externes ;
• paramétrer le serveur SMTP afin que les notifications par e-mail seront envoyées en utilisant votre serveur SMTP ;

Paramètres de statistiques

• consulter les principales statistiquesdu portail : la date de création, le nombre total d'utilisateurs, l'espace de stockage utilisé par de différents modules et les utilisateurs, la fréquence des visites.

La section des Paramètres communs s'ouvre par défaut. Elle vous permet d'adapter l'apparence du portail à vos besoins et de choisir les modules que vous souhaitez utiliser. Cette section inclut deux sous-sections : Personnalisation, Modules et Outils et White Label.

Personnalisation du portail

La sous-section Personnalisation des paramètres Communs permet de changer l'apparence de votre portail. Vous pouvez utiliser votre propre logo, le nom et le texte pour correspondre à la marque de votre entreprise.

Paramètres de langue et fuseau horaire

Cette section vous permet de changer la langue du portail pour tous les utilisateurs et de configurer le fuseau horaire afin que tous les événements du portail seront affichés avec la date et l'heure correctes.

Pour configurer les Paramètres de langue et fuseau horaire,

• utilisez la liste déroulante Langue et sélectionnez une langue appropriée pour l'affichage de toutes les pages et des notifications du portail,
  Ce paramètre définit la langue par défaut du portail pour de nouveaux utilisateurs. Chaque utilisateur peut modifier la langue par défaut en la choisissant sur la page de son profil (ce paramètres aura une plus grande priorité que la langue sélectionnée dans les Paramètres communs).

  Actuellement le bureau en ligne est disponible en 23 langues : Anglais, Allemand, Français, Espagnol, Russe, Italien, Letton, Portugais (Brésilien), Turc, Grec, Polonais, Tchèque, Chinois simplifié, Ukrainien, Vietnamien, Finlandais, Portugais, Azéri, Coréen, Japonais, Slovène, Néerlandais et Slovaque. Si votre langue n'est pas encore présente dans la liste des langues disponibles ou la traduction dans votre langue n'est pas complète, vous pouvez contribuer à la traduction en envoyant votre demande à documentation@onlyoffice.com.

• définissez le fuseau horaire qui correspond à votre région depuis la liste déroulante Fuseau horaire,
• pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Paramètres de la page d'accueil

Cette section vous permet de changer le titre et le logo du portail par défaut qui s'affichent sur la page de Connexion à votre portail. Pour ce faire,

• entrez le nom dans le champ Titre (par exemple le titre de votre entreprise, son slogan, etc),
• pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Paramètres DNS

Dans cette section vous pouvez définir une adresse URL alternative de votre portail. Par défaut, votre portail est enregistré à name.onlyoffice.com. Vous pouvez modifier ce nom et définir votre nom de domaine. Pour ce faire, activez Nom de domaine personnalisé et saisissez le nom de domaine pour votre portail dans le champ ci-dessous.

1. Configurez votre nom de domaine pour qu'il pointe vers le serveur du bureau en ligne en configurant les enregistrements DNS appropriés auprès de votre registraire. Veuillez contacter votre enregistreur chez qui vous avez acheté le nom de domaine pour savoir comment procéder. Ajoutez une entrée DNS CNAME, comme par exemple : team.ourcompany.com - intranet.onlyoffice.com (pour la région US West (Oregon)), intranet.onlyoffice.eu (pour la région EU (Frankfurt)) ou intranet.onlyoffice.sg (pour la région Asie-Pacifique (Singapore)).
2. Après avoir configuré votre entrée DNS CNAME, cliquez sur le bouton Envoyer la demande dans la section Paramètres DNS pour envoyer votre demande à notre équipe d'assistance. La page https://helpdesk.onlyoffice.com/ s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur. Saisissez les détails de votre demande et cliquez sur Envoyer.
   En plus de la configuration de votre domaine personnalisé, nos spécialistes peuvent également générer un certificat ssl en utilisant letsencrypt.
3. Après avoir traité la demande, votre nom de domaine personnalisé sera affiché dans la section Paramètres DNS.

Changement du nom de portail

Dans cette section vous pouvez modifier la partie comportant le nom dans l'adresse URL de votre portail name.onlyoffice.com afin que votre portail sera disponible à newname.onlyoffice.com. Saisissez le nom approprié dans le champ Nouveau nom du portail et appuyer sur Enregistrer.

Modèle de l'équipe

Cette section vous permet de nommer l'organisation (ou le groupe), ses membres et leurs activités sur le portail. Pour ce faire,

• choisissez l'un des modèles disponibles dans la liste déroulante Modèles,

OU

• sélectionnez l'option Personnalisé dans la liste et entrez les noms dans les champs ci-dessous,
• pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Thèmes de couleur

Cette section vous permet de changer la palette de couleurs prédéfinie de l'interface du portail pour l'adapter au style de votre entreprise. Pour ce faire,

1. passez d'un Thème de couleur à un autre pour les visualiser : Savoureuse verte, Vert foncé, Outremer, Rose violent, Bleu clair,
2. sélectionnez celui-ci qui vous convient,
3. cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le thème sélectionné.

Pour restaurer le thème de couleur par défaut, cliquez sur la case d'option Orange pur et enregistrez vos changements.

La sous-section Modules et outils des Paramètres Commun vous donne l'accès à la liste des modules et des outils du portail et la possibilité de les gérer. Pour ce faire,

• laissez les modules et les outils nécessaires activés et désactivez ceux dont vous n'avez pas besoin pour votre travail,

  Il est également possible de gérer les outils pour votre réseau du module Communauté en cochant les cases des outils dont vous avez besoin.

• pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Les modules et les outils désactivés seront masqués pour tous les utilisateurs du portail.

Navigation personnalisée

Cette section permet d'ajouter des éléments au menu de navigation du portail pour améliorer la convivialité. Par exemple, vous pouvez ajouter des liens vers les sites Web et les services externes etc.

Pour ajouter un élément au menu :

1. Cliquez sur Ajouter élément dans la section Navigation personnalisée. Une nouvelle fenêtre s'affiche.
   
2. Saisissez le titre de l'élément dans le champ Étiquette.
3. Dans le champ URL, entrez le lien vers la source appropriée.
   Veuillez noter que si votre site utilise HTTPS, tous les liens doivent également être en HTTPS, sinon l'avertissement sera affiché dans les navigateurs.
4. Les options Afficher dans le menu et Afficher sur la page d'accueil sont activées par défaut. Au besoin, vous pouvez les désactiver.
5. Remplacez les icônes par défaut par les vôtres. La Petite icône, 16x16 sera utilisée dans le menu de navigation intégré dans l'en-tête du portail. La grande icône, 100x100 sera affichée sur la page d'accueil du portail. Cliquez sur Changer l'image au-dessous de l'icône appropriée pour télécharger la nouvelle image.
6. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Le nouvel élément de navigation sera ajouté au menu de navigation et/ou à la page d'accueil du portail en fonction de la configuration choisie. Ce-ci sera aussi affiché au-dessous de titre Navigation personnalisée sur la page de configuration du portail. Pour modifier un élément, cliquez sur l'icône Paramètres situé à côté. Dans la fenêtre Paramètres d'élément, configurez les paramètres appropriés et cliquez sur Enregistrer. Si vous souhaitez supprimer l'élément ajouté au menu de navigation, utilisez le bouton Supprimer l'élément dans la fenêtre Paramètres d'élément.

Page de démarrage par défaut

Cette section vous permet de sélectionner le module auquel vous accédez après la connexion ou après avoir cliqué sur le logo ONLYOFFICE lorsque vous êtes déjà connecté. Vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :

• l'un des modules du portail (Documents, Projets, CRM, Communauté, Personnes),
• l'un des outils (Mail, Chat, Calendrier),
• la page Flux,
• la page par défaut Choix de module.

Cochez le bouton radio approprié et cliquez sur Enregistrer en bas de la section pour valider la configuration.

Paramètres de la page des prix

Cette section permet à l'administrateur du portail d'activer ou de désactiver la visibilité de la page des prix pour tous les utilisateurs en la rendant visible uniquement aux administrateurs du portail.

Activez l'option La page des prix n'est disponible que pour les administrateurs pour rendre cette page visible uniquement aux administrateurs du portail et cliquez sur Enregistrer en bas de la section pour valider la configuration.

La sous-section des solutions White Label de paramètres Communs du portail permet de remplacer des éléments d'image de marque de l'interface du bureau en ligne par des vôtres. Vous pouvez utiliser le nom de votre entreprise dans des éléments de texte (tels que infobulles, boîtes à message etc.) et remplacer l'icône favorite et les logos par défaut par votre logo. Pour ce faire,

• Saisissez le Nom de l'entreprise dans le champ de saisie pour modifier tous les titres et les messages dans l'interface du bureau en ligne comportant le texte par défaut en le remplaçant par votre texte. Cliquez sur Utiliser comme logo au-dessous du champ de saisie si vous souhaitez utiliser le nom de votre entreprise comme un logo texte (au lieu de logo image), tous les logos de dessous changeront automatiquement.
• Remplacez les Logos image qui s'affichent dans le bureau en ligne :
  • Le logo pour en-tête du portail (284x46) - ce logo s'affiche dans le coin supérieur gauche de chaque page de portail.
  • Le logo pour la page de Connexion - thème clair (432x70) - ce logo s'affiche sur la page de Connexion au portail, est utilisé quand le thème clair est activé.
  • Le logo pour la page de Connexion - thème sombre (432x70) - ce logo s'affiche sur la page de Connexion au portail, est utilisé quand le thème sombre est activé.
  • Icône favorite (32x32) - ce logo s'affiche dans la barre d'adresse du navigateur lorsque vous accédez au portail via navigateur ou sur le panneau de favoris (marques-pages) si vous avez marqué la page et ajouté le portail au favoris.
  • Le logo pour en-tête des éditeurs (172x40) - ce logo s'affiche dans le coin supérieur gauche des éditeurs en ligne. Le premier, deuxième et troisième logos sont utilisés pour l'éditeur de documents, de feuilles de calcul ou de présentations de manière correspondante quand le thème clair est activé, le quatrième logo est utilisé pour tous les éditeurs quand le thème sombre est activé.
  • Le logo pour en-tête des éditeurs - mode incorporé (172x40) - ce logo s'affiche dans le coin supérieur gauche des documents de portail incorporés dans des pages web.

  Cliquez sur Modifier Logo au-dessous du logo à remplacer. Dans la fenêtre Windows Explorer, recherchez l'image appropriée et appuyez sur Ouvrir. L'image sera téléchargé et affiché dans le champ Logo.

  Nous recommandons d'utiliser les images dans le format PNG avec un fond transparent. Pour augmenter la lisibilité de vos logos et les rendre facile à distinguer, vous devez les optimiser sur les fonds foncés et claires. Les tailles d'images spécifiées sont pour affichage sur l'écran Retina. La largeur et la hauteur du logo pour affichage sur l'écran avec une résolution standard seront modifiés au chargement.
• pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Pour réinitialiser les paramètres par défaut, cliquez sur Restaurer par défaut.

La section Sécurité permet de contrôler l'accès à votre portail et l'activité des utilisateurs. Elle inclut quatre sous-sections : Accès au portail, Droits d'accès, Histoire de connexion et Piste d'audit.

Contrôle d'accès au portail

La sous-section Accès au portail des paramètres de Sécurité propose aux utilisateurs des moyens sécurisés pour accéder au portail.

Paramètres de robustesse de mot de passe

Cette section vous permet de déterminer la complexité de mot de passe (l'efficacité d'un mot de passe de résister aux attaques de deviner et de force brute). Pour ce faire,

• utilisez la barre Plage de longueur du mot de passe pour définir la longueur du mot de passe pour qu'il puisse être considéré comme sûr,

  Par défaut, le mot de passe doit comporter entre 8 et 120 caractères.

• cochez les cases appropriées situées au-dessous de la barre pour déterminer les caractères qui doivent être utilisés dans le mot de passe: Utiliser majuscules, Utiliser chiffres, Utiliser symboles spéciaux,
• pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Authentification à deux facteurs

Cette section vous permet d'activer la validation en deux étapes par SMS ou par une application d'authentification qui assure un accès au portail plus sécurisé.

Pour activer l'authentification à deux facteurs par SMS,

1. assurez-vous que le fournisseur SMS est connecté à partir de la section Intégration,
2. cochez le bouton radio Par SMS dans la section Authentification à deux facteurs,
3. pour spécifier des paramètres détaillés, vous pouvez utiliser les paramètres avancés. Cliquez sur Afficher les paramètres avancés et définissez les options nécessaires :
   • dans la section Authentification à deux facteurs obligatoire ajoutez les utilisateurs ou les groupes pour lesquels l'authentification à deux facteurs sera réalisée,
   • dans la section Réseaux de confiance vous pouvez ajouter les adresses IP de confiance pour lesquels l'authentification à deux facteurs ne sera pas réalisée. Spécifiez de adresses IP séparées au format IPv4 (#.#.#.#, où # est une valeur numérique de 0 à 255) ou définissez une plage d'adresses IP en entrant les adresses IP de début et de fin de la plage au format #.#.#.#-#.#.#.# ou utilisez le masquage CIDR au format #.#.#.#/#.
4. pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Une fois l'authentification à deux facteurs activé par SMS, un utilisateur peut accéder aux données stockées sur le portail après avoir saisi son e-mail et son mot de passe ou après s'être connecté par un des comptes sociaux et après avoir entré un code de vérification à six chiffres reçu par SMS.

Les messages SMS sont envoyés au téléphone portable primaire de l'utilisateur spécifié lors du premier accès au portail après l'activation de l'authentification à deux facteurs qui peut être modifié à tout moment sur la page du profil de l'utilisateur. Le code de vérification peut être renvoyé par un seul clic sur le bouton Envoyer le code à nouveau, mais pas plus souvent que 5 fois par 5 minutes. Le code envoyé est valable pendant 10 minutes.

Il faut avoir un solde positif afin que un SMS soit envoyé. Retrouver votre solde actuel sur votre compte chez fournisseur SMS. N'oubliez pas de réapprovisionner votre compte à temps.

Pour activer l'authentification à deux facteurs par l'application d'authentification,

1. cochez le bouton radio Par l'application authentificateur dans la section Authentification à deux facteurs,
2. pour spécifier des paramètres détaillés, vous pouvez utiliser les paramètres avancés. Cliquez sur Afficher les paramètres avancés et définissez les options nécessaires :
   • dans la section Authentification à deux facteurs obligatoire ajoutez les utilisateurs ou les groupes pour lesquels l'authentification à deux facteurs sera réalisée,
   • dans la section Réseaux de confiance vous pouvez ajouter les adresses IP de confiance pour lesquels l'authentification à deux facteurs ne sera pas réalisée. Spécifiez de adresses IP séparées au format IPv4 (#.#.#.#, où # est une valeur numérique de 0 à 255) ou définissez une plage d'adresses IP en entrant les adresses IP de début et de fin de la plage au format #.#.#.#-#.#.#.# ou utilisez le masquage CIDR au format #.#.#.#/#.
3. pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Une fois l'authentification à deux facteurs activé par l'application d'authentification, un utilisateur peut accéder aux données stockées sur le portail après avoir saisi son e-mail et son mot de passe ou après s'être connecté par un des comptes sociaux et après avoir entré un code de vérification à six chiffres ou un code de sauvegarde généré par l'application d'authentification.

Pour accéder au portail pour la première fois après l'activation d'identification en deux étapes:

1. Saisissez des informations requis pour accéder au portail. Un code QR et votre clé secrète s'affichent sur votre page de validation de connexion.
2. Installez l'application d'authentification sur votre appareil mobile. Il est possible d'utiliser Google Authenticator avec Android et iOS ou Authenticator avec Windows Phone.
3. Ouvrez l'application d'authentification sur votre appareil mobile et paramétrez comme suit :
   • Scannez le code QR qui s'affiche dans votre navigateur ou
   • Saisissez manuellement la clé secrète qui s'affiche dans navigateur,
4. Sur la page de validation de connexion, saisissez le code à six chiffres généré dans l'application.
5. Cliquez sur le bouton Connect app.

Pour en savoir plus sur l'authentification à deux facteurs sur votre portail, veuillez consulter cet article.

Paramètres de domaines de messagerie autorisés

Cette section vous permet de spécifier les serveurs de messagerie qui peuvent être utilisés par les utilisateurs lors de leur auto-enregistrement sur le bureau en ligne. Par défaut, cette option est désactivée. Pour l'activer,

• cochez la case d'option Domaines autorisés,
• entrez le nom du serveur de messagerie autorisé dans le champ qui apparaît ci-dessous,
• cochez la case Inviter utilisateurs en tant qu'invités si vous souhaitez que les utilisateurs ajoutés ont un accès en lecture seule,
• pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Pour ajouter plusieurs serveurs de messagerie utilisez Ajouter domaine autorisé. Pour supprimer un serveur qui est ajouté par erreur, cliquez sur l'icône appropriée à droite du champ.

Ensuite, tout personne qui a un compte au serveur de messagerie spécifié puisse s'inscrire en cliquant sur le lien Se joindre sur la Page de connexion ou désactiver cette option. Un message d'invitation avec un lien vers le portail sera envoyé à l'adresse e-mail indiquée. Pour se connecter, l'utilisateur doit suivre le lien fourni dans le message, entrer un mot de passe et le confirmer.

Pour désactiver cette option, cochez la case d'option Désactivé.

Paramètres de sécurité IP

Cette section vous permet d'empêcher les visiteurs indésirables d'accéder à votre portail en donnant l'accès au portail à partir de réseaux de confiance seulement. Si un utilisateur tente de se connecter à votre portail à partir de n'importe quelle adresse IP, sauf les adresses spécifiées, cette tentative de connexion sera bloquée. Pour restreindre l'accès à votre portail basé sur les adresses IP,

1. cochez la case d'option Activer ;
2. cliquez sur le lien Ajouter adresse IP autorisée ;
• Pour tous les utilisateurs - cette section vous permet de définir des règles qui s'appliquent à tous les utilisateurs, y compris les administrateurs à accés complet.
• Pour les administrateurs ayant un accès complet uniquement - cette section vous permet de définir des règles supplémentaires qui s'appliquent uniquement aux administrateurs à accès complet.
3. spécifiez une adresse IP unique au format IPv4 (#.#.#.#, où # est une valeur numérique de 0 à 255) dans le champ de saisie qui s'affiche ou définissez la plage d'adresses IP en saisissant le début et la fin des adresses IP de la plage au format #.#.#.#-#.#.#.# ;
   Vous pouvez trouver les informations sur les adresses IP des visiteurs du portail en utilisant la sous-section Histoire de connexion des paramètres Sécurité en cliquant sur le bouton Télécharger et ouvrir le rapport.
4. de la même manière, ajoutez autant d'adresses IP que vous le souhaitez ;
5. cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Si nécessaire, vous pouvez supprimer les adresses IP ajoutées en cliquant sur l'icône à la droite de l'adresse IP. Pour désactiver à nouveau cette option il suffit de cocher la case Désactiver et cliquer sur le bouton Enregistrer.

Les paramètres de connexion

Cette section vous permet de protéger le portail contre les attaques par force brute.

1. dans le champ Nombre de tentatives définissez la limite des tentatives de connexion infructueuses de l'utilisateur ;
2. dans le champ Temps de blocage (sec) configurez l'intervalle de temps pour bloquer les nouvelles tentatives de connexion ;
3. dans le champ Période de vérification (sec) configurez l'intervalle de temps pour compter les tentatives de connexion infructueuses.

Lorsque la limite spécifiée de tentatives de connexion infructueuses est atteinte, les tentatives provenant de l'adresse IP associée seront interdites (ou, dans le cas où le captcha est configuré, le captcha sera demandé) pour la péeriode de temps choisie.

Paramètres de message d'administrateur

Cette section vous permet d'afficher le formulaire de contact sur la Page de connexion afin que les utilisateurs puissent envoyer le message à l'administrateur du portail s'ils ont des problèmes d'accès au portail.

Pour rendre disponible cette option, cochez le bouton radio approprié et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués.

Durée de session

Cette section permet de définir le moment (en minutes) avant lequel les utilisateurs du portail devront entrer les informations d'identification du portail pour y accéder.

Pour définir la durée de session, cochez le bouton radio Activer, saisissez la durée en minutes dans le champ Validité qui s'affiche et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués. Après enregistrement, tous les utilisateurs seront déconnectés du portail.

La sous-section Droits d'accès de la section Sécurité permet de modifier le propriétaire du portail, attribuer le rôle d'administrateur aux utilisateurs et limiter l'accès des utilisateurs et des groupes aux certains modules du portail.

Modification du propriétaire de portail

Quand le propriétaire du portail veut nommer quelqu'un de membres du portail à ce poste, il faut procéder comme suit :

1. appuyez sur Choisir le propriétaire sous le photo du propriétaire dans la section Propriétaire du portail,
2. sélectionnez une personne dans la liste déroulante,
3. cliquez sur le bouton Modifier le propriétaire du portail.
4. vérifiez votre boîte de réception e-mail et cliquez sur le lien qu'il contient.

Ajouter des administrateurs

Le propriétaire du portail ou l'administrateur avec l'accès complet peut accorder des privilèges d'administration pour les utilisateurs (pas pour les invités). Pour ce faire, il faut procéder comme suit :

1. cliquez sur Afficher à côté du titre section Administrateurs,
2. cliquez sur Choisir utilisateur au-dessous de la liste d'administrateurs,
3. sélectionnez une ou plusieurs personnes à la fois de la liste d'utilisateurs actuels ou créez le nouveau profil administrateur en appuyant sur Créer un nouveau profil,
4. cliquez sur le bouton Enregistrer,
5. les personnes sélectionnées obtiennent le niveau maximal de droits d'accès à tous les modules du portail par défaut; pour limiter l'accès, il faut premièrement décocher la case Accès complet et ensuite décocher les cases correspondants aux modules auxquels vous ne souhaitez pas donner accès.

Limiter l'accès aux modules du portail

Le propriétaire du portail ou l'administrateur avec l'accès complet peuvent limiter l'accès de certains utilisateurs ou groupes aux modules du portail.

Pour limiter l'accès au module du portail,

1. retrouvez le module approprié au-dessous de la liste Administrateurs,
2. cochez le bouton radio Utilisateurs de la liste,
3. sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès,

   Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles ;

   • utilisez Ajouter utilisateur si vous souhaitez donner accès à une ou plusieurs personnes ;
   • utilisez Ajouter groupe si vous souhaitez donner accès à tous les utilisateurs du portail ou à un ou plusieurs groupes ;

La sous-section Histoire de connexion de la section Sécurité est utilisée pour contrôler les activités de connexion récentes des utilisateurs y compris les connexions réussites et les tentatives échouées avec la raison indiquée.

Cette page affiche les 20 derniers enregistrements. Chaque enregistrement inclut l'action qui a eu lieu, la personne qui l'a effectuée et le temps quand l'événement a eu lieu. Vous pouvez aussi définir la période de stockage des données. La valeur par défaut est de 180 jours.

La sous-section Piste d'audit de la section Sécurité vous permet de consulter la liste de dernières modifications (création, modification, suppression etc.) apportées par les utilisateurs aux éléments (tâches, opportunités, fichiers etc.) du portail.

Cette page affiche les 20 derniers enregistrements. Chaque enregistrement inclut l'action qui a eu lieu, la personne qui l'a effectuée et le temps quand l'événement a eu lieu. Vous pouvez aussi définir la période de stockage des données. La valeur par défaut est de 180 jours.

Les paramètres de Gestion des données vous permet d'assurer la protection et la récupération des données ainsi que de gérer le statut du portail. Cette section inclut trois sous-sections: Migration, Sauvegarde et restauration de données et Désactivation/Suppression du portail.

Modification de la région du portail

La sous-section Migration de la section Gestion des données vous permet de modifier l'emplacement du serveur où votre portail est hébergé. Moins est la distance entre votre location géographique et la région du serveur, plus rapide est la vitesse du serveur.

Actuellement vous pouvez choisir entre trois régions du serveur: Région EU (Irlande), Région US West (Oregon) et Région Asie-Pacifique (Singapour). Pour migrer d'une région à l'autre,

• sélectionnez la Région du serveur depuis la liste déroulante,
• cochez la case Migrer Mail aussi si vous souhaitez transférer aussi votre courrier,
  La migration de Mail peut considérablement augmenter le temps de migration. En outre, les messages des 30 derniers jours seront transférés. Par conséquent, une fois que le processus est terminé il est recommandé de définir votre compte encore une fois au lieu de transférer les messages.
• Informez les utilisateurs sur la migration du portail laissez la case cochée,
• cliquez sur le bouton Changer région du serveur pour démarrer le processus de migration.

Le processus de migration peut prendre un certain temps en fonction du volume des données du portail. Le portail ne sera pas disponible pendant le processus de migration. Une fois la migration terminée, vous recevrez un message par le courrier électronique avec la nouvelle adresse du portail.

Après la migration les mots de passe courants seront réinitialisés et les utilisateurs devront rétablir leurs accès. Les utilisateurs recevront une notification par email qui est enregistré sur leur profil. Cette notification va contenir le bouton Définir le mot de passe à l'aide duquel on peut créer le mot de passe à utiliser pour se connecter au portail.

La sous-section Sauvegarde de la section Gestion des données vous permet de sauvegarder et de restaurer vos données du portail.

Sauvegarde de données

Pour créer une sauvegarde de données manuellement, utilisez la section Sauvegarde de données :

1. sélectionnez le Stockage pour vos fichiers de sauvegarde :
   • sélectionnez le bouton radio Temporaire si vous souhaitez télécharger la sauvegarde à votre disque local quand le processus de sauvegarde est terminé. Pour ce faire, utilisez le lien qui s'affiche ci-dessous.
   • sélectionnez le bouton radio Documents et cliquez sur le bouton Sélectionner à coté du champ qui apparaît en dessous. La fenêtre Sélectionner le dossier s'ouvrira. Définissez le dossier dans la section Documents communs où vous souhaitez stocker votre sauvegarde et cliquez sur le bouton OK.
   • sélectionnez le bouton radio DropBox, Box, OneDrive, Google Drive et cliquez sur le bouton Sélectionner à coté du champ qui apparaît en dessous. La fenêtre Sélectionner le dossier s'ouvrira. Définissez le répertoire source externe dans la section Documents communs où vous souhaitez stocker votre sauvegarde et cliquez sur le bouton OK.
     Tout d'abord il est nécessaire de connecter la source externe au module Documents, la partager et placer dans la section Documents communs. Sinon l'option DropBox, Box, OneDrive, Google Drive sera désactivée.
   • sélectionnez Moteur de stockage tiers et choisissez l'un des services disponibles: Amazon AWS S3 (Amazon Simple Storage Service), Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage ou Selectel Cloud Storage. Remplissez les champs en dessous avec les données requises pour accéder au service de stockage externe.
     Les services externes doivent être connectés à votre portail d'avance dans la section Intégration . Sinon, les options ci-dessous ne seront pas disponibles.
     • Les champs disponibles pour Amazon AWS S3 :
       • Conteneur est un nom unique du conteneur (bucket) Amazon, ex. : my-new-test-bucket-12345.
       • Région est un région AWS où vous voulez placer le conteneur Amazon, ex: us-east-2.
       • Lien de service est un paramètre facultatif; ne modifiez ce paramètre que si vous voulez essayer un autre point d'extrémité de service. Laissez ce champ de saisie vide pour utiliser la configuration par défaut.
       • Force le style de chemin - une fois vrai, la requête va toujours utiliser le style de chemin. Laissez ce champ de saisie vide, parce que le paramètre Lien de service n'est pas défini.
       • Utiliser Http - lorsque ce paramètre est vrai, le client utilise le protocole HTTP, si le point d'extrémité de destination le prend en charge. Ce paramètre est faux par défaut. Définissez ce paramètrevrai ou laissez ce champ vide pour maintenir la configuration par défaut.
       • Méthode de chiffrement partie serveur est l'algorithme de chiffrement de la part du serveur à utiliser pendant le stockage d'un objet dans S3. Les options disponibles: aucun, aes256, awskms. Laissez ce champ de saisie vide pour utiliser la configuration par défaut aes256.
       • None
       • Server-Side Encryption - SSE-S3 (your assets will be encrypted with strong AES-256 GCM keys, one separate key for each object. The keys themselves are encrypted with a rotating root key for additional protection) or SSE-KMS (your assets will be encrypted with with a versatile encryption mechanism. Like SSE-S3, it relies on strong AES-256 encryption method, but provides more complex and flexible model, offering separate permissions for a KMS key, audit trail feature, and ability to create unique custom keys). For SSE-KMS, you can choose Managed CMK - Default AWS managed CMK or Customer managed CMK. When the Customer managed CMK option is selected, you need to specify the KMS Key Id.
       • Client-Side Encryption - when this option is selected, you need to specify the KMS Key Id.
     • Les champs disponibles pour Google Cloud Storage : Conteneur.
     • Les champs disponibles pour Rackspace Cloud Storage : Conteneur public, Conteneur privé et Région.
     • Les champs disponibles pour Selectel Cloud Storage : Conteneur privé et Conteneur public.
   Si vous choisissez Documents ou DropBox, Box, OneDrive, Google Drive, la taille de fichier de sauvegarde affecte l'espace disque total restant sur votre portail.
2. cochez la case Inclure Mail dans la sauvegarde si vous voulez également sauvegarder les données de Mail. Cela augmente la durée de sauvegarde et la taille du fichier de sauvegarde, mais si l'option n'est pas activé, les données de Mail seront perdues après la restauration et il faudra se connecter encore une fois.
3. cliquez sur le bouton Faire une copie.

Une fois le processus de sauvegarde est terminé, vous trouverez le fichier de sauvegarde .tar.gz (portal-name_date_time.tar.gz) dans le dossier spécifié. Si vous avez choisi le stockage Temporaire, le lien vers le fichier de sauvegarde crée sera disponible pendant 24 heures.

Afin d'automatiser le déroulement des sauvegardes, utiliser la section Sauvegarde automatique:

1. cochez le bouton radio Activer.
2. sélectionnez l'espacement de stockage approprié pour vos fichiers de sauvegarde (les options disponibles sont les mêmes comme ci-dessus, sauf le stockage Temporaire qui n'est accessible que dans la section Sauvegarde de données).
3. cochez la case Inclure Mail dans la sauvegarde si vous voulez également sauvegarder les données de Mail.
4. configurez l'intervalle entre deux sauvegardes : Chaque jour avec l'indication du moment de la journée désiré, Chaque semaine avec l'indication du jour et du moment de la journée désiré, ou Chaque mois avec l'indication du jour et du moment de la journée désiré.
5. réglez Nombre maximal de copies de sauvegarde stockées en choisissant la valeur nécessaire dans la liste déroulante.
6. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les sauvegardes seront créées automatiquement selon la périodicité fixée.

Restauration de données

Pour restaurer les données de votre portail d'un fichier de sauvegarde haché (à partir de ONLYOFFICE Workspace Cloud 11.5),

1. choisissez Source où vos fichiers de sauvegarde sont stockés.
   • choisissez l'option ONLYOFFICE Documents et cliquez sur le bouton Sélectionnerde dessous. Dans la fenêtre Sélectionner fichier, choisissez le fichier de sauvegarde nécessaire stocké dans Documents communs et cliquez sur OK.
   • sélectionnez l'option DropBox, Box.com, OneDrive, Google Drive (les services externes connectés au module Documents y compris les services connectés via WebDAV) et cliquez sur le bouton Sélectionner ci-dessous. Dans la fenêtre Sélectionner fichier, choisissez le fichier de sauvegarde nécessaire stocké dans le répertoire source externe et cliquez sur OK.
   • sélectionnez l'option Moteur de stockage tiers, choisissez l'un des stockages externes disponibles qui sont connectés dans la section Intégration et saisissez les données d'accès requises.
   • sélectionnez l'option Fichier de l'ordinateur, cliquez sur le bouton Sélectionner au-dessous et recherchez des fichiers de sauvegarde sur votre disque local.
     Au lieu de choisir le fichier de sauvegarde d'une Source précis, vous pouvez juste cliquer sur le lien Afficher la liste de sauvegarde au-dessous du champ Sélectionner pour choisir le fichier de sauvegarde nécessaire de l'historique de sauvegarde (si le fichier de sauvegarde a été supprimé manuellement du stockage, il ne sera pas disponible dans la liste). Cliquez sur le lien Restaurer près du ficher de sauvegarde approprié. Pour supprimer le fichier de sauvegarde d'une liste, cliquez sur l'icône.
2. Au besoin, laissez l'option Informer les utilisateurs sur la restauration du portail activée pour notifier les utilisateurs de votre portail ;
3. cliquez sur le bouton Restaurer.

Après la restauration de données dans le nuage, les mots de passe actuels seront réinitialisés et les utilisateurs devront rétablir leurs accès via leurs emails qui sont enregistrés sur leur profil en définissant le mot de passe à utiliser pour se connecter au portail.

Pour en savoir plus, consultez les articles pour la version en ligne et pour la version Serveur.

La sous-section Désactivation/Suppression du portail de la section Gestion des données vous permet de désactiver temporairement ou de supprimer définitivement votre portail.

Désactivation du portail

Si vous avez décidé de ne pas utiliser le portail temporairement, vous pouvez le désactiver. Pour ce faire,

1. cliquez sur le bouton Désactiver.
2. un lien permettant de valider l'opération sera envoyé à l'adresse e-mail du propriétaire du portail. Suivez le lien pour valider l'opération.

Après cela votre portail et toute information associée seront bloqués et personne n'aura accès au portail pour une période donnée.

Vous pouvez réactiver votre portail à tout moment. Pour revenir au portail et reprendre l'utilisation, utilisez le deuxième lien fourni dans le message de confirmation. Donc, conservez ce message soigneusement.

Suppression du portail

Si vous voulez supprimer définitivement le portail,

1. cliquez sur le bouton Supprimer pour soumettre votre demande.
2. un lien permettant de valider l'opération sera envoyé à l'adresse e-mail du propriétaire du portail. Suivez le lien pour valider l'opération.

Toutes les données stockées sur votre portail, ainsi que vos détails d'inscription seront supprimés. Vous ne serez pas en mesure de réactiver votre portail ou de récupérer toute l'information associée.

La section Intégration permet de paramétrer LDAP et Authentification unique (SSO), intégrer votre portail aux services tiers et paramétrer SMTP.

Paramètres LDAP

Pour utilisez ONLYOFFICE Workspace, vous devez premièrement créer un compte pour chaque employé. La création de plus de 50 comptes nouveaux exigera beaucoup de temps. Votre portail vous propose l'option de paramétrer LDAP permettant d'importer les utilisateurs et les groupes depuis le serveur LDAP (par ex. OpenLDAP Server ou Microsoft Active Directory) sur votre portail en un rien de temps. Tous les nouveaux utilisateurs n'ont pas besoin de retenir les nouveaux mots de passe et identifiants, car il est possible de se connecter en utilisant les informations d'identification stockés sur le serveur LDAP.

Remplissez tous les champs requis et cliquez sur Enregistrer.

Pour en savoir plus sur chaque champ et paramètres associés, veuillez consulter les instructions pour la version en ligne et pour la version Serveur.

Authentification unique ou Single sign-on

La section Authentification unique permet d'activer ou désactiver les services d'authentification tiers en utilisant le protocole SAML pour un accès rapide, facile et sécurisé pour les utilisateurs du portail.

En général, Authentification unique ou Single Sign-On (SSO) est une fonction qui permet aux utilisateurs de s'authentifier une seule fois et d'obtenir accès à plusieurs applications/services autorisés sans contrainte de ressaisie d'un nouveau les informations d'identification chaque fois on veut accéder à une autre application.

Pour en savoir plus sur authentification unique, consultez les instructions appropriées pour la version en ligne et pour la version Serveur.

Intégration aux services tiers

Si vous utilisez la version SaaS, les clés d'autorisation permettant de connecter votre portail aux services tiers tels que Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, Box, Dropbox, OneDrive, Bitly, Firebase et Yahoo sont paramétrées automatiquement, alors tous les options sont désactivés. Vous pouvez connecter votre portail à Facebook/Google/LinkedIn/Twitter tout de suite sur la page de profil ou consultez cet article pour en savoir plus sur la connexion des services tiers au module Documents.

Dans la version en ligne, vous pouvez connecter les Services Tiers comme suit :

• DocuSign pour ajouter une signature électronique aux documents et les envoyer aux utilisateurs de votre portail.
• Twilio pour appeler les contacts CRM depuis votre navigateur. Il est aussi possible d'utiliser Twilio pour activer l'identification en deux étapes.
• Amazon AWS S3, Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage ou Selectel Cloud Storage pour sauvegarder et restaurer les données de votre portail.

Pour en savoir plus sur l'intégration des services tiers, veuillez consulter les instructions pour la version en ligne ou pour la version Serveur.

Configuration du serveur SMTP

La sous-section Paramètres SMPT permet de configurer le compte de messagerie qui sera utilisé pour envoyer des notifications du portail en utilisant votre propre serveur SMTP. Pour ce faire,

• dans le champ Hôte de la messagerie, saisissez le nom de domaine de votre serveur SMTP ;
• dans le champ Port, saisissez le numéro du port SMTP. Il est conseillé d'utiliser les portes 587 ou 25.
• cochez la case Authentification si le serveur SMTP doit être autorisé.
• dans les champs Identifiant et Mot de passe, saisissez l'identifiant et le mot de passe que vous utiliser pour accéder à votre serveur SMTP ;
• cochez la case Auth via NTLM afin de pouvoir vous connecter en utilisant SaslMechanismNtlm ;
• dans le champ Nom de l'expéditeur, saisissez le nom de l'expéditeur qui sera affiché dans le champ De ;
• dans le champ Adresse e-mail de l'expéditeur, saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur ;
• cochez la case Activer SSL pour activer une connexion chiffrée.
• cliquez sur le bouton Enregistrer.
  Pour vérifier que vos paramètres réseau sont corrects, cliquez sur Envoyer message de test. Si la configuration est correcte, un Message de test SMTP sera envoyé sur l'adresse email enregistré sur votre profil du portail.

Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

La section Statistique est utilisée pour présenter et résumer toutes vos données du portail afin de les analyser et de les gérer.

Affichage des statistiques du portail

Ici vous pouvez voir les informations suivantes :

• la date de création de votre portail,
• le nombre total d'utilisateurs enregistrés sur votre portail,
• l'espace de stockage disponible pour le plan tarifaire choisi (pour la solution dans le nuage),
• le quota de mémoire de base pour tous les nouveaux utilisateurs et la liste des utilisateurs avec la quantité d'espace utilisé dans chaque module (pour la solution dans le nuage),
• l'espace de stockage utilisé,

  Vous pouvez également afficher l'espace de stockage utilisé par chaque module ou outil du bureau en ligne.

• le nombre total de visites par jour,

  Par défaut, une Graphique d'utilisation affiche des données de 3 derniers mois. Vous pouvez changer la période en sélectionnant l'une des options disponibles : la dernière semaine, le dernier mois, ou pour la période en réglant la date de début et de fin dans les champs correspondants.

Gestion du quota de mémoire

Vous pouvez activer et définir le quota de mémoire de base qui sera appliqué à tous les nouveaux utilisateurs :

1. Sélectionnez le bouton radio Avec quota.
2. Définissez la valeur nécessaire dans le champ de saisie et choisissez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets,ko,Mo,Go,To).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour désactiver quota utilisez l'option Sans quota. Pour recalculer l'espace utilisé par les utilisateurs utilisez le bouton Recalculer.

La liste d'utilisateurs ci-dessous vous permet de définir le quota pour plusieurs utilisateurs ou pour un certain utilisateur séparément. Pour trouver facilement des utilisateurs, vous pouvez filtrer la liste par email (Actif, En attente), par type (Administrateur, Utilisateur, Invité) ou par groupe. Il est également possible de trier la liste par prénom ou nom ou d'entrer le nom nécessaire dans le champ de recherche.

Pour définir le quota pour plusieurs utilisateurs :

1. Cochez les utilisateurs nécessaires dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton Modifier quota ci-dessus.
3. Définissez la valeur nécessaire dans le champ de saisie et choisissez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets,ko,Mo,Go,To).
4. Cliquez sur le bouton de coche pour enregistrer les paramètres.

Afin de définir le quota pour un certain utilisateur :

1. Cliquez sur la légende Pas de quota à droite du nom d'utilisateur.
2. Sélectionnez l'option Modifier quota dans la liste déroulante.
3. Définissez la valeur nécessaire dans le champ de saisie et choisissez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets,ko,Mo,Go,To).
4. Cliquez sur le bouton de coche pour enregistrer les paramètres.