Une fois que votre portail est créé, vous pouvez avoir besoin de le personnaliser de sorte qu'il soit adapté à vos besoins. Pour cela, vous pouvez :

• personnaliser le portail : changer la langue du portail, définir le fuseau horaire, choisir le titre, le logo et le modèle de l'équipe, sélectionner le thème de couleur qui vous convient, définir l'URL alternative du portail ;
• gérer les modules du portail : choisir les modules qui seront affichés sur le portail et les modules qui seront masqués des utilisateurs, sélectionner une page de démarrage par défaut ;
• mettre à jour les paramètres de l'Accès au portail : déterminer le niveau de sécurité du mot de passe utilisé pour accéder au portail, activer l'authentification à deux facteurs, spécifier les serveurs de messagerie pour l'auto-enregistrement des utilisateurs, etc.;
• configurer les droits d'accès des administrateurs du portail et des autres utilisateurs ;
• contrôler les activités de connexion / déconnexion récentes de l'utilisateur et obtenir un rapport détaillé pour une demi-année ;
• parcourir les entrées du journal des actions récentes que les utilisateurs ont effectuées sur le portail (telles que fermeture et modification des tâches, changement des droits d'accès, création et suppression des éléments CRM, transfert des documents, ajout des invités etc.), et télécharger un fichier de statistiques détaillées qui fournit les données pour une demi-année ;
• changer la région du serveur où votre portail est hébergé ;
• créer une sauvegarde des données de votre portail ;
• désactiver le portail temporairement ou supprimer le portail ;
• voir les principales statistiques : la date de création, le nombre total d'utilisateurs, l'espace de stockage utilisé par de différents modules et les utilisateurs, la fréquence des visites.

Pour accéder aux Paramètres depuis n'importe quelle page de portail, cliquez sur l'icône en haut de la page ou utilisez la liste déroulante située dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option correspondante.

La section des paramètres Commun s'ouvre par défaut. Elle vous permet d'adapter l'apparence du portail à vos besoins et de choisir les modules que vous souhaitez utiliser. Cette section inclut deux sous-sections : Personnalisation et Modules et outils.

Personnalisation du portail

La sous-section Personnalisation des paramètres Commun permet de changer l'apparence de votre portail. Vous pouvez utiliser votre propre logo, le nom et le texte pour correspondre à la marque de votre entreprise.

Paramètres de langue et fuseau horaire

Cette section vous permet de changer la langue du portail pour tous les utilisateurs et de configurer le fuseau horaire afin que tous les événements du portail seront affichés avec la date et l'heure correctes.

Pour configurer les Paramètres de langue et fuseau horaire,

• utilisez la liste déroulante Langue et sélectionnez une langue appropriée pour l'affichage de toutes les pages et des notifications du portail,
  Ce paramètre définit la langue par défaut du portail pour de nouveaux utilisateurs. Chaque utilisateur peut modifier la langue par défaut en la choisissant sur la page de son profil (ce paramètres aura une plus grande priorité que la langue sélectionnée dans les paramètres Commun).

  Actuellement le bureau en ligne est disponible en 20 langues : Anglais, Allemand, Français, Espagnol, Russe, Italien, Letton, Portugais (Brésilien), Turc, Grec, Polonais, Tchèque, Chinois simplifié, Ukrainien, Vietnamien, Finlandais, Portugais, Azéri, Coréen et Japonais. Si votre langue n'est pas encore présente dans la liste des langues disponibles ou la traduction dans votre langue n'est pas complète, vous pouvez contribuer à la traduction en envoyant votre demande à documentation@onlyoffice.com.

• définissez le fuseau horaire qui correspond à votre région depuis la liste déroulante Fuseau horaire,
• pour valider les changements effectués, utilisez le bouton Enregistrer en bas de la section.

Paramètres de salutation

Cette section vous permet de changer le titre et le logo du portail par défaut qui s'affichent sur la Page principale de votre portail. Pour le faire,

• entrez le nom dans le champ Titre (par exemple le titre de votre entreprise, son slogan, etc),
• remplacez le logo du portail en utilisant le lien Changer logo,

  Cliquez sur le lien pour ouvrir la fenêtre de l'Explorateur Windows, trouvez le fichier image nécessaire et cliquez sur le bouton Ouvrir. L'image sera chargée et affichée dans le champ Logo.

  Vous pouvez charger une image de 250x100 au maximum, si l'image est plus grande, elle sera redimensionnée. La taille de fichier ne doit pas dépasser 1 Mo.
• cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués.

Paramètres DNS

Cette section vous permet de définir une URL alternative pour votre portail. Par défault, votre portail est enregistré à name.onlyoffice.com. Vous pouvez la modifier en entrant votre propre nom de domaine. Pour le faire, cochez la case Nom de domaine personnalisé puis spécifiez votre nom de domaine pour votre portail dans le champ ci-dessous.

Pour configurer votre propre nom de domaine, ajoutez une entrée DNS CNAME, comme par exemple : team.ourcompany.com - intranet.onlyoffice.com (pour la région US West (Oregon)), intranet.onlyoffice.eu (pour la région EU (Irlande)), ou intranet.onlyoffice.sg (pour la région Asie-Pacifique (Singapour)).

Modèle de l'équipe

Cette section vous permet de nommer l'organisation (ou le groupe), ses membres et leurs activités à l'interieur du portail. Pour le faire,

• choisissez un des modèles disponibles dans la liste déroulante Modèles,

OU

• sélectionnez l'option Personnel dans la liste et entrez les noms dans les champs ci-dessous,
• cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués.

Thèmes de couleur

Cette section vous permet de changer la palette de couleurs prédéfinie de l'interface du portail pour l'adapter au style de votre entreprise. Pour le faire,

1. passez d'un Thème de couleur à un autre pour les visualiser: Orange pur, Vert foncé, Outremer, Rose violent, Bleu clair,
2. sélectionnez celui-ci qui vous convient,
3. cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le thème sélectionné.

Pour restaurer le thème de couleur par défaut, cliquez sur la case d'option Original et enregistrez vos changements.

La sous-section Modules et outils des paramètres Commun vous donne accès à la liste des modules et des outils du portail et la possibilité de les gérer. Pour le faire,

• laissez les modules et les outils nécessaires cochés et décochez ceux dont vous n'avez pas besoin pour votre travail,

  Il est également possible de gérer les outils pour votre réseau social à l'interieur du module Communauté, pour cela cochez les cases des outils dont vous avez besoin.

• cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués.

Les modules et les outils désactivés seront masqués de tous les utilisateurs du portail.

Page de démarrage par défaut

Cette section vous permet de choisir la page à laquelle vous serez redirigé après s'être connecté au portail ou après avoir cliqué sur le logo du bureau en ligne lorsque vous êtes déjà connecté. Vous pouvez sélectionner un des modules du bureau en ligne, la page Flux ou laisser la page par défaut Choix de module.

Cochez tout simplement la case d'option correspondante et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider votre choix.

La section Sécurité permet de contrôler l'accès à votre portail et l'activité des utilisateurs. Elle inclut quatre sous-sections : Accès au portail, Droits d'accès, Histoire de connexion et Piste d'audit.

Contrôle d'accès au portail

La sous-section Accès au portail des paramètres de Sécutité propose aux utilisateurs des moyens sécurisés pour accéder au portail.

Paramètres de robustesse de mot de passe

Cette section vous permet de déterminer la complexité de mot de passe (l'efficacité d'un mot de passe de résister aux attaques de deviner et de force brute). Pour le faire,

• utilisez la barre Longueur minimale du mot de passe pour définir la longueur du mot de passe pour qu'il puisse être considéré comme sûr,

  Par défaut, le mot de passe doit contenir au moins 6 caractères.

• cochez les cases appropriées situées au-dessous de la barre pour déterminer les caractères qui doivent être utilisés dans le mot de passe : Utiliser majuscules, Utiliser chiffres, Utiliser symboles spéciaux,
• cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués.

Authentification à deux facteurs

Cette section vous permet d'activer la vérification à deux passages qui assure un accès au portail plus sécurisé. Un utilisateur peut accéder aux données stockées sur le portail après avoir saisi son e-mail et son mot de passe ou après s'être connecté par un des comptes sociaux et après avoir entré un code de vérification à six ciffres reçu par SMS. Les messages SMS sont envoyés au téléphone portable primaire de l'utilisateur spécifié lors du premier accès au portail après l'activation de l'authentification à deux facteurs qui peut être modifié à tout moment sur la page du profil de l'utilisateur page. Le code de vérification peut être renvoyé par un seul clic sur le bouton Envoyer le code à nouveau, mais pas plus souvent que 5 fois par 5 minutes. Le code envoyé est valable pendant 10 minutes.

Pour activer cette fonction, il vous suffit de sélectionner la case d'option correspondante et cliquer sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués.

Le nombre des messages SMS restants/payés est également disponible dans cette section.

Dans cette section vous pouvez acheter un certain nombre de SMS en plus en cliquant sur le lien Acheter un paquet de SMS et en sélectionnant un paquet nécessaire dans la fenêtre ouverte.

Paramètres de domaines de messagerie autorisés

Cette section vous permet de spécifier les serveurs de messagerie qui peuvent être utilisés par les utilisateurs lors de leur auto-enregistrement sur le bureau en ligne. Par défaut, cette option est désactivée. Pour l'activer,

• cochez la case d'option Domaines autorisés,
• entrez le nom du serveur de messagerie autorisé dans le champ qui apparaît ci-dessous,
• cochez la case Inviter utilisateurs en tant qu'invités si vous souhaitez que les utilisateurs ajoutés ont un accès en lecture seule,
• cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués.

Pour ajouter les autres serveurs de messagerie, cliquez sur le lien Ajouter domaine autorisé. Pour supprimer un serveur ajouté par erreur, cliquez sur l'icône située à droite du champ.

Après quoi tout utilisateur qui a un compte sur un serveur de messagerie spécifié pourra s'inscrire en cliquant sur le lien Se joindre sur la Page de connexion sur la Page de connexion et en entrant l'adresse e-mail. Un message d'invitation avec un lien vers le portail sera envoyé à l'adresse e-mail indiquée. Pour se connecter, l'utilisateur doit suivre le lien fourni dans le message, entrer un mot de passe et le confirmer.

Pour désactiver cette option, cochez la case d'option Désactivé.

Paramètres de sécurité IP

Cette section vous permet d'empêcher les visiteurs indésirables d'accéder à votre portail en donnant l'accès au portail à partir de réseaux de confiance seulement. Si un utilisateur tente de se connecter à votre portail à partir de n'importe quelle adresse IP, sauf les adresses spécifiées, cette tentative de connexion sera bloquée. Pour restreindre l'accès à votre portail basé sur les adresses IP,

1. cochez la case d'option Activer ;
2. cliquez sur le lien Ajouter adresse IP autorisée ;
3. spécifiez une adresse IP unique au format IPv4 (#.#.#.#, où # est une valeur numérique de 0 à 255) dans le champ de saisie qui s'affiche ou définissez la plage d'adresses IP en saisissant le début et la fin des adresses IP de la plage au format #.#.#.#-#.#.#.# ;
   Vous pouvez trouver les informations sur les adresses IP des visiteurs du portail en utilisant la sous-section Histoire de connexion des paramètres Sécurité en cliquant sur le bouton Télécharger et ouvrir le rapport .
4. de la même manière, ajoutez autant d'adresses IP que vous le souhaitez ;
5. cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Si nécessaire, vous pouvez supprimer les adresses IP ajoutées en cliquant sur l'icône à la droite de l'adresse IP. Pour désactiver à nouveau cette option il suffit de cocher la case Désactiver et cliquer sur le bouton Enregistrer.

Paramètres de message d'administrateur

Cette section vous permet d'afficher le formulaire de contact sur la Page de connexion afin que les gens puissent envoyer le message à l'administrateur du portail s'ils ont des problèmes d'accès au portail.

Pour rendre disponible cette option, cochez simplement la case d'option correspondante et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués.

Paramètres d'accès au portail

Cette section permet de rendre votre portail public de sorte que non seulement les utilisateurs autorisés, mais aussi tous les internautes puissent y accéder et afficher son contenu public.

Pour activer cette fonctionnalité, cochez la case Portail public et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les changements effectués.

Une fois que cette fonctionnalité est activée, les changements suivants apparaîtront sur votre portail :

• Le plan public gratuit sera activé, il permet d'ajouter 1-400 d'utilisateurs enregistrés et d'utiliser 8 Go d'espace de stockage. Tout utilisateur sur Internet sera en mesure d'afficher le contenu de votre portail public sans inscription mais ces utilisateurs ne pourront pas apporter des modifications.

  Les utilisateurs non enregistrés auront des autorisations de Lecture seule sur votre portail. Les droits d'accès des utilisateurs non enregistrés sont plus limités que les droits des invités. Ces utilisateurs Ne peuvent Pas effectuer les actions suivantes :

  • publier des commentaires aux entités existantes,
  • télécharger, copier, déplacer et modifier des documents,
  • accéder aux outils Chat, Mail, Calendrier, Flux, aux Profils des utilisateurs et à toutes les sections du module Documents sauf la section Documents communs.
• Certaines fonctionnalités ne seront pas disponibles :
  • Le module CRM sera inaccessibles pour tous les utilisateurs.
  • La possibilité de limiter l'accès aux projets dans le module Projets ne sera plus disponible. Tous les projets privés précédemment créés seront inaccessibles pour tous les utilisateurs.
  • La possibilité de limiter l'accès aux modules (Paramètres -> Sécurité -> Droits d'accès) ne sera plus disponible. Tous les paramètres précédemment définis seront remplacés par les valeurs par défaut.
  • La possibilité de désactiver les modules et les outils (Paramètres -> Commun -> Modules & et outils) ne seront plus disponibles.
  • La possibilité de créer la sauvegarde (Paramètres -> Gestion des données -> Sauvegarde) ne sera plus disponible.
  • L'option qui permet aux utilisateurs de contacter l'administrateur du portail (Paramètres -> Sécurité -> Accès au portail -> Paramètres de message d'administrateur) sera activée par défaut sans possibilité pour la désactiver.
  • La possibilité de spécifier les serveurs de messagerie utilisés pour l'auto-inscription (Paramètres -> Sécurité -> Accès au portail -> Paramètres de domaines de messagerie autorisés) ne sera plus disponible. Tout serveur de messagerie sera autorisé pour l'auto-inscription si l'option Enregistrer immédiatement de nouveaux utilisateurs est activée dans la section Accès au portail.

Vous pouvez cocher la case Enregistrer immédiatement de nouveaux utilisateurs de sorte que de nouveaux utilisateurs peuvent s'inscrire sans la confirmation de l'inscription par administrateur. Sinon, ils peuvent faire une demande à l'administrateur du portail en utilisant le formulaire de contact sur la page de Connexion.

Après avoir fait votre portail public, il n'y a pas de possibilité de passer au statut privé en utilisant les Paramètres du portail, mais vous pouvez soumettre votre demande à notre équipe d'assistance.

La sous-section Histoire de connexion des paramètres Sécurité est utilisée pour contrôler les activités de connexion récentes des utilisateurs y compris les connexions réussites et les tentatives échouées avec la raison indiquée.

Cette page affiche les 20 derniers enregistrements. Chaque enregistrement inclut l'action qui a eu lieu, la personne qui l'a effectuée et le temps quand l'événement a eu lieu.

La sous-section Piste d'audit des paramètres Sécurité vous permet de consulter la liste de dernières modifications (création, modification, suppression etc.) apportées par les utilisateurs aux éléments (tâches, opportunités, fichiers etc.) du portail.

Cette page affiche les 20 derniers enregistrements. Chaque enregistrement montre l'action qui a eu lieu, la personne qui l'a effectué et le temps quand l'événement a eu lieu.

Les paramètres de Gestion des données vous permet d'assurer la protection et la récupération des données ainsi que de gérer le statut du portail. Cette section inclut trois sous-sections : Migration, Sauvegarde et Désactivation/Suppression du portail.

Modification de la région du portail

La sous-section Migration de la section des paramètres Gestion des données vous permet de modifier l'emplacement du serveur où votre portail est hébergé. Moins est la distance entre votre location géographique et la région du serveur, plus rapide est la vitesse du serveur.

Actuellement vous pouvez choisir entre trois régions du serveur : Région EU (Irlande), Région US West (Oregon) et Région Asie-Pacifique (Singapour). Pour migrer d'une région à l'autre,

• sélectionnez la Région du serveur depuis la liste déroulante,
• cochez la case Migrer Mail aussi si vous souhaitez transférer aussi votre courrier,
  La migration de Mail peut considérablement augmenter le temps de migration. En outre, les messages des 30 derniers jours seront transférés. Par conséquent, une fois que le processus est terminé il est recommandé de définir votre compte encore une fois au lieu de transférer les messages.
• informez les utilisateurs sur la migration du portail en cochant la case correspondante,
• cliquez sur le bouton Changer région du serveur pour démarrer le processus de migration.

Le processus de migration peut prendre un certain temps selon la quantité de données du portail. Le portail ne sera pas disponible pendant le processus de migration. La migration completée, vous recevrez un message par le courrier électronique avec la nouvelle adresse du portail.

La sous-section Sauvegarde des paramètres Gestion des données vous permet de sauvegarder vos données du portail.

Sauvegarde de données

Pour créer une sauvegarde de données manuellement, utilisez la section Sauvegarde de données:

1. sélectionnez le Stockage pour vos fichiers de sauvegarde :
   • sélectionnez la case d'option Temporaire si vous souhaitez télécharger la sauvegarde sur votre disque local lorsque le processus de sauvegarde est terminé. Vous pourrez le faire en utilisant le lien qui apparaît ci-dessous.
   • sélectionnez la case d'option Documents et cliquez sur le bouton Choisir à coté du champ qui apparaît en dessous. La fenêtre Sélectionner dossier s'ouvre. Définisser le dossier dans la section Documents communs où vous souhaitez stocker la sauvegarde et cliquez sur le bouton OK.
   • sélectionnez la case d'option Storage DropBox, Box.com, OneDrive, Google Drive et cliquez sur le bouton Choisir à coté du champ qui apparaît en dessous. La fenêtre Sélectionner dossier s'ouvre. Définissez un répertoire de ressource tiers situé dans la section Documents communs où vous souhaitez stocker les sauvegardes et cliquez sur le bouton OK.
     Tout d'abord il est nécessaire de connecter la ressource tierce au module Documents, la partager et placer dans la section Documents communs. Sinon l'option Storage DropBox, Box.com, OneDrive, Google Drive sera désactivée.
   • sélectionnez la case d'option Cloud Amazon et entrez les données nécessaires pour accéder à Amazon: Access Key ID (ID de clé d’accès), Secret Access Key (clé d’accès secret) et votre Bucket Name (nom de compartiment) unique. Ouvrez la liste déroulante Choisir région et sélectionnez la région AWS où votre compartiment Amazon réside.
   Si vous sélectionnez l'option documents ou Stockage DropBox, Box.com, OneDrive, Google Drive, la taille du fichier de sauvegarde affecte l'espace disque utilisé sur le portail.
2. cochez la case Inclure Mail dans la sauvegarde si vous voulez sauvegarder les données de Mail. Cela augmente la durée du processus de sauvegarde et la taille du fichier de sauvegarde, mais si cette option n'est pas sélectionnée, les données de Mail seront perdues après la restauration et vous devrez connecter des comptes à nouveau.
3. cliquez sur le bouton Faire une copie.

Une fois la sauvegarde complétée, le fichier de sauvegarde .zip (portal-name_date_time.zip) sera créé dans le dossier spécifié. Si vous avez choisi le stockage Temporaire, le lien pour téléсharger la sauvegarde créée sera disponible pendant 24 heures.

Pour automatiser le processus de sauvegarde, utilisez la section Sauvegarde automatique :

1. cochez la case Activer.
2. sélectionnez le Stockage pour vos fichiers de sauvegarde (les options disponibles sont les mêmes que celles qui sont décrites ci-dessus, à l'exception de Temporaire qui n'est disponible que dans la section Sauvegarde de données).
3. cochez la case Inclure Mail dans la sauvegarde si vous voulez sauvegarder également les données de Mail.
4. spécifiez la période de temps pendant laquelle il faut créer des sauvegardes : Chaque jour en précisant l'heure souhaitée du jour, Chaque semaine en précisant le jour nécessaire de la semaine et l'heure du jour, ou Chaque mois en précisant le jour du mois et l'heure du jour.
5. spécifiez le Nombre maximal de copies de sauvegarde stockées en sélectionnant la valeur nécessaire dans la liste déroulante correspondante.
6. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les sauvegardes seront créées automatiquement à la périodicité spécifiée.

Pour en savoir plus, consultez la section Conseils et astuces.

La sous-section Désactivation/Suppression du portail des paramètres Gestion des données vous permet de désactiver temporairement ou de supprimer définitivement votre portail.

Désactivation du portail

Si vous avez décidé de ne pas utiliser le portail temporairement, vous pouvez le désactiver. Pour le faire,

1. cliquez sur le bouton Désactiver.
2. un lien permettant de confirmer l'opération sera envoyé à l'adresse e-mail du propriétaire du portail. Suivez le lien pour confirmer l'opération.

Après cela votre portail et toute information associée seront bloqués et personne n'aura accès au portail pour une période donnée.

Vous pouvez réactiver votre portail à tout moment. Pour le faire, utilisez le deuxième lien fourni dans le message de confirmation. Donc, conservez ce message soigneusement.

Suppression du portail

Si vous voulez supprimer définitivement le portail,

1. cliquez sur le bouton Supprimer pour soumettre votre demande.
2. le lien pour confirmer l'opération sera envoyé à l'adresse e-mail du propriétaire du portail. Suivez le lien pour confirmer l'opération.

Toutes les données stockées sur votre portail, ainsi que vos détails d'inscription seront supprimés. Vous ne serez pas en mesure de réactiver votre portail ou de récupérer toute l'information associée.

La section Statistique est utilisée pour présenter et résumer toutes vos données du portail afin de les analyser et de les gérer.

Affichage des statistiques du portail

Ici vous pouvez voir les informations suivantes :

• la date de création de votre portail,
• le nombre total d'utilisateurs enregistrés sur votre portail,
• l'espace de stockage total utilisé,

  Vous pouvez également afficher l'espace de stockage autorisé pour le plan tarifaire sélectionné ainsi que l'espace de stockage utilisé par chaque module ou outil du bureau en ligne.

• le nombre total de visites par jour,

  Par défaut, une Graphique d'utilisation affiche des données de la dernière semaine. Vous pouvez changer la période en sélectionnant l'une des options disponibles : le dernier mois, les 3 derniers mois, ou pour la période en réglant la date de début et de fin dans les champs correspondants.