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Adicionando contatos em massa

Introdução

Construir um banco de dados de clientes é essencial para começar a usar seu sistema de CRM. O recurso de Importar contatos facilitará esse processo, permitindo que você adicione vários contatos de uma vez, em vez de inseri-los um por um manualmente.

Este guia mostrará como transferir seus contatos de um arquivo CSV para o CRM e restringir o acesso a eles.

Passo 1. Prepare seu arquivo CSV para importação

Antes de começar a importar, você precisa preparar um arquivo CSV (Comma Separated Values).

Se você já possui um arquivo CSV contendo as informações de contato, certifique-se de que ele atenda aos seguintes requisitos para uma importação de dados correta:

a primeira linha é um registro de cabeçalho contendo nomes de colunas/campos. Os campos obrigatórios são: Nome e Sobrenome para importar pessoas, Nome da Empresa para empresas.
há um registro de contato por linha;
não há vírgulas desnecessárias em seu arquivo;
o arquivo selecionado contém menos de 10.000 linhas, caso contrário, ele deve ser dividido em partes menores.

Você também pode criar um arquivo CSV a partir de qualquer planilha usando nosso módulo de Documentos.

Passo 2. Acesse o CRM

Entre no seu portal ONLYOFFICE e clique no link CRM.

Como adicionar contatos ao CRM em massa? Passo 2

Se você já estiver logado no portal e o estiver usando há algum tempo, para acessar o módulo CRM de qualquer página do portal, use a lista suspensa no canto superior esquerdo da página e selecione a opção correspondente.

Passo 3. Localize seu arquivo CSV

Clique no botão ao lado do botão Criar Novo... no canto superior esquerdo e selecione a opção Importar contatos na lista suspensa. A página de Importar Contatos será aberta.

Clique no link Selecionar um arquivo CSV. Procure o arquivo necessário no disco rígido do seu computador. Uma vez localizado o arquivo, clique no botão Abrir para carregá-lo no sistema.

Como adicionar contatos ao CRM em massa? Passo 3

O arquivo será carregado e exibido no lugar do link. Para substituí-lo, use o link Editar ao lado do nome do arquivo.

Passo 4. Configure as configurações do arquivo CSV

Para uma importação adequada, você precisa definir as configurações do seu arquivo CSV:

Delimitador
Um arquivo CSV usa vírgulas para separar valores, no entanto, muitas implementações de ferramentas de importação/exportação CSV permitem o uso de outros delimitadores: ponto e vírgula, dois pontos, tabulação, espaço. Use esta lista suspensa para selecionar o caractere usado para separar valores em seu arquivo CSV.
Codificação
Especifique o tipo de codificação usado ao salvar seu arquivo CSV. O tipo padrão é UTF-8.
Delimitador de Texto
Use esta lista suspensa para especificar o caractere usado para delimitar os campos em seu arquivo CSV.

Depois disso, selecione a ação que será realizada com os registros duplicados, caso existam. Marque a opção Pular para importar contatos mantendo os contatos existentes, use a opção Substituir se desejar importá-los substituindo os existentes ou deixe a opção padrão Duplicar marcada se precisar duplicar os contatos coincidentes. Você poderá mesclá-los mais tarde seguindo as instruções aqui.

Se o seu arquivo CSV tiver uma linha de cabeçalho com os títulos das colunas, certifique-se de que a opção Ignorar a primeira linha ao importar esteja marcada.

Como adicionar contatos ao CRM em massa? Passo 4

Passo 5. Defina o nível de acesso desejado

Por padrão, o acesso aos contatos importados será concedido apenas ao usuário atual.

Para atribuir gerentes a esses contatos, clique no link Adicionar usuário e selecione uma pessoa da lista. Use o campo de filtro na parte superior para facilitar a busca.

Como adicionar contatos ao CRM em massa? Passo 5

Para tornar esses contatos públicos e conceder acesso a todos os usuários do CRM, marque a opção Permitir que todos os usuários do CRM acessem este contato.

Quando o arquivo estiver selecionado e todos os parâmetros configurados, clique no botão Continuar na parte inferior para prosseguir para o próximo passo.

Passo 6. Verifique as informações de contato e comece a importar

Antes de importar seus dados de clientes, você precisa verificar as informações disponíveis. Você verá a tabela com três colunas:

Coluna do arquivo - a primeira linha do seu arquivo CSV contendo os nomes das colunas/campos.
Campo correspondente do CRM - o campo do CRM correspondente ao nome do campo/coluna do seu arquivo, se houver.

Se o sistema não encontrar automaticamente nenhum campo correspondente do CRM, abra a lista suspensa e selecione o necessário manualmente.
Valor - o valor disponível da coluna do arquivo. Para verificar todas as informações do arquivo, use os links Próximo registro/Registro anterior na parte superior.

Para poder importar pessoas, você precisa corresponder pelo menos uma coluna do seu arquivo com os campos Nome e outra com Sobrenome do CRM. O mesmo vale para a importação de empresas, você precisará corresponder o campo Nome da Empresa para poder importar uma empresa.

Como adicionar contatos ao CRM em massa? Passo 6

Depois de verificar os dados dos clientes, clique no botão Iniciar importação de contatos abaixo da lista de contatos para iniciar o processo.

É isso. Todos os contatos selecionados serão importados e exibidos na lista de Contatos. Não se esqueça de manter seus contatos atualizados!

A versão atual do CRM também permite importar oportunidades e casos armazenados em um arquivo .csv. O processo de importação é quase o mesmo. Basta clicar no botão ao lado do botão Criar Novo... no canto superior esquerdo e usar a opção correspondente da lista suspensa.