Este artigo foi traduzido por IA

Como funciona

ONLYOFFICE Mail é uma ferramenta que permite trabalhar com mensagens de email diretamente no seu portal. Ela oferece uma variedade de funcionalidades padrão implementadas em qualquer outro cliente de email:

conectar caixas de correio,
receber e enviar mensagens de email,
usar o catálogo de endereços e gerenciar contatos,
configurar uma assinatura,
usar o recurso de resposta automática de email,
imprimir mensagens.

Além disso, o ONLYOFFICE Mail oferece recursos úteis que não estão disponíveis ao trabalhar com outros clientes de email, permitindo adicionar informações a outras entidades no portal. Por exemplo, você pode:

salvar automaticamente documentos de anexos em uma pasta compartilhada no portal,
adicionar novos contatos no módulo CRM,
vincular o histórico de correspondência a um contato/oportunidade/caso do CRM,
adicionar eventos ao Calendário.

Esta é uma das ferramentas do portal usadas para criar um espaço de trabalho único e tornar suas comunicações empresariais e relações com clientes mais convenientes e eficientes. Além das opções acima, o ONLYOFFICE Mail permite que você:

envie faturas para seus clientes diretamente do sistema CRM,
anexe qualquer documento armazenado no portal a mensagens de email.

No módulo ONLYOFFICE Mail, também é possível usar o ONLYOFFICE Mail Server, que oferece os seguintes recursos:

conectar seu domínio,
criar caixas de correio corporativas,
adicionar aliases,
criar grupos de email.

Para uma melhor compreensão das características especiais do ONLYOFFICE Mail e suas diferenças de outros clientes de email como Thunderbird ou MS Outlook, você deve saber o que é email como um fenômeno e como o processo de envio e recebimento de emails é realizado em outros clientes de email.

Como funcionam os clientes de email mais utilizados?

Email é uma solução cliente/servidor. Ao enviar e receber mensagens de email de um cliente de email, as seguintes aplicações do lado do cliente e do servidor interagem:

MUA - Mail User Agent que permite visualizar mensagens recebidas e transfere mensagens enviadas para o servidor de email,
MTA - Mail Transfer Agent que transfere mensagens entre servidores,
MDA - Mail Delivery Agent que recebe mensagens recebidas e as entrega na caixa de correio do destinatário.

O processo de envio de mensagens de um cliente de email é realizado da seguinte forma:

O remetente transfere uma mensagem de email do cliente de email para o servidor de email através do protocolo SMTP.
- O cliente de email do remetente conecta-se ao seu servidor de email de saída.
- Uma vez estabelecida a conexão com o servidor de email, as informações sobre o remetente, destinatário e data de envio do email são transmitidas para o servidor.
O servidor de email do remetente transfere a mensagem de email para o servidor de email do destinatário através do protocolo SMTP.
- O servidor de email coloca a mensagem na fila. Antes que a mensagem seja realmente enviada, o servidor verifica se várias condições são atendidas.
- O servidor de email do remetente consulta o Sistema de Nomes de Domínio (DNS) e verifica se os registros A e MX existem para o domínio especificado no endereço de email do destinatário.
  - O registro A permite que os usuários obtenham um endereço IP externo associado a um nome de domínio.
  - O registro MX permite que os usuários descubram onde está localizado o servidor de email que recebe emails para um domínio.
- O servidor de email do remetente verifica se a porta 25, que é responsável pela entrega da mensagem, está aberta no servidor de email de entrada do destinatário.
- Se todos os requisitos forem atendidos, o servidor de email do remetente consulta o servidor de email do destinatário, informa sobre a intenção de enviar a mensagem e transfere as informações sobre o remetente do email e o destinatário específico. Se este destinatário existir, o corpo da mensagem é enviado.
- O servidor de email do destinatário baixa a mensagem e a verifica quanto a spam ou vírus. Se a mensagem passar em todas as verificações, ela é colocada no armazenamento. Se a mensagem não passar em uma verificação, ela pode ser rejeitada.
O destinatário conecta-se ao seu servidor de email através do protocolo POP3 ou IMAP4, baixa a mensagem e, após isso, pode visualizá-la na interface do cliente de email.
As principais diferenças entre os protocolos POP3 e IMAP4 estão nos seguintes fatos:
- O protocolo POP3 baixa uma mensagem de email inteira completamente para o computador do usuário. Isso não garante a sincronização reversa. Todas as ações realizadas com uma mensagem na aplicação do lado do cliente (por exemplo, leitura, movimentação) não são transferidas para o servidor e não podem ser exibidas em outros clientes de email.
- O protocolo IMAP4 permite que os usuários trabalhem com o servidor de email sem baixar a mensagem inteira, mas baixando a exibição do status das mensagens de email no servidor. Um usuário pode visualizar apenas os cabeçalhos de email e baixar seletivamente as mensagens que deseja ler clicando no cabeçalho necessário. Este protocolo garante a sincronização reversa.

Particularidades da implementação do ONLYOFFICE Mail

ONLYOFFICE Mail inclui os seguintes componentes principais:

Agregador de Email - um serviço que coleta mensagens de email de outras caixas de correio.
Os seguintes componentes também são usados para garantir a operação do agregador de email:
- Armazenamento próprio de email,
- A API de armazenamento de email,
- Servidor HTTP que processa as solicitações para esta API. Ele também é responsável pelo envio de emails.
Na interface do usuário com um conjunto de pastas padrão, você pode conectar caixas de correio existentes especificando seu login, senha e configurações para conexão a um servidor de email. O agregador de email baixará mensagens de email das caixas de correio conectadas para o armazenamento através do protocolo usado para recuperar email (POP3 ou IMAP4) que é especificado nas configurações de conexão. Você poderá visualizar as mensagens recebidas e enviar emails de qualquer uma das caixas de correio conectadas.

O agregador de email sempre trabalha com um atraso. Se houver muitos usuários no seu portal, várias configurações podem ser usadas para garantir que as mensagens de email para todos os usuários sejam entregues em um determinado período de tempo. Primeiro o agregador coleta novas mensagens, e depois coleta todas as outras. Também é possível coletar mensagens apenas dos últimos 30 dias, ou dar prioridade aos usuários ativos do portal.

Nenhuma das ações realizadas em nosso cliente é transferida para o servidor de origem, com a única exceção: uma mensagem enviada é colocada na pasta "Enviados" no servidor.
Servidor de Email - um conjunto de produtos de software que permite aos usuários enviar e receber mensagens de email a partir da interface do ONLYOFFICE Mail usando nomes de domínio próprios.
Os seguintes componentes também são usados para garantir a operação do servidor de email:
- MailServer API - um conjunto de funções para conectar nomes de domínio próprios, criar e configurar caixas de correio, aliases e grupos de email.
- MailServer WebUI - a página de Administração usada para a interação com a MailServer API.
- Agregador de Email, que é descrito acima.

As principais diferenças entre o ONLYOFFICE Mail e outros programas de email estão nos seguintes fatos:

ONLYOFFICE Mail Server suporta os protocolos SMTP, IMAP e POP3, mas as mensagens de email são enviadas usando servidor HTTP.
ONLYOFFICE Mail Server não possui seu próprio cliente de email. O Agregador de Email é usado para trabalhar com o ONLYOFFICE Mail Server, assim como para a interação com qualquer outro servidor de email de terceiros.

Isso resulta em algumas restrições. Por exemplo, não é possível implementar uma operação completa via o protocolo IMAP.

Se um servidor de email possui seu próprio cliente de email, não há restrições quanto ao número de conexões do mesmo endereço IP entre as aplicações do lado do cliente e do servidor, enquanto tais restrições sempre existem ao trabalhar com clientes de terceiros.

Como o ONLYOFFICE Mail trabalha com o agregador de email em vez de um cliente de email dedicado, essa restrição pode funcionar se houver muitos usuários no portal, pois todas as caixas de correio dos usuários estão no mesmo endereço IP.