Collaborer sur des documents en ligne

Introduction

Lors de la rédaction d'un contrat, de l'écriture d'un article ou de la traduction d'un texte, vous pouvez avoir besoin de collaborer avec d'autres personnes, en particulier lors de la phase finale, pour vérifier certains détails ou relire le document. Dans ce cas, le processus suit généralement un cycle répétitif : envoyer le document, attendre les commentaires, apporter des corrections, et recommencer jusqu'à ce que les deux parties soient satisfaites.

Pour éviter cette procédure continue et obtenir le meilleur résultat sans perdre de temps en envois et en attentes, utilisez la fonctionnalité de co-édition fournie par l'éditeur de documents. Il vous suffit d'envoyer le lien du document au collaborateur concerné et de commencer la co-édition du document en le commentant et en le discutant en temps réel, sans installer de logiciel supplémentaire.

Ce guide vous montre comment procéder en quelques étapes.

Étape 1. Accéder aux Documents

Connectez-vous à votre portail et cliquez sur Documents.

Comment collaborer sur un document en ligne ? Étape 1

Si vous êtes déjà connecté, accédez au module Documents depuis la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Étape 2. Sélectionner le document à modifier

Le dossier Mes documents s'ouvre. Pour trouver un document, utilisez le filtre en haut de la liste.

Cliquez sur l'icône Icône Plus et définissez les paramètres du filtre :

Pour filtrer les éléments par TYPE, sélectionnez l'une des options suivantes : Dossiers, Documents, Présentations, Feuilles de calcul, Images, Média, Archives ou Tous les fichiers.
Pour filtrer les éléments par AUTEUR, cliquez sur l'option Utilisateur ou Groupe et sélectionnez un utilisateur ou un groupe.
La section Mes documents contient vos fichiers personnels. Le filtrage par AUTEUR dans la section Mes documents peut être utile si vous avez précédemment partagé un dossier et que d'autres utilisateurs ont ajouté leurs fichiers à votre dossier partagé.
Pour inclure les sous-dossiers dans la recherche, cliquez sur l'option Tous les sous-dossiers dans la section RECHERCHE.

Saisissez le titre complet ou partiel du document dans le champ de filtre et appuyez sur Entrée pour afficher le ou les éléments trouvés.

Par défaut, tous les fichiers sont triés par Date de dernière modification dans l'ordre décroissant (des dates les plus récentes aux plus anciennes). Au besoin, vous pouvez trier les éléments par Date de création, Titre, Type, Taille ou Auteur en ouvrant la liste déroulante Trier par à droite du champ Filtre et en sélectionnant l'option souhaitée. Pour modifier l'ordre de tri de Décroissant à Croissant, cliquez sur l'icône Icône Ordre de tri .

Comment collaborer sur un document en ligne ? Étape 2

Pour modifier un fichier stocké localement, téléchargez-le d'abord sur Documents en cliquant sur le bouton Charger Bouton Charger dans le coin supérieur gauche de la page et en sélectionnant l'option Télécharger les fichiers.

Vous pouvez également créer un nouveau document directement sur le portail en cliquant sur Créer dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant le type de fichier dans la liste déroulante.

Étape 3. Configurer les paramètres de partage

Une fois le document trouvé, cliquez sur Partager à droite.

Dans la fenêtre Paramètres de partage, cliquez sur le commutateur Accès par un lien externe et accordez l'accès complet au document en sélectionnant Accès complet dans la liste à côté de l'option Accès par un lien externe. Utilisez l'option Raccourcir pour obtenir un lien raccourci.

Comment collaborer sur un document en ligne ? Étape 3

Sélectionnez la méthode préférée pour partager le lien du document :

Envoyer le lien par email
Cliquez sur l'icône . Si vous utilisez déjà le module Mail, un modèle de message s'ouvrira dans un nouvel onglet.
Dans le champ À :, saisissez l'adresse email du destinataire. Commencez à saisir l'adresse email ou le nom du destinataire et sélectionnez le contact approprié dans la liste. Les contacts correspondants de votre carnet d'adresses s'affichent au fur et à mesure de la saisie, y compris les contacts personnels, CRM et du portail, ainsi que les adresses email auxquelles vous avez déjà envoyé des messages.

Vous pouvez ajouter autant de destinataires que vous le souhaitez. Sélectionnez plusieurs adresses dans la liste une par une, ou saisissez de nouvelles adresses en les séparant par des virgules. Si une adresse email est saisie de manière incorrecte, le bloc d'adresse est mis en surbrillance en rouge. Pour modifier une adresse, double-cliquez sur le bloc d'adresse concerné. Pour supprimer une adresse, cliquez sur l'icône .

Modifiez le message d'accompagnement, le cas échéant, et cliquez sur Envoyer.

Partager le lien sur les réseaux sociaux
Cliquez sur l'un des logos des réseaux sociaux disponibles : Facebook ou Twitter et accédez à votre compte.
Partager d'une autre manière
Utilisez l'option Copier ou copiez le lien entier avec la souris ou à l'aide des combinaisons de touches Ctrl+A et Ctrl+C, puis envoyez-le via votre messagerie instantanée ou par tout autre moyen disponible.

Étape 4. Démarrer la collaboration

Pour commencer la co-édition du document, il suffit de suivre le lien partagé.

Pour pouvoir modifier le document, le destinataire n'a pas besoin d'être un utilisateur enregistré du portail, ni de télécharger le document ou d'installer un logiciel supplémentaire.

Après avoir suivi le lien, les personnes invitées peuvent commencer à modifier le document à l'aide des fonctionnalités de l'éditeur en ligne sans aucune limitation.

L'éditeur de documents vous permet de sélectionner l'un des deux modes de co-édition disponibles :

Le mode Rapide est utilisé par défaut et affiche les modifications apportées par les autres utilisateurs en temps réel.
Le mode Strict permet de masquer les modifications des autres utilisateurs jusqu'à ce que vous cliquiez sur l'icône Enregistrer pour enregistrer vos propres modifications et accepter celles des autres.

Passez à l'onglet Collaboration, cliquez sur le bouton Icône Mode de co-édition Mode de co-édition dans la barre d'outils supérieure et sélectionnez le mode approprié. Vous pouvez également ouvrir l'onglet Fichier, cliquer sur l'élément de menu Paramètres avancés, sélectionner le mode souhaité dans la liste Mode de co-édition et cliquer sur le bouton Appliquer.

Comment collaborer sur un document en ligne ? Étape 4

En mode Strict, les passages de texte en cours de modification sont marqués par des lignes en pointillés de différentes couleurs. Lorsqu'un co-éditeur enregistre ses modifications, une notification apparaît dans le coin supérieur gauche. Pour enregistrer les modifications apportées, cliquez sur l'icône Icône Enregistrer les mises à jour ; pour obtenir les mises à jour, cliquez sur l'icône Icône Obtenir les mises à jour . Les mises à jour seront mises en surbrillance.

Étape 5. Ajouter les commentaires au fragment du texte

Si vous ou un co-éditeur devez commenter les modifications apportées ou simplement indiquer les passages de texte à modifier, utilisez la fonctionnalité Commentaires en temps réel.

Sélectionnez le passage à commenter avec la souris et faites un clic droit dessus, puis sélectionnez l'option Ajouter un commentaire dans le menu contextuel. Une fenêtre contextuelle s'ouvre.

Comment collaborer sur un document en ligne ? Étape 5

Saisissez le texte de votre commentaire et cliquez sur le bouton Ajouter. Le passage commenté sera mis en surbrillance. Pour modifier ou supprimer le commentaire, cliquez dans le passage commenté et utilisez respectivement les icônes Icône Modifier ou Icône Supprimer . En mode de co-édition Strict, veillez à enregistrer le document à l'aide de l'icône Icône Enregistrer les mises à jour pour rendre le commentaire disponible aux autres co-éditeurs.

Pour répondre au commentaire ajouté par votre co-éditeur, cliquez dans le passage commenté. Cliquez sur le lien Ajouter une réponse en bas de la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, saisissez votre message et cliquez sur Répondre.

Une fois le problème résolu, cliquez sur l'icône Icône Résoudre dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle.

Pour suivre tout l'historique des commentaires ajoutés au document actuel, ouvrez le panneau Commentaires en cliquant sur l'icône Icône Commentaires dans la barre latérale gauche.

Étape 6. Discuter un document

Pour communiquer avec vos co-éditeurs pendant la modification du document, ouvrez le panneau Chat en cliquant sur l'icône Icône Chat dans la barre latérale gauche. Tous les utilisateurs qui modifient actuellement le document sont répertoriés en haut du panneau.

Pour commencer une discussion, saisissez votre message dans le champ ci-dessous et cliquez sur Envoyer.

Comment collaborer sur un document en ligne ? Étape 6