Gérer le stockage

La section Gestion du stockage sert à afficher l'espace disque utilisé dans ONLYOFFICE DocSpace, définir les quotas, afficher les statistiques.

Ici vous pouvez voir les informations générales suivantes :

La date de création de votre DocSpace.
Le nombre total d'employés enregistrés dans votre DocSpace.
La région déterminée pour le stockage de vos données de DocSpace dans le cloud.
L'Espace disque utilisé total. Lorsque le quota de stockage est défini, vous pouvez afficher l'Espace total et l'espace Utilisé.
L'espace de stockage utilisé par chaque section (Mes documents, Corbeille, Archive, Salles, Agents IA).

Si vous utilisez l'abonnement Business payant ou la solution serveur Enterprise, vous pouvez définir le quota de stockage :

Cliquez sur le lien Gérer le quota de stockage dans la section Espace de stockage utilisé.
Une nouvelle fenêtre s'affiche. Saisissez la valeur appropriée dans le champ de saisie et sélectionnez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
Cliquez sur OK.

Pour modifier ou désactiver le quota, cliquez sur l'icône Actions à droite et utilisez les options Modifier le quota ou Désactiver le quota. Le bouton Recalculer sert à recalculer l'espace utilisé par les salles et les utilisateurs qui est affiché dans la rubrique Statistiques.

Quotas

Vous pouvez définir des quotas par défaut par salle, par utilisateur ou par agent IA. Dans la version SaaS, c'est une option Payante (disponible uniquement pour le plan payant Business). Dans la solution serveur, cette fonctionnalité est disponible pour la solution serveur Entreprise.

Gérer les quotas par salle

Pour activer et définir le quota de stockage par défaut qui sera appliqué à toutes les nouvelles salles et aux salles existantes :

Activez l'option Définir des quotas pour les salles.
Saisissez la valeur appropriée dans le champ de saisie et sélectionnez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
Cliquez sur Enregistrer.

Pour désactiver le quota par défaut, désactivez l'option Définir des quotas pour les salles.

Lorsque le quota est défini dans la section Gestion du stockage, l'administrateur de salle peut modifier le quota pour plusieurs salles sélectionnées dans la liste des Salles ou pour une certaine salle dans la liste Salles / volet Info de la salle.

Pour modifier le quota de stockage pour une salle :

Cliquez sur la valeur du quota à droite du nom de la salle dans la liste ou sur le volet Info.
Sélectionnez l'option Modifier le quota dans la liste déroulante.
Une nouvelle fenêtre s'affiche. Saisissez la valeur appropriée dans le champ de saisie et sélectionnez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
Cliquez sur OK.

Une erreur s'affichera si le quota que vous définissez est inférieur à l'espace déjà utilisé dans la salle sélectionnée.

Pour réinitialiser le quota modifié à sa valeur par défaut, utilisez l'option Réinitialiser les paramètres par défaut à droite du nom de la salle dans la liste ou sur le volet Info. La valeur par défaut du quota sera restaurée.

Pour désactiver le quota, utilisez l'option Désactiver le quota à droite du nom de la salle dans la liste ou sur le volet Info. Le quota passera à Illimité.

Gérer les quotas par utilisateur

Ce quota affecte l'espace de stockage de la section Documents de chaque utilisateur. Pour activer et définir le quota de stockage par défaut qui sera appliqué à tous les nouveaux utilisateurs et aux utilisateurs existants :

Activez l'option Définir des quotas pour les utilisateurs.
Saisissez la valeur appropriée dans le champ de saisie et sélectionnez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
Cliquez sur Enregistrer.

Pour désactiver le quota par défaut, désactivez l'option Définir des quotas pour les utilisateurs.

Lorsque le quota est défini dans la section Gestion du stockage, l'administrateur de DocSpace peut modifier/désactiver le quota pour plusieurs utilisateurs sélectionnés dans la liste des Comptes ou pour un certain utilisateur dans la liste Comptes / volet Info de l'utilisateur.

Pour modifier le quota de stockage pour un certain utilisateur :

Cliquez sur la valeur du quota à droite du nom de l'utilisateur dans la liste ou sur le volet Info.
Sélectionnez l'option Modifier le quota dans la liste déroulante.
Une nouvelle fenêtre s'affiche. Saisissez la valeur appropriée dans le champ de saisie et sélectionnez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
Cliquez sur OK.

Une erreur s'affichera si le quota que vous définissez pour l'utilisateur est inférieur à l'espace déjà utilisé par l'utilisateur sélectionné.

Pour réinitialiser le quota modifié à sa valeur par défaut, utilisez l'option Réinitialiser les paramètres par défaut à droite du nom de l'utilisateur dans la liste ou sur le volet Info. La valeur par défaut du quota sera restaurée.

Pour désactiver le quota, utilisez l'option Désactiver le quota à droite du nom de l'utilisateur dans la liste ou sur le volet Info. Le quota passera à Illimité.

Gérer les quotas par agent IA

Pour activer et définir le quota de stockage par défaut qui sera appliqué à tous les nouveaux agents IA et aux agents existants :

Activez l'option Définir des quotas par agent IA.
Saisissez la valeur appropriée dans le champ de saisie et sélectionnez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
Cliquez sur Enregistrer.

Pour désactiver le quota par défaut, désactivez l'option Définir des quotas par agent IA.

Lorsque le quota est défini dans la section Gestion du stockage, l'administrateur de l'agent IA peut modifier le quota pour plusieurs agents IA dans la liste des Agents IA ou pour un certain agent IA dans la liste des Agents IA / volet Info de l'agent IA.

Pour modifier le quota de stockage pour un certain agent IA :

Cliquez sur la valeur du quota à droite du nom de l'agent IA dans la liste ou sur le volet Info.
Sélectionnez l'option Modifier le quota dans la liste déroulante.
Une nouvelle fenêtre s'affiche. Saisissez la valeur appropriée dans le champ de saisie et sélectionnez l'unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
Cliquez sur OK.

Une erreur s'affichera si le quota que vous définissez est inférieur à l'espace déjà utilisé par l'agent IA sélectionné.

Pour réinitialiser le quota modifié à sa valeur par défaut, utilisez l'option Réinitialiser les paramètres par défaut à droite du nom de l'agent IA dans la liste ou sur le volet Info. La valeur par défaut du quota sera restaurée.

Pour désactiver le quota, utilisez l'option Désactiver le quota à droite du nom de l'agent IA dans la liste ou sur le volet Info. Le quota passera à Illimité.

Statistiques

Dans la version SaaS, c'est une option Payante (disponible uniquement pour le plan payant Business). Dans la solution serveur, cette fonctionnalité est disponible pour la solution serveur Entreprise. Ici vous pouvez afficher les informations détaillées suivantes :

Les 5 salles utilisant le plus d'espace de stockage : espace utilisé / quota par salle, le cas échéant.
Les 5 utilisateurs utilisant le plus d'espace de stockage : espace utilisé / quota par utilisateur, le cas échéant.
Les 5 agents IA utilisant le plus d'espace de stockage : espace utilisé / quota par agent IA, le cas échéant.