Gérer les utilisateurs

Opérations dans les listes Membres et Invités

Sous l'onglet Contacts -> Membres, les administrateurs peuvent afficher, ajouter et gérer des utilisateurs internes.

Sous l'onglet Contacts -> Invités, les administrateurs peuvent afficher et gérer leur liste des invités. Le propriétaire de DocSpace et les administrateurs de DocSpace peuvent également afficher et gérer les listes des invités d'autres personnes.

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes en utilisant les outils dans la barre d'outils supérieure:

• Rechercher l'utilisateur/l'invité par nom en utilisant la barre de recherche en haut de la liste des utilisateurs/invités.
• Filtrez la liste des utilisateurs par groupe (Sans groupe, Autre), par statut (Actif, Invitation en attente, Désactivé), par type (Administrateur de DocSpace, Administrateur de salle, Utilisateur), par compte (Payé, Gratuit) et par type de connexion au compte (SSO, LDAP, connexion standard) et le quota de stockage (si activé (Quota par défaut, Quota personnalisé)) en utilisant le bouton . Sélectionnez les options du filtre appropriées et cliquez sur Appliquer. Pour effacer le filtre, utilisez l'option Effacer tout lorsque plusieurs paramètres sont sélectionnées ou la croix lorsqu'un seul paramètre est sélectionné.

  La liste des invitées filtrée pat l'invitant (Moi, Autre), par statut (Actif, Invitation en attente, Désactivé), par type de connexion au compte (SSO, LDAP, connexion standard).

  
• Triez les utilisateurs par nom, type, groupe, e-mail en utilisant le bouton . Cliquez sur la flèche à côté du paramètre sélectionné pour modifier l'ordre de tri.

  Vous pouvez trier les invités par e-mail, invitant et date d'inscription.

• Utilisez l'icône pour afficher ou masquer les colonnes Type, Groupe, E-mail, Stockage/Quota dans la liste des utilisateurs (Vue compacte).

  Les colonnes E-mail, Invitant, Date d'inscription sont disponibles dans la liste des invités.

À l'aide du menu contextuel ou de l'icône à côté du nom de l'utilisateur,/l'invité, il est possible d'exécuter les actions suivantes: Les actions varient en fonction du statut de compte:

• Inviter à nouveau (uniquement pour les comptes en attente) sert à envoyer l'invitation à DocSpace encore une fois.
• Infor sert à afficher les informations de l'utilisateur/l'invité. Vous pouvez également utiliser l'icône dans le coin supérieur droit de la barre d'outils supérieure.
• Liste de salles sert à afficher les salles à lesquelles l'utilisateur/l'invité est invité (le filtre par membre de salle sera défini).
• Modifier l'adresse e-mail (pour les comptes Actifs uniquement) sert à indiquer une nouvelle adresse e-mail.
• Modifier le mot de passe (pour les comptes Actifs uniquement) sert à définir un nouveau mot de passe.
• Réinitialiser l'authentification (pour les comptes d'utilisateur Actifs uniquement) pour déconnecter toutes sessions actives. Cette action est disponible lors de l'activation de l'authentification à deux facteurs. Cette option permet de mettre fin à toutes sessions actives et de réinitialiser la configuration de l'application d'authentification.
• Modifier le type (pour les comptes actifs et en attente) sert à attribuer le niveau d'accès Utilisateur au lieu d'Invité et déplacer l'utilisateur vers la liste Membres.
• Désactiver (pour les comptes Actifs uniquement) sert à désactiver l'utilisateur/l'invité.
• Activer (pour les comptes Actifs uniquement) sert à réactiver l'utilisateur/l'invité désactivé.
• Supprimer l'utilisateur/l'invité (pour les comptes désactivés uniquement) sert à supprimer l'utilisateur/l'invité désactivé.
• Supprimer sert à supprimer l'invité de la liste des invités de l'administrateur de la salle. Cette action est disponible uniquement dans la liste des invités de l'administrateur de salle. Cette option ne permet pas de bloquer ou supprimer l'invité du portail.
• Modifier le propriétaire (pour le compte de propriétaire uniquement) sert à nommer un autre propriétaire de DocSpace.

À l'aide du menu contextuel dans la colonne Stockage / Quota à côté du nom de l'utilisateur, il est possible d'exécuter les actions suivantes:

• Modifier quota (lorsque le quota par défaut est activé) sert à définir le quota personnalisé pour chaque utilisateur.
• Réinitialiser les paramètres par défaut (lorsque le quota par défaut est activé et modifié) sert à réinitialiser le quota par défaut.
• Modifier quota (lorsque le quota par défaut est activé) sert à désactiver le quota.

Renvoyer les invitations à DocSpace

1. Passez à la section Contacts de gauche.
2. Cliquez sur l'icône Plus  au-dessus de la liste des utilisateurs/invités ou faites un clic droit sur l'un des comptes en attente dans la liste.
3. Sélectionnez l'option Inviter à nouveau dans le menu,

Modifier le type d'utilisateur

1. Passez à la section Contacts de gauche.
2. Cliquez sur l'icône située à côté du nom de l'utilisateur.
3. Sélectionnez Info.
4. Ouvrez la liste à côté du Type de l'utilisateur.
5. Sélectionnez un autre type d'utilisateur.
   Vous pouvez attribuer le niveau d'accès plus élevé aux Invités: Utilisateur, Administrateur de salle ou Administrateur de DocSpace. Vous pouvez attribuer le niveau d'accès plus élevé aux Utilisateurs: Administrateur de salle ou Administrateur de DocSpace ou rétrograder et attribuer le rôle Invité. Vous pouvez rétrograder le niveau d'accès des administrateurs et les attribuer le rôle Utilisateur ou Invité.

   Lors de rétrogradation du niveau d'accès d'un administrateur, les salle sont affectées à un autre administrateur tout de suite. Si la section Documents comporte des fichiers partagés, ceux-ci seront affectés à l'administrateur sélectionné pendant 30 jours. Lorsque le niveau d'accès d'un Utilisateur est rétrogradé et il est attribué l'autorisation Invité, la section Documents sera disponible en affichage, téléchargement et effacement pendant 30 jours. Ensuite, la section Documents deviendra indisponible pour Invité. Si l'invité a décidé de supprimer tous les documents, les documents standard seront supprimés et les documents partagés seront déplacés vers l'administrateur désigné.

Modifier les statuts des comptes utilisateur/invité

1. Passez à la section Contacts de gauche.
2. Cliquez sur l'icône située à côté du nom de l'utilisateur/l'invité.
3. Sélectionnez Désactiver ou Activer.

Supprimer les utilisateurs/invités de DocSpace

Pour supprimer un utilisateur/invité désactivé qui n'a créé aucune salle ou n'a ajouté aucun document aux salles,

1. Passez à la section Contacts de gauche.
2. Cliquez sur l'icône située à côté du nom de l'utilisateur/l'invité désactivé.
3. Sélectionnez l'option Supprimer l'utilisateur/l'invité .
4. Une fenêtre de validation s'affiche. Veuillez noter que les documents et les dossiers personnels dans la section Documents de cette utilisateur seront supprimés. Cliquez sur Supprimer.

Partager des invités

Partagez des invités avec d'autres membres d'équipe à l'aide d'un lien.

1. Passez à l'onglet Invités.
2. Cliquez sur l'icône située à côté du nom de l'invité.
3. Sélectionnez l'option Partager l'invité . Le lien sera copié.
4. Envoyez le lien copié aux membres de votre équipe. Le lien est valable pendant 7 jours.

Les membres de votre équipe peuvent suivre le lien et valider ou refuser l'invité en cliquant sur le bouton approprié. L'invité agréé sera ajouté à la liste des invités du membre d'équipe.

Réaffecter des données lors de la suppression du profil

Si vous souhaitez supprimer un utilisateur désactivé qui a créé des salles ou des documents/dossiers dans la salle, les salles créées par cet utilisateur et les documents stockés dans ces salles seront automatiquement réaffectés à un administrateur effectuant la suppression. Réaffectez manuellement les données et sélectionnez un autre utilisateur destinataire.

Que deviennent les données lorsqu'on les réaffecte

Une fois les données réaffectés et l'utilisateur supprimés, tout le contenu crée par cet utilisateur seront traités comme suit:

• Les documents et les dossiers personnels dans la section Documents de cette utilisateur seront supprimés.
• Les salles et les documents/fichiers créés par cet utilisateur dans une salle ne sont pas supprimés et l'utilisateur sélectionné prend en possession ses fichiers.

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur,

1. Passez à la section Contacts de gauche.
2. Cliquez sur l'icône située à côté du nom de l'utilisateur désactivé.
3. Sélectionnez l'option Supprimer l'utilisateur .
4. La fenêtre de confirmation s'affiche vous invitant à réaffecter les données de cet utilisateur:
   
5. Cliquez sur Réaffecter des données à un autre utilisateur dans la fenêtre de validation.
6. Sur le nouveau panneau qui s'affiche vous pouvez désigner l'utilisateur de DocSpace auquel vous souhaitez réaffecter des données. Cliquez sur l'icône Plus dans la section Nouveau propriétaire des données et sélectionnez l'utilisateur actif de la liste.
7. L'option Supprimer le profile lorsque réaffectation est finie est activé par défaut pour supprimer le profil automatiquement après la réaffectation des données.
8. Cliquez sur le bouton Réaffecter.
   
   Vous pouvez utiliser l'option Annuler le transfert pour interrompre la réaffectation des données.

   Vous serez notifié par email une fois la réaffectation finie.

   Si vous avez désactivé l'option Supprimer le profile lorsque réaffectation est finie, vous pouvez revenir à la liste des utilisateurs désactivés et supprimer l'utilisateur manuellement sans perdre des données.