Trabajando con salas de colaboración
Las salas de colaboración están diseñadas para facilitar la coautoría de múltiples documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios PDF con los miembros de tu equipo.
Puedes aprovechar todas las ventajas de la coedición para trabajar eficazmente en tus documentos.
Invita a los usuarios de DocSpace a las salas, proporcionando diferentes niveles de acceso y controlando cada paso de la colaboración.
Características clave
- Coedición en tiempo real y bloqueo de párrafos
- Comentarios y seguimiento de cambios
- Comunicación a través de chat o videollamadas dentro de los editores en línea
- Gestión del historial de versiones
Casos de uso posibles
- Trabajar en proyectos educativos, cursos de aprendizaje en línea, proyectos de investigación
- Preparar artículos de blog para su publicación, enviarlos para revisión
- Trabajar en contratos comerciales, informes, acuerdos de venta
Por ejemplo, necesitas preparar un conjunto de documentos para un taller de literatura con tus estudiantes. Descubramos cómo se puede hacer esto con las salas de colaboración.
Paso 1. Crear una sala de colaboración
Crea una nueva sala de colaboración en unos sencillos pasos:
- Ve a la sección Salas y haz clic en el botón Nueva sala o en el icono
de más. - Selecciona el tipo Sala de colaboración.
- Introduce el Nombre de la sala.
- Opcionalmente, puedes añadir etiquetas o un icono.
- Haz clic en Crear.
Paso 2. Añadir documentos a la sala
Utiliza los enlaces de acción rápida en la sala recién creada o el menú Acciones para añadir documentos:
- Crea nuevos documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios PDF en línea.
- Añade archivos y carpetas existentes desde tus secciones de DocSpace: Mis documentos o Salas.
- Sube archivos y carpetas existentes desde tu dispositivo.
Todas las opciones disponibles para trabajar con documentos en las salas están listadas aquí.
Paso 3. Añadir a los miembros de tu equipo a la sala
Ahora necesitas añadir invitados o usuarios registrados en tu DocSpace a la sala para coeditar documentos.
En la sala de colaboración, los niveles de permiso disponibles son Administrador de sala (de pago), Creador de contenido, Editor, Visualizador. Tanto los Administradores de sala como los Creadores de contenido pueden crear y subir nuevos archivos y carpetas y gestionarlos, pero los Administradores de sala también pueden gestionar usuarios y configuraciones de acceso. Para añadir un Administrador de sala, debes seleccionar un administrador de Sala o DocSpace de los contactos existentes de DocSpace.
Los Editores pueden realizar varias acciones con los archivos existentes (editar, comentar, revisar, verlos, rellenar formularios), mientras que los Visualizadores solo pueden ver documentos existentes.
Para invitar a invitados y usuarios:
- Ve a la pantalla Información -> Contactos de la sala y utiliza el icono
Invitar contactos. - Activa el interruptor para crear un enlace universal para la autoautorización en la sala. Si es necesario, cambia el nivel de permiso. El enlace se copiará al portapapeles. De esta manera, solo puedes invitar a invitados.
- Alternativamente, utiliza la sección Añadir manualmente a continuación para añadir contactos existentes de DocSpace o invitar personalmente a nuevos invitados por correo electrónico. Escribe un correo electrónico y presiona Enter o elige un contacto existente de la lista. Si es necesario, cambia el nivel de permiso. Puedes añadir varios correos electrónicos y luego hacer clic en Enviar invitación.
Por defecto, los invitados y usuarios se añadirán a la sala como Visualizadores, quienes solo pueden ver documentos. Puedes seleccionar Creador de contenido o Editor en lugar de la opción predeterminada de Visualizador. Los nuevos invitados se añadirán a tu lista de Invitados.
Todas las opciones disponibles para invitar usuarios a las salas están listadas aquí.
Paso 4. Coeditar documentos en la sala
Para una coedición sin problemas, cambia entre los modos de coedición Estricto y Rápido, añade comentarios, gestiona los cambios sugeridos, sigue el historial de versiones y mucho más.
Aprende más sobre las herramientas de colaboración en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y archivos PDF.
También es posible ver el historial de versiones y gestionar versiones de documentos a través de la lista de archivos.
Puedes seguir todos los cambios en la pantalla Información -> Historial de la sala.
