Erstellen von CSV-Dateien

Einleitung

Viele von uns nutzen weiterhin Tabellenkalkulationen für ihre Kundendatenbanken. Bei fünf oder zehn Kunden mag das ausreichen, doch für das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen Sie ein effektives Tool wie CRM.

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine vorhandene Tabelle als CSV-Datei speichern.

Schritt 1. Zugriff auf die Dokumente

Rufen Sie Ihr ONLYOFFICE-Portal auf und klicken Sie auf den Link Dokumente.

Falls Sie sich bereits beim Portal angemeldet haben und es seit einiger Zeit verwenden, öffnen Sie zum Zugriff auf das Modul Dokumente die Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke der Seite und wählen Sie die entsprechende Option aus.

Schritt 2. Ihre Tabelle öffnen

Der Ordner Meine Dokumente wird geöffnet.

Suchen Sie Ihre Tabelle und klicken Sie rechts auf das Symbol oder verwenden Sie die Option Bearbeiten im Kontextmenü. Die Datei wird in einem neuen Tab geöffnet.

Um die auf Ihrer Festplatte gespeicherte Datei zu öffnen, laden Sie sie zunächst in Dokumente hoch, indem Sie oben links auf der Seite auf die Schaltfläche Hochladen klicken und die Option Dateien hochladen auswählen.

Sie können auch direkt im Portal eine neue Tabelle erstellen, indem Sie oben links auf die Schaltfläche Erstellen klicken und aus der Dropdown-Liste die Option Tabelle auswählen.

Schritt 3. Ihre Tabelle bearbeiten

Für einen korrekten Datenimport müssen Sie einige allgemeine Regeln befolgen:

• Die erste Zeile ist ein Kopfdatensatz, der Spalten-/Feldnamen enthält.

  Um einen Kopfdatensatz hinzuzufügen, markieren Sie die erste Zeile mit der Maus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Ganze Zeile einfügen. Über der markierten Zeile wird eine leere Zeile eingefügt. Geben Sie die gewünschten Spalten-/Feldnamen ein.

• die Pflichtfelder sind: Vorname und Nachname für importierende Personen, Firmenname für importierende Unternehmen.

  Um Ihrer Tabelle eine neue Spalte hinzuzufügen (z. B. wenn Vorname und Nachname in derselben Spalte stehen, um sie zu trennen oder weitere Informationen hinzuzufügen), wählen Sie die Spalte aus, vor der die neue Spalte eingefügt werden soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Ganze Spalte einfügen. Die neue Spalte wird links neben der ausgewählten Spalte eingefügt. Geben Sie die gewünschten Werte ein.

• Es gibt einen Kontaktdatensatz pro Zeile.

Standardmäßig speichert der Tabellenkalkulationseditor Ihr Dokument automatisch alle zwei Sekunden, um Datenverlust bei unerwartetem Programmabschluss zu vermeiden. Bei Bedarf können Sie die Automatisch speichern-Funktion auf der Seite „Erweiterte Einstellungen“ deaktivieren. Vergessen Sie in diesem Fall jedoch nicht, die Änderungen über das Symbol zu speichern.

Schritt 4. Ihre Tabelle als CSV-Datei speichern

CSV (Comma-Separated Values) ist ein einfaches Dateiformat, das von vielen Anwendungen, z. B. Texteditoren, unterstützt wird. Solche Dateien speichern tabellarische Daten im Klartextformat.

Um Ihre Tabelle als .csv-Datei zu speichern, wechseln Sie zur Registerkarte Datei in der oberen Symbolleiste, wählen Sie die Option Herunterladen als... in der linken Seitenleiste und wählen Sie das CSV-Format.

Das Fenster CSV-Optionen auswählen wird geöffnet. Wählen Sie Unicode (UTF-8) als Kodierungstyp und Komma als Trennzeichen, um die Werte in Ihrer Datei zu trennen. Andernfalls kann die Datei nicht in CRM geladen werden oder die Informationen werden falsch angezeigt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um mit dem Speichern Ihrer Datei zu beginnen.

Standardmäßig wird die erstellte CSV-Datei im Ordner Downloads auf Ihrer Festplatte gespeichert. Sie können nun mit dem Importieren von Kontakten in CRM fortfahren.

Auf die gleiche Weise können Sie jede benötigte Tabelle in das CSV-Format konvertieren.