Gemeinsame Online-Bearbeitung von Dokumenten

Einleitung

Ob Sie einen Vertrag abschließen, einen Artikel schreiben oder einen Text übersetzen, Sie müssen möglicherweise mit anderen Personen interagieren, insbesondere in der Endphase, um Details zu klären oder das Dokument Korrektur zu lesen. In diesem Fall ist die Abfolge der Aktionen mehr oder weniger ähnlich: Dokument senden – auf das Ergebnis warten – korrigieren und bearbeiten – Dokument senden – auf das Ergebnis warten – korrigieren und bearbeiten usw., bis das Ergebnis beide Parteien zufriedenstellt.

Um diesen mühsamen Prozess zu vermeiden und das beste Ergebnis zu erzielen, ohne Zeit mit Senden und Warten zu verschwenden, nutzen Sie die gemeinsame Bearbeitung-Funktion des Dokumenteneditors. Senden Sie dazu einfach den Link zu Ihrem Dokument an die gewünschte Person und beginnen Sie mit der gemeinsamen Bearbeitung, kommentieren und diskutieren Sie das Dokument in Echtzeit, ohne ein Programm installieren zu müssen.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie es in wenigen Schritten geht.

Schritt 1. Zugriff auf die Dokumente

Rufen Sie Ihr Portal auf und klicken Sie auf den Link Dokumente.

Falls Sie sich bereits beim Portal angemeldet haben und es seit einiger Zeit verwenden, öffnen Sie zum Zugriff auf das Modul Dokumente die Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke der Seite und wählen Sie die entsprechende Option aus.

Schritt 2. Ein Dokument zum Bearbeiten auswählen

Der Ordner Meine Dokumente wird geöffnet. Um ein benötigtes Dokument zu finden, nutzen Sie unseren Filter oben in der Dokumentenliste.

Klicken Sie auf die Schaltfläche und geben Sie die erforderlichen Filterparameter an:

• Um Elemente nach TYPEN zu filtern, wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ordner, Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Bilder, Medien, Archive oder Alle Dateien.
• Um Elemente nach VERFASSER zu filtern, klicken Sie auf die Option Benutzer oder Gruppen und wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Gruppe aus.
  Der Bereich Meine Dokumente enthält Ihre persönlichen Dateien. Das Filtern nach VERFASSER im Bereich Meine Dokumente kann hilfreich sein, wenn Sie zuvor einen Ordner freigegeben haben und andere Benutzer ihre Dateien zu Ihrem freigegebenen Ordner hinzugefügt haben.
• Um Unterordner in die Suche einzubeziehen, klicken Sie im Abschnitt SUCHE auf die Option Inhaltlich.

Geben Sie einen Dokumenttitel ganz oder teilweise in das Filterfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die gefundenen Elemente anzuzeigen.

Standardmäßig werden alle Dateien nach dem Änderungsdatum in absteigender Reihenfolge sortiert (von späteren zu früheren Daten). Bei Bedarf können Sie die Elemente nach Erstellungsdatum, Titel, Typ, Größe oder Verfasser sortieren, indem Sie die Dropdown-Liste Sortieren nach rechts neben dem Feld Filter öffnen und die gewünschte Option auswählen. Um die Sortierreihenfolge von Absteigend auf Aufsteigend zu ändern, klicken Sie auf das Symbol .

Um eine auf Ihrer Festplatte gespeicherte Datei zu bearbeiten, laden Sie sie zunächst in Dokumente hoch, indem Sie oben links auf der Seite auf die Schaltfläche Hochladen klicken und die Option Dateien hochladen auswählen.

Sie können auch direkt im Portal ein neues Dokument erstellen, indem Sie oben links auf die Schaltfläche Erstellen klicken und aus der Dropdown-Liste den gewünschten Dateityp auswählen.

Schritt 3. Die Freigabeeinstellungen konfigurieren

Sobald Sie das Dokument gefunden haben, klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Freigeben.

Klicken Sie im geöffneten Fenster Freigabeeinstellungen neben der Überschrift Neuer Link auf die Option Voller Zugriff. Klicken Sie auf den Link und verwenden Sie die Option Link kürzen, um einen verkürzten Link zu erhalten.

Wählen Sie dann aus, wie Sie den Link zu Ihrem Dokument teilen möchten:

• Per E-Mail
  Klicken Sie auf das Symbol . Wenn Sie das E-Mail-Modul bereits verwenden, wird eine Nachrichtenvorlage in einem neuen Tab geöffnet.

  Geben Sie im Feld An: die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie den Link senden möchten. Beginnen Sie mit der Eingabe der E-Mail-Adresse oder des Namens des Empfängers und wählen Sie den gewünschten Empfänger aus der Liste aus. Die in Ihrem Adressbuch gespeicherten Kontakte, die den eingegebenen Zeichen entsprechen, werden während der Eingabe angezeigt (d. h. Ihre persönlichen Kontakte, CRM- und Portalkontakte sowie E-Mail-Adressen, an die Sie bereits E-Mails gesendet haben).

  Sie können beliebig viele Empfänger hinzufügen. Wählen Sie mehrere Adressen einzeln aus der Liste aus oder geben Sie mehrere neue Adressen durch Kommas getrennt ein. Bei falsch eingegebener E-Mail-Adresse wird der Adressblock rot hervorgehoben. Um eine Adresse zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Adressblock. Um eine Adresse zu löschen, klicken Sie auf das Symbol .

  Bearbeiten Sie bei Bedarf die Begleitnachricht und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

• Über soziale Netzwerke
  Klicken Sie auf eines der verfügbaren Logos sozialer Netzwerke: Facebook oder Twitter und greifen Sie auf Ihr Konto zu.
• Auf andere Weise
  Nutzen Sie die Option Kopieren oder kopieren Sie den gesamten Link mit der Maus oder den Tastenkombinationen Strg+A und Strg+C und versenden Sie ihn über den von Ihnen genutzten Instant Messenger oder auf eine andere verfügbare Weise.

Schritt 4. Die gemeinsame Bearbeitung starten

Um mit der gemeinsamen Bearbeitung des Dokuments zu beginnen, müssen Sie lediglich dem bereitgestellten Link folgen.

Nachdem sie dem Link gefolgt sind, können die eingeladenen Personen mit der Bearbeitung des Dokuments beginnen und dabei die Funktionen des Online-Editors ohne Einschränkungen nutzen.

Der Dokumenteneditor ermöglicht die Auswahl eines der beiden verfügbaren Co-Editing-Modi:

• Der Schnell-Modus wird standardmäßig verwendet und zeigt die von anderen Personen vorgenommenen Änderungen in Echtzeit an.
• Im Modus Formal können Sie Änderungen anderer Benutzer verbergen, bis Sie auf das Symbol Speichern klicken, um Ihre eigenen Änderungen zu speichern und die von anderen vorgenommenen Änderungen zu akzeptieren.

Wechseln Sie zur Registerkarte Zusammenarbeit, klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Schaltfläche Modus "Gemeinsame Bearbeitung" und wählen Sie den gewünschten Modus aus. Alternativ können Sie die Registerkarte Datei öffnen, auf das Menüelement Erweiterte Einstellungen klicken, den gewünschten Modus in der Liste Modus "Gemeinsame Bearbeitung" auswählen und auf die Schaltfläche Übernehmen klicken.

Wenn Sie den Modus Formal gewählt haben, werden die aktuell bearbeiteten Textpassagen durch gestrichelte Linien in verschiedenen Farben markiert. Sobald einer Ihrer Mitherausgeber seine Änderungen speichert, wird in der oberen linken Ecke der Symbolleiste ein Hinweis auf die Aktualisierungen angezeigt. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf das Symbol . Um die Aktualisierungen abzurufen, klicken Sie auf das Symbol . Die Aktualisierungen werden hervorgehoben.

Schritt 5. Die Textpassagen kommentieren

Wenn Sie oder Ihr Co-Editor die von Ihnen vorgenommenen Änderungen kommentieren oder einfach nur die zu bearbeitenden Textpassagen angeben möchten, nutzen Sie die Funktion Echtzeitkommentare.

Markieren Sie die zu kommentierende Passage mit der Maus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü die Option Kommentar hinzufügen. Das Popup-Fenster wird geöffnet.

Geben Sie Ihren Kommentartext ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Der kommentierte Abschnitt wird hervorgehoben. Um den Kommentar zu bearbeiten oder zu entfernen, klicken Sie einfach in den kommentierten Abschnitt und verwenden Sie die Symbole bzw. . Vergessen Sie im Co-Editing-Modus Formal nicht, das Dokument mit dem Symbol zu speichern, um den Kommentar für Ihre Co-Editoren verfügbar zu machen.

Um auf den Kommentar Ihres Co-Editors zu antworten, klicken Sie mit der linken Maustaste in den kommentierten Abschnitt. Klicken Sie unten im geöffneten Popup-Fenster auf den Link Antwort hinzufügen, geben Sie Ihre Nachricht ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Antworten.

Sobald das Problem gelöst ist, klicken Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke des Popup-Fensters.

Um den gesamten Verlauf der zum aktuellen Dokument hinzugefügten Kommentare zu verfolgen, öffnen Sie das Fenster Kommentare, indem Sie in der linken Leiste auf das Symbol klicken.

Schritt 6. Das Dokument besprechen

Um während der Bearbeitung des Dokuments mit Ihren Co-Editoren zu kommunizieren, öffnen Sie das Chat-Fenster, indem Sie in der linken Leiste auf das Symbol klicken. Alle Benutzer, die das Dokument aktuell bearbeiten, werden oben im Fenster aufgelistet.

Um eine Diskussion zu beginnen, geben Sie einfach Ihre Nachricht in das Feld unten ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.