Wie es funktioniert

ONLYOFFICE E-Mail ist ein Tool, mit dem Sie E-Mail-Nachrichten direkt auf Ihrem Portal bearbeiten können. Es bietet eine Vielzahl der Standardfunktionen, die in jedem anderen E-Mail-Client implementiert sind:

  • Verbinden von Postfächern,
  • Empfangen und Senden von E-Mail-Nachrichten,
  • die Verwendung des Adressbuchs und die Verwaltung von Kontakten,
  • Einrichten einer Signatur,
  • die Verwendung der automatischen E-Mail-Antwortfunktion,
  • Drucken von Nachrichten.

Darüber hinaus bietet ONLYOFFICE E-Mail nützliche Funktionen, die bei der Arbeit mit anderen E-Mail-Clients nicht verfügbar sind. Es ermöglicht das Hinzufügen von Informationen zu anderen Entitäten auf dem Portal. Sie können beispielsweise:

  • Dokumente aus Anhängen automatisch in einem freigegebenen Ordner auf dem Portal speichern,
  • neue Kontakte zum CRM-Modul hinzufügen,
  • den Korrespondenzverlauf mit einem CRM-Kontakt/einer Verkaufschance/einer Veranstaltung verknüpfen,
  • Ereignisse zum Kalender hinzufügen.

Dies ist eines der Portaltools, mit denen Sie einen zentralen Arbeitsbereich erstellen und Ihre Geschäftskommunikation und Kundenbeziehungen bequemer und effizienter gestalten können. Zusätzlich zu den oben genannten Optionen können Sie mit ONLYOFFICE E-Mail:

  • Rechnungen direkt aus dem CRM-System an Ihre Kunden senden,
  • alle auf dem Portal gespeicherten Dokumente an E-Mail-Nachrichten anhängen.

Im Modul ONLYOFFICE E-Mail ist es auch möglich, ONLYOFFICE E-Mail Server zu verwenden, der die folgenden Funktionen bietet:

  • Verbinden Sie Ihre Domäne,
  • Erstellen von Unternehmenspostfächern,
  • Aliase hinzufügen,
  • Erstellen von E-Mail-Gruppen.

Um die besonderen Merkmale und Unterschiede von ONLYOFFICE E-Mail zu anderen E-Mail-Clients wie Thunderbird oder MS Outlook besser zu verstehen, sollten Sie wissen, was E-Mail als Phänomen ist und wie der Prozess des Sendens und Empfangens von E-Mails in anderen E-Mail-Clients abläuft.

Wie funktionieren häufig verwendete E-Mail-Clients?

E-Mail ist eine Client/Server-Lösung. Beim Senden und Empfangen von E-Mail-Nachrichten von einem E-Mail-Client interagieren die folgenden clientseitigen und serverseitigen Anwendungen:

  • MUA - Mail User Agent, der das Anzeigen eingehender Nachrichten ermöglicht und ausgehende Nachrichten an den E-Mail-Server überträgt,
  • MTA - Mail Transfer Agent, der Nachrichten zwischen Servern überträgt,
  • MDA - Mail Delivery Agent, der eingehende Nachrichten empfängt und an das Postfach des Empfängers zustellt.

Der Vorgang zum Senden von Nachrichten von einem E-Mail-Client wird wie folgt durchgeführt:

  1. Der Absender überträgt eine E-Mail-Nachricht vom E-Mail-Client über das SMTP-Protokoll an den E-Mail-Server.
    • Der E-Mail-Client des Absenders stellt eine Verbindung zu seinem Postausgangsserver her.
    • Sobald die Verbindung mit dem E-Mail-Server hergestellt ist, werden die Informationen zu E-Mail-Absender, Empfänger und Sendedatum an den Server übermittelt.
  2. Der E-Mail-Server des Absenders überträgt die E-Mail-Nachricht über das SMTP-Protokoll an den E-Mail-Server des Empfängers.
    • Der E-Mail-Server stellt die Nachricht in die Warteschlange. Bevor die Nachricht tatsächlich gesendet wird, überprüft der Server, ob mehrere Bedingungen erfüllt sind.
    • Der E-Mail-Server des Absenders greift auf das Domain Name System (DNS) zu und überprüft, ob die A- und MX-Einträge für die in der E-Mail-Adresse des Empfängers angegebene Domäne vorhanden sind.
      • Ein Datensatz ermöglicht es, eine externe IP-Adresse zu erhalten, die mit einem Domänennamen verknüpft ist.
      • Mithilfe des MX-Eintrags lässt sich herausfinden, wo sich der E-Mail-Server befindet, der E-Mails für eine Domäne empfängt.
    • Der E-Mail-Server des Absenders überprüft, ob der für die Nachrichtenübermittlung zuständige Port 25 auf dem Posteingangsserver des Empfängers geöffnet ist.
    • Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, kontaktiert der E-Mail-Server des Absenders den E-Mail-Server des Empfängers, informiert ihn über die Absicht, die Nachricht zu versenden und überträgt die Informationen über den Absender und einen bestimmten Empfänger. Wenn dieser Empfänger existiert, wird der Nachrichtentext gesendet.
    • Der E-Mail-Server des Empfängers lädt die Nachricht herunter und prüft sie auf Spam oder Viren. Besteht die Nachricht alle Prüfungen, wird sie im Speicher abgelegt. Besteht die Nachricht eine Prüfung nicht, kann sie abgelehnt werden.
  3. Der Empfänger stellt über das POP3- oder IMAP4-Protokoll eine Verbindung zu seinem E-Mail-Server her, lädt die Nachricht herunter und kann sie anschließend in der E-Mail-Client-Oberfläche anzeigen.

    Die Hauptunterschiede zwischen den Protokollen POP3 und IMAP4 liegen in den folgenden Fakten:

    • Das POP3-Protokoll lädt eine E-Mail-Nachricht vollständig auf den Computer des Benutzers herunter. Eine Rücksynchronisierung ist dadurch nicht gewährleistet. Alle Aktionen, die in der clientseitigen Anwendung mit einer Nachricht durchgeführt werden (z. B. Lesen, Verschieben), werden nicht an den Server übertragen und können in anderen E-Mail-Clients nicht angezeigt werden.
    • Das IMAP4-Protokoll ermöglicht die Arbeit mit dem E-Mail-Server, ohne die gesamte Nachricht herunterzuladen, sondern nur die Statusanzeige der E-Mail-Nachrichten auf dem Server. Der Benutzer kann nur die E-Mail-Header anzeigen und die gewünschten Nachrichten durch Anklicken des entsprechenden Headers selektiv herunterladen. Dieses Protokoll gewährleistet die umgekehrte Synchronisierung.

Einzelheiten zur ONLYOFFICE E-Mail-Implementierung

ONLYOFFICE E-Mail umfasst die folgenden Hauptkomponenten:

  1. E-Mail Aggregator - ein Dienst, der E-Mail-Nachrichten aus anderen Postfächern sammelt.

    Um den Betrieb des E-Mail-Aggregators sicherzustellen, werden außerdem folgende Komponenten eingesetzt:

    • Eigener E-Mail-Speicher,
    • Die E-Mail-Speicher-API,
    • HTTP-Server, der die Anfragen an diese API verarbeitet. Er ist auch für den Versand von E-Mails zuständig.

    In der Benutzeroberfläche mit Standardordnern können Sie vorhandene Postfächer verbinden, indem Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und die Einstellungen für die Verbindung mit einem E-Mail-Server angeben. Der E-Mail-Aggregator lädt E-Mail-Nachrichten aus den verbundenen Postfächern über das in den Verbindungseinstellungen angegebene Abrufprotokoll (POP3 oder IMAP4) in den Speicher herunter. Sie können die empfangenen Nachrichten anzeigen und E-Mails von jedem der verbundenen Postfächer senden.

    Der E-Mail-Aggregator arbeitet immer mit einer Verzögerung. Bei vielen Nutzern Ihres Portals können Sie durch verschiedene Einstellungen sicherstellen, dass E-Mails aller Nutzer innerhalb eines bestimmten Zeitraums zugestellt werden. Der Aggregator sammelt zunächst neue Nachrichten und dann alle anderen. Es ist auch möglich, nur Nachrichten der letzten 30 Tage zu sammeln oder aktiven Portalnutzern Priorität einzuräumen.

    Keine der in unserem Client ausgeführten Aktionen wird auf den Quellserver übertragen, mit der einzigen Ausnahme: Eine gesendete Nachricht wird im Ordner „Gesendet“ auf dem Server abgelegt.

  2. E-Mail-Server - eine Reihe von Softwareprodukten, die das Senden und Empfangen von E-Mail-Nachrichten über die ONLYOFFICE E-Mail-Oberfläche unter Verwendung eigener Domänennamen ermöglichen.

    Zur Sicherstellung des E-Mail-Serverbetriebs werden außerdem folgende Komponenten eingesetzt:

    • MailServer API - eine Reihe von Funktionen zum Verbinden eigener Domänennamen, Erstellen und Einrichten von Postfächern, Aliasnamen und E-Mail-Gruppen.
    • MailServer WebUI - die Administrationsseite, die für die Interaktion mit der MailServer-API verwendet wird.
    • E-Mail Aggregator, der oben beschrieben ist.

Die Hauptunterschiede zwischen ONLYOFFICE E-Mail und anderen E-Mail-Programmen liegen in den folgenden Punkten:

  • Der ONLYOFFICE E-Mail-Server unterstützt die Protokolle SMTP, IMAP und POP3, aber E-Mail-Nachrichten werden über den HTTP-Server gesendet.
  • Der ONLYOFFICE E-Mail-Server verfügt über keinen eigenen E-Mail-Client. Der E-Mail Aggregator wird für die Arbeit mit dem ONLYOFFICE E-Mail-Server verwendet, wie für die Interaktion mit jedem anderen E-Mail-Server eines Drittanbieters.

Daraus ergeben sich einige Einschränkungen. So ist beispielsweise ein vollwertiger Betrieb über das IMAP-Protokoll nicht realisierbar.

Wenn ein E-Mail-Server über einen eigenen E-Mail-Client verfügt, gibt es keine Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Verbindungen von derselben IP-Adresse zwischen den clientseitigen und serverseitigen Anwendungen, während solche Beschränkungen bei der Arbeit mit Clients von Drittanbietern immer bestehen.

Da wir mit ONLYOFFICE E-Mail-Server arbeiten und dabei den E-Mail-Aggregator und nicht unseren eigenen E-Mail-Client verwenden, kann diese Einschränkung funktionieren, wenn sich viele Benutzer auf dem Portal befinden, da sich alle Postfächer der Benutzer auf derselben IP-Adresse befinden.

Hosten Sie ONLYOFFICE Workspace auf Ihrem eigenen Server

Download
Artikel zum Thema:
Alle Schlagwörter