Gäste einladen

Einleitung

Gäste ist die beste Lösung für diejenigen, die:

• den Kunden Zugriff auf das Portal gewähren möchten,
• auf die Hilfe von Freiberuflern/Subunternehmern zurückgreifen müssen, um bestimmte Arbeiten auszuführen,
• nicht extra für Benutzer zahlen möchten, die nicht am Portalleben teilnehmen usw.

Mit Online Office können Sie Gäste hinzufügen und ihnen ohne zusätzliche Zahlung nur die Berechtigung zum Anzeigen erteilen.

Um die gewünschte Person als Gast hinzuzufügen, können Sie auf vier verschiedene Arten vorgehen:

• Nutzen Sie die Option Neuen Gast erstellen.
• Verwenden Sie die Option Personen importieren.
• Senden Sie den Einladungslink.
• Erlauben Sie die Selbstregistrierung.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie es in wenigen einfachen Schritten geht.

Einen neuen Gast erstellen

Wenn Sie Zugriff auf die detaillierten Informationen der Person haben, die Sie als Gast hinzufügen möchten, nutzen Sie die Option Neuen Gast anlegen. Rufen Sie dazu das Modul Personen auf und gehen Sie dann wie folgt vor:

• Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Erstellen.
• Wählen Sie die Option Gast aus der Dropdown-Liste.
• Füllen Sie die erforderlichen Felder des Formulars Neues Profil erstellen aus: Vorname, Nachname und E-Mail.
• Erstellen Sie bei Bedarf ein temporäres Passwort, indem Sie auf den Link Kennwort festlegen klicken.
  Standardmäßig muss das Passwort mindestens 8, aber nicht mehr als 120 Zeichen lang sein.
• Geben Sie alle zusätzlichen Informationen ein, die Sie haben.
• Fügen Sie ein Foto für das Profil hinzu, indem Sie unter dem Standardbild auf die Schaltfläche Foto bearbeiten klicken.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Die Person wird umgehend zum Portal hinzugefügt und erhält eine Einladung per E-Mail.

Gastkonten importieren

Wenn Sie mehrere Gäste gleichzeitig hinzufügen möchten und dabei die Kontaktdaten aus verschiedenen Quellen verwenden möchten (Web, CSV-Datei oder Adressbuch eines E-Mail-Clients), verwenden Sie die Option Personen importieren. Rufen Sie dazu das Modul Personen auf und gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Weitere Aktionen .
• Wählen Sie die Option Personen importieren aus der Dropdown-Liste.
• Wählen Sie im geöffneten Assistenten Benutzer zum Portal hinzufügen die Quelle aus, aus der Sie die Kontaktinformationen importieren möchten.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Datei, um die Kontaktinformationen aus der zuvor erstellten CSV-Datei oder MS Outlook Express CSV-Datei zu importieren. Laden Sie dann die erforderliche Datei, überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Kontaktliste gehen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Google und gewähren Sie dem ausgewählten Konto Zugriff, um die Kontaktinformationen aus dem Internet zu importieren.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell, um die Kontaktinformationen mehrerer Gäste manuell zur Liste hinzuzufügen.

• Überprüfen Sie die importierten Informationen, die im Assistenten Benutzer zum Portal hinzufügen angezeigt werden.
• Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person an, falls dieser fehlt.
• Wählen Sie mehrere Benutzer aus und verwenden Sie die Schaltfläche Gast oben oder wählen Sie den Menüpunkt Gast rechts neben dem jeweiligen Benutzer.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Portal hinzufügen.

Die ausgewählten Personen werden umgehend zum Portal hinzugefügt und erhalten eine Einladung per E-Mail.

Gäste einladen

Wenn Sie jeden Kunden persönlich einladen möchten, anstatt ihm die automatisch generierte Einladung zu senden, oder wenn Sie im Gegenteil keine Zeit haben, jedes Profil auszufüllen, können Sie den Einladungslink verwenden. Dazu:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche in der linken oberen Ecke und wählen Sie die Option Einladungslink.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer als Gäste hinzufügen unter dem Linkfeld.
• Klicken Sie auf den Link Link kopieren oder verwenden Sie die Tastenkombinationen Strg+A und Strg+C, um den gesamten Link zu kopieren.
• Fügen Sie den Link ein und senden Sie ihn an den Kunden, den Sie einladen möchten.

Nachdem die von Ihnen eingeladene Person diesem Link folgt und ihre E-Mail-Adresse, ihren Vornamen, Nachnamen und ihr Passwort eingegeben hat, wird sie automatisch zu Ihrem Portal hinzugefügt und Sie werden über die Hinzufügung eines neuen Benutzers benachrichtigt.

Falls Sie der einzige Benutzer im Portal sind und schnell neue Mitglieder einladen müssen, können Sie die Schaltfläche Benutzer zum Portal einladen verwenden und den Einladungslink generieren. Diese Schaltfläche ist in jedem Portalmodul auf der linken Seite verfügbar.

Selbstregistrierung der Gäste zulassen

Wenn Sie möchten, dass jeder Ihr Büro besuchen kann, konfigurieren Sie die Einstellungen für die Vertrauenswürdige Maildomäne so, dass jeder auf Ihr Portal zugreifen kann, indem er auf der Anmeldeseite Ihres Portals auf den Link Klicken Sie hier, um beizutreten klickt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Klicken Sie oben auf der Seite auf das Symbol oder öffnen Sie die Dropdown-Liste Auswählen neben Ihrem Portallogo und wählen Sie die Option Einstellungen.
• Wählen Sie den Unterabschnitt Portalzugriff des Abschnitts Sicherheit aus.
• Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Einstellungen sicherer Mail-Domains.
• Aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzerdefinierte Domains.
• Klicken Sie auf den Link Sichere Domain hinzufügen.
• Geben Sie den vertrauenswürdigen E-Mail-Server in das unten angezeigte Feld ein.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer als Gäste hinzufügen unter den Serverfeldern.
• Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern.

Von diesem Moment an kann jede Person, die über ein Konto bei einem bestimmten E-Mail-Server verfügt, Ihr Büro besuchen.

Die als Gäste hinzugefügten Benutzer haben sehr eingeschränkte Berechtigungen auf Ihrem Portal. Sie können ihren Typ jedoch jederzeit von Gast in Benutzer ändern, um erweiterte Zugriffsrechte zu erhalten. Beachten Sie, dass sie in diesem Fall im Preisplan enthalten sind. Wenn ihre Anzahl die maximal zulässige Anzahl überschreitet, müssen Sie Ihr Abonnement upgraden.