Importieren von Benutzern aus dem Adressbuch eines E-Mail-Clients
Einleitung
Der einfachste Weg, alle Ihre Kollegen zum Portal hinzuzufügen, besteht darin, die im Adressbuch Ihres E-Mail-Clients gespeicherten Kontaktinformationen zu importieren.
Lesen Sie dazu einfach diese Anleitung und befolgen Sie die Anweisungen Schritt für Schritt.
Schritt 1. Daten aus einem E-Mail-Client in eine CSV-Datei exportieren
Öffnen Sie Ihr MS Outlook Express.
Gehen Sie im Hauptmenü zum Abschnitt Datei und wählen Sie Exportieren >> Adressbuch.... Folgen Sie anschließend den Anweisungen des Assistenten, um Ihre Kontakte in eine CSV-Datei zu exportieren:
- Wählen Sie im Fenster Adressbuch-Exporttool die Option Textdatei (durch Kommas getrennte Werte) und klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.
- Legen Sie den resultierenden Dateinamen und Speicherort fest und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
- Überprüfen Sie die Felder, die Sie exportieren müssen: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
- Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Fertig, um den Export zu starten.
Ihre Kontaktinformationen werden im CSV-Format an den von Ihnen ausgewählten Speicherort exportiert.
Schritt 2. Auf das Personenmodul zugreifen
Rufen Sie Ihr Portal auf und klicken Sie auf den Link Personen.
Falls Sie sich bereits beim Portal angemeldet haben und es seit einiger Zeit verwenden, öffnen Sie zum Zugriff auf das Modul Personen die Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke der Seite und wählen Sie die entsprechende Option aus.
Schritt 3. Die erstellte CSV-Datei in das Portal laden
Klicken Sie auf die Schaltfläche neben der Schaltfläche Erstellen in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Personen importieren oder verwenden Sie die Schaltfläche Personen importieren im linken Bereich. Der Assistent Benutzer zum Portal hinzufügen wird geöffnet.
Wählen Sie die Option Aus Datei. Das Fenster Datei hochladen wird geöffnet. Suchen Sie auf Ihrer Festplatte nach der erstellten CSV-Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
Die Datei wird geladen. Wenn Sie sie ersetzen möchten, verwenden Sie den Link Wählen Sie eine andere Quelle.
Schritt 4. Die Daten der CSV-Datei überprüfen
Überprüfen Sie im Assistenten Benutzer zum Portal hinzufügen die CSV-Dateieinstellungen und richten Sie die Kompatibilität zwischen den CSV-Dateifeldern und den Feldern im Portal ein, die zum Hinzufügen eines Benutzers erforderlich sind.
Für einen ordnungsgemäßen Import können Sie die Einstellungen der geladenen CSV-Datei ändern:
- Verschlüsselung - geben Sie den beim Speichern Ihrer CSV-Datei verwendeten Kodierungstyp an. Der Standardtyp ist UTF-8.
- Trennzeichen - verwenden Sie diese Dropdownliste, um das Zeichen auszuwählen, das zum Trennen der Werte in Ihrer CSV-Datei verwendet wird. Das Standardtrennzeichen ist Komma.
- Texttrennzeichen - verwenden Sie diese Dropdownliste, um das Zeichen anzugeben, mit dem die Felder in Ihrer CSV-Datei umschlossen werden.
Wenn Ihre CSV-Datei eine Kopfzeile mit den Feld-/Spaltennamen enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die Namen der Felder in der ersten Zeile. Die Feldnamen werden im Abschnitt Felder in der Datei angezeigt.
Unten können Sie die Kompatibilität zwischen den Feldern der CSV-Datei und den Feldern im Portal einrichten.
- Felder in der Datei - eine Zeile Ihrer CSV-Datei, die die Spalten-/Feldnamen enthält.
- Beispielwerte - die verfügbaren Dateispaltenwerte. Um Werte zu aktualisieren, verwenden Sie das Symbol
. - Felder auf dem Portal - die Portalfelder, die den Feld-/Spaltennamen aus Ihrer Datei entsprechen.
Wenn die Feldnamen in der geladenen CSV-Datei den Pflichtfeldern entsprechen, die für den Import von Benutzern in das Portal erforderlich sind (Vorname, Nachname und E-Mail), werden sie automatisch im Abschnitt Felder auf dem Portal ausgewählt. Sie können die Übereinstimmung auch manuell einrichten, indem Sie den erforderlichen Wert aus der Liste auswählen.
Wenn alles erledigt ist, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Zur Kontaktliste übergehen, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.
Schritt 5. Die Kontaktliste verwalten und den Import starten
Alle verfügbaren Kontaktinformationen werden im Assistenten Benutzer zum Portal hinzufügen angezeigt.
Überprüfen Sie die Liste. Geben Sie den Vor- und Nachnamen des Benutzers an, falls dieser fehlt.
Um Benutzer aus der Liste zu löschen, wählen Sie mehrere Benutzer aus und verwenden Sie oben die Schaltfläche Nicht importieren oder wählen Sie rechts neben dem jeweiligen Benutzer den Menüpunkt Nicht importieren.
Wenn Sie Benutzer als Gäste hinzufügen möchten, wählen Sie mehrere Benutzer aus und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Gast oder wählen Sie rechts neben dem jeweiligen Benutzer den Menüpunkt Gast. Weitere Informationen zu den Benutzer-/Gastrechten im Portal finden Sie in diesem Abschnitt.
Wenn alles erledigt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Zum Portal hinzufügen, um mit dem Hinzufügen zu beginnen.
Die ausgewählten Benutzer werden sofort zum Portal hinzugefügt und erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zu Ihrem Portal.
Wenn Sie einen Neuling zu Ihrem Portal hinzufügen und auf seine detaillierten Informationen zugreifen möchten, verwenden Sie die Option Neuen Benutzer erstellen.