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Daten filtern und sortieren

Daten sortieren

Sie können Ihre Daten in einer Tabelleneditor mithilfe der verfügbaren Optionen schnell sortieren:

  • Aufsteigend wird genutzt, um Ihre Daten in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren - von A bis Z alphabetisch oder von den kleinsten bis zu den größten nummerischen Werten.
  • Absteigend wird genutzt, um Ihre Daten in absteigender Reihenfolge zu sortieren - von Z bis A alphabetisch oder von den größten bis zu den kleinsten nummerischen Werten.

Die Optionen Sortieren sind sowohl über die Registerkarten Startseite als auch Daten zugänglich.

Daten sortieren:

  1. Wählen Sie den Zellenbereich aus, den Sie sortieren möchten (Sie können eine einzelne Zelle in einem Bereich auswählen, um den gesamten Bereich zu sortieren.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Von A bis Z sortieren
    in der Registerkarte Startseite auf der oberen Symbolleiste, um Ihre Daten in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren,
    ODER
    klicken Sie auf das Symbol Von Z bis A sortieren
    > in der Registerkarte Startseite auf der oberen Symbolleiste, um Ihre Daten in absteigender Reihenfolge zu sortieren.

Wenn Sie eine einzelne Spalte / Zeile innerhalb eines Zellenbereichs oder eines Teils der Spalte / Zeile auswählen, werden Sie gefragt, ob Sie die Auswahl um benachbarte Zellen erweitern oder nur die ausgewählten Daten sortieren möchten.

Sie können Ihre Daten auch mit Hilfe der Optionen im Kontextmenü sortieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Zellenbereich, wählen Sie im Menü die Option Sortieren und dann im Untermenü auf die gewünschte Option Aufsteigend oder Absteigend.

Mithilfe des Kontextmenüs können Sie die Daten auch nach Farbe sortieren.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, die die Farbe enthält, nach der Sie Ihre Daten sortieren möchten.
  2. Wählen Sie die Option Sortieren aus dem Menü aus.
  3. Wählen Sie die gewünschte Option aus dem Untermenü aus:
    • Ausgewählte Zellenfarbe oben - um die Einträge mit der gleichen Zellenhintergrundfarbe oben in der Spalte anzuzeigen.
    • Ausgewählte Schriftfarbe oben - um die Einträge mit der gleichen Schriftfarbe oben in der Spalte anzuzeigen.

Daten filtern

Um nur Zeilen anzuzeigen die bestimmten Kriterien entsprechen, nutzen Sie die Option Filter.

Auf die Filter-Optionen kann sowohl über die Registerkarten Startseite als auch Daten zugegriffen werden.

Filter aktivieren:
  1. Wählen Sie den Zellenbereich aus, der die Daten enthält, die Sie filtern möchten (Sie können eine einzelne Zelle in einem Zellbereich auswählen, um den gesamten Zellbereich zu filter).
  2. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste in der Registerkarte Startseite auf das Symbol Filter
    .

    Ein nach unten gerichteter Pfeil wird in der ersten Zelle jeder Spalte des gewählten Zellenbereichs angezeigt. So können Sie erkennen, dass der Filter aktiviert ist.

Einen Filter anwenden:

  1. Klicken Sie auf den Filterpfeil
    . Die Liste mit den Filter-Optionen wird angezeigt:

    Filter

    Sie können die Größe des Filterfensters anpassen, indem Sie seinen rechten Rand nach rechts oder links ziehen, um die Daten so bequem wie möglich anzuzeigen.

  2. Passen Sie die Filterparameter an. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: Anzuzeigende Daten auswählen; Daten nach bestimmten Kriterien filtern oder Daten nach Farben filtern.

    • Anzuzeigende Daten auswählen:

      Deaktivieren Sie die Felder neben den Daten die Sie ausblenden möchten. Zur Vereinfachung werden alle Daten neben dem Fenster Filter in absteigender Reihenfolge dargestellt.

      Die Anzahl der eindeutigen Werte im gefilterten Bereich wird rechts neben jedem Wert im Filterfenster angezeigt.

      Das Kästchen {Leerstellen} bezieht sich auf leere Zellen. Es ist verfügbar, wenn der ausgewählte Zellenbereich mindestens eine leere Zelle enthält.

      Über das oben befindliche Suchfeld, können Sie den Prozess vereinfachen. Geben Sie Ihre Abfrage ganz oder teilweise in das Feld ein und drücken Sie dann auf OK - die Werte, die die gesuchten Zeichen enthalten, werden in der Liste unten angezeigt. Außerdem stehen Ihnen die zwei folgenden Optionen zur Verfügung:

      • Alle Suchergebnisse auswählen ist standardmäßig aktiviert. Diese Option ermöglicht Ihnen alle Werte auszuwählen, die Ihrer Abfrage in der Liste entsprechen.
      • Aktuelle Auswahl zum Filtern hinzufügen - wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die ausgewählten Werte nicht ausgeblendet, wenn Sie den Filter anwenden.

      Nachdem Sie alle erforderlichen Daten ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK in der Optionsliste Filter, um den Filter anzuwenden.

    • Daten nach bestimmten Kriterien filtern

      Abhängig von den Daten, die in der ausgewählten Spalte enthalten sind, können Sie im rechten Teil der Liste der Filteroptionen entweder die Option Zahlenfilter oder die Option Textfilter auswählen und dann eine der Optionen aus dem Untermenü auswählen:

      • Für Zahlenfilter stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Gleich..., Ungleich..., Größer als..., Größer als oder gleich..., Kleiner als..., Kleiner als oder gleich..., Zwischen, Top 10, Größer als der Durchschnitt, Kleiner als der Durchschnitt, Benutzerdefinierter Filter....
      • Für Textfilter stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: Gleich..., Ungleich..., Beginnt mit..., Beginnt nicht mit..., Endet mit..., Endet nicht mit..., Enthält..., Enthält nicht..., Benutzerdefinierter Filter....

      Nachdem Sie eine der oben genannten Optionen ausgewählt haben (außer den Optionen Top 10 und Größer/ Kleiner als Durchschnitt), öffnet sich das Fenster Benutzerdefinierter Filter. Das entsprechende Kriterium wird in der oberen Dropdown-Liste ausgewählt. Geben Sie den erforderlichen Wert in das Feld rechts ein.

      Um ein weiteres Kriterium hinzuzufügen, verwenden Sie das Optionsfeld Und, wenn Sie die Daten benötigen, um beide Kriterien zu erfüllen, oder klicken Sie auf das Optionsfeld Oder, wenn eines oder beide Kriterien erfüllt werden können. Wählen Sie dann das zweite Kriterium aus der unteren Auswahlliste und geben Sie den erforderlichen Wert rechts ein.

      Klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden.

      Benutzerdefinierter Filter

      Wenn Sie die Option Benutzerdefinierter Filter... aus der Optionsliste Zahlen-/ Textfilter wählen, wird das erste Kriterium nicht automatisch ausgewählt, Sie können es selbst festlegen.

      Wenn Sie die Option Top 10 aus dem Zahlenfilter auswählen, öffnet sich ein neues Fenster:

      Top 10 AutoFilter

      In der ersten Dropdown-Liste können Sie auswählen, ob Sie die höchsten (Oben) oder niedrigsten (Unten) Werte anzeigen möchten. Im zweiten Feld können Sie angeben, wie viele Einträge aus der Liste oder wie viel Prozent der Gesamtzahl der Einträge angezeigt werden sollen (Sie können eine Zahl zwischen 1 und 500 eingeben). Die dritte Drop-Down-Liste erlaubt die Einstellung von Maßeinheiten: Element oder Prozent. Nach der Einstellung der erforderlichen Parameter, klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden.

      Wenn Sie die Option Größer/Kleiner als Durchschnitt aus dem Zahlenfilter auswählen, wird der Filter sofort angewendet.

    • Daten nach Farbe filtern

      Wenn der Zellenbereich, den Sie filtern möchten, Zellen mit einem formatierten Hintergrund oder einer geänderten Schriftfarbe enthalten (manuell oder mithilfe vordefinierter Stile), stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung:

      • Nach Zellenfarbe filtern - nur die Einträge mit einer bestimmten Zellenhintergrundfarbe anzeigen und alle anderen verbergen.
      • Nach Schriftfarbe filtern - nur die Einträge mit einer bestimmten Schriftfarbe anzeigen und alle anderen verbergen.

      Wenn Sie die erforderliche Option auswählen, wird eine Palette geöffnet, die alle im ausgewählten Zellenbereich verwendeten Farben anzeigt. Klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden.

      Daten nach Farbe filtern

    Die Schaltfläche Filter wird in der ersten Zelle jeder Spalte des gewählten Zellenbereichs angezeigt. Das bedeutet, dass der Filter aktiviert ist. Die Anzahl der gefilterten Datensätze wird in der Statusleiste angezeigt (z. B. 25 von 80 gefilterten Datensätzen).

    Wenn der Filter angewendet wird, können die ausgefilterten Zeilen beim automatischen Ausfüllen, Formatieren und Löschen der sichtbaren Inhalte nicht geändert werden. Solche Aktionen betreffen nur die sichtbaren Zeilen, die Zeilen, die vom Filter ausgeblendet werden, bleiben unverändert. Beim Kopieren und Einfügen der gefilterten Daten können nur sichtbare Zeilen kopiert und eingefügt werden. Dies entspricht jedoch nicht manuell ausgeblendeten Zeilen, die von allen ähnlichen Aktionen betroffen sind.

Gefilterte Daten sortieren

Sie können die Sortierreihenfolge der Daten festlegen, für die Sie den Filter aktiviert oder angewendet haben. Klicken Sie auf den Pfeil oder auf das Symbol Filter und wählen Sie eine der Optionen in der Liste der für Filter zur Verfügung stehenden Optionen aus:

  • Von niedrig zu hoch - Daten in aufsteigender Reihenfolge sortieren, wobei der niedrigste Wert oben in der Spalte angezeigt wird.
  • Von hoch zu niedrig - Daten in absteigender Reihenfolge sortieren, wobei der höchste Wert oben in der Spalte angezeigt wird.
  • Nach Zellfarbe sortieren - Daten nach einer festgelegten Farbe sortieren und die Einträge mit der angegebenen Zellfarbe oben in der Spalte anzeigen.
  • Nach Schriftfarbe sortieren - Daten nach einer festgelegten Farbe sortieren und die Einträge mit der angegebenen Schriftfarbe oben in der Spalte anzeigen.

Die letzten beiden Optionen können verwendet werden, wenn der zu sortierende Zellenbereich Zellen enthält, die Sie formatiert haben und deren Hintergrund oder Schriftfarbe geändert wurde (manuell oder mithilfe vordefinierter Stile).

Die Sortierrichtung wird durch die Pfeilrichtung des jeweiligen Filters angezeigt.

  • Wenn die Daten in aufsteigender Reihenfolge sortiert sind, sieht der Filterpfeil in der ersten Zelle der Spalte aus wie folgt:
    und das Symbol Filter ändert sich folgendermaßen:
    .
  • Wenn die Daten in absteigender Reihenfolge sortiert sind, sieht der Filterpfeil in der ersten Zelle der Spalte aus wie folgt:
    und das Symbol Filter ändert sich folgendermaßen:
    .

Sie können die Daten auch über das Kontextmenü nach Farbe sortieren:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, die die Farbe enthält, nach der Sie Ihre Daten sortieren möchten.
  2. Wählen Sie die Option Sortieren aus dem Menü aus.
  3. Wählen Sie die gewünschte Option aus dem Untermenü aus:
    • Ausgewählte Zellenfarbe oben - um die Einträge mit der gleichen Zellenhintergrundfarbe oben in der Spalte anzuzeigen.
    • Ausgewählte Schriftfarbe oben - um die Einträge mit der gleichen Schriftfarbe oben in der Spalte anzuzeigen.

Nach ausgewählten Zelleninhalten filtern.

Sie können die Daten auch über das Kontextmenü nach bestimmten Inhalten filtern: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, wählen Sie die Filteroptionen aus dem Menü aus und wählen Sie anschließend eine der verfügbaren Optionen:

  • Nach dem Wert der ausgewählten Zelle filtern - es werden nur Einträge angezeigt, die denselben Wert wie die ausgewählte Zelle enthalten.
  • Nach Zellfarbe filtern - es werden nur Einträge mit derselben Zellfarbe wie die ausgewählte Zelle angezeigt.
  • Nach Schriftfarbe filtern - es werden nur Einträge mit derselben Schriftfarbe wie die ausgewählte Zelle angezeigt.

Wie Tabellenvorlage formatieren

Um die Arbeit mit Daten zu erleichtern, ermöglicht der Tabelleneditor eine Tabellenvorlage auf einen ausgewählten Zellenbereich unter automatischer Filteraktivierung anzuwenden. Gehen Sie dazu vor wie folgt:

  1. Wählen sie einen Zellenbereich, den Sie formatieren möchten.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Wie Tabellenvorlage formatieren
    in der Registerkarte Startseite auf der oberen Symbolleiste.
  3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage in der Gallerie aus.
  4. Überprüfen Sie den Zellenbereich, der als Tabelle formatiert werden soll im geöffneten Fenster.
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Titel, wenn Sie möchten, dass die Tabellenüberschriften in den ausgewählten Zellbereich aufgenommen werden, ansonsten wird die Kopfzeile oben hinzugefügt, während der ausgewählte Zellbereich um eine Zeile nach unten verschoben wird.
  6. Klicken Sie auf OK, um die gewählte Vorlage anzuwenden.

Die Vorlage wird auf den ausgewählten Zellenbereich angewendet und Sie können die Tabellenüberschriften bearbeiten und den Filter anwenden, um mit Ihren Daten zu arbeiten.

Filter erneut anwenden:

Wenn die gefilterten Daten geändert wurden, können Sie den Filter aktualisieren, um ein aktuelles Ergebnis anzuzeigen:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter
    in der ersten Zelle der Spalte mit den gefilterten Daten.
  2. Wählen Sie die Option Filter erneut anwenden in der geöffneten Liste mit den Filteroptionen aus.

Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Zelle innerhalb der Spalte klicken, die die gefilterten Daten enthält, und im Kontextmenü die Option Filter erneut anwenden auswählen.

Filter leeren

Angewendete Filter leeren:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter
    in der ersten Zelle der Spalte mit den gefilterten Daten.
  2. Wählen Sie die Option Filter leeren in der geöffneten Liste mit den Filteroptionen aus.

Alternativ gehen Sie vor wie folgt:

  1. Wählen Sie den Zellenbereich mit den gefilterten Daten aus.
  2. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste in der Registerkarte Startseite auf das Symbol Filter leeren
    .

Der Filter bleibt aktiviert, aber alle angewendeten Filterparameter werden entfernt und die Schaltflächen Filter in den ersten Zellen der Spalten werden in die Filterpfeile geändert.

Filter entfernen

Einen Filter entfernen:

  1. Wählen Sie den Zellenbereich mit den gefilterten Daten aus.
  2. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste in der Registerkarte Startseite auf das Symbol Filter
    .

Der Filter werde deaktiviert und die Filterpfeile verschwinden aus den ersten Zellen der Spalten.

Daten nach mehreren Spalten/Zeilen sortieren

Um Daten nach mehreren Spalten/Zeilen zu sortieren, können Sie mit der Funktion Benutzerdefinierte Sortierung mehrere Sortierebenen erstellen.

  1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, den Sie sortieren möchten (Sie können eine einzelne Zelle auswählen, um den gesamten Bereich zu sortieren).
  2. Klicken Sie auf das Symbol Benutzerdefinierte Sortierung
    , das sich oben auf der Registerkarte Daten befindet Symbolleiste,
  3. Das Fenster Sortieren wird angezeigt. Die Sortierung nach Spalten ist standardmäßig ausgewählt.

    Custom Sort window

    Um die Sortierausrichtung zu ändern (d. h. Daten nach Zeilen statt nach Spalten zu sortieren), klicken Sie oben auf die Schaltfläche Optionen. Das Fenster Sortieroptionen wird geöffnet:

    Sort Options window

    1. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Meine Daten haben Kopfzeilen.
    2. Wählen Sie die erforderliche Ausrichtung: Von oben nach unten sortieren, um Daten nach Spalten zu sortieren, oder Von links nach rechts sortieren, um Daten nach Zeilen zu sortieren.
    3. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen und das Fenster zu schließen.
  4. Legen Sie die erste Sortierebene im Feld Sortieren nach fest:

    Custom Sort window

    • Wählen Sie im Abschnitt Spalte / Zeile die erste Spalte / Zeile aus, die Sie sortieren möchten.
    • Wählen Sie in der Liste Sortieren nach eine der folgenden Optionen: Werte, Zellenfarbe oder Schriftfarbe,
    • Geben Sie in der Liste Reihenfolge die erforderliche Sortierreihenfolge an. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach der in der Liste Sortieren nach ausgewählten Option:
      • wenn die Option Werte ausgewählt ist, wählen Sie die Option Aufsteigend / Absteigend, wenn der Zellbereich Zahlen enthält oder A bis Z / Z bis A Option, wenn der Zellbereich Textwerte enthält,
      • wenn die Option Zellenfarbe ausgewählt ist, wählen Sie die erforderliche Zellenfarbe und wählen Sie die Option Oben / Unten für Spalten oder Links / Rechts Option für Zeilen,
      • wenn die Option Schriftfarbe ausgewählt ist, wählen Sie die erforderliche Schriftfarbe und wählen Sie die Option Oben / Unten für Spalten oder Links / Rechts Option für Zeilen.
  5. Fügen Sie die nächste Sortierebene hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen klicken, wählen Sie die zweite Spalte / Zeile aus, die Sie sortieren möchten, und geben Sie andere Sortierparameter im Feld Dann nach wie oben beschrieben an. Fügen Sie bei Bedarf auf die gleiche Weise weitere Ebenen hinzu.
  6. Verwalten Sie die hinzugefügten Ebenen mit den Schaltflächen oben im Fenster: Ebene löschen, Ebene kopieren oder ändern Sie die Reihenfolge der Ebenen mit den Pfeilschaltflächen Ebene nach oben verschieben / Ebene nach unten verschieben.
  7. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen und das Fenster zu schließen.

Die Daten werden nach den angegebenen Sortierebenen sortiert.

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