Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten

Hochladen von Dateien und Ordnern

Um eine Datei hochzuladen:

1. Öffnen Sie den gewünschten Raum, in den Sie Ihre Dateien hochladen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen in der linken oberen Ecke.
3. Wählen Sie im Menü die Option Dateien hochladen.
4. Wählen Sie im Dateimanagerfenster die Dateien aus, die Sie in den Raum hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Oder ziehen Sie eine oder mehrere ausgewählte Dateien einfach per Drag-and-Drop von Ihrem Computer in den Arbeitsbereich, um sie noch einfacher in Ihren DocSpace hochzuladen. In der Mitte des Bildschirms erscheint ein schwebender Button mit Informationen darüber, wo das ausgewählte Element platziert wird. Sobald der Upload-Vorgang startet, wandert der schwebende Button in die rechte Ecke.

Weicht das Dateiformat von Office Open XML ab, wird die Datei zur schnelleren Bearbeitung in das Format .docx/.xlsx/.pptx konvertiert. Es erscheint ein Hinweisfenster, in dem Sie auswählen können, ob Sie beide Dateien speichern möchten (eine Datei im Originalformat und eine Datei im Office Open XML-Format). Wenn Sie die Dateien im Originalformat nicht im Raum benötigen, können Sie das Kontrollkästchen Dateikopie im Originalformat speichern deaktivieren. Dies wird beim nächsten Hochladen berücksichtigt, und die konvertierte Datei wird als neue Version der Originaldatei und nicht als neue separate Datei hinzugefügt.

Wenn eine Originaldatei mit einem Kennwort geschützt ist, wird das Kennwort zum Konvertieren der Datei benötigt. Klicken Sie dazu in der Dateiliste rechts neben dem hochgeladenen Dokument auf das Symbol Konvertieren & Öffnen, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie ein Passwort eingeben müssen.

Den aktuellen Status der Downloads und Konvertierungen können Sie durch Klicken auf das Symbol abrufen. Das Menü Dateien hochladen und konvertieren wird geöffnet. Es zeigt sowohl bereits hochgeladene und konvertierte Dokumente als auch solche, die sich noch in der Warteschlange befinden.

Wenn während des Upload-Vorgangs ein Fehler auftritt (z. B. aufgrund eines Netzwerkfehlers, einer Zeitüberschreitung oder eines internen Serverfehlers), können Sie neben der erforderlichen Datei auf Wiederholen klicken, um die Datei erneut hochzuladen.

Um das Hochladen einer Datei abzubrechen, klicken Sie auf das Kreuzsymbol neben der Datei. Um den Upload aller Dateien auf einmal zu stoppen, klicken Sie auf das graue Kreuzsymbol in der oberen rechten Ecke. Um das Menü Uploads auszublenden, klicken Sie auf das Symbol . Der Verlauf der hochgeladenen und konvertierten Dokumente wird gelöscht.

So laden Sie einen Ordner hoch, der verschachtelte Unterordner und Dokumente enthält:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen in der linken oberen Ecke.
2. Wählen Sie im Menü die Option Ordner hochladen.
3. Wählen Sie im Dateimanagerfenster den Ordner aus, den Sie in den Raum hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Dies kann auch durch Ziehen des erforderlichen Ordners aus dem Dateimanagerfenster in den Arbeitsbereich erfolgen.

Um ein PDF-Formular in einen Formularausfüllraum hochzuladen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen in der linken oberen Ecke oder auf das Plus-Symbol.
2. Wählen Sie die erforderliche Option aus:
   • Wählen Sie die Option PDF-Formular hochladen -> Aus DocSpace, wählen Sie das Formular im Raum aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen.
   • Wählen Sie die Option PDF-Formular hochladen -> Vom Gerät, wählen Sie das Formular im Dateimanagerfenster aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.
   • Wählen Sie die Option Aus Vorlagen auswählen, wählen Sie die Vorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Erstellen neuer Dateien und Ordner

Um neue Dateien oder Ordner zu erstellen,

1. Öffnen Sie den gewünschten Raum, in dem Sie eine neue Datei erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen in der linken oberen Ecke oder auf das Plus-Symbol über der Dokumentliste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Raum und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Neues Dokument, um ein neues Textdokument zu erstellen,
   • Neue Tabelle, um eine neue Tabelle zu erstellen,
   • Neue Präsentation, um eine neue Präsentation zu erstellen,
   • PDF-Formular, um ein neues PDF-Formular aus einem Leeren, Aus einer Textdatei (die Textdatei muss zuvor in den Raum hochgeladen werden) zu erstellen oder ein Layout aus der Formulargalerie auszuwählen. Die Formulargalerie enthält zahlreiche vorkonfigurierte und gestaltete Formulare für verschiedene Zwecke (z. B. Formular für Hausmietvertrag, Formular für Softwarelizenzvertrag, Formular für Stellenangebote usw.).
     Die Sprache der Formulare in der Formulargalerie wird entsprechend der aktuell in Ihrem Profil ausgewählten Sprache geändert.
   • Neuer Ordner, um einen neuen Ordner zu erstellen,
   • Mehr... -> Draw.io, um mit dem Draw.io-Plugin ein neues Diagramm zu erstellen,
   • Mehr... -> Markdown, um mit dem Markdown-Plugin eine neue MD-Datei zu erstellen,
3. Geben Sie einen Namen für Ihre Datei oder Ihren Ordner in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
   Wenn Sie den Dateinamen nicht eingeben möchten, können Sie das Kontrollkästchen Dateinamen bei Erstellung nicht erneut abfragen aktivieren oder die entsprechende Option in den Einstellungen des Raummanagers verwenden.

Dokumente verwalten

Um schnell ein benötigtes Dokument zu finden, nutzen Sie den Filter oben in der Dokumentliste.

Klicken Sie auf die Schaltfläche und geben Sie die erforderlichen Such- und Filterparameter an:

1. Um Elemente nach Verfasser zu filtern, klicken Sie auf Ich oder verwenden Sie die Option Andere und wählen Sie den gewünschten Benutzer aus der Liste aus.
2. Um Elemente nach Typ zu filtern, wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ordner, Dateien, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, PDF-Dokumente, PDF-Formulare, Diagramme, Archive, Bilder, Medien.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, um Filter anzuwenden. Um den Filter zu löschen, verwenden Sie das Symbol in der oberen rechten Ecke.

Geben Sie den Titel eines Dokuments ganz oder teilweise in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die gefundenen Elemente anzuzeigen. Um zum Ordner mit der gefundenen Datei zu gelangen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie die Option Speicherort öffnen. Um zum übergeordneten Ordner zu gelangen, der sich eine Ebene über dem aktuellen Ordner befindet, wählen Sie den Pfeil .

Sortieren Sie Dokumente nach Parametern (Name, Letztes Änderungsdatum, Größe) mithilfe der Schaltfläche . Klicken Sie auf den Pfeil neben dem ausgewählten Parameter, um die Sortierreihenfolge zu ändern.

Verwenden Sie die Schaltflächen oder rechts, um zwischen den verfügbaren Anzeigemodi zu wechseln: Miniaturansicht und Kompaktansicht. Für verbundene Drittanbieterdienste werden keine Miniaturansichten generiert.

Der entsprechende Anzeigemodus der Miniaturansicht:

Verwenden Sie das Symbol , um die Spalten Verfasser, Erstellt, Geändert, Größe und Typ in der Dokumentliste anzuzeigen oder auszublenden (Kompaktansicht).

Über das Kontextmenü können Sie mit Ihren Dokumenten folgende Vorgänge durchführen:

• Auswählen, um die Datei in der Liste auszuwählen.
• Bearbeiten, um das Dokument zur Bearbeitung in einem neuen Tab zu öffnen.
• Diagramm bearbeiten (verfügbar für die .drawio-Dateien), um das Diagramm zur Bearbeitung mit dem Plugin Draw.io zu öffnen.
• In PDF konvertieren (verfügbar für die Dateien .docx, .xlsx, .pptx), um Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit dem Plugin PDF-Konverter in PDF zu konvertieren.
• In Text konvertieren (verfügbar für Audio- und Videodateien), um Sprache aus Audio- und Videodateien mithilfe des Plugins Sprache-zu-Text in Text umzuwandeln.
• Aktionen -> Markdown bearbeiten/vorschauen (verfügbar für die .md-Dateien), um die Datei zum Bearbeiten/Anzeigen mit dem Markdown-Plugin zu öffnen.
• Vorschau, um das Dokument im Vorschau-Modus in einem neuen Tab zu öffnen.
• Freigeben – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:
  • Freigegebenen Link kopieren, um einen Link zur Datei für andere DocSpace-Benutzer oder für jeden zu erhalten, der den Link kennt.
  • Links verwalten, um die Freigabeeinstellungen zu öffnen und den Zugriff auf die Datei über einen Link zu ermöglichen.
  • Einbetten, um das Dokument aus einem Raum einzubetten, der über einen öffentlichen Link verfügbar ist.
  • Raum erstellen (verfügbar im Bereich Meine Dokumente), um einen neuen Raum auf Basis der ausgewählten Dokumente/Ordner aus dem Bereich Meine Dokumente zu erstellen. Nach der Raumerstellung werden die ausgewählten Dateien/Ordner in den erstellten Raum kopiert.
• Ausfüllen, um das ausfüllbare Formular .pdf zum Ausfüllen der Felder zu öffnen (verfügbar in den Räumen zum Ausfüllen von Formularen).
• Ausfüllen starten, um das ausfüllbare Formular .pdf zu öffnen und den rollenbasierten Ausfüllvorgang zu starten, wenn der Ausfüllvorgang noch nicht begonnen hat (verfügbar in den virtuellen Datenräumen).
• Ausfüllstatus, um das Fenster „Ausfüllstatus“ für das ausfüllbare .pdf-Formular zu öffnen, wenn der rollenbasierte Ausfüllvorgang läuft (verfügbar in den virtuellen Datenräumen).
• Zurücksetzen und Ausfüllen starten, um den rollenbasierten Ausfüllvorgang für das ausfüllbare Formular .pdf zu starten, wenn der Ausfüllvorgang gestoppt wird (verfügbar in den virtuellen Datenräumen).
• An Formulargalerie senden (verfügbar für die .pdf-Dateien), um Ihr eigenes Formular an die ONLYOFFICE-Formulargalerie zu senden und es mit der ONLYOFFICE-Gemeinschaft zu teilen.
• Eigenschaften – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:
  • Info, um ein Fenster zu öffnen, das Freigabeeinstellungen (verfügbar im Bereich Meine Dokumente) oder eine Liste der Raummitglieder (verfügbar im Bereich Räume), den Verlauf der Dateiänderungen sowie Informationen zur Datei und ihren Eigenschaften wie Dokumentvorschau, Eigentümer, Typ, Dateierweiterung, Größe, Änderungsdatum, Zuletzt geändert von, Erstellungsdatum, Versionen und Kommentare enthält. Um dasselbe Fenster zu öffnen, können Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke klicken.
  • Versionsverlauf anzeigen, um die Versionsverlaufsliste zu öffnen, in der jede Version detailliert beschrieben wird: Versionsnummer, Datum und Uhrzeit, Verfasser und Kommentare werden aufgelistet. Über das Menü in der Versionsverlaufsliste können Sie die Version auch zum Anzeigen Öffnen, den Kommentar zu jeder einzelnen Version bearbeiten und die gewünschte Version Wiederherstellen oder Herunterladen.
• Benutzerdefinierten Filter aktivieren (verfügbar für .xlsx-Dateien), um die Option „Benutzerdefinierter Filter“ zu aktivieren, damit ein Benutzer .xlsx-Dateien gemäß seinem eigenen Filter anzeigen kann. Die Portalbenutzer können jedoch keine neuen Filter hinzufügen oder vorhandene entfernen, die zuvor vom Ersteller der Tabelle angewendet wurden. Außerdem werden die von einem Benutzer mit benutzerdefinierten Filterberechtigungen angewendeten Filter nur ihm angezeigt. Die angezeigten Filterergebnisse bleiben für die anderen unverändert. Wenn der benutzerdefinierte Filter aktiviert ist, wird das Symbol neben der Datei im Raum angezeigt.
• Benutzerdefinierten Filter deaktivieren (verfügbar für die .xlsx-Dateien), um die zuvor aktivierte benutzerdefinierte Filteroption zu deaktivieren.
• Sperren/Entsperren Sie die Datei, um sie für die weitere Bearbeitung durch andere Benutzer mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten zu sperren/entsperren.
• Als Favorit markieren, um die Datei zum Abschnitt „Favoriten“ hinzuzufügen.
• Aus Favoriten entfernen, um eine Datei aus dem Abschnitt „Favoriten“ zu entfernen.
• Speicherort öffnen (verfügbar in den Abschnitten Favoriten und Zuletzt verwendet), um zu dem Abschnitt zu wechseln, der diese Datei enthält.
• Als gelesen markieren, um eine dem Raum hinzugefügte oder von einem anderen Benutzer bearbeitete Datei als gelesen zu markieren.
• Herunterladen - dieser Menüeintrag enthält folgende Untereinträge:
  • Originalformat, um die Datei im Originalformat auf die Festplatte Ihres Computers herunterzuladen.
  • Herunterladen als, um die Datei im ausgewählten Format auf die Festplatte Ihres Computers herunterzuladen.
    Werden mehrere Dateien zum Download ausgewählt, werden diese in ein .zip-Archiv gepackt und auf Ihrer Festplatte gespeichert.
• Verschieben oder Kopieren - dieser Menüeintrag enthält folgende Untereinträge:
  • In einen anderen Raum oder Speicher eines Drittanbieters verschieben. Sie können auch einen neuen Ordner im ausgewählten Raum erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner klicken.
  • Kopieren Sie die Datei und verschieben Sie die erstellte Kopie in den ausgewählten Raum. Sie können auch einen neuen Ordner innerhalb des ausgewählten Raums erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neuer Ordner klicken.
  • Duplizieren Sie die Datei im aktuellen Raum. Duplizierte Elemente haben am Ende des Namens einen Index.
• Index bearbeiten, um Dateien neu anzuordnen und Leerzeichen im Index des virtuellen Datenraums zu entfernen. Sie können die Dateireihenfolge mithilfe der Pfeile manuell einzeln ändern oder die Option Neu anordnen oben verwenden.
• Benennen Sie die Datei um.
• Löschen Sie die Datei, indem Sie sie in den Papierkorb verschieben.
• Ausfüllen stoppen, um den rollenbasierten Ausfüllvorgang für das ausfüllbare Formular .pdf (verfügbar in den virtuellen Datenräumen) zu stoppen.
• Aus Liste entfernen (verfügbar im Abschnitt Zuletzt verwendet), um die Datei aus dem Abschnitt „Zuletzt verwendet“ zu entfernen.

Gruppenoperationen mit Dateien können über Schaltflächen oben oder über das Kontextmenü durchgeführt werden. Um mehrere Dateien gleichzeitig herunterzuladen, zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen,

1. öffnen Sie den gewünschten Raum, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
2. bewegen Sie den Mauszeiger über das Dateisymbol und aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Dateien, die Sie verwalten möchten,
3. klicken Sie je nach gewünschtem Vorgang oben auf die entsprechende Schaltfläche.

Verwenden des Abschnitts „Für mich freigegeben“

Sie können einzelne Dateien und Ordner, die in Räumen und im Bereich Meine Dokumente gespeichert sind, über einen Link freigeben. Dateien und Ordner aus dem Bereich Meine Dokumente können auch einzeln mit einem bestimmten DocSpace-Benutzer geteilt werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Dateien und Ordner, die andere DocSpace-Benutzer aus dem Bereich „Meine Dokumente“ für Sie freigegeben haben, sind im Bereich Für mich freigegeben verfügbar. Dateien und Ordner, die über einen Link aus Räumen freigegeben wurden, sind nicht im Bereich „Für mich freigegeben“ enthalten.

Die Spalte „Zugriffsebene“ in der Dateiliste zeigt Ihre Berechtigungsebene an.

Sie können freigegebene Dateien und Ordner aus der Liste „Für mich freigegeben“ ausblenden, indem Sie im Kontextmenü auf die Option Aus Liste entfernen klicken. In diesem Fall ändern sich Ihre Berechtigungen im Bereich „Freigeben“ in „Zugriff verweigern“.

Dokumente zu Favoriten hinzufügen

Der Bereich Favoriten enthält alle als Favoriten markierten Dateien und Ordner aus dem Bereich Meine Dokumente und allen Räumen. So fügen Sie eine Datei/einen Ordner zu den Favoriten hinzu:

1. Öffnen Sie den Bereich Meine Dokumente oder den gewünschten Raum.
2. Suchen Sie die gewünschte Datei/den gewünschten Ordner und klicken Sie auf das Symbol daneben.
3. Wählen Sie die Option Als Favorit markieren.

ODER

1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Als Favorit markieren.

Die Datei ist im Abschnitt Favoriten verfügbar und in der Dateiliste mit dem Symbol gekennzeichnet.

Innerhalb des Bereichs Favoriten können Sie über die Option Speicherort öffnen im Kontextmenü zu dem Bereich wechseln, der diese Datei enthält.

Um eine hinzugefügte Datei aus den Favoriten zu entfernen, verwenden Sie die Option Aus Favoriten entfernen im Kontextmenü oder klicken Sie auf das Symbol neben dem Dateinamen.

Verwenden des Abschnitts „Zuletzt verwendet“

Der Abschnitt Zuletzt verwendet ist ein Bereich für Dokumente, die Sie kürzlich im Editor geöffnet haben. Er enthält die letzten 100 Dateien und wird 90 Tage lang gespeichert. Folgende Dateitypen sind verfügbar: Dateien aus dem Bereich „Meine Dokumente und Räume“ sowie Dateien, die über einen Link erreichbar sind.

Das Kontextmenü im Abschnitt „Zuletzt verwendet“ enthält eine begrenzte Anzahl von Elementen. Sie können die folgenden Aktionen ausführen: Datei auswählen, Vorschau anzeigen, Eigenschaften wie Informationen und Versionsverlauf anzeigen, Speicherort öffnen (mit Ausnahme von Dateien, auf die über einen Link zugegriffen werden kann), Datei herunterladen, verschieben oder kopieren, umbenennen und aus der Liste entfernen.

Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten

Sie können Ihre Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, ausfüllbaren PDF-Formulare und PDF-Dokumente direkt in DocSpace-Räumen mit den multifunktionalen ONLYOFFICE Online-Editoren anzeigen und bearbeiten.

Sie können auch Folgendes anzeigen:

• Mediendateien in den gängigsten Formaten, einschließlich avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm usw.
• Bilder: bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp
• E-Books: fb2, epub
• Diagramme: vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm

Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf seinen Titel oder auf das Symbol daneben und wählen Sie die Option Bearbeiten. Das Dokument wird dann in einem neuen Tab des Internetbrowsers geöffnet. Wenn die Datei gerade bearbeitet wird, wird das Buntstiftsymbol angezeigt. Um mehr über die Funktionen der Editoren zu erfahren, besuchen Sie diese Seite.

Sobald Sie ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation bearbeiten und die Änderungen speichern, stehen Ihnen beide Versionen Ihrer Datei zur Verfügung, sodass Sie bei Bedarf die vorherige Version wiederherstellen können. Weitere Informationen zu Versionen finden Sie in diesem Artikel.

Um eine Datei anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol daneben und wählen Sie die Option Vorschau. Dadurch wird die Datei mit dem entsprechenden ONLYOFFICE Viewer geöffnet. Bilddateien werden im selben Fenster geöffnet, Textdateien in einem neuen Tab Ihres Internetbrowsers. Die ONLYOFFICE Viewer bieten Standardtools zum Vergrößern/Verkleinern Ihrer Dateien, Anpassen ihrer Größe, Navigieren zwischen ihren Seiten, Herunterladen oder Drucken.

Beim Betrachten von Mediendateien mit dem Online-Viewer können Sie über die entsprechenden Schaltflächen die Wiedergabe starten oder pausieren, die Lautstärke anpassen oder in den Vollbildmodus wechseln, zur vorherigen oder nächsten Mediendatei gehen, die Datei herunterladen oder löschen.

Beim Betrachten von Bilddateien mit dem Online-Viewer können Sie über die entsprechenden Schaltflächen das Bild vergrößern oder verkleinern, zum vorherigen oder nächsten Bild wechseln, die tatsächliche Bildgröße anzeigen (sofern das Bild vergrößert oder verkleinert wurde), das Bild im oder gegen den Uhrzeigersinn drehen, zum vorherigen oder nächsten Bild wechseln, die Datei herunterladen oder löschen.

Beim Anzeigen von Diagrammen mit dem Diagramm-Viewer können Sie zwischen Seiten navigieren, Zoom-Schaltflächen verwenden, das Diagramm drucken oder herunterladen. Weitere Informationen zu den Funktionen des Diagramm-Viewers finden Sie auf dieser Seite.