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Übersicht

Dokumente ist ein Modul zum Speichern, Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, ausfüllbaren Formularen, Bildern usw. Es enthält die folgenden Abschnitte:

  • Meine Dokumente Symbol Meine Dokumente ist ein privater Speicherplatz, jedes Portalmitglied (mit Ausnahme von Gästen) hat diesen Bereich, in dem er Dokumente nur für den persönlichen Gebrauch hochladen, importieren oder erstellen kann;
  • Für mich freigegeben Symbol Für mich freigegeben enthält Dokumente, die von anderen Mitgliedern für ein Portalmitglied freigegeben wurden;
  • Favoriten Symbol Favoriten enthält Dokumente, die vom aktuellen Benutzer als Favoriten markiert wurden. Benutzer können diesen Abschnitt in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls Dokumente ein- oder ausblenden. Dieser Abschnitt ist für Gäste nicht verfügbar;
  • Zuletzt verwendet Symbol Zuletzt verwendet enthält alle Dateien, die der aktuelle Benutzer zuletzt im Editor geöffnet hat (mit Ausnahme von verschlüsselten Dokumenten und Dateien aus Clouds von Drittanbietern). Benutzer können diesen Abschnitt in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls Dokumente ein- oder ausblenden. Dieser Abschnitt ist für Gäste nicht verfügbar;
  • Privater Raum Symbol Privater Raum ist ein spezieller Bereich für das sichere Arbeiten mit Dokumenten. Dieser Abschnitt ist nur in der Serverversion verfügbar. Die Arbeit im privaten Raum ist nur über Desktop-Editoren verfügbar;
  • Gemeinsame Dokumente Symbol Gemeinsame Dokumente ist ein gemeinsamer Speicherplatz mit Dateien und Ordnern, der allen Portalmitgliedern zur Verfügung steht;
  • Dokumente der Projekte Symbol Dokumente der Projekte enthält Ordner, die bestehenden Projekten entsprechen und stellt einen Speicherort für alle Dokumente aus dem Modul 'Projekte' dar;
  • Papierkorb Symbol Papierkorb ist ein Abschnitt, in dem alle gelöschten Dateien gespeichert werden und später wiederhergestellt oder entfernt werden können.
Es ist auch möglich, auf Projektdokumente im Modul "Projekte" zuzugreifen, indem Sie auf den Link "Dokumente" im linken Bereich klicken.

Dokumente hinzufügen/erstellen

Um alle Ihre Dateien in das Modul Dokumente zu übertragen, können Sie vorhandene Dokumente von der Festplatte Ihres Computers hochladen oder Ihr Box.com-, Dropbox-, Google-, OneDrive-, SharePoint-, Yandex-Konto in das Online-Büro integrieren.

Dateien und Ordner hochladen

Um eine Datei hochzuladen,

  1. öffnen Sie den gewünschten Abschnitt oder Ordner, in den Sie Ihre Dateien hochladen möchten, indem Sie die entsprechenden Optionen im linken Bereich auswählen,
  2. klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche Hochladen in der linken oberen Ecke innerhalb des Moduls 'Dokumente',
  3. wählen Sie die Option Dateien hochladen aus dem Menü,
  4. wählen Sie im Dateimanagerfenster die Dateien aus, die Sie in das Online-Büro hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Oder ziehen Sie einfach per Drag-und-Drop eine Datei oder mehrere ausgewählte Dateien von Ihrem Computer in den Arbeitsbereich, um Dokumente noch einfacher in Ihr Portal hochzuladen.

Beim Verbinden mit dem Portal mit dem über die Desktop-Editoren-Oberfläche aktivierten privaten Raum ist die Möglichkeit, Dateien per Drag-und-Drop in den privaten Raum hochzuladen, nicht verfügbar.

Der Hochladevorgang wird gestartet. Wenn das Dateiformat vom Office Open XML-Format abweicht, wird die Datei in das Format .docx/.xlsx/pptx für eine schnellere Bearbeitung umgewandelt. Das Benachrichtigungsfenster wird angezeigt, in dem Sie auswählen können, ob Sie beide Dateien speichern möchten (eine Datei im Originalformat und eine Datei im Office Open XML-Format). Wenn Sie im Portal keine Dateien im Originalformat benötigen, können Sie das Kontrollkästchen Dateikopie auch im Originalformat speichern deaktivieren. Sie wird beim nächsten Hochladen berücksichtigt und eine konvertierte Datei wird als neue Revision der Originaldatei und nicht als neue separate Datei platziert. Es ist auch möglich, die Option Dateikopie auch im Originalformat speichern im Modul Dokumente in der Allgemeinen Einstellungen zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Dateien hochladen Dateien hochladen

Wenn eine Originaldatei mit einem Passwort geschützt ist, wird das Passwort zum Konvertieren der Datei benötigt. Wenn Sie auf das Umwandeln und öffnen Symbol Umwandeln und öffnen Symbol rechts neben dem hochgeladenen Dokument in der Dateiliste klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie ein Passwort eingeben müssen.

Wenn die Datei mit dem gleichen Namen bereits im Ordner vorhanden ist, wird standardmäßig eine Kopie der Datei erstellt. Wenn Sie die Version der vorhandenen Datei aktualisieren möchten, klicken Sie auf den Link Allgemeine Einstellungen in der Liste Einstellungen auf der linken Seite und aktivieren Sie die Option Die Version dieser Datei mit demselben Namen erneuern. Ansonsten wird eine Kopie erstellt. Dieser Parameter wird auf alle danach hochgeladenen Dateien angewendet.
Dateien hochladen Dateien hochladen

Um einen Ordner hochzuladen, der verschachtelte Unterordner und Dokumente enthält:

  1. klicken Sie auf die Schaltfläche Schaltfläche Hochladen in der linken oberen Ecke,
  2. wählen Sie die Option Ordner hochladen aus dem Menü,
  3. wählen Sie im Dateimanagerfenster den Ordner aus, den Sie in das Online-Büro hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Dies kann auch durch Ziehen des benötigten Ordners aus dem Dateimanagerfenster in den Portalarbeitsbereich erfolgen.

Beim Verbinden mit dem Portal mit dem über die Desktop-Editoren-Oberfläche aktivierten privaten Raum ist die Möglichkeit, Ordner per Drag-und-Drop in den privaten Raum hochzuladen, nicht verfügbar.

Um Ihr Google Drive-, Box-, Dropbox-, OneDrive-, Nextcloud-, ownCloud-, SharePoint-, OneDrive for Business-, kDrive- oder Yandex Disk-Konto in das Modul Dokumente zu integrieren, verwenden Sie die entsprechenden Schaltflächen im linken Menü. Lesen Sie bitte dazu die Anweisungen in diesem Artikel.

Neue Dateien und Ordner erstellen

Sie können auch im Modul 'Dokumente' neue Dateien oder Ordner erstellen. Dazu:

  1. Öffnen Sie den benötigten Abschnitt oder Ordner, in dem Sie eine neue Datei erstellen möchten, indem Sie die entsprechenden Optionen im linken Bereich auswählen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen in der linken oberen Ecke und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Dokument, um ein neues Textdokument zu erstellen
    • Tabelle, um eine neue Kalkulationstabelle zu erstellen
    • Präsentation, um eine neue Präsentation zu erstellen
    • Formularvorlage, um eine neue .docxf-Datei zu erstellen, die das Bearbeiten von Text und das Arbeiten mit Formularfeldern ermöglicht. Wählen Sie eine der Optionen:
      • Aus leerer Datei, um eine leere .docxf-Datei zu erstellen.
      • Aus Textdokument, um eine .docxf-Datei auf der Grundlage eines vorhandenen .docx-Dokuments zu erstellen. Wählen Sie die erforderliche Datei aus, die in Ihrem Portal gespeichert ist, und klicken Sie auf Erstellen.

      Weitere Informationen zum Erstellen einer Formularvorlage finden Sie in diesen Artikel.

    • Ordner, um einen neuen Ordner erstellen
  3. Geben Sie einen Namen für Ihre Datei oder Ihren Ordner in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf das Symbol Bestätigung Symbol
Neue Datei erstellen Neue Datei erstellen

Dokumente anzeigen/bearbeiten

Mit multifunktionalen Online-Editoren können Sie Ihre Dokumente, Kalkulationstabellen und Präsentationen direkt im Portal anzeigen und bearbeiten. Sie können auch auf dem Portal gespeicherte Mediendateien in den gängigsten Formaten anzeigen, darunter avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm usw., sowie die Bilder-Formate wie bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp.

Um ein Dokument zu bearbeiten, klicken Sie einfach auf seinen Titel oder das Symbol Bleistift Symbol rechts neben dem Dateititel. Die Datei wird in einem neuen Tab des Internetbrowsers geöffnet. Wird eine Datei gerade von einem anderen Benutzer bearbeitet, sehen Sie das Farbbleistiftsymbol. Platzieren Sie den Mauszeiger über diesem Symbol Colored Pencil Plus icon, um zu sehen, wer die Datei jetzt bearbeitet. Klicken Sie darauf, um dieses Dokument gleichzeitig mit anderen Portalbenutzern zu öffnen und zu bearbeiten.

Um eine Datei zu bearbeiten, können Sie auch auf das Symbol Actions Icon klicken und die Option Bearbeiten auswählen.
Kalkulationstabelle bearbeiten Kalkulationstabelle bearbeiten

Sobald Sie ein Dokument, eine Tabelle oder eine Präsentation bearbeiten und die vorgenommenen Änderungen speichern, stehen beide Revisionen Ihrer Datei zur Verfügung, sodass Sie bei Bedarf die vorherige Revision wiederherstellen können. Die verfügbaren Revisionen können in die Versionen gruppiert werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Wenn Sie keine Rechte zum Bearbeiten des Dokuments haben, wird das Dokument nach dem Anklicken in dem entsprechenden Online-Office-Viewer geöffnet. Die Bilddateien werden im selben Fenster geöffnet, die Textdateien werden in einem neuen Tab Ihres Internetbrowsers angezeigt. Die Online-Office-Viewer bieten Standardwerkzeuge zum Vergrößern/Verkleinern Ihrer Dateien, Anpassen ihrer Größe, Navigieren zwischen Seiten, Herunterladen oder Drucken.

Um eine Datei anzuzeigen, können Sie auch auf das Symbol Actions Icon klicken und die Option Vorschau auswählen.
Textdatei anzeigen Textdatei anzeigen
Die Portalgäste können Online-Editoren nur zum Anzeigen von Dateien verwenden (wenn sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen). Um eine Datei zu bearbeiten, müssen sie diese Datei zuerst auf ihren Computer herunterladen. Wenn Änderungen vorgenommen werden, müssen die Gäste die Dateien mit Hilfe des Portalbenutzers wieder in das Portal hochladen.

Beim Betrachten von Mediendateien mit dem Online-Viewer können Sie über entsprechende Schaltflächen die Wiedergabe starten oder anhalten, die Lautstärke anpassen oder in den Vollbildmodus wechseln, zur vorherigen oder nächsten Mediendatei wechseln, die Datei herunterladen oder löschen.

Videodatei betrachten Videodatei betrachten

Beim Betrachten von Bilddateien mit dem Online-Viewer können Sie über die entsprechenden Schaltflächen das Bild vergrößern oder verkleinern, zum vorherigen oder nächsten Bild wechseln, die tatsächliche Größe des Bildes anzeigen (wenn das Bild vergrößert oder verkleinert wurde), Bild im oder gegen den Uhrzeigersinn drehen, zum vorherigen oder nächsten Bild gehen, die Datei herunterladen oder löschen.

Dokumente verwalten

Um schnell ein benötigtes Dokument zu finden, verwenden Sie den Filter oben in der Dokumentenliste.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Plus Icon und geben Sie die erforderlichen Filterparameter an:

  • Um Elemente nach TYP zu filtern, wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ordner, Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Bilder, Medien, Archive oder Alle Dateien.
  • Um Elemente nach VERFASSER zu filtern, klicken Sie auf die Option Benutzer oder Gruppe und wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Gruppe aus.
  • Um Unterordner von der Suche auszuschließen, klicken Sie im Abschnitt SUCHEN auf die Option Keine Unterordner.

Geben Sie einen Dokumenttitel ganz oder teilweise in das Filterfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste, um die gefundenen Elemente anzuzeigen. Der Suchort wird über den Suchergebnissen angezeigt. Bei Bedarf können Sie Unterordner von der Suche ausschließen, indem Sie auf den Link Alle Unterordner klicken. Wenn Sie zu dem Ordner wechseln möchten, in dem sich die gefundene Datei befindet, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und verwenden Sie die Option Ordner öffnen. Um zum übergeordneten Ordner zu gelangen, der eine Ebene höher liegt als der aktuelle Ordner, verwenden Sie das Pfeil Go to parent folder Icon.

Standardmäßig werden alle Dateien nach dem zuletzt geänderten Datum in absteigender Reihenfolge sortiert (spätere Daten zu früheren). Bei Bedarf können Sie die Artikel nach Erstellungsdatum, Titel, Typ, Größe oder Verfasser sortieren. Öffnen Sie der Drop-Down-Liste Sortieren nach rechts neben dem Feld Filter und wählen Sie die erforderliche Option aus. Um die Sortierreihenfolge von Absteigend in Aufsteigend zu ändern, klicken Sie auf das Symbol Sorting Order Icon.

Verwenden Sie die Schaltflächen View Icons auf der rechten Seite, um zwischen den verfügbaren Anzeigemodi zu wechseln: Thumbnails aktivieren, Auf Normalansicht umschalten und Auf Kompaktansicht umschalten. Für verbundene Dienste von Drittanbietern werden keine Thumbnails generiert.

Sie können mit Ihren Dokumenten die folgenden Operationen durchführen:

  • Als OFORM speichern: Diese Option ist nur für die Formularvorlagen .docxf verfügbar
  • Formular ausfüllen: Diese Option ist nur für die ausfüllbaren .oform-Formulare verfügbar
  • Freigeben: Mehrere Dokumente gleichzeitig für die Portalbenutzer freigeben
  • Externen Link kopieren: Eine Datei mit Schreibgeschützt-Berechtigungen für Personen außerhalb des Portals senden
  • Den Link zu einem Dokument in die Zwischenablage für Portalbenutzer kopieren
  • Senden: Eine Datei per E-Mail senden
  • Mit DocuSign unterschreiben: Eine Datei mit DocuSign signieren
  • Versionshistorie anzeigen und eine von ihnen wiederherstellen
  • Version abschließen: Die aktuelle Version einer Datei abschließen und eine Revision für eine neue Datei erstellen.
  • Für weitere Autoren blockieren: Eine Datei zur weiteren Bearbeitung durch andere Benutzer mit entsprechenden Bearbeitungsrechten blockieren.
  • Die Datei als Favorit kennzeichnen.
  • Herunterladen: Eine Datei im Originalformat auf die Festplatte Ihres Computers herunterladen.
  • Herunterladen als: Eine Datei im ausgewählten Format auf die Festplatte Ihres Computers herunterladen.
    Werden mehrere Dateien zum Herunterladen ausgewählt, werden diese in ein .zip- oder .tar.gz-Archiv gepackt (je nach Option, die Sie in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls 'Dokumente' angegeben haben) und auf Ihrer Festplatte gespeichert.
  • Verschieben: Eine Datei in einen anderen Abschnitt oder Ordner innerhalb des Moduls Dokumente verschieben.
  • Kopieren: Die erstellte Kopie einer Datei in den ausgewählten Abschnitt des Moduls Dokumente verschieben.
  • Kopie erstellen: Eine Kopie einer Datei im aktuellen Ordner erstellen.
  • Eine Datei umbenennen.
  • Löschen einer Datei, indem sie in den Abschnitt Papierkorb des Moduls Dokumente verschoben wird.

Gruppenoperationen mit Dateien können über die Schaltflächen oben oder das Kontextmenü ausgeführt werden. Um mehrere Dateien gleichzeitig freizugeben, per E-Mail zu senden, als Favoriten zu markieren, herunterzuladen, zu verschieben, zu kopieren oder zu löschen,

  1. öffnen Sie den benötigten Abschnitt des Moduls Dokumente, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
  2. aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Dateien, die Sie verwalten möchten,
  3. klicken Sie oben auf die gewünschte Schaltfläche, je nachdem, welche Operation Sie ausführen möchten, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der ausgewählten Dateien und verwenden Sie die Kontextmenüoptionen
Wenn die Dokumente, die Sie freigeben möchten, unterschiedliche Freigabeeinstellungen haben (z. B. können Benutzer nur das Dokument X anzeigen, haben aber die vollen Zugriffsrechte auf das Dokument Y), wird der Status Variiert vor dem Benutzernamen im Fenster "Freigabeeinstellungen" angezeigt. Sie können den Status aller ausgewählten Dokumente jederzeit für jeden einzelnen Benutzer ändern, indem Sie die erforderliche Option in der Drop-Down-Liste vor dem Benutzernamen auswählen.
Dateien verwalten Dateien verwalten

Einige Operationen können mit einer einzelnen Datei nur über das Kontextmenü ausgeführt werden. Um eine Datei umzubenennen, mit DocuSign zu signieren, für weitere Autoren zu blockieren, abzuschließen, den Versionsverlauf einer Datei anzuzeigen oder den Link zu ihr zu kopieren (oder eine der oben genannten Operationen durchzuführen),

  1. öffnen Sie den benötigten Abschnitt des Moduls Dokumente, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
  2. suchen Sie das benötigte Dokument und klicken Sie daneben auf das Symbol Aktionen Symbol,
  3. wählen Sie die entsprechende Option abhängig von der Operation, die Sie ausführen möchten. Um mehr über die verfügbaren Kontextmenüoptionen zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Um zu erfahren, wie Sie frühere Revisionen/Versionen eines Dokuments verwalten, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Dateien verwalten Dateien verwalten

Um ein im Modul Dokumente gespeichertes Dokument umzubenennen, können Sie auch das Kontrollkästchen links neben der gewünschten Datei in der Liste aktivieren und die Taste F2 drücken. Es ist auch möglich, ein Dokument direkt während der Bearbeitung über die Editoroberfläche umzubenennen. Dazu:

  1. Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Registerkarte Datei und wählen Sie die Option Umbenennen...,
  2. Geben Sie in einem neuen Fenster, das sich öffnet, den erforderlichen Dateinamen ein und klicken Sie auf OK.
Hinzufügen von Dokumenten zu Favoriten

Der Abschnitt Favoriten enthält alle als Favoriten gekennzeichneten Dateien aus allen Abschnitten und Ordnern des Moduls Dokumente. Um ein Dokument zu Favoriten hinzuzufügen:

  1. öffnen Sie den benötigten Abschnitt des Moduls Dokumente, indem Sie auf die entsprechende Option im linken Bereich klicken,
  2. suchen Sie das benötigte Dokument und klicken Sie daneben auf das Symbol Aktionen Symbol,
  3. wählen Sie die Option Als Favorit kennzeichnen aus.

ODER

  1. Öffnen Sie das benötigte Dokument aus dem Modul Dokumente.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Favoriten Symbol Als Favorit kennzeichnen.

Die Datei wird im Abschnitt Favoriten verfügbar sein und mit dem Symbol Favoriten Symbol in der Dateiliste markiert.

Favoriten Abschnitt Favoriten Abschnitt

Im Abschnitt Favoriten können Sie im Kontextmenü über die Option Offene Position zu dem Ordner wechseln, der diese Datei enthält.

Um eine hinzugefügte Datei aus den Favoriten zu entfernen, verwenden Sie die Option Aus Favoriten entfernen im Kontextmenü oder klicken Sie auf das Symbol Favorit Symbol neben dem Dateinamen.

Um mehrere Dateien gleichzeitig aus den Favoriten zu entfernen, markieren Sie sie in der Dateiliste im Abschnitt Favoriten und klicken Sie oben auf die Schaltfläche Entfernen.

Sie können den Abschnitt Favoriten in den Allgemeinen Einstellungen des Moduls Dokumente ein- oder ausblenden.

Dokumente freigeben

Sie können Berechtigungen für die im Abschnitt Meine Dokumente gespeicherten Dateien festlegen, sodass ein bestimmtes Portalmitglied oder eine Gruppe von ihnen Ihre Dateien lesen oder bearbeiten kann.

Ein Modul- oder Vollzugriffsadministrator kann Zugriffseinstellungen im Abschnitt Allgemein festlegen. Weitere Informationen zu den Zugriffsrechten für Portaladministratoren/Benutzer/Gastrechte finden Sie im Abschnitt Erste Schritte: Personen.
Zugriffsrechte

Im Allgemeinen gibt es drei Hauptzugriffsrechte: Bearbeitung (Lesen und Schreiben), eingeschränkte Bearbeitung und Vorschau (Lesen). Im Modul Dokumente können Sie die folgenden Zugriffstrechte festlegen:

  • Voller Zugriff Symbol Voller Zugriff: Ein Benutzer oder eine Gruppe kann das Dokument anzeigen und bearbeiten sowie dieses Dokument freigeben. Alle Bearbeitungsoptionen, einschließlich Überprüfungsfunktionen, Formularausfüllen und Kommentieren, stehen zur Verfügung.
  • Eingeschränkte Bearbeitung: Review, Ausfüllen von Formularen, Benutzerdefinierter Filter und Kommentare. Diese Zugriffsrechte ermöglichen es die Möglichkeit der Benutzern, die eine freigegebene Datei ändern können, einzuschränken.
    • Review Symbol Review: Ein Benutzer oder eine Gruppe kann das Dokument anzeigen und ändern, ohne es tatsächlich zu bearbeiten. Das Ausfüllen von Formularen und Kommentieren ist ebenfalls möglich, aber alle von einem Prüfer vorgenommenen Änderungen werden aufgezeichnet und dem Dateibesitzer (oder einer Person, die vollen Zugriff auf die Datei hat) angezeigt, damit er/sie in der Lage ist, diese Änderungen akzeptieren oder ablehnen.
    • Ausfüllen von Formularen Symbol Ausfüllen von Formularen: Ein Benutzer oder eine Gruppe kann nur das Formular anzeigen und die Felder in der .oform-Datei ausfüllen. Alle anderen Bearbeitungsoptionen außer der Eingabe von Text in die Formularfelder sind nicht verfügbar.
    • Benutzerdefinierter Filter Symbol Benutzerdefinierter Filter: Die von einem Benutzer an den Filtern vorgenommenen Änderungen werden nur für den aktuellen Benutzer angewendet. Alle anderen Bearbeitungsoptionen stehen zur Verfügung.
    • Kommentare Symbol Kommentare: Ein Benutzer oder eine Gruppe kann das Dokument nur anzeigen und Kommentare hinzufügen sowie verwalten (Kommentare bearbeiten oder löschen, Antworten hinzufügen oder die Diskussion schließen). Alle anderen Bearbeitungsoptionen außer der Arbeit mit Kommentaren sind nicht verfügbar.
    Die Option Review ist nur für die .docx- und .docxf-Dateien verfügbar. Die Option Ausfüllen von Formularen ist nur für .oform-Dateien verfügbar. Die Option Benutzerdefinierter Filter ist nur für die .xlsx-Dateien verfügbar.
  • Schreibgeschützt Symbol Schreibgeschützt: Ein Benutzer oder eine Gruppe kann das Dokument nur anzeigen. In diesem Fall sind keine Bearbeitungsoptionen verfügbar und die Datei kann nicht geändert werden.
    Gäste können nur Schreibgeschützt-Rechte haben.
  • Zugriff verweigern Symbol Zugriff verweigern: Diese Option wird verwendet, um den Zugriff zu verweigern, der einem Benutzer oder einer Gruppe zuvor gewährt wurde.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Aktionen ein Benutzer in Abhängigkeit von den ihm erteilten Zugriffsrechten ausführen kann:

Dokument anzeigen Kommentare hinzufügen und verwalten Ausfüllen von Formularen Dokument bearbeiten
Voller Zugriff + + + +
Review + + +* +*
Ausfüllen von Formularen + - + -
Benutzerdefinierter Filter + + nicht angewand +
Kommentare + + - -
Schreibgeschützt + - - -

* - Alle Änderungen müssen vom Dateibesitzer oder einer Person mit vollem Zugriff auf die Datei eingesehen und akzeptiert/abgelehnt werden.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Zugriffsrechte je nach Dateiformat gewährt werden können:

Zugriffsrechte Dateiformate
Voller Zugriff Alle Formate*
Review .docx, .docxf
Ausfüllen von Formularen .oform
Benutzerdefinierter Filter .xlsx
Kommentare .docx, .docxf, .xlsx, .pptx
Schreibgeschützt Alle Formate
Zugriff verweigern Alle Formate

* - In der persönlichen Cloud kann der volle Zugriff nur auf die Dateiformate angewendet werden, die in Online-Editoren zum Bearbeiten oder Anzeigen geöffnet werden können.

Wenn Sie einen Ordner freigeben möchten, können Sie einen der folgenden Zugriffstypen auswählen: Voller Zugriff, Schreibgeschützt und Zugriff verweigern.

Weitere Informationen zu Ordnerberechtigungen im Modul Dokumente finden Sie in diesem Artikel.
Zugriff auf eine Datei/einen Ordner gewähren

Suchen Sie eine Datei (oder einen Ordner), die Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben Symbol Freigeben rechts neben dem Titel. Im geöffneten Fenster „Freigabeeinstellungen“ können Sie:

  • Zugriff auf eine Datei/einen Ordner Ihren Portalbenutzern/-gruppen gewähren,
  • Zugriff auf eine Datei für andere Personen gewähren (einschließlich Personen außerhalb des Portals)
    • indem Sie einen Link zu einem Dokument freigeben
    • durch Einbetten eines Dokuments in eine Webseite

Wenn die Datei freigegeben wird, wird die Schaltfläche Freigegebene Datei Symbol Freigeben rechts neben dem Titel mit einer intensiveren Farbe hervorgehoben.

Freigeben von Dokumenten den Portalbenutzern

Wenn Sie nur Personen Zugriff gewähren möchten, die sich bei Ihrem Portal anmelden können,

  1. Legen Sie einen Standardzugriffstyp für alle Personen/Gruppen fest, für die Sie das Dokument freigeben möchten. Die Option Schreibgeschützt ist standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie neben der Schaltfläche Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen auf das Symbol Schreibgeschützt und wählen Sie die erforderliche Option: Voller Zugriff, Review, Ausfüllen von Formularen, Benutzerdefinierter Filter, Kommentare, Schreibgeschützt oder Zugriff verweigern. Die verfügbaren Optionen können je nach Dateityp unterschiedlich sein.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen oder Gruppen hinzufügen, um die Benutzer-/Gruppenliste zu öffnen.
  3. Markieren Sie die Personen (Gruppen), denen Sie das Dokument freigeben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
    Freigeben von Dokumenten den Portalmitgliedern Freigeben von Dokumenten den Portalmitgliedern

    Wenn Sie Benutzer hinzufügen, können Sie sie einzeln mithilfe des Filterfelds oben markieren, um die Suche zu erleichtern. Es ist auch möglich, die erforderliche Gruppe oder die Option Alle auswählen auf der rechten Seite zu aktivieren, um alle Benutzer der ausgewählten Gruppe bzw. alle Portalbenutzer hinzuzufügen.

  4. Ändern Sie bei Bedarf die Berechtigungsdetails für jeden einzelnen Benutzer/jede Gruppe, indem Sie eine der verfügbaren Optionen aus der Drop-Down-Liste neben dem Personen-/Gruppennamen auswählen.

    Um einen Benutzer/eine Gruppe aus der Liste zu entfernen, verwenden Sie das Symbol Benutzer entfernen Symbol.

    Freigeben von Dokumenten den Portalmitgliedern Freigeben von Dokumenten den Portalmitgliedern
    Sie können allen Portalmitgliedern außer einigen Benutzern oder einer bestimmten Gruppe Zugriff gewähren, anstatt jedes Mitglied einzeln hinzuzufügen. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche 'Gruppen hinzufügen', wählen Sie die Option 'Alle' und stellen Sie den erforderlichen Zugriffstyp dafür ein. Fügen Sie dann über eine der Schaltflächen eine bestimmte Gruppe oder einen bestimmten Benutzer hinzu und wählen Sie die Option „Zugriff verweigern“.
  5. Lassen Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung senden aktiviert, um eine Standard-E-Mail-Nachricht an die Personen zu senden, für die Sie Ihr Dokument freigegeben haben.
  6. Klicken Sie auf den Link Nachricht hinzufügen, um der Standard-E-Mail-Benachrichtigung Ihren eigenen Text hinzuzufügen.
  7. Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche Speichern.

Jeder Portalbenutzer, für den Sie die Datei freigegeben haben, kann dieses Dokument im Abschnitt Für mich freigegeben finden.

Wenn Sie einen Link zur freigegebenen Datei benötigen, damit Sie diesen Link an die Portalbenutzer senden können, klicken Sie auf das Symbol Link für Portalbenutzer-Symbol im Fenster "Freigabeeinstellungen". Der Link wird in die Zwischenablage kopiert.

Formulare den Portalbenutzern freigeben

Um eine .oform-Datei zum Ausfüllen von Formularen freizugeben, befolgen Sie die im Abschnitt Freigeben von Dokumenten den Portalbenutzern beschriebenen Schritte und wählen Sie die Option Ausfüllen von Formularen. Die Optionen Voller Zugriff, Schreibgeschützt und Zugriff verweigern sind auch für die .oform-Dateien verfügbar.

Freigeben von Dokumenten den Portalmitgliedern Freigeben von Dokumenten den Portalmitgliedern
Die Option Formular ausfüllen ist nur für .oform-Dateien verfügbar. Sie können keine verschlüsselten Dateien und Dateien von Drittanbieterkonten zum Ausfüllen von Formularen freigeben. Die Option Formular ausfüllen ist nicht verfügbar, wenn eine .oform-Datei über einen externen Link freigegeben wird.

Jeder Portalbenutzer, für den Sie die Datei freigegeben haben, findet dieses Formular im Abschnitt Für mich freigegeben. Ein Benutzer kann die freigegebene .oform-Datei zum Ausfüllen von Formularen öffnen, indem er auf das Symbol Formular ausfüllen Formular ausfüllen neben dem Dateinamen klicken soll oder durch Rechtsklick auf die Datei in der Dateiliste die Option Formular ausfüllen Symbol Formular ausfüllen aus dem Kontextmenü auswählen.

  • Wenn die .oform-Datei mit den Rechten zum Ausfüllen von Formularen freigegeben wird, wird eine Kopie der Datei im Abschnitt Meine Dokumente erstellt. Das Ausfüllen des Formulars erfolgt in dieser Kopie und hat keinen Einfluss auf die Originaldatei. Wenn die Originaldatei vom Besitzer geändert wird, ist ihre Kopie nicht aktuell.
  • Wenn die .oform-Datei mit den Rechten Voller Zugriff freigegeben wird, wird keine Kopie der Datei erstellt und das Ausfüllen des Formulars erfolgt in der Originaldatei.

Weitere Informationen zum Ausfüllen eines Formulars finden Sie in diesem Artikel.

Dokumente über den Link freigeben

Um die Möglichkeit zu haben, jedem mit dem Link darauf Zugriff auf die Datei zu gewähren oder die Datei in eine Webseite einzubetten, damit jeder Besucher dieser Seite das Dokument anzeigen kann, klicken Sie auf den Umschalter Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen im Fenster 'Freigabeeinstellungen' - danach werden die verfügbaren Parameter angezeigt.

Wenn Sie die SaaS-Version verwenden, können Sie während der Testphase keine nicht bearbeitbaren Dateien (Bilder, Archive usw.) über den externen Link freigeben.
Freigeben von Dokumenten den Personen außerhalb des Portals Freigeben von Dokumenten den Personen außerhalb des Portals

Den Link zum Dokument freigeben

  1. Definieren Sie den Zugriffstyp, indem Sie Voller Zugriff, Review, Benutzerdefinierter Filter, Kommentare oder Schreibgeschützt aus der Liste neben der Überschrift Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen auswählen. Die verfügbaren Optionen können je nach Dateityp unterschiedlich sein.
  2. Verwenden Sie die Option Verkürzen, um einen verkürzten Link zu erhalten.
  3. Wählen Sie aus, wie Sie das Dokument freigeben möchten:
    • Kopieren den Link in die Zwischenablage, um ihn über einen Messenger oder auf andere Weise zu versenden.
    • Klicken Sie auf das Symbol E-Mail-Symbol, um den Link per E-Mail zu senden. Wenn Sie bereits das Modul E-Mail verwenden, eine Nachrichtenvorlage wird in einem neuen Tab geöffnet. Sie können die E-Mail-Adressen angeben, an die der Link gesendet werden soll, die begleitende Nachricht bearbeiten und auf die Schaltfläche Senden klicken.

      Geben Sie im Feld An: die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie den Link senden möchten. Sie können mit der Eingabe der E-Mail-Adresse oder des Namens des Empfängers beginnen und die gewünschte aus der Liste auswählen. Die in Ihrem Adressbuch gespeicherten Kontakte, die den eingegebenen Zeichen entsprechen, werden dort während der Eingabe angezeigt (d. h. Ihre persönlichen, CRM- und Portalkontakte sowie E-Mail-Adressen, an die Sie bereits E-Mails gesendet haben).

      Sie können beliebig viele Empfänger hinzufügen. Wählen Sie nacheinander mehrere Adressen aus der Liste aus oder geben Sie mehrere neue Adressen ein, die durch Kommas getrennt sind. Bei einer falschen Eingabe einer E-Mail-Adresse wird der Adressblock rot markiert. Um eine Adresse zu bearbeiten, klicken Sie zweimal auf den erforderlichen Adressblock. Um eine Adresse zu löschen, klicken Sie auf das Symbol Adresse löschen Symbol.

    • Klicken Sie auf eines der Symbole des sozialen Netzwerks, um den Link über Ihr entsprechendes soziales Konto freizugeben.
  4. Schließen Sie das Fenster "Freigabeeinstellungen", indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken.

Um den Zugriff über den Link zu dem zuvor freigegebenen Dokument zu verweigern, können Sie die Option Zugriff verweigern aus der Liste auswählen oder erneut auf den Umschalter Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen klicken, um diese Option zu deaktivieren.

Den Einbettungscode erhalten

  1. Klicken Sie im rechten Teil des Fensters auf den Link Einbetten des Dokuments.
    Einbetten des Dokuments Einbetten des Dokuments
  2. Wählen Sie die Größe des Dokumentanzeigefensters aus den verfügbaren aus oder legen Sie seine benutzerdefinierte Breite und Höhe fest.
  3. Kopieren Sie den Einbettungscode und fügen Sie ihn in Ihre Webseite ein.
  4. Schließen Sie das Fenster "Freigabeeinstellungen", indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken.

Weitere Anweisungen finden Sie in dieser Benutzeranleitung.

Wenn Sie das Dokument löschen, wechseln Sie im Fenster "Freigabeeinstellungen" zur Option "Zugriff verweigern" oder deaktivieren Sie die Option Zugriffsberechtigung für externen Link bestimmen. Webseitenbesucher können das Dokument nicht anzeigen.

Moduleinstellungen ändern

Im Abschnitt Einstellungen in der linken Seitenleiste können Sie die Moduleinstellungen Dokumente ändern. Es enthält mehrere Unterabschnitte.

Allgemeine Einstellungen

Dieser Abschnitt steht allen Benutzern zur Verfügung. Gäste können auch mit eingeschränkter Funktionalität auf diesen Abschnitt zugreifen.

Moduleinstellungen ändern Moduleinstellungen ändern
  • Dateikopie auch im Originalformat speichern (für Benutzer und Gäste verfügbar) - wird beim Hochladen von Dateien in anderen Formaten als .docx/.xlsx/.pptx verwendet. Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie eine konvertierte Datei als neue separate Datei erstellen. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird eine konvertierte Datei als neue Revision der Originaldatei erstellt.
  • Benachrichtigung anzeigen, wenn das Element in den Papierkorb verschoben wird (für Benutzer und Gäste verfügbar) - wird verwendet, um Benachrichtigungen beim Verschieben von Elementen in den Papierkorb auszublenden oder anzuzeigen.
  • Dateien im Format TAR.GZ herunterladen. Ansonsten werden die Dateien im Format ZIP heruntergeladen. (für Benutzer und Gäste verfügbar) - wird verwendet, um das erforderliche Format zum Herunterladen mehrerer Dateien auszuwählen. Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Dateien im Format .tar.gz heruntergeladen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden die Dateien im Format .zip heruntergeladen.
  • Die Version dieser Datei mit demselben Namen erneuern. Ansonsten wird eine Kopie erstellt (für Benutzer verfügbar) - wird verwendet, wenn eine Datei mit demselben Namen hochgeladen wird. Wenn diese Option aktiviert ist, kann die Version der vorhandenen Datei aktualisiert werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird eine Kopie der Datei erstellt.
  • Zwischenversionen bei der Bearbeitung aufbewahren (für Benutzer verfügbar) - wird verwendet, um jedes Mal, wenn der Benutzer die Datei mit der Tastenkombination Strg+S oder mit dem Symbol Speichern speichert, eine neue Zwischenrevision zu erstellen.
  • Favoriten anzeigen (für Benutzer verfügbar) - wird verwendet, um den Abschnitt Favoriten auszublenden oder anzuzeigen.
  • Neuste anzeigen (für Benutzer verfügbar) - wird verwendet, um den Abschnitt Zuletzt verwendet auszublenden oder anzuzeigen.
Administrative Einstellungen

Dieser Abschnitt steht dem Portalbesitzer, Administratoren mit vollem Zugriff oder den Administratoren des Moduls Dokumente zur Verfügung.

In diesem Abschnitt können Sie die Einstellungen für alle Portalbenutzer ändern:

  • Alle gespeicherten Zwischenversionen aufbewahren wird verwendet, um es den Portalbenutzern zu ermöglichen, alle Zwischenrevisionen speichern.
  • Einstellungen der fremden Services für Benutzer aktivieren wird verwendet, um den Portalbenutzern das Verbinden von Drittanbieter-Clouds zu ermöglichen.
Konten anschließen

Dieser Abschnitt ist für alle Benutzer (mit Ausnahme von Gästen) verfügbar, wenn die Einstellung Einstellungen der fremden Services für Benutzer aktivieren im Abschnitt Administrative Einstellungen aktiviert ist.

In diesem Abschnitt werden alle Clouds angezeigt, die mit dem Benutzerkonto verbunden sind, und ermöglicht das Verbinden mit anderen Clouds von Drittanbietern.

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