组织群发邮件

介绍

CRM模块允许您直接向联系人发送群发邮件，而无需使用外部电子邮件客户端。

现在，您可以直接从CRM模块进行操作。本指南将向您展示如何通过几个简单的步骤完成此操作。

步骤1. 配置SMTP服务器

在线办公允许您在不打开任何外部电子邮件客户端软件的情况下发送消息；您只需指定您常用的邮件服务的SMTP服务器参数。您将能够通过您的门户界面从常用的电子邮件地址向客户发送邮件。

要配置SMTP设置：

1. 进入门户的设置部分。为此，请点击右上角的 图标。
2. 切换到集成选项卡。
3. 打开SMTP设置页面。
4. 在SMTP设置部分，填写必要的字段（您可以从您的电子邮件服务提供商处获取具体设置）：
   • 在主机字段中，输入您的SMTP服务器主机名，例如 smtp.domain.com，
   • 指定SMTP服务器使用的端口号。建议使用端口587或25。
   • 如果SMTP服务器需要身份验证，请勾选身份验证框。
   • 填写主机登录和主机密码字段，
     主机登录是您为其指定SMTP设置的电子邮件服务器的邮箱地址。主机密码是您用于访问相应邮箱的密码。确保您的电子邮件地址和密码有效。
   • 勾选通过NTLM认证框以使用SaslMechanismNtlm登录；
   • 在发件人显示名称字段中输入所需名称，
   • 在发件人电子邮件地址字段中指定相应的电子邮件地址（必须与主机登录字段中指定的地址一致）。
5. 勾选启用SSL框以启用加密连接。
6. 点击保存按钮。
7. 要验证指定的设置是否正确，请点击发送测试邮件按钮。如果设置正确，您将在门户用户配置文件中指定的电子邮件地址收到SMTP测试消息。

步骤2. 访问CRM

进入您的门户并点击CRM链接。

步骤3. 创建邮件列表

您的邮件列表最多可以包含50个收件人。要创建它，请在联系人列表中勾选您希望发送邮件的联系人。为便于查找所需联系人，请使用联系人列表上方的过滤器。

确认所有选定的联系人都已指定电子邮件地址。如果没有，要添加地址，请点击右侧的操作 按钮，从下拉列表中选择添加电子邮件选项，并在出现的字段中输入必要的地址。按下回车键以确认。

当所有联系人都被选中后，点击联系人列表上方的发送邮件按钮，并选择内部SMTP（最多50个电子邮件收件人）选项。

步骤4. 撰写邮件

当所有设置配置完成后，撰写邮件页面将打开。

在发件人：字段中，您将看到配置SMTP服务器时指示的发件人名称和电子邮件地址。收件人：字段显示选定联系人的数量。

您只需输入信件的主题并撰写您的消息。格式工具栏帮助您通过更改字体样式、字体颜色、对齐方式、大小等来格式化文本。

如果您需要在消息中添加一些变量，请使用个性化标签。

如果您希望在问候语中添加收件人姓名，只需将鼠标光标放在您希望添加变量的位置，然后从下拉列表中选择适当的标签并点击添加到信件正文。在我们的例子中，由于我们将信件发送给个人，所以将使用FirstName和LastName。结果，您将看到以下行： 亲爱的$(Person.First Name) $(Person.Last Name)。

必要的数据将自动从您的CRM客户数据库中提取。

您还可以将某个文件附加到您的消息中。点击显示文件附件面板链接，在信件正文字段下方，使用附加文件按钮浏览您的硬盘以查找必要的文件。

勾选将此消息存储在历史记录中框，以将相应事件添加到邮件列表中每个联系人的互动历史记录中。

步骤5. 预览并开始发送邮件

要预览结果，请点击下一步（预览）按钮，在信件正文字段下方。

如果您对结果满意，请点击发送按钮开始发送邮件。