创建和编辑数据透视表

创建新的数据透视表

要创建数据透视表，

1. 准备您要用于创建数据透视表的源数据集。它应包含列标题。数据集不应包含空行或空列。
2. 选择源数据范围内的任意单元格。
3. 切换到顶部工具栏的数据透视表选项卡，然后单击插入表图标。

   如果您想在格式化表的基础上创建数据透视表，您也可以使用右侧边栏表设置选项卡中的 插入数据透视表选项。

4. 创建数据透视表窗口将会出现。

   

   • 源数据范围已经指定。在这种情况下，将使用源数据范围内的所有数据。如果您想更改数据范围（例如，仅包含部分源数据），请单击图标。在选择数据范围窗口中，以以下格式输入所需的数据范围：Sheet1!$A$1:$E$10。您也可以使用鼠标在工作表上选择所需的单元格范围。准备好后，单击确定。
   • 指定您希望放置数据透视表的位置。
     • 默认选择新工作表选项。它允许您将数据透视表放置在新工作表中。
     • 您还可以选择现有工作表选项并选择某个单元格。在这种情况下，所选单元格将是创建的数据透视表的右上角单元格。要选择单元格，请单击图标。

       

       在选择数据范围窗口中，以以下格式输入单元格地址：Sheet1!$G$2。您也可以单击工作表中的必要单元格。准备好后，单击确定。

   • 选择数据透视表位置后，在创建表窗口中单击确定。

一个空的数据透视表将插入到所选位置。

右侧边栏将打开数据透视表设置选项卡。您可以通过单击图标来隐藏或显示此选项卡。数据透视表设置也可以在右键单击表时出现的上下文菜单中使用。上下文菜单选项取决于您单击的字段。

选择要显示的字段

选择字段部分包含根据源数据集中的列标题命名的字段。每个字段都包含源表中相应列的值。以下四个部分可用：筛选器、列、行和值。

选中您希望在数据透视表中显示的字段。当您选中一个字段时，它将根据数据类型添加到右侧边栏的可用部分之一，并显示在数据透视表中。包含文本值的字段将添加到行部分；包含数值的字段将添加到值部分。

您可以简单地将字段拖动到所需的部分，也可以在部分之间拖动字段以快速重新组织您的数据透视表。要从当前部分中删除字段，请将其拖出该部分。

为了将字段添加到所需的部分，还可以单击选择字段部分中字段右侧的黑色箭头，并从菜单中选择所需的选项：添加到筛选器、添加到行、添加到列、添加到值。

下面是一些使用筛选器、列、行和值部分的示例。

• 如果将字段添加到筛选器部分，则在数据透视表上方会添加一个单独的筛选器。它将应用于整个数据透视表。如果您单击添加筛选器中的下拉箭头，您将看到选定字段的值。当您在筛选器选项窗口中取消选中某些值并单击确定时，未选中的值将不会显示在数据透视表中。可用的筛选器组包括标签、值和日期。

  

• 如果将字段添加到列部分，数据透视表将包含与选定字段的值数量相等的列数。还将添加总计列。

  

• 如果将字段添加到行部分，数据透视表将包含与选定字段的值数量相等的行数。还将添加总计行。

  

• 如果将字段添加到值部分，数据透视表将显示选定字段中所有数值的求和值。如果字段包含文本值，将显示值的计数。用于计算求和值的函数可以在字段设置中更改。

  

要查看更多有关任何值字段的信息，请右键单击它以打开上下文菜单并选择显示详细信息选项，或左键双击所需的值字段。值字段所基于的数据将在新工作表中打开。

重新排列字段并调整其属性

一旦将字段添加到所需的部分，您可以管理它们以更改数据透视表的布局和格式。单击筛选器、列、行或值部分中字段右侧的黑色箭头以访问字段上下文菜单。

它允许您：

• 移动选定字段向上、向下、到当前部分的开头或末尾，如果您已将多个字段添加到当前部分。
• 移动选定字段到不同的部分 - 到筛选器、列、行或值。与当前部分对应的选项将被禁用。
• 移除选定字段从当前部分。
• 调整选定字段的设置。

筛选器、列和行字段设置看起来相似：

布局选项卡包含以下选项：

• 源名称选项允许您查看与源数据集中的列标题对应的字段名称。
• 自定义名称选项允许您更改数据透视表中显示的选定字段的名称。
• 报告表单部分允许您更改选定字段在数据透视表中的显示方式：
  • 选择数据透视表中选定字段的必要布局：
    • 表格式显示每个字段的一列，并为字段标题提供空间。
    • 大纲格式显示每个字段的一列，并为字段标题提供空间。它还允许您在组的顶部显示小计。
    • 紧凑格式在单列中显示来自不同行部分字段的项目。
  • 数字格式选项允许您为值字段选择所需的数字格式。单击此按钮，从类别列表中选择所需的格式，然后单击确定。要了解有关数字格式的更多信息，请参阅以下文章。
  • 在每行重复项目标签选项允许您在表格式中有多个字段时将行或列视觉上分组在一起。
  • 在每个项目后插入空行选项允许您在选定字段的项目后添加空行。
  • 显示小计选项允许您选择是否要为选定字段显示小计。您可以选择以下选项之一：在组顶部显示或在组底部显示。
  • 显示无数据的项目选项允许您显示或隐藏选定字段中的空白项目。

小计选项卡允许您选择小计函数。在列表中检查必要的函数：求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、计数数字、标准差、总体标准差、方差、总体方差。

值字段设置

• 源名称选项允许您查看与源数据集中的列标题对应的字段名称。
• 自定义名称选项允许您更改数据透视表中显示的选定字段的名称。
• 通过汇总值字段选项允许您选择用于计算此字段中所有值的求和值的函数。默认情况下，数值使用求和，文本值使用计数。可用函数包括求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积、计数数字、标准差、总体标准差、方差、总体方差。
• 显示值为选项允许您显示即时自定义计算，而不是添加公式和创建计算字段。无计算是默认选项，显示字段中的实际值。其他计算选项：占总计的百分比、占列总计的百分比、占行总计的百分比、占、占父行总计的百分比、占父列总计的百分比、占父总计的百分比、与...的差异、与...的百分比差异、累积总计、累积总计的百分比、从小到大的排名、从大到小的排名、索引。当您选择的计算可用时（占、占父总计的百分比、与...的差异、与...的百分比差异、累积总计、累积总计的百分比），使用基字段和基项目。
• 数字格式选项允许您为值字段选择所需的数字格式。单击此按钮，从类别列表中选择所需的格式，然后单击确定。要了解有关数字格式的更多信息，请参阅以下文章。

分组和取消分组数据

数据透视表中的数据可以根据自定义要求进行分组。分组适用于日期和基本数字。

分组日期

要分组日期，请创建一个包含所需日期集的数据透视表。右键单击数据透视表中带有日期的任意单元格，选择弹出菜单中的分组选项，并在打开的窗口中设置所需参数。

• 开始于 - 默认选择源数据中的第一个日期。要更改它，请在此字段中输入所需的日期。取消选中此框以忽略起始点。
• 结束于 - 默认选择源数据中的最后一个日期。要更改它，请在此字段中输入所需的日期。取消选中此框以忽略结束点。
• 按 - 秒、分钟和小时选项根据源数据中给定的时间对数据进行分组。月选项消除日期，仅保留月份。季度选项在一个条件下操作：四个月构成一个季度，从而提供Qtr1、Qtr2等。年选项根据源数据中给定的年份对日期进行分组。组合这些选项以实现所需的结果。
• 天数 - 设置所需的值以确定日期范围。
• 完成后单击确定。

分组数字

要分组数字，请创建一个包含所需数字集的数据透视表。右键单击数据透视表中带有数字的任意单元格，选择弹出菜单中的分组选项，并在打开的窗口中设置所需参数。

• 开始于 - 默认选择源数据中的最小数字。要更改它，请在此字段中输入所需的数字。取消选中此框以忽略最小数字。
• 结束于 - 默认选择源数据中的最大数字。要更改它，请在此字段中输入所需的数字。取消选中此框以忽略最大数字。
• 按 - 设置所需的分组数字的间隔。例如，“2”将把1到10的数字集分组为“1-2”、“3-4”等。
• 完成后单击确定。

取消分组数据

要取消先前分组的数据，

1. 右键单击组中的任意单元格，
2. 在上下文菜单中选择取消分组选项。

更改数据透视表的外观

您可以使用顶部工具栏上的选项来调整数据透视表的显示方式。这些选项适用于整个数据透视表。

使用鼠标选择数据透视表中的至少一个单元格以激活顶部工具栏上的编辑工具。

• 报告布局下拉列表允许您选择数据透视表的必要布局：
  • 显示为紧凑格式 - 允许您在单列中显示来自不同行部分字段的项目。

    

  • 显示为大纲格式 - 允许您以经典数据透视表样式显示数据透视表。它为每个字段显示一列，并为字段标题提供空间。它还允许您在组的顶部显示小计。

    

  • 显示为表格式 - 允许您以传统表格格式显示数据透视表。它为每个字段显示一列，并为字段标题提供空间。

    

  • 重复所有项目标签 - 如果您在表格式中有多个字段，允许您将行或列视觉上分组在一起。
  • 不重复所有项目标签 - 如果您在表格式中有多个字段，允许您隐藏项目标签。
• 空行下拉列表允许您选择是否要在项目后显示空行：
  • 在每个项目后插入空行 - 允许您在项目后添加空行。
  • 移除每个项目后的空行 - 允许您移除添加的空行。
• 小计下拉列表允许您选择是否要在数据透视表中显示小计：
  • 不显示小计 - 允许您隐藏所有项目的小计。
  • 在组底部显示所有小计 - 允许您在小计行下方显示小计。
  • 在组顶部显示所有小计 - 允许您在小计行上方显示小计。
• 总计下拉列表允许您选择是否要在数据透视表中显示总计：
  • 关闭行和列的总计 - 允许您隐藏行和列的总计。
  • 打开行和列的总计 - 允许您显示行和列的总计。
  • 仅打开行的总计 - 允许您仅显示行的总计。
  • 仅打开列的总计 - 允许您仅显示列的总计。

  注意：类似的设置也可以在数据透视表高级设置窗口中名称和布局选项卡的总计部分中找到。

选择按钮允许您选择整个数据透视表。

如果您更改了源数据集中的数据，请选择数据透视表并单击 刷新按钮以更新数据透视表。

展开或折叠字段

要展开或折叠数据详细信息，请右键单击字段以打开上下文菜单，选择展开/折叠菜单项，然后选择所需的选项：

• 展开 - 显示当前选定项目的详细信息。
• 折叠 - 隐藏当前选定项目的详细信息。
• 展开整个字段 - 显示字段中所有项目的详细信息。类似的设置也可以在顶部工具栏中找到。
• 折叠整个字段 - 隐藏字段中所有项目的详细信息。类似的设置也可以在顶部工具栏中找到。

组隐藏在加号/减号图标后面。您也可以通过双击数据透视表标题来展开/折叠字段。

当选择行或列的最后一个字段时，展开选项将打开一个对话窗口，用于向行或列添加新字段。选择所需字段并单击确定。

更改数据透视表的样式

您可以使用顶部工具栏上的样式编辑工具更改电子表格中数据透视表的外观。

使用鼠标选择数据透视表中的至少一个单元格以激活顶部工具栏上的编辑工具。

行和列选项允许您通过应用特定格式来强调某些行/列，或通过不同的背景颜色来突出显示不同的行/列，以清楚地区分它们。以下选项可用：

• 行标题 - 允许您使用特殊格式突出显示行标题。
• 列标题 - 允许您使用特殊格式突出显示列标题。
• 交替行 - 启用奇数和偶数行的背景颜色交替。
• 交替列 - 启用奇数和偶数列的背景颜色交替。

模板列表允许您选择预定义的数据透视表样式之一。每个模板结合了某些格式参数，例如背景颜色、边框样式、行/列交替等。 根据选中的行和列选项，模板集将以不同的方式显示。例如，如果您选中了行标题和交替列选项，模板列表的可见部分将包括突出显示行标题和启用交替列的模板，但您可以通过单击箭头展开完整列表以查看所有可用模板。

在数据透视表中筛选、排序和添加切片器

您可以按标签或值筛选数据透视表，并使用其他排序参数。

筛选

单击数据透视表中行标签或列标签中的下拉箭头。筛选选项列表将打开：

调整筛选参数。您可以通过以下方式之一进行操作：选择要显示的数据，或按某些标准筛选数据。

• 选择要显示的数据

  取消选中您需要隐藏的数据旁边的框。为方便起见，筛选选项列表中的所有数据按升序排序。

  注意：（空白）复选框对应于空单元格。如果所选单元格范围至少包含一个空单元格，则此选项可用。

  为了简化过程，请使用顶部的搜索字段。在字段中输入您的查询，全部或部分，包含这些字符的值将显示在下面的列表中。以下两个选项也将可用：

  • 选择所有搜索结果 - 默认选中。它允许选择列表中与您的查询相对应的所有值。
  • 将当前选择添加到筛选器 - 如果您选中此框，应用筛选器时所选值将不会被隐藏。

  选择所有必要的数据后，单击筛选选项列表中的确定按钮以应用筛选器。

• 按某些标准筛选数据

  您可以选择标签筛选、值筛选或日期筛选选项列表右侧的选项，然后从子菜单中选择一个选项：

  • 对于标签筛选，以下选项可用：
    • 对于文本：等于...、不等于...、开头是...、开头不是...、结尾是...、结尾不是...、包含...、不包含...
    • 对于数字：大于...、大于等于...、小于...、小于等于...、介于、不介于。
  • 对于值筛选，以下选项可用：等于...、不等于...、大于...、大于等于...、小于...、小于等于...、介于、不介于、前10。
  • 对于日期筛选，以下选项可用：等于...、早于...、晚于...、介于...、明天、今天、昨天、下周、本周、上周、下个月、本月、上个月、下季度、本季度、上季度、明年、今年、去年、年初至今、期间的所有日期（按季度或按月排序）、自定义筛选（选择所需参数并使用下拉列表或手动使用日历输入日期）。

  选择上述选项之一（除前10外）后，将打开标签/值筛选窗口。第一个和第二个下拉列表中将选择相应的字段和标准。在右侧字段中输入所需的值。

  单击确定以应用筛选器。

  

  如果您从值筛选选项列表中选择前10选项，将打开一个新窗口：

  

  第一个下拉列表允许选择您希望显示最高（前）或最低（底）值。第二个字段允许指定要显示的列表中的条目数量或整体条目数量的百分比（您可以输入1到500之间的数字）。第三个下拉列表允许设置度量单位：项目、百分比或总和。第四个下拉列表显示选定字段名称。设置必要参数后，单击确定以应用筛选器。

筛选按钮将出现在数据透视表的行标签或列标签中。这意味着筛选器已应用。

排序

您可以使用排序选项对数据透视表数据进行排序。单击数据透视表中行标签或列标签中的下拉箭头，然后从子菜单中选择从低到高排序或从高到低排序选项。

更多排序选项选项允许您打开排序窗口，您可以在其中选择必要的排序顺序 - 升序或降序 - 然后选择要排序的特定字段。

添加切片器

您可以添加切片器以更轻松地筛选数据，只显示所需内容。要了解有关切片器的更多信息，请阅读创建切片器指南。

调整数据透视表高级设置

要更改数据透视表的高级设置，请使用右侧边栏上的显示高级设置链接。将打开“数据透视表 - 高级设置”窗口：

名称和布局选项卡允许您更改数据透视表的常用属性。

• 名称选项允许您更改数据透视表的名称。
• 总计部分允许您选择是否要在数据透视表中显示总计。显示行和显示列选项默认选中。您可以取消选中其中一个或两个选项，以隐藏数据透视表中的相应总计。

  注意：类似的设置也可以在顶部工具栏的总计菜单中找到。

• 在报告筛选器区域中显示字段部分允许您调整在将字段添加到筛选器部分时出现的报告筛选器：
  • 向下，然后向右选项用于列排列。它允许您在列中显示报告筛选器。
  • 向右，然后向下选项用于行排列。它允许您在行中显示报告筛选器。
  • 每列的报告筛选器字段选项允许您选择每列要放置的筛选器数量。默认值设置为0。您可以设置所需的数值。
• 显示行和列的字段标题选项允许您选择是否要在数据透视表中显示字段标题。默认情况下启用此选项。取消选中它以隐藏数据透视表中的字段标题。
• 更新时自动调整列宽选项允许您启用/禁用列宽的自动调整。默认情况下启用此选项。

数据源选项卡允许您更改要用于创建数据透视表的数据。

检查选定的数据范围并在必要时进行修改。为此，请单击图标。

在选择数据范围窗口中，以以下格式输入所需的数据范围：Sheet1!$A$1:$E$10。您也可以使用鼠标在工作表中选择所需的单元格范围。准备好后，单击确定。

替代文本选项卡允许指定标题和描述，这些内容将被阅读给视力或认知障碍的人，以帮助他们更好地理解数据透视表包含的信息。

删除数据透视表

要删除数据透视表，

1. 使用顶部工具栏上的 选择按钮选择整个数据透视表。
2. 按删除键。

计算项

计算项用于在单个字段内的不同项目之间进行基本计算。

要添加计算项：

1. 选择所需的字段。
2. 转到数据透视表选项卡，然后单击顶部工具栏上的计算项按钮。
3. 输入项目名称，稍后将作为数据透视表字段名称显示。

   

4. 通过在下面的列表中键入所需的字段或单击它们右侧的加号按钮，并输入所需的数学符号，例如“+”或“-”，来编辑公式字段。
5. 单击确定。要进一步管理创建的计算项，请使用窗口顶部的相应按钮：添加新项、复制、编辑或删除当前选定的项。