使用邮件合并

注意：此选项仅在在线版本中可用。

邮件合并功能用于创建一组文档，这些文档结合了从文本文档中获取的公共内容和从电子表格（例如，客户列表）中获取的个别组件（变量，如姓名、问候语等）。如果您需要创建大量个性化信件并将其发送给收件人，这将非常有用。

• 准备数据源并将其加载到主文档中
  1. 用于邮件合并的数据源必须是存储在您门户上的.xlsx电子表格。打开现有电子表格或创建一个新电子表格，并确保它满足以下要求。
  2. 电子表格应有一个包含列标题的标题行，因为每列第一个单元格中的值将指定合并字段（即您可以插入到文本中的变量）。每列应包含一个变量的实际值集合。电子表格中的每一行应对应一条单独的记录（即，属于某个特定收件人的一组值）。在合并过程中，将为每条记录创建主文档的一个副本，并且插入到主文本中的每个合并字段将替换为相应列中的实际值。如果您要通过电子邮件发送结果，电子表格还必须包含一个包含收件人电子邮件地址的列。
  3. 打开现有文本文档或创建一个新文档。它必须包含主文本，该文本对于合并文档的每个版本都是相同的。点击顶部工具栏协作选项卡上的邮件合并 图标，然后选择数据源位置：从文件、从 URL 或 从存储。

     

  4. 选择所需文件或粘贴 URL，然后点击确定。

     一旦数据源加载完毕，右侧边栏上将出现邮件合并设置选项卡。

     

• 验证或更改收件人列表
  1. 点击右侧边栏顶部的编辑收件人列表按钮以打开邮件合并收件人窗口，其中显示所选数据源的内容。

     

  2. 在打开的窗口中，您可以添加新信息、编辑或删除现有数据（如有必要）。为简化数据处理，您可以使用窗口顶部的图标：
     • 和 - 用于复制和粘贴复制的数据
     • 和 - 用于撤消和重做已撤消的操作
     • 和 - 用于在选定的单元格范围内按升序或降序对数据进行排序
     • - 用于为先前选定的单元格范围启用筛选器或移除应用的筛选器
     • - 用于清除所有已应用的筛选器参数

       注意：要了解有关如何使用筛选器的更多信息，请参阅电子表格编辑器帮助中的对数据进行排序和筛选部分。

     • - 用于搜索某个值，并在必要时将其替换为另一个值

       注意：要了解有关如何使用查找和替换工具的更多信息，请参阅电子表格编辑器帮助中的搜索和替换功能部分。

  3. 完成所有必要的更改后，点击保存并退出按钮。要放弃更改，请点击关闭按钮。
• 插入合并字段并检查结果
  1. 将鼠标光标放置在要插入合并字段的位置，点击右侧边栏上的插入合并字段按钮，然后从列表中选择所需字段。可用字段对应于所选数据源每列第一个单元格中的数据。所有必填字段可以添加到任何位置。

     

  2. 打开右侧边栏上的高亮合并字段开关，使插入的字段在文本中更加明显。

     

  3. 打开右侧边栏上的预览结果开关，查看合并字段替换为数据源实际值的文本。使用箭头按钮预览每条记录的合并文档版本。

     

  • 要删除插入的字段，请禁用预览结果模式，用鼠标选中该字段，然后按键盘上的Delete键。
  • 要替换插入的字段，请禁用预览结果模式，用鼠标选中该字段，点击右侧边栏上的插入合并字段按钮，然后从列表中选择一个新字段。
• 指定合并参数
  1. 选择合并类型。您可以开始群发邮件，或将结果保存为 PDF 或 DOCX 文件以便稍后打印或编辑。从合并到列表中选择所需选项：

     

     • PDF - 创建一个包含所有合并副本的单个 PDF 文档，稍后可以打印
     • DOCX - 创建一个包含所有合并副本的单个 DOCX 文档，稍后可以单独编辑
     • 电子邮件 - 通过电子邮件将结果发送给收件人

       注意：收件人的电子邮件地址必须在加载的数据源中指定，并且您需要在门户的邮件模块中至少连接一个电子邮件帐户。

  2. 选择要应用的所有所需记录：
     • 所有记录（默认选择此选项）- 为加载的数据源中的所有记录创建合并文档
     • 当前记录 - 为当前显示的记录创建合并文档
     • 从 ... 到 - 为一系列记录创建合并文档（在这种情况下，您需要指定两个值：所需范围中第一条记录的编号和最后一条记录的编号）

       注意：允许的最大收件人数为 100。如果您的数据源中有超过 100 个收件人，请分阶段执行邮件合并：指定值从 1 到 100，等待邮件合并过程结束，然后重复操作，指定值从 101 到 N 等。

  3. 完成合并
     • 如果您决定将合并结果保存为文件，
       • 点击下载按钮将文件保存到您的 PC。您将在默认的下载文件夹中找到下载的文件。
       • 点击保存按钮将文件保存到您的门户。在打开的保存文件夹窗口中，您可以更改文件名并指定要保存文件的文件夹。您还可以勾选在新标签页中打开合并的文档框，以便在合并过程完成后检查结果。最后，在保存文件夹窗口中点击保存。
     • 如果您选择了电子邮件选项，则右侧边栏上将显示合并按钮。点击该按钮后，将打开发送至电子邮件窗口：

       

       • 在发件人列表中，如果您有多个帐户连接到邮件模块，请选择所需的邮件帐户。
       • 在收件人列表中，选择对应于收件人电子邮件地址的合并字段（如果未自动选择此选项）。
       • 在主题行字段中输入您的消息主题。
       • 从列表中选择邮件格式：HTML、附件为 DOCX 或 附件为 PDF。当选择后两个选项之一时，您还需要指定附件的文件名并输入消息（将发送给收件人的信件文本）。
       • 点击发送按钮。

       邮件发送完成后，您将收到一封发送到您在发件人字段中指定的电子邮件的通知。