Статьи с тэгом :
Закрыть
История изменений
Закрыть

Как звонить клиентам прямо из CRM?

Введение

В модуле CRM можно не только вести клиентскую базу, но и эффективно организовать взаимодействие с любым клиентом. Функция IP-телефонии позволяет принимать входящие звонки от клиентов и совершать исходящие звонки прямо из браузера, используя виртуальные номера, предоставляемые сервисом Twilio. Входящие звонки с новых телефонных номеров, не сохраненных в клиентской базе, автоматически сохраняются как новые контакты CRM. Информация о телефонных разговорах с клиентами автоматически добавляется в историю взаимодействия с контактами CRM. Вы можете также использовать очередь входящих звонков, записывать звонки, получать сообщения голосовой почты, устанавливать собственные мелодии ожидания.

В данной инструкции объясняется, как добавлять виртуальные номера, управлять ими и звонить клиентам прямо из модуля CRM.

Шаг 1. Подключите учетную запись Twilio

Чтобы использовать функциональность IP-телефонии, требуется зарегистрировать учетную запись Twilio и подключить ее к порталу, указав учетные данные API: Account SID (Идентификатор безопасности учетной записи) и Auth token (Маркер проверки подлинности). Их можно найти в Консоли Twilio в разделе 'Account Summary' (Сведения об учетной записи).

Возможность подключения учетной записи Twilio доступна только для администраторов портала.

Нажмите на значок Значок Настройки наверху страницы, чтобы перейти в настройки портала, и откройте раздел Интеграция -> Сторонние сервисы. Нажмите на переключатель рядом с сервисом Twilio, укажите учетные данные API в соответствующих полях и нажмите кнопку Включить.

Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 1 Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 1

После подключения учетной записи Twilio к порталу вы сможете добавлять виртуальные номера и управлять ими.

Шаг 2. Добавьте виртуальный номер

Возможность добавления и настройки виртуальных номеров доступна только для администраторов портала и модуля CRM.

Для добавления виртуального номера:

  1. В модуле CRM перейдите в раздел Настройки на левой боковой панели и нажмите на ссылку Настройки IP-телефонии.
  2. Нажмите на ссылку Купить номер телефона.
  3. В окне Покупка номера выберите нужный номер из списка доступных и нажмите кнопку Купить номер телефона.

    Если в вашей учетной записи Twilio уже есть купленные ранее телефонные номера, можно использовать опцию Привязать купленный номер. В новом окне выберите один из доступных виртуальных номеров Twilio и нажмите на кнопку Привязать купленный номер.

Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 2 Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 2

После того как первый номер будет добавлен в CRM, для добавления других номеров можно использовать ссылку Купить номер телефона/Привязать купленный номер над списком Виртуальные номера и операторы.

Если вы используете пробную учетную запись Twilio, можно добавить не более одного виртуального номера. Пробные учетные записи Twilio также имеют некоторые другие ограничения. Чтобы использовать все возможности сервиса, необходимо обновить учетную запись Twilio.

Шаг 3. Настройте добавленный виртуальный номер

Для настройки добавленного виртуального номера:

  1. В списке Виртуальные номера и операторы выберите номер, который требуется настроить.
  2. Нажмите на переключатель Исходящие звонки, чтобы включить возможность не только принимать входящие звонки, но и делать исходящие звонки, используя этот номер.
  3. Нажмите на переключатель Запись звонков, чтобы включить возможность записывать все исходящие и входящие звонки для этого номера, чтобы позже можно было прослушать запись нужного звонка.
  4. Нажмите на стрелку Стрелка слева от нужного номера, чтобы Добавить операторов, которые должны иметь возможность использовать этот виртуальный номер. Отметьте галочками нужных пользователей портала в списке и нажмите на кнопку Сохранить. После того как операторы будут добавлены, для них будет доступен значок IP-телефонии Значок IP-телефонии наверху страницы.

    Исходящие звонки и Запись звонков можно также настроить для каждого из добавленных операторов в отдельности с помощью переключателей рядом с именем оператора. Чтобы удалить добавленного оператора из списка операторов виртуального номера, нажмите на значок Действия Значок Действия справа от имени оператора и выберите опцию Удалить.

Используйте значок Действия Значок Действия справа от нужного виртуального номера, чтобы Редактировать или Удалить номер.

Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 3 Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 3

Если вы выберете опцию Редактировать, откроется страница Настройка номера, на которой можно изменить некоторые другие параметры, помимо уже упомянутых выше:

  • Вы можете задать для этого номера Псевдоним, который позволит проще находить номер в списке.
  • В разделе Быстрая настройка можно включить или отключить Исходящие звонки и Запись звонков (эти настройки совпадают с теми, которые доступны в списке Виртуальные номера и операторы). Кроме того, можно указать Рабочие часы, когда номер будет доступен для клиентов. Нажмите на переключатель и задайте нужное время в формате hh.mm.
  • В разделе Настройка мелодий можно прослушать стандартные мелодии:
    • Мелодии приветствия - первое приветствие, которое звонящие слышат, когда звонят по этому телефонному номеру,
    • Мелодии очереди - музыка при удержании вызова, которую звонящие слышат, когда они находятся в очереди ожидания,
    • Мелодии голосовой почты - сообщение, которое звонящие слышат, когда превышен размер очереди ожидания или максимальное время ожидания и звонящие получают возможность оставить голосовое сообщение.

    Если вы ранее добавили какие-то другие мелодии в разделе Настройки IP-телефонии -> Общие, можно будет выбрать другую доступную мелодию для каждой категории. Можно также загрузить нужные мелодии для данного виртуального номера непосредственно на этой странице, нажав значок Загрузить Значок Загрузить мелодию радом с мелодией, которую вы хотите изменить.

Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 3 Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 3

Нажмите на кнопку Обновить настройки, чтобы применить внесенные изменения. На этой странице можно также управлять списком операторов для этого виртуального телефонного номера.

Шаг 4. Измените общие настройки для всех номеров

Перейдите в раздел Настройки IP-телефонии -> Общие на левой боковой панели.

В разделе Общие настройки можно задать следующие параметры:

  • Размер очереди входящих звонков - эта опция позволяет выбрать количество входящих звонков, назначаемых доступным в данный момент операторам. Если число входящих звонков превышает размер очереди, они будут перенаправляться в службу голосовой почты. Выберите из списка нужное количество: 5, 10, 15
  • Таймаут ожидания - эта опция позволяет выбрать время, в течение которого клиент будет ожидать ответа оператора. Когда это время будет превышено, звонок будет перенаправлен в службу голосовой почты. Выберите из списка нужный вариант: 5, 10, 15 минут.
  • Пауза оператора - эта опция позволяет предоставить оператору некоторое время, прежде чем он снова будет отвечать на звонки. Это время можно использовать, чтобы сделать какие-то заметки по поводу предыдущего звонка и т.д. Выберите из списка опцию Включена или Выключена.
Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 4 Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 4

В разделе Настройка мелодий представлены мелодии, которые используются по умолчанию для всех добавленных виртуальных номеров. Чтобы показать все доступные мелодии в каждой категории, нажмите на стрелку Стрелка слева.

Вы можете загрузить собственные мелодии в формате .mp3 для каждой операции. Для этого нажмите значок Действия Значок Действия справа от нужной категории и выберите опцию Добавить мелодию.

После того как вы добавите собственные мелодии, можно перейти на страницу Настройки IP-телефонии -> Номера и установить особые мелодии для каждого виртуального номера в отдельности. Чтобы удалить мелодию, нажмите значок Действия Значок Действия справа от аудиозаписи, которая вам не нужна, и выберите опцию Удалить мелодию.

Шаг 5. Принимайте и совершайте звонки

Чтобы начать принимать и совершать звонки,

  1. Нажмите на значок IP-телефонии Значок IP-телефонии наверху страницы. VoIP-клиент откроется в новом окне.
  2. Выберите статус "В сети" рядом с вашим именем.
Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 5 Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 5

Опция Браузер выбрана по умолчанию, и в настоящее время это единственная доступная опция в раскрывающемся списке, поэтому больше ничего делать не требуется. Все готово для приема входящих звонков.

Если вам поступает входящий звонок, вы можете Ответить на него или Отклонить его, используя соответствующие кнопки в окне IP-телефонии.

Если вам звонит человек, чей номер сохранен в вашей клиентской базе CRM, в этом окне отображается имя контакта. Можно щелкнуть по нему, чтобы открыть профиль клиента в новой вкладке браузера и легко найти всю нужную информацию о клиенте, которая может пригодиться во время телефонного разговора.

Чтобы завершить звонок, нажмите кнопку Отключиться.

Кнопка Кнопка Пропущенные звонки в окне IP-телефонии позволяет просмотреть список пропущенных звонков за время текущей сессии. Если вы хотите перезвонить тому, кто вам звонил, наведите курсор мыши на значок пропущенного звонка Значок пропущенного звонка в списке, чтобы он превратился в значок Значок Перезвонить, и нажмите на него.

Оператор, которому были предоставлены соответствующие права, может совершать исходящие звонки. Чтобы позвонить:

  1. Нажмите на кнопку Значок Панель набора номера, чтобы открыть панель набора номера.
    Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 5 Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 5
  2. Нажмите на значок Значок Выбрать контакт, чтобы открыть список всех существующих контактов CRM. Чтобы облегчить поиск контакта, можно полностью или частично ввести имя контакта в поле поиска над списком контактов. Выберите из списка нужный контакт CRM.
    Вместо этого можно просто нажать на номер телефона нужного контакта в общем списке компаний и персон на вкладке Контакты. Позвонить контакту со страницы его профиля в настоящее время нельзя.

    Номер телефона выбранного контакта отобразится в соответствующем поле.

    Номер телефона

    Если в профиле контакта есть несколько телефонных номеров (мобильный, рабочий, домашний), нажмите на стрелку Стрелка в правой части поля с телефонным номером, чтобы выбрать нужный номер. Чтобы удалить номер, нажмите на значок Удалить номер.

    Чтобы позвонить на номер, который не сохранен в вашей клиентской базе, выберите код страны из списка Код страны и введите номер телефона с помощью панели набора номера или клавиатуры компьютера.

  3. Нажмите на кнопку Позвонить.

Если вы звоните контакту, сохраненному в модуле CRM, в этом окне отображается ссылка на профиль контакта, чтобы вы могли открыть профиль в новой вкладке браузера.

Шаг 6. Просматривайте список звонков

Все звонки отображаются в разделе Вызовы. Нажмите на ссылку Вызовы на левой боковой панели, чтобы открыть список звонков. В нем представлены следующие сведения о звонках: дата и время, агент (имя оператора), клиент (имя клиента, сохраненное в базе CRM), длительность и стоимость звонка.

Звонки можно легко различить по типу:

  • Значок Отвеченный звонок - отвеченный
  • Значок Пропущенный звонок - пропущенный
  • Значок Исходящий звонок - исходящий

Если звонок был записан, нажмите на значок Значок Воспроизведение, чтобы прослушать запись.

Когда кто-то оставляет сообщение голосовой почты, в разделе Вызовы появляется ссылка на запись, сохраненную в вашем аккаунте Twilio. Вы можете прослушать сообщение голосовой почты прямо со страницы Вызовы или перейти в свой аккаунт Twilio, чтобы проверить все записи голосовой почты.

Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 6 Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 6

Чтобы легко найти нужный звонок, можно воспользоваться полем фильтра наверху и отфильтровать звонки по типу, абоненту (имени оператора) или дате.

Звонки можно сортировать по дате, длительности и стоимости, выбрав нужный параметр из списка справа. Нажмите на значок Значок сортировки, чтобы изменить порядок сортировки.

Шаг 7. Добавляйте информацию о звонках в клиентскую базу

Если вы звоните на новый номер, не сохраненный в контактах CRM, или принимаете звонок с такого номера, этот номер будет автоматически сохранен в контакты CRM как новый контакт.

Номер телефона и дата и время звонка указываются в качестве имени и фамилии контакта. Телефонный номер также сохраняется в контактных данных. Оператор, который принял или совершил этот звонок, назначается менеджером контакта.

Можно отредактировать автоматически сохраненный контакт, указав нужные данные или объединив его с уже существующим контактом. Перейдите в профиль контакта, нажмите на значок Действия Значок Действия справа от имени контакта и используйте опцию Редактировать персону, чтобы изменить имя контакта и указать какую-то другую информацию, или выберите опцию Это дубликат, чтобы объединить этот контакт с другим контактом.

Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 7 Как звонить клиентам прямо из CRM? Шаг 7

В историю этого контакта также автоматически добавляется новое событие: Исходящий звонок или Входящий звонок с указанием длительности звонка и имени оператора.

Можно также вручную добавить свои заметки о звонке в историю контакта. Выберите из списка тип события, задайте его дату, добавьте описание и нажмите кнопку Добавить это событие.

Как звонить клиентам прямо из CRM?
Закрыть
Try now for free Try and make your decision No need to install anything
to see all the features in action
Вас также может заинтересовать:
Закрыть