Статьи с тэгом :
Закрыть
История изменений
Закрыть

Как отправлять документы на получение электронной подписи?

Введение

После интеграции онлайн-офиса с сервисом DocuSign вы сможете отправлять документы, таблицы и презентации на получение электронной подписи прямо со своего портала и получать подписанные документы как файлы в формате PDF, сохраненные в заданной папке модуля Документы.

Это отличный способ упростить и ускорить документооборот. Теперь вы можете легко подписывать документы без необходимости распечатывать и сканировать их. В этой пошаговой инструкции показано, как отправить документ на согласование и получить его подписанную копию.

Подключение DocuSign

Прежде всего необходимо добавить ключи для интеграции в разделе Настройки -> Интеграция -> Сторонние сервисы на портале. Вы можете воспользоваться следующей инструкцией. Эту операцию может выполнить только владелец портала или администратор с полным доступом.

Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1

Когда ключи для интеграции будут добавлены, каждый пользователь портала, который хочет иметь возможность отправлять документы на подпись, должен подключить свой аккаунт DocuSign в модуле Документы. Для выполнения этой операции права администратора не требуются. Чтобы подключить сервис DocuSign:

  1. Перейдите в модуль Документы на портале.
  2. Нажмите на кнопку Кнопка Добавить аккаунт, расположенную под надписью 'Добавить аккаунт' на левой боковой панели.
    Вы также можете развернуть раздел 'Настройки' на левой боковой панели, перейти в раздел 'Подключение аккаунтов' и нажать на кнопку Подключить аккаунт.
  3. Нажмите кнопку DocuSign в окне Подключение аккаунтов.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1
  4. В новом окне, которое откроется, войдите в свой аккаунт DocuSign. Для этого укажите Адрес электронной почты и нажмите на кнопку Продолжить, затем введите Пароль и нажмите кнопку Вход.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1
    Пожалуйста, обратите внимание на адрес в адресной строке. В зависимости от того, какую среду использовал администратор при добавлении ключей для интеграции DocuSign (песочница или рабочий аккаунт DocuSign), другие пользователи портала также должны использовать соответствующий аккаунт.
    • https://account-d.docusign.com - если используется песочница.
    • https://account.docusign.com - если используется рабочий аккаунт.

    Например, если у пользователя есть аккаунт DocuSign, ранее зарегистрированный на сайте https://www.docusign.com/, этот аккаунт доступен по адресу https://account.docusign.com. Если администратор портала подключил приложение DocuSign, находящееся в песочнице, используется адрес https://account-d.docusign.com, поэтому пользователь не сможет подключить свой аккаунт DocuSign, доступный по адресу https://account.docusign.com. В этом случае пользователю потребуется зарегистрировать новый аккаунт по адресу https://account-d.docusign.com.

  5. Нажмите кнопку Принять, чтобы разрешить онлайн-офису доступ к вашему аккаунту DocuSign.

Отправка документов на подпись

Перейдите в модуль Документы на портале и выберите документ, который требуется отправить на получение подписи.

  1. Щелкните по документу правой кнопкой мыши или используйте значок Действия Значок Действия справа от нужного файла, затем выберите в меню опцию Отправить с помощью DocuSign.
  2. В открывшемся окне Подписание документа измените название документа для подписанного файла, если это необходимо.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 2 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 2
  3. Выберите папку, в которую требуется сохранить подписанный файл. По умолчанию выбран раздел Мои документы.
  4. Создайте Список получателей. Нажмите на ссылку Добавить пользователя, выберите из списка нужных пользователей портала и нажмите кнопку Сохранить. Если надо удалить какого-то пользователя из списка, наведите указатель мыши на значок пользователя Значок пользователя, чтобы он превратился в значок корзины Значок корзины. Нажмите на этот значок, чтобы удалить пользователя из списка получателей.
    если вы оставите список получателей неизменённым (то есть пустым), в дальнейшем потребуется добавить хотя бы одного получателя из контактов вашего аккаунта DocuSign, чтобы завершить отправку.
  5. Нажмите на ссылку Добавить сообщение, чтобы показать поле для ввода текста, и добавьте сопутствующее сообщение для всех получателей.
  6. Нажмите кнопку Отправить. Вы будете перенаправлены в вашу учетную запись DocuSign, которая откроется в новой вкладке браузера.
  7. Проверьте список получателей и измените его в случае необходимости. Для этого нажмите кнопку Другие действия в правом верхнем углу и выберите опцию Изменение получателей. Когда список получателей будет скорректирован, нажмите кнопку Готово.
  8. Для каждого из получателей необходимо добавить отдельное поле подписи. Сначала выберите из списка в левом верхнем углу получателя, для которого требуется добавить поле подписи. На панели Стандартные поля слева найдите нужный тип поля. В данном случае мы будем использовать опцию Подпись. Щелкните по выбранному полю и перетащите его на нужное место в документе, где требуется добавить подпись. Поле подписи отмечено цветом, соответствующим выбранному получателю. Повторите данную операцию, чтобы добавить поля подписи для всех получателей.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 2 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 2
    для получения дополнительной информации о добавлении в документ полей подписи можно также обратиться к официальной документации DocuSign.
  9. Нажмите кнопку Отправить в правом верхнем углу. Вы будете перенаправлены в модуль Документы вашего онлайн-офиса.

Добавление подписи к документам

Каждый получатель получит оповещение по электронной почте о том, что ему на подпись отправлен документ. Чтобы подписать документ, не потребуется создавать собственный аккаунт DocuSign и подключать его к порталу. Достаточно сделать следующее:

  1. Нажмите кнопку Просмотр документа в полученном письме. Документ откроется в новой вкладке браузера.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 3 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 3
  2. Примите условия использования сервиса, установив флажок рядом с текстом Я соглашаюсь использовать электронные записи и подписи и нажмите кнопку Продолжить.
    Если вы хотите отклонить запрос на подписание, нажмите кнопку Другие действия в правом верхнем углу и выберите опцию Отклонить подписание.
  3. Нажмите на ярлык Начать, затем щелкните по полю подписи в документе, где требуется добавить вашу подпись.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 3 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 3
  4. В новом открывшемся окне выберите предпочтительный стиль подписи или нарисуйте подпись с помощью мыши, затем нажмите кнопку Примите и подпишите, чтобы применить подпись.
  5. Нажмите кнопку Завершить в правом верхнем углу.

Если ранее вы уже использовали сервис DocuSign, некоторые из вышеперечисленных действий выполнять не придется.

чтобы другие пользователи портала смогли сами отправлять файлы на получение подписи, у них должен быть собственный аккаунт DocuSign, подключенный к модулю Документы в разделе Настройки -> Подключение аккаунтов.

Просмотр подписанных файлов

Когда все стороны подпишут документ с помощью DocuSign, вы получите оповещение по электронной почте и/или в Чате о том, что работа с документом завершена. Если одна из сторон отклонила подписание, вы также получите соответствующее оповещение.

настройки оповещений можно изменить на странице вашего профиля в разделе Подписки -> Документы.

Подписанный документ будет автоматически сохранен в заданную папку модуля Документы как файл в формате PDF.

Каждый получатель также получит по электронной почте сообщение с подписанным файлом в формате PDF, прикрепленным в качестве вложения. Его можно Скачать, Просмотреть или Сохранить в Документы, используя меню Действия Значок Действия справа.

Как создать новый документ?
Закрыть
Try now for free Try and make your decision No need to install anything
to see all the features in action
Вас также может заинтересовать:
Закрыть