大量メールの整理

はじめに

CRMモジュールを使用すると、外部のメールクライアントを使用せずに、直接連絡先に大量のメールを送信できます。

これをCRMモジュールから直接行うことができます。このガイドでは、簡単なステップでその方法を説明します。

ステップ1. SMTPサーバーの設定

オンラインオフィスでは、外部のメールクライアントソフトウェアを開かずにメッセージを送信できます。必要なのは、普段使用しているメールサービスのSMTPサーバーのパラメータを指定することだけです。これにより、通常のメールアドレスからポータルインターフェースを通じてクライアントにメールを送信できます。

SMTP設定を行うには：

1. ポータルの設定セクションに移動します。そのためには、右上隅にある アイコンをクリックします。
2. 統合タブに切り替えます。
3. SMTP設定ページを開きます。
4. SMTP設定セクションで、必要なフィールドに入力します（特定の設定はメールサービスプロバイダーから取得できます）：
   • ホストフィールドに、SMTPサーバーのホスト名を入力します。例：smtp.domain.com
   • SMTPサーバーが使用するポート番号を指定します。ポート587または25を使用することをお勧めします。
   • SMTPサーバーが認証を必要とする場合は、認証ボックスをチェックします。
   • ホストログインとホストパスワードフィールドに入力します。
     ホストログインは、SMTP設定を指定するメールサーバーのメールボックスアドレスです。ホストパスワードは、対応するメールボックスにアクセスするために使用するパスワードです。メールアドレスとパスワードが有効であることを確認してください。
   • SaslMechanismNtlmを使用してログインするために、NTLMで認証ボックスをチェックします。
   • 送信者表示名フィールドに希望する名前を入力します。
   • 送信者メールアドレスフィールドに対応するメールアドレスを指定します（ホストログインフィールドで指定したものと一致している必要があります）。
5. 暗号化された接続を有効にするために、SSLを有効にするボックスをチェックします。
6. 保存ボタンをクリックします。
7. 指定した設定が正しいかどうかを確認するには、テストメールを送信ボタンをクリックします。設定が正しく指定されている場合、ポータルのユーザープロファイルで指定されたメールアドレスにSMTPテストメッセージが届きます。

ステップ2. CRMにアクセスする

ポータルにログインし、CRMリンクをクリックします。

ステップ3. メーリングリストを作成する

メーリングリストには最大50人の受信者を含めることができます。作成するには、メールを送信したい連絡先を連絡先リストで確認します。必要な連絡先を検索するには、連絡先リストの上にあるフィルターを使用します。

選択したすべての連絡先にメールアドレスが指定されていることを確認します。指定されていない場合、アドレスを追加するには、右側のアクション ボタンをクリックし、ドロップダウンリストからメールを追加オプションを選択し、表示されるフィールドに必要なアドレスを入力します。確認するには、Enterキーを押します。

すべての連絡先が選択されたら、連絡先リストの上にあるメールを送信ボタンをクリックし、内部SMTP（最大50人のメール受信者）オプションを選択します。

ステップ4. メッセージを作成する

すべての設定が完了すると、メール作成ページが開きます。

From:フィールドには、SMTPサーバーを設定する際に指定した送信者名とメールアドレスが表示されます。To:フィールドには、選択された連絡先の数が表示されます。

必要なのは、手紙の件名を入力し、メッセージを入力することだけです。フォーマットツールバーを使用して、フォントスタイル、フォントカラー、配置、サイズなどを変更してテキストをフォーマットできます。

メッセージに変数を追加する必要がある場合は、パーソナルタグを利用します。

受信者の名前を挨拶に追加したい場合は、変数を追加したい場所にマウスカーソルを置き、ドロップダウンリストから適切なタグを選択して手紙の本文に追加をクリックします。この場合、FirstNameとLastNameになります。手紙を人物に送信するためです。結果として、次のような行が表示されます： Dear $(Person.First Name) $(Person.Last Name).

必要なデータは、CRMの顧客データベースから自動的に取得されます。

特定のファイルをメッセージに添付することもできます。手紙の本文フィールドの下にあるファイル添付パネルを表示リンクをクリックし、ファイルを添付ボタンを使用して、ハードディスクドライブから必要なファイルを参照します。

メーリングリスト内の各連絡先のインタラクション履歴に対応するイベントを追加するには、このメッセージを履歴に保存ボックスをチェックします。

ステップ5. プレビューとメール送信の開始

結果をプレビューするには、次へ（プレビュー）ボタンを手紙の本文フィールドの下にクリックします。

結果に満足したら、送信ボタンをクリックしてメール送信を開始します。