Organizzare l'invio di email di massa
Introduzione
Il modulo CRM ti consente di inviare email di massa direttamente ai tuoi contatti senza utilizzare un client email esterno.
Ora puoi farlo direttamente dal modulo CRM. Questa guida ti mostrerà come farlo in pochi semplici passaggi.
Passo 1. Configurare il server SMTP
L'ufficio online ti permette di inviare messaggi senza aprire alcun software client email esterno; tutto ciò che serve è specificare i parametri del server SMTP per il servizio di posta che utilizzi abitualmente. Potrai inviare email ai tuoi clienti dal tuo indirizzo email usuale tramite l'interfaccia del tuo portale.
Per configurare le impostazioni SMTP:
- Vai alla sezione Impostazioni del portale. Per farlo, clicca sull'icona
nell'angolo in alto a destra. - Passa alla scheda Integrazione.
- Apri la pagina Impostazioni SMTP.
- Nella sezione Impostazioni SMTP, compila i campi necessari (puoi ottenere le impostazioni specifiche dal tuo fornitore di servizi email):
- nel campo Host, inserisci il nome host del tuo server SMTP, come smtp.dominio.com,
- specifica il numero di Porta utilizzato dal server SMTP. È consigliato usare la porta 587 o 25.
- seleziona la casella Autenticazione se il server SMTP richiede l'autenticazione.
- compila i campi Login Host e Password Host, Login Host è l'indirizzo della tua casella email per il server email per cui specifichi le impostazioni SMTP. Password Host è la password che usi per accedere alla corrispondente casella email. Assicurati che il tuo indirizzo email e la password siano validi.
- seleziona la casella Autenticazione tramite NTLM per poter accedere utilizzando SaslMechanismNtlm;
- inserisci il nome desiderato nel campo Nome Visualizzato del Mittente,
- specifica l'indirizzo email corrispondente nel campo Indirizzo Email del Mittente (deve corrispondere a quello specificato nel campo Login Host).
- Seleziona la casella Abilita SSL per abilitare le connessioni crittografate.
- Clicca sul pulsante Salva.
- Per verificare se le impostazioni specificate sono corrette, clicca sul pulsante Invia Email di Test. Se le impostazioni sono specificate correttamente, riceverai il Messaggio di Test SMTP all'indirizzo email specificato nel tuo profilo utente sul portale.
Passo 2. Accedere al CRM
Entra nel tuo portale e clicca sul link CRM.
Nel caso tu abbia già effettuato l'accesso al portale e lo stia utilizzando da un po', per accedere al modulo CRM da qualsiasi pagina del portale, utilizza il menu a tendina nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona l'opzione corrispondente.
Passo 3. Creare una lista di distribuzione
La tua lista di distribuzione può contenere fino a 50 destinatari. Per crearla, seleziona i contatti a cui desideri inviare la tua email nella lista Contatti. Per facilitare la ricerca dei contatti necessari, utilizza il filtro sopra la lista dei contatti.
Verifica che tutti i contatti selezionati abbiano l'indirizzo email specificato. In caso contrario, per aggiungere l'indirizzo, clicca sul pulsante Azioni 
a destra, seleziona l'opzione Aggiungi email dal menu a tendina e inserisci l'indirizzo necessario nel campo che appare. Per confermarlo, premi il tasto Invio.
Quando tutti i contatti sono selezionati, clicca sul pulsante Invia Email sopra la lista dei contatti e seleziona l'opzione SMTP Interno (massimo 50 destinatari email).
Passo 4. Comporre un messaggio
Quando tutte le impostazioni sono configurate, si aprirà la pagina Componi Email.
Nel campo Da: vedrai il nome del mittente e l'indirizzo email indicati durante la configurazione del server SMTP. Il campo A: mostra il numero dei contatti selezionati.
Tutto ciò che devi fare è inserire l'Oggetto della tua lettera e digitare il tuo messaggio. La Barra degli Strumenti di Formattazione ti aiuta a formattare il tuo testo cambiando lo stile del carattere, il colore del carattere, l'allineamento, la dimensione, ecc.
Se hai bisogno di aggiungere alcune variabili al tuo messaggio, utilizza i Tag Personali.
Se desideri aggiungere il nome del destinatario al saluto, posiziona semplicemente il cursore del mouse nel punto in cui vuoi che la variabile venga aggiunta, quindi seleziona un tag appropriato dal menu a tendina e clicca su Aggiungi al Corpo della Lettera. Nel nostro caso, sarà Nome e Cognome poiché inviamo la nostra lettera a Persone. Di conseguenza, vedrai la seguente riga: Gentile $(Person.First Name) $(Person.Last Name).
I dati necessari verranno automaticamente presi dal tuo database clienti del CRM.
Puoi anche allegare un determinato file al tuo messaggio. Clicca sul link Mostra pannello allegati file sotto il campo Corpo della Lettera, e utilizzando il pulsante Allega File, cerca sul tuo disco rigido il file necessario.
Seleziona la casella Memorizza questo messaggio nella Storia per aggiungere l'evento corrispondente alla cronologia delle interazioni di ciascun contatto nella lista di distribuzione.
Passo 5. Anteprima e avvio dell'invio
Per visualizzare l'anteprima del risultato, clicca sul pulsante Avanti (per l'anteprima) sotto il campo Corpo della Lettera.
Se sei soddisfatto del risultato, clicca sul pulsante Invia per avviare l'invio.