Zoom

Caratteristiche principali

• Creazione di stanze collaborative per la co-authoring in tempo reale o di stanze personalizzate con impostazioni flessibili per qualsiasi esigenza.
• Creazione e modifica di documenti, fogli di calcolo, presentazioni e moduli.
• Condivisione di file con gli altri partecipanti alla riunione Zoom.
• Archiviazione e gestione dei documenti personali in uno spazio dedicato.
• Co-modifica dei documenti in tempo reale tramite due modalità di collaborazione (Veloce e Rigida), modalità Traccia modifiche, commenti e chat integrata.

Formati supportati

• Per la creazione, modifica e visualizzazione: DOCX, PPTX, XLSX, PDF.
• Per la compilazione di moduli: PDF.
• Per la modifica tramite conversione OOXML: ODT, ODS, ODP e RTF.

Requisiti

• Applicazione desktop Zoom.
• Connettore ONLYOFFICE DocSpace per Zoom.
• Sistema operativo (OS): Windows o macOS.

  Attualmente non è disponibile un supporto completo per le distribuzioni Linux.

Specifiche dell'app

L'app ONLYOFFICE DocSpace per Zoom utilizza il piano cloud Startup di DocSpace. Di conseguenza, si applicano le seguenti condizioni:

• Quando viene registrato un tenant, il primo utente viene aggiunto come proprietario.
• Tutti gli altri partecipanti alla riunione Zoom vengono aggiunti come amministratori, se la quota disponibile lo consente e se appartengono allo stesso account Zoom. In caso contrario, viene aggiunto un solo utente.
• L'iniziatore della collaborazione crea una stanza.
• Gli altri partecipanti vengono aggiunti alla stanza con i diritti di accesso selezionati dall'iniziatore della collaborazione.
• Quando viene raggiunto il limite di 12 stanze, viene visualizzato un messaggio che informa che il limite di stanze per questo DocSpace è stato raggiunto. L'utente può eliminare alcune stanze oppure passare a un piano DocSpace a pagamento.
  I nuovi tenant DocSpace per Zoom dispongono di un limite di 100 stanze per i primi 6 mesi.
• Se un utente viene aggiunto a DocSpace come ospite, non potrà creare file in questo spazio. Verrà visualizzato il messaggio: “Non puoi creare stanze e file. Attendi che il Proprietario o l'Amministratore selezioni un file per la collaborazione.”

Per ulteriori informazioni sui tipi di utenti DocSpace, consulta questo articolo.

Installare il connettore ONLYOFFICE DocSpace per Zoom

L'app ONLYOFFICE DocSpace può essere aggiunta all'account Zoom di un utente tramite l' Zoom App Marketplace:

• Apri la versione desktop di Zoom e accedi al tuo account.
• Vai alla sezione App, passa alla scheda Aggiungi App e cerca ONLYOFFICE DocSpace utilizzando la barra di ricerca.
• Consulta le informazioni sull'applicazione e fai clic sul pulsante Aggiungi per installarla. L'app verrà visualizzata nella scheda Le mie app.

Lavorare con i documenti durante una riunione Zoom

Per avviare una riunione, fai clic sul pulsante nell'angolo in alto a destra.

Per iniziare una collaborazione:

• Manda inviti agli altri partecipanti utilizzando gli strumenti integrati.

  Ogni partecipante invitato riceverà un invito a unirsi all'applicazione. Se l'utente fa clic sul pulsante Unisciti, potrà partecipare alla sessione di modifica collaborativa del documento. Se invece seleziona Ignora, visualizzerà la condivisione dello schermo dell'iniziatore.

  Per partecipare alla sessione di modifica del documento è necessario avere installata l'app ONLYOFFICE DocSpace. Fai clic sul pulsante Invita Utenti a usare l'App nell'angolo in alto a destra. Apparirà un elenco degli utenti presenti nella riunione Zoom:

  

  Seleziona utenti o un gruppo di utenti a cui inviare un invito e fai clic su Invita.

• Apri l'applicazione ONLYOFFICE DocSpace. Il gestore file verrà avviato all'interno dell'app e i partecipanti alla riunione rimarranno visibili sullo schermo:
  

  Scegli una delle stanze disponibili oppure accedi a I miei documenti e fai clic sul pulsante Seleziona. Scegli quindi il documento desiderato dall'elenco dei file e fai clic su Seleziona file per aprire l'editor corrispondente.

  Per condividere un documento presente in una stanza esistente, è necessario copiarlo manualmente nella sezione I miei documenti.

  Se desideri caricare un file dal disco rigido, utilizza l'icona e specifica il percorso del documento.

  Per creare un nuovo documento, fai clic sul pulsante , seleziona il tipo di documento (Documento; Foglio di calcolo; Presentazione), modifica il titolo e imposta il livello dei diritti di accesso:

  • Modifica - consente a tutti i partecipanti di modificare il documento senza restrizioni.
  • LiveView - consente agli altri utenti di accedere in modalità Sola Lettura al documento mentre viene modificato.
  

• Fai clic sul pulsante Apri per avviare gli editor online in modalità Collaborazione. L'editor verrà aperto all'interno dell'app e i partecipanti alla riunione rimarranno visibili sullo schermo.

  La prima persona che seleziona un file diventa l'iniziatore della collaborazione. Qualsiasi partecipante alla riunione Zoom, non solo l'host, può avviare la collaborazione sul documento.

  Durante la modalità Collaborazione, la finestra dell'editor verrà condivisa come schermo principale. È inoltre possibile attivare questa modalità facendo clic sul pulsante . Questa funzione può risultare utile per condividere l'interfaccia dell'applicazione.

  Per visualizzare l'applicazione in una finestra pop-up mobile e separata e iniziare a trasmetterla, fai clic sul pulsante Condividi Schermo App. La finestra pop-up avrà il seguente aspetto:

  

Per selezionare un altro file da co-modificare:

• Per continuare a lavorare sui propri documenti, l'iniziatore può fare clic sul pulsante Apri Posizione File e selezionare un nuovo file dall'elenco dei documenti. Durante questa operazione, gli altri partecipanti alla riunione Zoom visualizzeranno un segnaposto.
• Quando un altro partecipante desidera condividere il proprio file, l'iniziatore deve fare clic sul pulsante Termina nell'angolo in alto a destra. Dopo questa operazione, tutti gli altri partecipanti potranno accedere ai propri elenchi di documenti.

Per terminare una collaborazione,

• Fai clic sul pulsante nell'angolo in alto a destra per terminare la sessione collaborativa.
• Fai clic sul pulsante in alto per interrompere la trasmissione e reintegrare la finestra pop-up nella finestra principale della riunione.

Tutte le modifiche apportate ai documenti vengono salvate automaticamente e restano disponibili dopo la fine della riunione Zoom. Quando tutti gli utenti escono dall'editor, le modifiche vengono salvate per il creatore del file e viene creata una stanza personalizzata denominata Zoom Collaboration mm_dd_yyyy hh:mm, contenente il documento modificato. Ogni partecipante alla riunione Zoom avrà accesso a questa stanza. Tutti i file modificati durante la prima sessione di collaborazione verranno salvati al suo interno. Se durante la stessa riunione si svolgono più sessioni collaborative, verranno create più stanze.

Gestire DocSpace al di fuori di una riunione Zoom

L'app ONLYOFFICE DocSpace consente di sfruttare tutti i vantaggi e la maggior parte delle funzionalità disponibili in DocSpace:

• Creazione di stanze - crea spazi con impostazioni flessibili per qualsiasi esigenza e personalizzali in base alle tue necessità. Scegli uno dei tipi di stanza disponibili in base ai tuoi obiettivi, invita gli utenti e assegna loro i relativi livelli di autorizzazione.
• Creazione e gestione di documenti - crea nuovi documenti, fogli di calcolo, presentazioni e moduli per uso personale nella sezione I miei documenti, oppure condividili con altri utenti all'interno di una stanza. I partecipanti potranno eseguire azioni diversein base al proprio livello di accesso.
• Modifica dei documenti - utilizza tutte le funzionalità avanzate di modifica offerte dagli Editor Online ONLYOFFICE.
• Modifica profilo - modifica i tuoi dati personali, inclusi nome, email, password, lingua, foto, personalizzazione e accedi alle funzionalità di sicurezza.

Tutte queste funzionalità ti aiuteranno a preparare i documenti in anticipo, facilitando la collaborazione durante le riunioni.