Pipedrive per DocSpace

Caratteristiche principali

• Creazione di stanze DocSpace all'interno degli Affari di Pipedrive.
• Creazione e modifica di documenti, fogli di calcolo, presentazioni e moduli PDF all'interno della stanza DocSpace nell'Affare di Pipedrive.

Formati supportati

• Per creare, modificare e visualizzare: DOCX, PPTX, XLSX.
• Per compilare moduli: PDF.
• Per visualizzare: CSV, DJVU, DOC, DOCM, DOT, DOTM, DOTX, EPUB, FB2, FODP, FODS, FODT, HTM, HTML, MHT, ODP, ODS, ODT, OTP, OTS, OTT, OXPS, PDF, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, TXT, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX, XML, XPS.

Novità nella versione 1.1.0

Aggiunto

• possibilità di selezionare il tipo di stanza durante la creazione
• utilizzo di @onlyoffice/docspace-sdk-js

Modificato

• supporto per DocSpace 3.0
• utilizzo della chiave API di DocSpace invece dell'Utente di Sistema
• invito di un "Gruppo Condiviso" a una stanza collegata a un affare con diritti di "Creatore di Contenuti"
• invito dei follower dell'affare a una stanza collegata a un affare con diritti di "Creatore di Contenuti"
• utilizzo dell'API per creare stanze con tag
• creazione di una Stanza Pubblica per impostazione predefinita

Il registro completo delle modifiche è disponibile qui.

Requisiti

• Account Pipedrive.
• Versione SaaS o server di ONLYOFFICE DocSpace.
• App ONLYOFFICE DocSpace per Pipedrive.

Installazione e configurazione dell'app ONLYOFFICE DocSpace per Pipedrive

L'app ONLYOFFICE DocSpace può essere installata tramite il Marketplace di Pipedrive.

L'amministratore di Pipedrive può configurare l'app tramite la sezione App del Marketplace all'interno di Pipedrive: Strumenti e app -> App del Marketplace -> App ONLYOFFICE DocSpace.

Configurazione del tuo DocSpace

1. Usa il menu nell'angolo in basso a sinistra e seleziona l'opzione Impostazioni.
2. Passa alla sezione Strumenti per sviluppatori -> Chiavi API.
3. Clicca sul pulsante Crea nuova chiave segreta.
   La chiave API deve essere creata da un utente con il ruolo di Amministratore di DocSpace.
4. Compila il modulo:
   • Nome - Specifica il nome della chiave segreta.
   • Permessi - Puoi impostare i permessi su Tutti o selezionare l'opzione Limitato per impostare i tuoi permessi.
     • Tutti - Abilita i permessi di lettura e scrittura per tutte le sezioni.
     • Limitato - Abilita i permessi di lettura o scrittura per determinate sezioni. Seleziona la casella Leggi o Scrivi accanto alle opzioni necessarie. Permessi minimi per la chiave API: Stanze - Scrivi, Profilo - Leggi, Contatti - Scrivi.
   
5. Clicca sul pulsante Genera.
6. In una nuova finestra, copia la chiave generata e clicca su Fatto.

Configurazione del tuo Pipedrive

Per installare l'applicazione ONLYOFFICE DocSpace:

1. Apri la sezione Marketplace.
2. Trova ONLYOFFICE DocSpace nella sezione App utilizzando la barra di ricerca in alto alla pagina.
3. Clicca sul pulsante Autorizza nella finestra aperta.
4. Se sei d'accordo con i permessi che stai concedendo all'app, clicca sul pulsante Consenti e Installa.
5. Vengono visualizzate le istruzioni 'Come usare ONLYOFFICE DocSpace'. Successivamente, si apriranno le Impostazioni di connessione.
6. Nel campo Indirizzo del Servizio DocSpace, specifica l'URL di ONLYOFFICE DocSpace installato o l'indirizzo di ONLYOFFICE DocSpace Cloud e premi il pulsante freccia.
7. Nel campo Chiave API di ONLYOFFICE DocSpace, specifica la tua chiave segreta generata.
8. Clicca sul pulsante Connetti.

Se la connessione ha successo, appariranno due pulsanti su questa pagina:

• Cambia: possibilità di connettere un altro DocSpace. I dati nel DocSpace attuale non verranno eliminati.
• Disconnetti: disabilita completamente l'app (cancellando l'autorizzazione dell'utente e i hook). In questo caso, la connessione del gruppo Utenti di Pipedrive con Pipedrive verrà rimossa. Si consiglia di utilizzare questa opzione solo se è necessario cancellare completamente i dati nell'app DocSpace.

Impostazioni di autorizzazione

Questa sezione è disponibile una volta configurate le Impostazioni di connessione.

Qui, inserisci le tue credenziali DocSpace (email e password) e clicca su Accedi.

Dopo l'autorizzazione con successo, verranno mostrate le istruzioni su come lavorare con il connettore.

Dopo aver visualizzato le istruzioni (quando viene premuto il pulsante Salta o Fine), lo stato dell'autorizzazione e il pulsante Esci vengono visualizzati sulla pagina di autorizzazione. È inoltre disponibile il pulsante Vai agli Affari per passare alla sezione Pipedrive necessaria. Il pulsante Apri guida consente di aprire nuovamente le istruzioni su come lavorare con il connettore.

Utilizzo dell'app

L'app ONLYOFFICE DocSpace per Pipedrive è accessibile tramite la sezione Affari di Pipedrive: vai all'affare corrispondente e trova il frame DocSpace.

Per ogni affare, puoi creare una stanza DocSpace separata in cui i partecipanti all'affare possono lavorare insieme sui documenti di ufficio. Per creare una stanza, clicca sul pulsante Crea stanza. Una stanza pubblica verrà creata in DocSpace.

Se hai bisogno di un altro tipo di stanza, clicca sulla freccia accanto al pulsante Crea stanza e seleziona l'opzione appropriata:

• Stanza pubblica - Per condividere file con utenti esterni e clienti
• Stanza di collaborazione – Per co-modificare documenti con il tuo team
• VDR – Per fornire una protezione avanzata dei file
• Stanza di compilazione moduli – Per raccogliere dati in moduli PDF
• Stanza personalizzata – Per lavorare secondo i tuoi obiettivi

In una nuova finestra, conferma la creazione della stanza. Scopri di più sui tipi di stanze.

La stanza è denominata secondo la regola Pipedrive - Nome azienda - Nome affare. La stanza è anche etichettata con il tag "Integrazione Pipedrive" per una più facile identificazione e organizzazione.

All'interno del frame DocSpace, i partecipanti all'affare possono lavorare a seconda dei loro diritti di accesso.

Diritti di accesso

Tutti gli utenti di Pipedrive che hanno effettuato l'accesso all'app DocSpace vengono aggiunti al gruppo Utenti di Pipedrive (Nome Azienda). Se un utente esce da DocSpace, verrà rimosso dal gruppo.

I diritti di accesso alla stanza all'interno di un affare sono determinati dai diritti di accesso di Pipedrive all'affare corrispondente.

• Tutti gli utenti: la stanza diventa disponibile al gruppo Utenti di Pipedrive così come i follower sono invitati per nome (solo quelli che hanno installato l'app DocSpace e sono stati autorizzati).
• Proprietario dell'elemento: la stanza è accessibile solo al proprietario dell'affare e ai follower per nome. Una condizione obbligatoria in questo caso è che il proprietario dell'affare e i follower devono installare l'app DocSpace e passare l'autorizzazione.
• Gruppo di visibilità del proprietario dell'elemento: solo i follower sono sincronizzati (disponibile nella versione a pagamento di Pipedrive).
• Gruppo di visibilità del proprietario dell'elemento e sottogruppo: solo i follower sono sincronizzati (disponibile nella versione a pagamento di Pipedrive).

Importante da sapere

1. Se gli utenti hanno eliminato manualmente il gruppo Utenti di Pipedrive in DocSpace, verrà automaticamente ripristinato al primo accesso.
2. Se gli utenti hanno eliminato manualmente una stanza in DocSpace collegata a un affare in Pipedrive, è possibile creare nuovamente la stanza cliccando sul pulsante Crea stanza nel frame dell'applicazione.
3. Se un utente di Pipedrive non ha accesso alla stanza all'interno di un affare, può richiedere l'accesso cliccando sul pulsante corrispondente. Questa azione verifica se l'utente dovrebbe avere accesso alla stanza. Se sì, l'utente viene aggiunto alla stanza in base ai Diritti di Accesso. Se no, viene mostrata la notifica corrispondente.
4. Se la chiave API diventa non valida (a causa di scadenza o modifiche nei permessi), l'applicazione verrà bloccata. Clicca sul pulsante Vai alle impostazioni e controlla la chiave API (vedi la sottosezione Configurazione del tuo Pipedrive).
5. Se i webhook non sono configurati, è necessario reinstallare il plugin cliccando sul pulsante corrispondente.