Gérer les versions et les révisions

Dans le module Documents et dans la section Documents du module Projets, vous avez peut-être déjà remarqué un numéro à côté du nom du fichier : il indique le nombre de versions de ce fichier. Ce guide décrit plus en détail les versions et les révisions des fichiers.

Démarrage rapide

Après avoir créé ou téléchargé votre fichier dans le module Documents, celui-ci s'affiche dans le dossier que vous aviez ouvert. Lorsque vous le modifiez et l'enregistrez pour la première fois, le fichier reçoit le numéro de version ver.1. Cliquez sur ce numéro de version pour afficher la liste des versions et des révisions du fichier.

Les versions du fichier comprennent des révisions, c'est-à-dire des modifications mineures apportées au fichier. Chaque fois que vous modifiez et enregistrez le fichier, une nouvelle révision est créée.

Une version correspond à une modification majeure et regroupe toutes les révisions du fichier réalisées sur une période donnée. Chaque session d'édition est considérée comme une nouvelle version du fichier : autrement dit, une nouvelle version est créée automatiquement et s'affiche dans l'historique des versions à la fin de la session d'édition. Une session d'édition se termine lorsque l'utilisateur ferme le fichier, ou lorsque tous les utilisateurs qui le modifient simultanément le ferment, et qu'un délai d'environ 10 secondes s'est écoulé.

Lorsque vous téléchargez des fichiers, vous pouvez définir des options qui influent sur la version du fichier.

Si un fichier portant le même nom existe déjà dans le dossier, une copie du fichier est créée par défaut. Pour mettre à jour la version du fichier existant, cliquez sur le lien Paramètres communs de la liste Paramètres sur le panneau latéral gauche et activez le commutateur Mettre à jour la version du fichier existant portant le même nom.

Si vous téléchargez un fichier dans un format autre que Office Open XML, celui-ci est converti et une fenêtre de notification s'affiche : vous pouvez y indiquer si vous souhaitez conserver les deux fichiers, à savoir le fichier au format d'origine et le fichier au format Office Open XML. Si la case Enregistrer aussi la copie du fichier au format d'origine n'est pas cochée, le fichier converti est ajouté comme nouvelle révision du fichier d'origine plutôt que comme nouveau fichier distinct. Ces paramètres s'appliquent à tous les fichiers téléchargés par la suite. Il est également possible d'activer ou de désactiver l'option Enregistrer aussi la copie du fichier au format d'origine dans les Paramètres communs du module Documents.

Gérer les révisions intermédiaires

La section Stockage des versions de fichier des Paramètres du module Documents permet de régler les paramètres de stockage des révisions intermédiaires :

Par défaut, chaque nouvelle révision intermédiaire remplace la précédente dans l'historique des versions. Un administrateur avec accès complet ou l'administrateur du module Documents peut activer le commutateur Garder toutes les versions intermédiaires dans la section Paramètres administrateur pour permettre aux utilisateurs du portail de conserver toutes les révisions intermédiaires. Si les révisions intermédiaires sont enregistrées automatiquement, elles remplacent toujours les précédentes, que l'option Garder toutes les versions intermédiaires soit activée ou non.
Si l'administrateur active l'option de stockage de toutes les révisions intermédiaires, chaque utilisateur peut activer l'option Sauvegarder les versions intermédiaires lors de l'édition dans la section Paramètres communs de son compte. Lorsque cette option est activée, une nouvelle révision intermédiaire est créée et ajoutée à l'historique des versions chaque fois que l'utilisateur enregistre le fichier avec le raccourci Ctrl+S ou avec l'icône Enregistrer de l'interface de l'éditeur.

Gérer les versions

Vous pouvez regrouper plusieurs révisions en une seule version. Pour ce faire, placez le curseur de la souris sur la révision voulue et cliquez sur l'icône Icône Marquer en tant que version . Toutes les révisions antérieures, ainsi que celle que vous avez sélectionnée, sont alors regroupées en une version. Le nombre de révisions contenues dans une version est indiqué de la façon suivante : . Lorsque vous regroupez des révisions en une version, le nombre de versions affiché à côté du nom du fichier est mis à jour.

Vous pouvez non seulement Télécharger n'importe quelle version ou révision, mais aussi en afficher un Aperçu ou Ajouter un commentaire à l'aide de l'icône correspondante, qui apparaît lorsque vous placez le curseur de la souris sur la version ou la révision voulue.

Restaurer les versions précédentes

Il peut arriver que le document que vous avez créé et partagé avec plusieurs collègues ait été modifié par l'un d'entre eux et que vous souhaitiez restaurer l'une de ses versions ou révisions précédentes. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

Connectez-vous à votre portail avec vos données de connexion.
Cliquez sur le lien Documents sur la page de démarrage.
Ouvrez le dossier qui contient le fichier dont vous voulez restaurer une version ou une révision.
Cliquez sur l'icône de version à côté du fichier correspondant. La liste Historique des versions s'affiche.
Recherchez la version ou la révision à restaurer d'après sa date et son heure de création ou d'après son auteur. En cas de doute, vous pouvez aussi afficher l'aperçu d'une version ou d'une révision précise en plaçant le curseur dessus et en cliquant sur l'icône .
Lorsque vous cliquez sur cette icône, la fenêtre de l'éditeur en ligne s'ouvre dans un nouvel onglet du navigateur, avec le panneau Historique des versions activé. Les modifications apportées par l'auteur de la version ou de la révision sélectionnée sont signalées dans le texte du document par la couleur correspondante.
Cliquez sur le lien Restaurer.

La version ou la révision du fichier sélectionnée est alors restaurée.

Informations supplémentaires

Afficher un aperçu de la version actuelle d'un document, d'une feuille de calcul ou d'une présentation

Pour afficher un aperçu d'un fichier, cliquez sur l'icône Icône Opérations et sélectionnez l'option Aperçu.

Annuler l'action Marquer comme version

Pour annuler l'action Marquer comme version, placez le curseur de la souris sur la version voulue et cliquez sur l'icône Icône Marquer comme révision .

Modifier la version actuelle d'un document, d'une feuille de calcul ou d'une présentation

En cliquant sur l'icône Icône Modifier à côté d'un fichier dans le module Documents ou dans la section Documents du module Projets, vous pouvez le modifier dans l'Éditeur de documents et enregistrer vos modifications directement sur votre portail. L'icône Icône Crayon de couleur Plus à côté du titre d'un document signifie que vous pouvez modifier ce document simultanément avec d'autres utilisateurs du portail.

Être informé de la mise à jour d'un fichier partagé

Vous en êtes d'abord informé par l'outil Flux. Ensuite, une nouvelle icône apparaît à côté du fichier mis à jour.