Principe de fonctionnement

ONLYOFFICE Mail est un outil qui permet de travailler avec les e-mails directement sur votre portail. Il offre un éventail de fonctions standard présentes dans tout autre client de messagerie:

connexion des boîtes mail,
envoi et réception de messages,
utilisation du carnet d'adresses et gestion des contacts,
configuration d'une signature,
utilisation de la réponse automatique,
impression de messages.

En outre, ONLYOFFICE Mail offre des fonctions qui ne sont pas disponibles dans d'autres clients de messagerie et qui permettent de lier des informations à d'autres entités du portail. Par exemple, vous pouvez:

enregistrer automatiquement des documents à partir de pièces jointes dans un dossier partagé sur le portail,
ajouter de nouveaux contacts dans le module CRM,
lier l'historique de correspondance à un contact/une opportunité/une affaire du CRM,
ajouter des événements au Calendrier.

C'est l'un des outils du portail permettant de créer un espace de travail unique et de rendre vos communications professionnelles et vos relations client plus pratiques et plus efficaces. Outre les options ci-dessus, ONLYOFFICE Mail vous permet de:

envoyer des factures à vos clients directement depuis le module CRM,
joindre aux e-mails tout document stocké sur le portail.

Dans le module ONLYOFFICE Mail, il est aussi possible d'utiliser Serveur de messagerie ONLYOFFICE qui offre les fonctions suivantes:

connecter votre domaine,
créer des boîtes mail d'entreprise,
ajouter des alias,
créer des groupes de messagerie.

Pour mieux comprendre les particularités de ONLYOFFICE Mail et ses différences par rapport à d'autres clients de messagerie comme Thunderbird ou MS Outlook, il faut savoir ce qu'est l'e-mail en tant que phénomène et comment le processus d'envoi et de réception des e-mails se déroule dans les autres clients de messagerie.

Comment fonctionnent les clients de messagerie les plus courants?

L'e-mail est une solution client/serveur. Lors de l'envoi et de la réception de messages depuis un client de messagerie, les applications suivantes du côté client et du côté serveur interagissent:

MUA - Mail User Agent, qui permet de consulter les messages entrants et transmet les messages sortants au serveur de messagerie,
MTA - Mail Transfer Agent, qui transmet les messages entre les serveurs,
MDA - Mail Delivery Agent, qui reçoit les messages entrants et les distribue dans la boîte mail du destinataire.

Les messages sont envoyés depuis un client de messagerie de la manière suivante:

L'expéditeur transfère un e-mail depuis le client de messagerie vers le serveur de messagerie via le protocole SMTP.
- Le client de messagerie de l'expéditeur se connecte à son serveur de messagerie sortant.
- Une fois la connexion au serveur de messagerie établie, les informations concernant l'expéditeur, le destinataire et la date d'envoi de l'e-mail sont transmises au serveur.
Le serveur de messagerie de l'expéditeur transmet l'e-mail au serveur de messagerie du destinataire via le protocole SMTP.
- Le serveur de messagerie met le message en file d'attente. Avant l'envoi effectif du message, le serveur vérifie que plusieurs conditions sont réunies.
- Le serveur de messagerie de l'expéditeur consulte le Domain Name System (DNS) et vérifie si les enregistrements A et MX existent pour le domaine spécifié dans l'adresse mail du destinataire.
  - L'enregistrement A permet d'obtenir une adresse IP externe associée à un nom de domaine.
  - L'enregistrement MX permet de trouver l'emplacement du serveur de messagerie qui reçoit les e-mails pour un domaine.
- Le serveur de messagerie de l'expéditeur vérifie si le port 25, responsable de la distribution des messages, est ouvert sur le serveur de messagerie entrant du destinataire.
- Si toutes les exigences sont satisfaites, le serveur de messagerie de l'expéditeur s'adresse au serveur de messagerie du destinataire, l'informe de son intention d'envoyer le message et lui transfère les informations concernant l'expéditeur et un destinataire précis. Si ce destinataire existe, le corps du message est envoyé.
- Le serveur de messagerie du destinataire télécharge le message et vérifie s'il contient du spam ou des virus. Si le message passe tous ces contrôles, il est placé dans le stockage. Si le message échoue à un contrôle, il peut être rejeté.
Le destinataire se connecte au serveur de messagerie via le protocole POP3 ou IMAP4, télécharge le message, puis peut le consulter dans l'interface de son client de messagerie.
Les principales différences entre les protocoles POP3 et IMAP4 sont les suivantes:
- Le protocole POP3 télécharge l'intégralité de l'e-mail sur l'ordinateur de l'utilisateur. Il ne prend pas en charge la synchronisation inversée. Toutes les actions effectuées sur un message dans l'application du côté client (par exemple, lecture, déplacement) ne sont pas transmises au serveur et ne peuvent pas être affichées dans les autres clients de messagerie.
- Le protocole IMAP4 permet à l'utilisateur de travailler avec le serveur de messagerie sans télécharger l'intégralité du message, mais en téléchargeant l'affichage de l'état des e-mails sur le serveur. L'utilisateur peut consulter uniquement les en-têtes des messages et télécharger sélectivement les messages en cliquant sur l'en-tête correspondant. Ce protocole assure la synchronisation inversée.

Particularités de mise en œuvre de ONLYOFFICE Mail

ONLYOFFICE Mail comprend les principaux composants suivants:

Mail Aggregator (Agrégateur de messagerie) - un service qui collecte les messages des autres boîtes mail.
Les composants suivants sont aussi utilisés pour assurer le fonctionnement de l'agrégateur de messagerie:
- un stockage de messagerie propre,
- l'API du stockage de messagerie,
- un serveur HTTP qui traite les demandes adressées à cette API. Il est aussi responsable de l'envoi des e-mails.
Dans l'interface utilisateur dotée d'un ensemble de dossiers standard, vous pouvez connecter des boîtes mail existantes en précisant votre login, votre mot de passe et les paramètres de connexion au serveur de messagerie. L'agrégateur de messagerie téléchargera les e-mails des boîtes mail connectées dans le stockage via le protocole de récupération des e-mails (POP3 ou IMAP4) spécifié dans les paramètres de connexion. Vous pourrez consulter les messages reçus et envoyer des e-mails depuis n'importe quelle boîte mail connectée.

L'agrégateur de messagerie fonctionne toujours avec un délai. S'il y a beaucoup d'utilisateurs sur votre portail, plusieurs réglages peuvent être utilisés pour assurer que les e-mails de tous les utilisateurs sont distribués dans un certain laps de temps. L'agrégateur collecte d'abord les nouveaux messages, puis tous les autres. Il est aussi possible de collecter uniquement les messages des 30 derniers jours, ou d'accorder la priorité aux utilisateurs actifs du portail.

Aucune des actions effectuées dans le client n'est transmise au serveur source, à une seule exception près: un message envoyé est placé dans le dossier "Messages envoyés" sur le serveur.
Mail Server - un ensemble de produits logiciels qui permet aux utilisateurs d'envoyer et de recevoir des e-mails depuis l'interface ONLYOFFICE Mail en utilisant leurs propres noms de domaine.
Les composants suivants sont aussi utilisés pour assurer le fonctionnement du serveur de messagerie:
- MailServer API - un ensemble de fonctions pour connecter vos propres noms de domaine, créer et configurer des boîtes mail, des alias et des groupes de messagerie.
- MailServer WebUI - la page d'administration utilisée pour l'interaction avec l'API MailServer.
- Mail Aggregator, décrit ci-dessus.

Les principales différences entre ONLYOFFICE Mail et les autres programmes de messagerie sont les suivantes:

Serveur de messagerie ONLYOFFICE prend en charge les protocoles SMTP, IMAP et POP3, mais les e-mails sont envoyés via un serveur HTTP.
Serveur de messagerie ONLYOFFICE ne dispose pas de son propre client de messagerie. Le Mail Aggregator est utilisé pour travailler avec Serveur de messagerie ONLYOFFICE, comme pour l'interaction avec tout autre serveur de messagerie tiers.

Cela entraîne certaines restrictions. Par exemple, il n'est pas possible de mettre en œuvre un fonctionnement complet via le protocole IMAP.

Si un serveur de messagerie dispose de son propre client de messagerie, il n'y a aucune restriction sur le nombre de connexions depuis la même adresse IP entre les applications du côté client et du côté serveur, alors que de telles restrictions existent toujours lorsqu'on travaille avec des clients tiers.

Comme ONLYOFFICE Mail fonctionne avec l'agrégateur de messagerie plutôt qu'avec un client de messagerie dédié, cette restriction peut s'appliquer s'il y a beaucoup d'utilisateurs sur le portail, car toutes les boîtes mail des utilisateurs se trouvent sur la même adresse IP.