Uso de la combinación de correspondencia

Nota: esta opción está disponible solo en la versión en línea.

La función de Combinación de correspondencia se utiliza para crear un conjunto de documentos que combinan un contenido común tomado de un documento de texto y algunos componentes individuales (variables, como nombres, saludos, etc.) tomados de una hoja de cálculo (por ejemplo, una lista de clientes). Puede ser útil si necesita crear muchas cartas personalizadas y enviarlas a los destinatarios.

• Prepare una fuente de datos y cárguela en el documento principal
  1. Una fuente de datos utilizada para la combinación de correspondencia debe ser una hoja de cálculo .xlsx almacenada en su portal. Abra una hoja de cálculo existente o cree una nueva y asegúrese de que cumpla con los siguientes requisitos.
  2. La hoja de cálculo debe tener una fila de encabezado con los títulos de las columnas, ya que los valores en la primera celda de cada columna designarán los campos de combinación (es decir, variables que puede insertar en el texto). Cada columna debe contener un conjunto de valores reales para una variable. Cada fila en la hoja de cálculo debe corresponder a un registro separado (es decir, un conjunto de valores que pertenece a un determinado destinatario). Durante el proceso de combinación, se creará una copia del documento principal para cada registro y cada campo de combinación insertado en el texto principal será reemplazado por un valor real de la columna correspondiente. Si va a enviar los resultados por correo electrónico, la hoja de cálculo también debe incluir una columna con las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
  3. Abra un documento de texto existente o cree uno nuevo. Debe contener el texto principal, que será el mismo para cada versión del documento combinado. Haga clic en el icono de Combinación de correspondencia en la pestaña Colaboración de la barra de herramientas superior y seleccione la ubicación de la fuente de datos: Desde archivo, Desde URL o Desde almacenamiento.

     

  4. Seleccione el archivo necesario o pegue una URL y haga clic en OK.

     Una vez cargada la fuente de datos, la pestaña de Configuración de combinación de correspondencia estará disponible en la barra lateral derecha.

     

• Verifique o cambie la lista de destinatarios
  1. Haga clic en el botón Editar lista de destinatarios en la parte superior de la barra lateral derecha para abrir la ventana Destinatarios de combinación de correspondencia, donde se muestra el contenido de la fuente de datos seleccionada.

     

  2. En la ventana abierta, puede agregar nueva información, editar o eliminar los datos existentes si es necesario. Para simplificar el trabajo con los datos, puede usar los iconos en la parte superior de la ventana:
     • y - para copiar y pegar los datos copiados
     • y - para deshacer y rehacer acciones deshechas
     • y - para ordenar sus datos dentro de un rango seleccionado de celdas en orden ascendente o descendente
     • - para habilitar el filtro para el rango de celdas previamente seleccionado o para eliminar el filtro aplicado
     • - para limpiar todos los parámetros de filtro aplicados

       Nota: para obtener más información sobre cómo usar el filtro, consulte la sección Ordenar y filtrar datos de la ayuda del Editor de hojas de cálculo.

     • - para buscar un valor determinado y reemplazarlo por otro, si es necesario

       Nota: para obtener más información sobre cómo usar la herramienta Buscar y reemplazar, consulte la sección Funciones de búsqueda y reemplazo de la ayuda del Editor de hojas de cálculo.

  3. Después de realizar todos los cambios necesarios, haga clic en el botón Guardar y salir. Para descartar los cambios, haga clic en el botón Cerrar.
• Inserte campos de combinación y verifique los resultados
  1. Coloque el cursor del ratón donde se debe insertar el campo de combinación, haga clic en el botón Insertar campo de combinación en la barra lateral derecha y seleccione el campo necesario de la lista. Los campos disponibles corresponden a los datos en la primera celda de cada columna de la fuente de datos seleccionada. Todos los campos requeridos se pueden agregar en cualquier lugar.

     

  2. Active el interruptor Resaltar campos de combinación en la barra lateral derecha para hacer que los campos insertados sean más visibles en el texto.

     

  3. Active el interruptor Previsualizar resultados en la barra lateral derecha para ver el texto con los campos de combinación reemplazados por valores reales de la fuente de datos. Use los botones de flecha para previsualizar las versiones del documento combinado para cada registro.

     

  • Para eliminar un campo insertado, desactive el modo Previsualizar resultados, seleccione el campo con el ratón y presione la tecla Eliminar en el teclado.
  • Para reemplazar un campo insertado, desactive el modo Previsualizar resultados, seleccione el campo con el ratón, haga clic en el botón Insertar campo de combinación en la barra lateral derecha y elija un nuevo campo de la lista.
• Especifique los parámetros de combinación
  1. Seleccione el tipo de combinación. Puede comenzar un envío masivo o guardar el resultado como un archivo PDF o DOCX para imprimirlo o editarlo más tarde. Seleccione la opción necesaria de la lista Combinar a:

     

     • PDF - para crear un único documento PDF que incluya todas las copias combinadas que se pueden imprimir más tarde
     • DOCX - para crear un único documento DOCX que incluya todas las copias combinadas que se pueden editar individualmente más tarde
     • Email - para enviar los resultados a los destinatarios por correo electrónico

       Nota: las direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben estar especificadas en la fuente de datos cargada, y necesita tener al menos una cuenta de correo electrónico conectada en el módulo Correo de su portal.

  2. Elija todos los registros requeridos para aplicar:
     • Todos los registros (esta opción está seleccionada por defecto) - para crear documentos combinados para todos los registros de la fuente de datos cargada
     • Registro actual - para crear un documento combinado para el registro que se muestra actualmente
     • Desde ... Hasta - para crear documentos combinados para un rango de registros (en este caso, necesita especificar dos valores: el número del primer registro y el último registro en el rango deseado)

       Nota: la cantidad máxima permitida de destinatarios es 100. Si tiene más de 100 destinatarios en su fuente de datos, realice la combinación de correspondencia por etapas: especifique los valores de 1 a 100, espere hasta que el proceso de combinación de correspondencia termine, luego repita la operación especificando los valores de 101 a N, etc.

  3. Complete la combinación
     • Si ha decidido guardar los resultados de la combinación como un archivo,
       • haga clic en el botón Descargar para guardar el archivo en su PC. Encontrará el archivo descargado en su carpeta Descargas predeterminada.
       • haga clic en el botón Guardar para guardar el archivo en su portal. En la ventana Carpeta para guardar abierta, puede cambiar el nombre del archivo y especificar la carpeta donde desea guardar el archivo. También puede marcar la casilla Abrir documento combinado en nueva pestaña para verificar el resultado cuando el proceso de combinación haya terminado. Finalmente, haga clic en Guardar en la ventana Carpeta para guardar.
     • Si ha seleccionado la opción Email, el botón Combinar estará disponible en la barra lateral derecha. Después de hacer clic en él, se abrirá la ventana Enviar por correo electrónico:

       

       • En la lista De, seleccione la cuenta de correo requerida si tiene varias cuentas conectadas al módulo Correo.
       • En la lista Para, seleccione el campo de combinación correspondiente a las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, si esta opción no fue seleccionada automáticamente.
       • Ingrese el asunto de su mensaje en el campo Línea de asunto.
       • Seleccione el formato de correo de la lista: HTML, Adjuntar como DOCX o Adjuntar como PDF. Cuando se selecciona una de las dos últimas opciones, también necesita especificar el Nombre del archivo para los adjuntos e ingresar el Mensaje (el texto de su carta que se enviará a los destinatarios).
       • Haga clic en el botón Enviar.

       Una vez que el envío haya terminado, recibirá una notificación en su correo electrónico especificado en el campo De.