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La edición de hojas de cálculo colaborativa

El editor de hojas de cálculo le ofrece la posibilidad de trabajar con un documento juntos con otros usuarios. Esta característica incluye:

  • un acceso simultáneo y multiusuario al documento editado
  • indicación visual de celdas que se han editados por otros usuarios
  • sincronización de los cambios con tan solo un clic
  • chat para intercambiar ideasen relación con partes de la hoja de cálculo
  • comentarios que contienen la descripción de una tarea o un problema que debe resolverse

Co-edición

Editor del Documento permite seleccionar uno de los dos modos de co-edición disponibles. Rápido se usa de forma predeterminada y muestra los cambios hechos por otros usuarios en tiempo real. Estricto se selecciona para ocultar los cambios de otros usuarios hasta que usted haga clic en el icono Guardar Icono Guardar para guardar sus propios cambios y aceptar los cambios hechos por otros usuarios. El modo se puede seleccionar en los Ajustes Avanzados. También es posible elegir el modo necesario utilizando el icono Icono del modo de Co-edición Modo de Co-edición en la pestaña Colaboración de la barra de herramientas superior:

Menú del modo de Co-edición

Cuando un documento se está editando por varios usuarios simultáneamente en el modo Estricto, las celdas editadas, así como la pestaña del documento donde estas celdas están situadas aparecen marcadas con una línea discontinua de diferentes colores. Al poner el cursor del ratón sobre una de las celdas editadas, se muestra el nombre del usuario que está editando en este momento. El modo Rápido mostrará las acciones y los nombres de los co-editores cuando estén editando el texto.

El número de los usuarios que están trabajando en el documento actual se especifica en la parte derecha del encabezado del editor - Icono Número de usuarios. Si quiere ver quién está editando el documento en un momento determinado, pulse este icono para abrir el panel Chat con la lista completa de los usuarios.

Cuando ningún usuario está viendo o editando el archivo, el icono en el encabezado del editor estará así Icono gestionar derechos de acceso de documentos, y le permitirá a usted organizar los usuarios que tienen acceso al archivo desde la hoja de cálculo: invite a nuevos usuarios y otórgueles acceso completo o de solo lectura, o niegue a algunos usuarios los derechos de acceso al archivo. Haga clic en este icono para manejar el acceso al archivo; este se puede realizar cuando no hay otros usuarios que están viendo o co-editando la hoja de cálculo en este momento y cuando hay otros usuarios y el icono parece como Icono Número de usuarios. También es posible establecer derechos de acceso utilizando el icono Icono de comparitr Compartir en la pestaña Colaboración de la barra de herramientas superior:

Cuando uno de los usuarios guarda sus cambios al hacer clic en el icono Icono Guardar, los otros verán una nota en la esquina izquierda superior indicando que hay actualizaciones. Para guardar los cambios que ha hecho para que otros usuarios puedan verlos y obtener las actualizaciones guardadas por sus co-editores, haga clic en el icono Icono Guardar en la esquina superior izquierda de la barra superior.

Chat

Usted puede usar esta herramienta para coordinar el proceso de co-edición sobre la marcha, por ejemplo, para arreglar con sus colaboradores quién está haciendo que, que parte de la hoja de cálculo va a editar ahora usted, etc.

Los mensajes de Chat se almacenan solo durante una sesión. Para discutir el contenido de la hoja de cálculo es mejor usar comentarios que se almacenan hasta que usted decida eliminarlos.

Para acceder al chat y dejar un mensaje para otros usuarios,

  1. haga clic en el Icono Chat ícono en la barra de herramientas de la izquierda, o
    cambie a la pestaña Colaboración de la barra de herramientas superior y haga clic en el botón de Icono Chat Chat,
  2. introduzca su texto en el campo correspondiente debajo,
  3. pulse el botón Enviar.

Todos los mensajes dejados por otros usuarios se mostrarán en el panel a la izquierda. Si hay mensajes nuevos que no ha leído todavía, el icono de chat aparecerá así - Icono Chat.

Para cerrar el panel con los mensajes de chat, haga clic en el icono Icono Chat una vez más.

Comentarios

Para dejar un comentario,

  1. seleccione una celda donde usted cree que hay algún problema o error,
  2. cambie a la pestaña a Insertar o Colaboración en la barra de herramientas superior y haga clic en el botón Icono Comentario Comentarios o
    use el icono Icono Comentarios en la barra de herramientas izquierda para abrir el panel de Comentarios y haga clic en el enlace Añadir Comentario al Documento, o
    haga clic derecho en la celda seleccionada y seleccione la opción de Añadir Comentario del menú,
  3. introduzca el texto necesario,
  4. pulse el botón Añadir Comentario/Añadir.

El comentario se mostrará en el panel izquierdo. El triángulo de color naranja aparecerá en la esquina derecha superior de la celda que usted ha comentado. Si usted tiene que desactivar esta función, pulse la pestaña Archivo en la barra de herramientas superior, seleccione la opción Ajustes avanzados... y desmarque la casilla Activar opción de mostrar comentarios. En este caso las celdas comentadas serán marcadas solo si usted pulsa el icono Icono Comentarios.

Para ver el comentario, simplemente haga clic sobre la celda. Usted o cualquier otro usuario puede contestar al comentario añadido preguntando o informando sobre el trabajo realizado. Para realizar esto, use el enlace Añadir respuesta.

Usted puede organizar los comentarios que ha añadido de la siguiente manera:

  • edítelos pulsando el icono Icono Editar,
  • eliminar los comentarios pulsando en el icono Icono Borrar,
  • cierre la discusión pulsando en el icono Icono resolver si la tarea o el problema que usted ha indicado en su comentario se ha solucionado, después de esto la discusión que usted ha abierto con su comentario obtendrá el estado de resuelta. Para abrir la discusión de nuevo, haga clic en el icono Icono Abrir de nuevo. Si tiene que esconder comentarios resueltos, haga clic en la pestaña de Archivo en la barra de herramientas superior, seleccione la opción Ajustes avanzados... y desmarque la casilla Activar opción de comentarios resueltos y haga clic en Aplicar. En este caso los comentarios resueltos se resaltarán solo si usted hace clic en el icono Icono Comentarios.

Si está usando el modo de co-edición Estricto, nuevos comentarios añadidos por otros usuarios serán visibles solo después de hacer clic en el icono Icono Guardar en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas superior.

Para cerrar el panel con comentarios, haga clic en el icono Icono Comentarios situado en la barra de herramientas izquierda una vez más.

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