Dateien verwalten

Aktionen für eine einzelne Datei

Um die benötigte Datei schnell zu finden, nutzen Sie das Filter-Feld oben in der Dokumentenliste. Tippen Sie auf dieses Feld, geben Sie den erforderlichen Dateinamen ein und tippen Sie auf die Suchen-Taste auf der Tastatur.

Tippen Sie auf die Schaltfläche und geben Sie die erforderlichen Filterparameter an:

• Um Elemente nach TYPEN zu filtern, wählen Sie eine der folgenden Optionen: Ordner, Dokumente, Präsentationen, Tabellen, Bilder, Medien, Archive oder Alle Dateien.
• Um Elemente nach AUTOR zu filtern, tippen Sie auf die Option Benutzer oder Gruppe und wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die Gruppe aus.
• Um Unterordner von der Suche auszuschließen, tippen Sie auf die Option Keine Unterordner im Abschnitt SUCHE.

Um Elemente in der Dateiliste zu sortieren,

1. tippen Sie auf die Sortieren nach-Dropdown-Liste rechts neben dem Filter-Feld,
2. wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium: Zuletzt geändert, Erstellungsdatum, Titel, Typ, Größe oder Autor,
3. um die Sortierreihenfolge von Absteigend auf Aufsteigend zu ändern, tippen Sie auf das Symbol.

Tippen Sie auf das Symbol rechts neben dem gewünschten Dokument in der Dateiliste, um das Dateimenü aufzurufen.

Hinweis: Verfügbare Optionen können je nach ausgewähltem Abschnitt des 'Dokumente'-Moduls, Dateityp und Ihren Zugriffsrechten variieren.

Tippen Sie auf einen der Menüeinträge, um die gewünschte Aktion auszuwählen:

• Formular ausfüllen - diese Option ist nur für ausfüllbare .PDF-Formulare verfügbar.
• Bearbeiten - um die Datei im Bearbeitungsmodus zu öffnen.
• Vorschau - um die Datei im Anzeigemodus zu öffnen.
• Teilen - um die Datei mit Ihren Portalbenutzern oder Gruppen zu teilen, indem Sie einen der folgenden Zugriffstypen auswählen: Voller Zugriff, Formularausfüllung (die Option Formularausfüllung ist nur für .oform-Dateien verfügbar), Kommentar, Überprüfung (die Option Überprüfung ist nur für .docx und .docxf-Dateien verfügbar), Nur Lesen, Zugriff verweigern.
• Externer Link kopieren - zu einer Datei mit Nur Lesen-Berechtigungen für Personen außerhalb des Portals.
• Link für Portalbenutzer - um den Link zu einem Dokument in die Zwischenablage für Portalbenutzer zu kopieren.
• Per E-Mail senden.
• Signieren einer Datei mit DocuSign.
• Versionsverlauf - um die Versions- und Revisionshistorie anzuzeigen.
• Sperren einer Datei für weitere Bearbeitungen durch andere Benutzer mit den entsprechenden Bearbeitungsrechten.
• Als Favorit markieren für schnellen Zugriff.
• Herunterladen - um die Datei im aktuellen Format auf dem Gerät zu speichern. Diese Datei kann im Standard-Download-Ordner gefunden werden.
• Herunterladen als - um die Datei im ausgewählten Format auf dem Gerät zu speichern.
• Verschieben oder Kopieren - um die Datei zu verschieben oder eine Kopie der Datei zu erstellen und die erstellte Kopie in den angegebenen Abschnitt/Ordner des Dokumente-Moduls zu verschieben. Wählen Sie das notwendige Untermenü und dann den erforderlichen Ordner aus.
• Umbenennen - um den Dateinamen zu ändern.
• Löschen - um die Datei in den Papierkorb zu verschieben. Die gelöschte Datei kann später wiederhergestellt oder dauerhaft gelöscht werden.

Aktionen für einen einzelnen Ordner

Tippen Sie auf den Ordnernamen in der Dateiliste, um ihn zu öffnen. Um zum übergeordneten Ordner zu gelangen, der eine Ebene über dem aktuellen Ordner liegt, verwenden Sie den Pfeil.

Tippen Sie auf das Symbol rechts neben dem gewünschten Ordner in der Dateiliste, um das Ordnermenü aufzurufen. Wählen Sie die Aktion, die Sie ausführen möchten, indem Sie auf einen der Menüeinträge tippen:

• Öffnen - um den ausgewählten Ordner zu öffnen.
• Teilen - um den Ordner mit Ihren Portalbenutzern oder Gruppen zu teilen, indem Sie einen der folgenden Zugriffstypen auswählen: Voller Zugriff, Nur Lesen oder Zugriff verweigern.
• Link für Portalbenutzer - um den Link zu einem Dokument in die Zwischenablage für Portalbenutzer zu kopieren.
• Herunterladen - um den ausgewählten Ordner mit allen Inhalten herunterzuladen.
• Verschieben oder Kopieren - um den Ordner zu verschieben oder eine Kopie des Ordners zu erstellen und die erstellte Kopie in den angegebenen Abschnitt/Ordner des Dokumente-Moduls zu verschieben. Wählen Sie das notwendige Untermenü und dann den erforderlichen Ordner aus.
• Umbenennen - um den Ordnernamen zu ändern.
• Löschen - um den Ordner mit allen Inhalten zu löschen und in den Papierkorb zu verschieben.

Umbenennen von Elementen

Um die ausgewählte Datei oder den Ordner umzubenennen, tippen Sie auf das Symbol, wählen Sie den Menüpunkt Umbenennen, geben Sie einen neuen Namen im Eingabefeld ein und tippen Sie auf das Symbol rechts.

Aktionen für mehrere Dateien/Ordner

Sie können mehrere ausgewählte Elemente gleichzeitig verschieben, kopieren oder löschen sowie teilen.

Tippen Sie nacheinander auf die Symbole links der gewünschten Elemente, um sie auszuwählen. Tippen Sie dann auf die erforderliche Schaltfläche über der Dateiliste: Freigabeeinstellungen, Herunterladen, Herunterladen als, Verschieben, Kopieren, Löschen.