ONLYOFFICE DocSpace 3.7 veröffentlicht: Dateigenerierung und neue Anbieter in KI-Agenten, optimierte Formulare, Raumgruppierung und mehr
ONLYOFFICE DocSpace 3.7 veröffentlicht
Dieser Artikel wurde von einer KI übersetzt

Zapier

Über die Integration von ONLYOFFICE und Zapier

ONLYOFFICE bietet einen offiziellen Konnektor zur Integration von ONLYOFFICE DocSpace mit Zapier an. Mit dieser App können Benutzer benutzerdefinierte DocSpace-Integrationen erstellen und "Wenn X passiert, dann mache Y"-Aktionen, bekannt als Zaps, einrichten, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Der Quellcode der ONLYOFFICE Zapier-Integration ist auf GitHub verfügbar. Der Konnektor wird unter der Apache-2.0-Lizenz vertrieben.

Hauptfunktionen
  • Verbinden Sie ONLYOFFICE DocSpace mit Tausenden von Apps, die von Zapier unterstützt werden.
  • Erstellen Sie automatisch Räume, Ordner oder Dateien in DocSpace, wenn bestimmte Ereignisse eintreten.
  • Laden Sie Dokumente hoch, laden Sie sie herunter und teilen Sie sie zwischen DocSpace und anderen Diensten.
  • Laden Sie Benutzer zu DocSpace ein und verwalten Sie den Zugriff über automatisierte Workflows.
  • Senden Sie Benachrichtigungen über DocSpace-Ereignisse an Messaging- und Kollaborationstools.
  • Erstellen Sie flexible Automatisierungs-Workflows, die zu den täglichen Prozessen Ihres Teams passen.
Beispiele für Zaps

Die Liste der implementierten Zaps:

  • DocSpace und Zoom. Der User Added-Trigger wurde verwendet. Wenn ein neuer Benutzer zu DocSpace hinzugefügt wird, wird automatisch ein Zoom-Meeting für den Mitarbeiter des Unternehmens geplant, um eine Schulung zur Nutzung von DocSpace anzubieten.
  • DocSpace und Google Docs. Der File Created in My Documents-Trigger wurde verwendet. Nachdem ein Benutzer ein Dokument in DocSpace erstellt hat, wird eine Kopie davon zu Google Docs hinzugefügt.
  • DocSpace und Gmail. Der File Created-Trigger wurde verwendet. Ein Benutzer erstellt eine Datei in DocSpace und erhält eine Kopie per Gmail-E-Mail, zur weiteren Bearbeitung oder zum Teilen mit Kunden.
  • DocSpace, Slack und Discord. Der Room Created-Trigger wurde verwendet. Nach der Erstellung eines neuen Raums in DocSpace wird automatisch ein Kanal in Slack erstellt und eine Benachrichtigung an Discord gesendet.
  • DocSpace und Google Chat. Der Room Archived-Trigger wurde verwendet. Nachdem ein Benutzer einen Raum ins Archiv verschoben hat, wird automatisch eine Benachrichtigung an Google Chat gesendet.
  • Asana und DocSpace: Die Aktionen Search Folder und Delete Folder wurden verwendet. Ein Ordner wird in DocSpace basierend auf dem Aufgabennamen in Asana erstellt. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, wird der Ordner in DocSpace automatisch gelöscht.
  • DocSpace und Telegram. Der Room Created-Trigger und die Aktion Share Room wurden verwendet. Beim Erstellen eines Raums in DocSpace wird automatisch eine Telegram-Benachrichtigung an einen Administrator oder einen bestimmten Benutzer gesendet.
  • Linear.app und DocSpace. Die Aktion Create Room wurde verwendet. Beim Erstellen einer neuen Aufgabe in Linear.app wird automatisch ein Raum in DocSpace erstellt.
  • OneDrive und DocSpace. Die Aktion Upload File wurde verwendet. Beim Hinzufügen einer Datei zu OneDrive wird automatisch eine Kopie an DocSpace gesendet.
  • HubSpot und DocSpace. Die Aktion Invite User wurde verwendet. Wenn ein neuer Kontakt in HubSpot hinzugefügt wird, wird automatisch eine Einladung zur Registrierung im DocSpace Workspace an diesen Kontakt gesendet.

Verbinden von ONLYOFFICE DocSpace mit Zapier

Systemanforderungen
  • Zapier
  • ONLYOFFICE DocSpace
  • Zapier ONLYOFFICE Integrations-App
Installation des ONLYOFFICE DocSpace Konnektors für Zapier

Die ONLYOFFICE DocSpace App kann im Zapier-Bereich Apps gefunden und verbunden werden:

  • Registrieren Sie sich für ein Zapier-Konto oder melden Sie sich an.
  • Gehen Sie zum Abschnitt Apps → My Apps.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche + Add connection und suchen Sie nach ONLYOFFICE DocSpace.
  • Geben Sie die URL zu Ihrem DocSpace, E-Mail und Passwort ein, um Ihr Konto zu verbinden.
  • Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Zaps unter Verwendung von DocSpace.

Starten der Nutzung von ONLYOFFICE DocSpace innerhalb von Zapier

Erstellen von Zaps
  • Um eine Aktionskette zu erstellen, wählen Sie das Trigger-Ereignis, von dem die Kette ausgeht.

    Zum Beispiel haben wir einen Trigger für das Erstellen einer Datei im Abschnitt My documents ausgewählt. Im Abschnitt App & event wählen Sie das Ereignis File Created in My Documents.

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  • Dann müssen wir uns in DocSpace autorisieren, wo wir die Dateierstellung verfolgen werden. Klicken Sie im Abschnitt Account auf Anmelden.
    Creating a Zap Creating a Zap

    Geben Sie im Autorisierungsfenster die URL des DocSpace-Portals, die E-Mail-Adresse und das Passwort an. Klicken Sie auf Yes, Continue to ONLYOFFICE DocSpace.

    Creating a Zap Creating a Zap
  • Im Abschnitt Trigger können Sie Ihren Trigger einrichten. In diesem Fall können Sie optional den benötigten Ordner auswählen oder die Standardeinstellungen belassen.

    Dann ist es notwendig, den Trigger zu testen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Test trigger.

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  • Wählen Sie einen Datensatz aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Continue with selected record.
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  • Dann können wir die folgenden Ereignisse in der Kette erstellen, diese testen und den Zap veröffentlichen. Weitere Details zu verfügbaren Zaps sind unten beschrieben.
    Creating a Zap Creating a Zap
User Added Trigger

Ziel

Beim Hinzufügen eines neuen Benutzers in DocSpace wird automatisch ein Zoom-Meeting für den Mitarbeiter des Unternehmens erstellt, mit dem Thema, dem neuen Benutzer die Nutzung von DocSpace zu vermitteln.

Umsetzung

  • Fügen Sie den DocSpace User Added-Trigger hinzu, um Daten über neue Benutzer in DocSpace zu erhalten.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Wählen Sie dann einen Beispiel-Datensatz für die weitere Verwendung aus.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Fügen Sie die Zapier-Aktion Delay After Queue hinzu, um die aktuelle Zeit zu erhalten.

    Stellen Sie die gewünschte Verzögerung für das Ereignis ein (in diesem Beispiel 0 Minuten). Wählen Sie die verantwortliche Person für die Aufgabe; falls erforderlich, wählen Sie mehrere Zuständige aus.

    Creating a Zap Creating a Zap
  • Fügen Sie dann die Aktion Zoom Create Meeting hinzu.

    Richten Sie die Aktion je nach Bedarf ein. Geben Sie das Meeting-Thema ein, wählen Sie Datum, Dauer und bei Bedarf ein Passwort.

    Creating a Zap Creating a Zap

    Testen Sie dann den Zap. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

File Created in My Documents Trigger

Ziel

Nachdem ein Benutzer ein Dokument in DocSpace erstellt hat, wird eine Kopie davon zu Google Docs hinzugefügt.

Umsetzung

  • Fügen Sie den DocSpace File Created in My Documents-Trigger hinzu. Dieser Trigger wird aktiviert, wenn ein neues Dokument erstellt oder hinzugefügt wird.
    Creating a Zap Creating a Zap

    Wählen Sie bei Bedarf den Ordner aus, auf den der Trigger angewendet wird.

  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert. Wählen Sie einen Beispiel-Datensatz für weitere Tests aus.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Um eine Datei aus DocSpace zu erhalten, muss sie zuerst heruntergeladen werden. Fügen Sie dazu die Aktion Download File hinzu.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Wählen Sie in den Aktionseinstellungen die Datei-ID aus.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Fügen Sie die neue Google Docs Aktion Upload Document hinzu. Wählen Sie das Feld Datei und den Ordner in Google Docs aus, in den die Dateien hochgeladen werden.
    Creating a Zap Creating a Zap

    Testen Sie dann den Zap. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

File Created Trigger

Ziel

Ein Benutzer erstellt eine Datei in DocSpace und erhält eine Kopie per Gmail-E-Mail, zur weiteren Bearbeitung oder zum Teilen mit Kunden.

Umsetzung

  • Fügen Sie den DocSpace File Created-Trigger hinzu.
    Creating a Zap Creating a Zap

    Wählen Sie bei Bedarf den Raum und/oder Ordner aus, auf den der Trigger angewendet wird.

  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Wählen Sie dann einen Beispiel-Datensatz für die weitere Verwendung aus.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Fügen Sie die neue DocSpace Aktion Download File hinzu, die die Datei herunterladen wird.
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  • Wählen Sie in den Aktionseinstellungen die Datei-ID aus.
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  • Fügen Sie die neue Gmail Aktion Send Email hinzu. Geben Sie die notwendigen Parameter in den Einstellungen ein.
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  • Geben Sie im Feld Anhang den Wert aus der Aktion Download File an.
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    Testen Sie dann den Zap. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

Room Created Trigger

Ziel

Nach der Erstellung eines neuen Raums in DocSpace wird automatisch ein Kanal in Slack erstellt und eine Benachrichtigung an Discord gesendet.

Umsetzung

  • Fügen Sie den DocSpace Room Created-Trigger hinzu.
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  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Wählen Sie dann einen Beispiel-Datensatz für die weitere Verwendung aus.
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  • Fügen Sie die Slack Aktion Create Channel hinzu.
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  • Wählen Sie in den Aktionseinstellungen den Channel Name aus.
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  • Fügen Sie die neue Discord Aktion Send Message hinzu.
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  • Wählen Sie den Empfänger und den Nachrichtentext aus.
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    Testen Sie dann den Zap. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

Room Archived Trigger

Ziel

Nachdem ein Benutzer einen Raum ins Archiv verschoben hat, wird automatisch eine Benachrichtigung an Google Chat gesendet.

Umsetzung

  • Fügen Sie den DocSpace Room Archived-Trigger hinzu.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Wählen Sie dann einen Beispiel-Datensatz für die weitere Verwendung aus.
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  • Fügen Sie die Google Chat Aktion Create Message hinzu.
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  • Wählen Sie in den Einstellungen einen Kanal aus und verwenden Sie den Nachrichten-Generator, um Ihren Nachrichtentext zu erstellen.
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    Testen Sie dann den Zap. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

Search Folder und Delete Folder Aktionen

Ziel

Ein Ordner wird in DocSpace entsprechend dem Aufgabennamen in Asana erstellt. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, wird der Ordner in DocSpace automatisch entfernt.

Umsetzung

  • Fügen Sie den Asana Completed Task-Trigger hinzu.
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  • Wählen Sie den Workspace und das Projekt in Asana aus.
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  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Wählen Sie dann einen Beispiel-Datensatz für die weitere Verwendung aus.
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  • Fügen Sie die neue DocSpace Aktion Search Folder hinzu, die einen Ordner basierend auf dem Aufgabennamen sucht.
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  • Wählen Sie in den Einstellungen den Abschnitt aus, in dem nach dem Ordner gesucht werden soll, und wählen Sie das Feld mit dem Ordnernamen.
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  • Fügen Sie die Aktion Delete Folder hinzu. Je nach Speicherort des Ordners wählen Sie Delete Folder oder Delete Folder From My Documents.
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  • Wählen Sie in den Einstellungen das Feld mit der Ordner-ID aus.
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    Testen Sie dann den Zap. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

Share Room Aktion

Ziel

Der DocSpace-Administrator möchte Zugriff auf alle neu erstellten Räume haben und Telegram-Benachrichtigungen erhalten.

Umsetzung

  • Fügen Sie den DocSpace Room Created-Trigger hinzu.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Wählen Sie dann einen Beispiel-Datensatz für die weitere Verwendung aus.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Fügen Sie die DocSpace Aktion Share Room hinzu, die automatisch den Zugriff auf einen Raum gewährt.
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  • Wählen Sie in den Aktionseinstellungen die Raum-ID, den Benutzer, dem wir Zugriff gewähren, und die Rolle aus.
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  • Fügen Sie die Telegram Aktion Send Message hinzu.
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  • Wählen Sie in den Einstellungen Chat Id. Erstellen Sie im Feld Message Text den Nachrichtentext mit dem Konstruktor.
    Creating a Zap Creating a Zap

    Testen Sie dann den Zap. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

Create Room Aktion

Ziel

Beim Erstellen einer neuen Aufgabe in Linear.app wird automatisch ein Raum in DocSpace erstellt.

Umsetzung

  • Fügen Sie den Linear New Issue-Trigger hinzu.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Wählen Sie dann einen Beispiel-Datensatz für die weitere Verwendung aus.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Fügen Sie die neue DocSpace Aktion Create Room hinzu, die automatisch einen neuen Raum erstellt.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Wählen Sie in den Einstellungen den Raumnamen und den Typ aus.
    Creating a Zap Creating a Zap

    Testen Sie dann den Zap. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

Upload File Aktion

Ziel

Beim Hinzufügen einer Datei zu OneDrive wird automatisch eine Kopie an DocSpace gesendet.

Umsetzung

  • Fügen Sie den OneDrive New File-Trigger hinzu.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Wählen Sie dann einen Beispiel-Datensatz für die weitere Verwendung aus.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Fügen Sie die neue DocSpace Aktion Upload File to My Documents hinzu.
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  • Wählen Sie in den Einstellungen das Feld mit dem Anhang aus.
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    Testen Sie dann den Zap. Beim Testen des Zaps muss der Wert im URL-Feld mit dem hydrate-Tag beginnen und enden. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

    Wenn beim Testen der Aktion "Upload File" ein Fehler auftritt, wird empfohlen, die App erneut zu verbinden. Gehen Sie dazu im Zapier Apps-Bereich zur ONLYOFFICE-App. Entfernen Sie die bestehende Verbindung und fügen Sie sie erneut hinzu.
Invite User Aktion

Ziel

Beim Hinzufügen eines neuen Kontakts in HubSpot wird automatisch eine Einladung zur Registrierung im DocSpace Workspace an diesen Kontakt gesendet.

Umsetzung

  • Fügen Sie den HubSpot New Contact-Trigger hinzu.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Testen Sie den Trigger, um sicherzustellen, dass er korrekt funktioniert. Wählen Sie dann einen Beispiel-Datensatz für die weitere Verwendung aus.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Fügen Sie die neue DocSpace Aktion Invite User hinzu.
    Creating a Zap Creating a Zap
  • Wählen Sie in den Einstellungen das Feld mit der E-Mail und die Benutzerrolle aus.
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    Testen Sie dann den Zap. Wenn alle Tests erfolgreich waren, veröffentlichen Sie ihn.

Um mehr über die häufigsten Probleme und deren Lösungen zu erfahren, besuchen Sie bitte unseren Troubleshooting-Guide.
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