Verwalten von Benutzertypen

Vorgänge in den Mitglieder- und Gästelisten

Auf der Registerkarte Kontakte -> Mitglieder können Administratoren interne Benutzer anzeigen, hinzufügen und verwalten.

Auf der Registerkarte Kontakte -> Gäste können Raumadministratoren ihre eigene Gästeliste anzeigen und verwalten. Der DocSpace-Besitzer und die DocSpace-Administratoren können auch die Gästeliste anderer Personen anzeigen und verwalten.

Mithilfe der Tools in der oberen Symbolleiste können Sie die folgenden Vorgänge ausführen:

• Suchen Sie mithilfe der Suchleiste oben in der Benutzer-/Gästeliste nach einem Benutzer-/Gastnamen.
• Filtern Sie die Benutzerliste nach Gruppe (Ohne Gruppe, Sonstige), Status (Aktiv, Ausstehende Einladung, Deaktiviert), Typ (DocSpace-Admin, Raum-Admin, Benutzer), Konto (Kostenpflichtig, Kostenlos), Konto-Anmeldetyp (SSO, LDAP, Standard-Anmeldung) und Speicherkontingent ((falls aktiviert) Standardkontingent, Benutzerdefiniertes Kontingent) mithilfe der Schaltfläche . Wählen Sie die erforderlichen Filterparameter aus und klicken Sie auf Übernehmen. Um den Filter zu löschen, verwenden Sie die Option Alle löschen, wenn mehrere Parameter ausgewählt sind, oder das Kreuzsymbol, wenn nur ein Parameter ausgewählt ist.

  Die Gästeliste kann nach Einladendem (Ich, Anderer), Status (Aktiv, Ausstehende Einladung, Deaktiviert) und Kontoanmeldetyp (SSO, LDAP, Standardanmeldung) gefiltert werden.

  
• Sortieren Sie Benutzer nach Name, Typ, Gruppe und E-Mail-Adresse mithilfe der Schaltfläche . Klicken Sie auf den Pfeil neben dem ausgewählten Parameter, um die Sortierreihenfolge zu ändern.

  Gäste können nach E-Mail, Einladendem und Registrierungsdatum sortiert werden.

• Verwenden Sie das Symbol , um die Spalten Typ, Gruppe, E-Mail und Speicher/Kontingent in der Benutzerliste anzuzeigen oder auszublenden (Kompaktansicht).

  Die Spalten E-Mail, Einladender, Registrierungsdatum sind in der Gästeliste verfügbar.

Über das Rechtsklickmenü oder das Symbol neben dem Benutzer-/Gastnamen können Sie die folgenden Aktionen ausführen. Die Aktionen können je nach Kontostatus variieren:

• Erneut einladen (Nur für ausstehende Konten) – um erneut eine Einladung an DocSpace zu senden.
• Info – um die Benutzer-/Gastinformationen anzuzeigen. Sie können auch das Symbol in der oberen rechten Ecke der oberen Symbolleiste verwenden.
• Raumliste – um die Räume anzuzeigen, zu denen der Benutzer/Gast eingeladen ist (der Filter nach Raummitglied wird angewendet).
• E-Mail ändern (Nur für aktive Konten) – um eine neue E-Mail-Adresse anzugeben.
• Passwort ändern (Nur für aktive Konten) – um ein neues Passwort festzulegen.
• Authentifizierung zurücksetzen (Nur für aktive Benutzerkonten) – zum Abmelden aller aktiven Verbindungen. Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist. Sie beendet alle aktiven Sitzungen und setzt die Konfiguration der Authentifizierungs-App zurück.
• Typ ändern (Für aktive und ausstehende Gastkonten) – um den Gasttyp in „Benutzer“ umzuwandeln und den Benutzer in die Mitgliederliste zu verschieben.
• Deaktivieren (für aktive und ausstehende Konten) – um den Benutzer/Gast zu deaktivieren.
• Aktivieren (Nur für deaktivierte Konten) – um den deaktivierten Benutzer/Gast wieder zu aktivieren.
• Benutzer/Gast löschen (Nur für deaktivierte Konten) – um den deaktivierten Benutzer/Gast zu entfernen.
• Entfernen – um den Gast aus der Gästeliste des Raumadministrators zu entfernen. Diese Aktion ist nur für den Raumadministrator in der Liste seiner Gäste verfügbar. Der Gast wird dadurch weder vom Portal gesperrt noch entfernt.
• Eigentümer ändern (Nur für das Eigentümerkonto) – um einen anderen DocSpace-Eigentümer zuzuweisen.

Über das Rechtsklickmenü in der Spalte Speicher/Kontingent neben dem Benutzernamen können Sie folgende Aktionen durchführen:

• Kontingent ändern (wenn das Standardkontingent aktiviert ist) – um ein benutzerdefiniertes Kontingent pro Benutzer festzulegen.
• Auf Standard setzen (wenn das Standardkontingent aktiviert und geändert ist) – um ein benutzerdefiniertes Kontingent auf den Standardwert zu setzen.
• Kontingent deaktivieren (wenn das Standardkontingent aktiviert ist) – um das Kontingent zu deaktivieren.

Erneutes Senden von Einladungen zu DocSpace

1. Verwenden Sie im Abschnitt Kontakte die Registerkarte Mitglieder oder Gäste auf der linken Seite.
2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Benutzernamen oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der ausstehenden Konten in der Liste.
3. Wählen Sie im Menü die Option Erneut einladen.

Ändern von Benutzertypen

1. Verwenden Sie im Abschnitt Kontakte die Registerkarte Mitglieder oder Gäste auf der linken Seite.
2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Benutzernamen.
3. Wählen Sie im Menü die Option Typ ändern.
4. Wählen Sie einen anderen Benutzertyp.
   Gäste können zu Benutzern, Raumadministratoren oder DocSpace-Administratoren befördert werden. Benutzer können zu Raumadministratoren oder DocSpace-Administratoren befördert und zu Gästen herabgestuft werden. Administratoren können zu Benutzern oder Gästen herabgestuft werden.

   Beim Herabstufen von Benutzern/Administratoren zu Gästen werden die Räume sofort einem anderen Administrator zugewiesen. Wenn der Bereich „Meine Dokumente“ freigegebene Dateien enthält, werden diese nach 30 Tagen dem ausgewählten Administrator neu zugewiesen. Der Bereich „Meine Dokumente“ steht dem zum Gast herabgestuften Benutzer 30 Tage lang nur zum Anzeigen, Herunterladen und Löschen zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Frist steht dem Gast der Bereich „Meine Dokumente“ nicht mehr zur Verfügung. Wenn der Gast alle Dokumente löscht, werden reguläre Dokumente gelöscht und freigegebene Dokumente dem zuvor ausgewählten Administrator zugewiesen.

Ändern des Benutzer-/Gastkontostatus

1. Verwenden Sie im Abschnitt Kontakte die Registerkarte Mitglieder oder Gäste auf der linken Seite.
2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Benutzer-/Gastnamen.
3. Wählen Sie Deaktivieren oder Aktivieren.

Entfernen von Benutzern/Gästen aus DocSpace

Um einen deaktivierten Benutzer/Gast zu entfernen, der keine Räume erstellt oder Dokumente zum Raum hinzugefügt hat,

1. Verwenden Sie im Abschnitt Kontakte die Registerkarte Mitglieder oder Gäste auf der linken Seite.
2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem deaktivierten Benutzer-/Gastnamen.
3. Wählen Sie die Option Benutzer/Gast löschen.
4. Ein Bestätigungsfenster wird geöffnet. Beachten Sie, dass persönliche Dokumente und Ordner im Bereich „Meine Dokumente“ dieses Benutzers gelöscht werden. Klicken Sie auf Löschen.

Gäste teilen

Teilen Sie Gäste mit anderen Teammitgliedern, indem Sie einen Link generieren und senden.

1. Verwenden Sie im Abschnitt Kontakte die Registerkarte Gäste auf der linken Seite.
2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Gastnamen.
3. Wählen Sie die Option Gast teilen. Der Link wird kopiert.
4. Senden Sie den kopierten Link an Ihre Teammitglieder. Der Link ist 7 Tage lang gültig.

Ihre Teammitglieder können den Link öffnen und den freigegebenen Gast durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche genehmigen oder ablehnen. Der genehmigte Gast wird der Gästeliste des Teammitglieds hinzugefügt.

Neuzuordnung der Daten beim Löschen von Profilen

Wenn Sie einen deaktivierten Benutzer/Gast entfernen möchten, der Räume oder Dokumente/Ordner im Raum erstellt hat, werden die von diesem Benutzer erstellten Räume und die darin gespeicherten Dokumente automatisch einem Administrator zugewiesen, der die Löschung durchführt. Weisen Sie die Daten manuell neu zu, um einen anderen Zielbenutzer für die Neuzuweisung auszuwählen.

Was passiert mit den Daten nach der Neuzuweisung

Nachdem Sie Daten neu zugewiesen haben und einen Benutzer/Gast gelöscht haben, werden die zugehörigen, von einem Benutzer erstellten Inhalte wie folgt verarbeitet:

• Persönliche Dokumente und Ordner im Bereich „Meine Dokumente“ dieses Benutzers werden gelöscht.
• Räume und Dokumente/Ordner, die vom Benutzer in einem Raum erstellt wurden, werden nicht gelöscht, aber ihr Besitz wird dem ausgewählten Benutzer neu zugewiesen.

Löschen eines Benutzers oder Gastes

Um einen Benutzer oder Gast zu löschen,

1. Verwenden Sie im Abschnitt Kontakte die Registerkarte Mitglieder oder Gäste auf der linken Seite.
2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem deaktivierten Benutzer-/Gastnamen.
3. Wählen Sie die Option Benutzer/Gast löschen.
4. Es öffnet sich ein Bestätigungsfenster, in dem Sie aufgefordert werden, die Daten des Benutzers oder Gastes neu zuzuweisen:
   
5. Klicken Sie im Bestätigungsfenster auf den Link Daten einem anderen Benutzer neu zuweisen.
6. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie einen DocSpace-Benutzer auswählen können, dem Sie Daten neu zuweisen möchten. Klicken Sie im Abschnitt Neuer Dateneigentümer auf das Plus-Symbol und wählen Sie den gewünschten aktiven Benutzer aus der Liste aus.
7. Das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn Neuzuweisung abgeschlossen ist ist standardmäßig aktiviert, sodass das Profil nach der Datenneuzuweisung automatisch gelöscht werden kann.
8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu zuweisen.
   
   Mit der Option Übertragung abbrechen können Sie die Datenneuzuweisung abbrechen.

   Sobald der Neuzuweisungsprozess abgeschlossen ist, werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

   Wenn Sie das Kontrollkästchen Profil löschen, wenn die Neuzuweisung abgeschlossen ist deaktiviert haben, können Sie zur Liste der deaktivierten Benutzer zurückkehren und den Benutzer/Gast manuell löschen, ohne dessen Daten zu verlieren.