Статьи с тэгом :
Закрыть
История изменений
Закрыть
  • Всё
  • Обзор
  • Создание событий
  • Добавление календаря
  • Управление календарями
  • Предоставление доступа к календарям
  • Экспорт календарей

Обзор

Календарь - это встроенный инструмент планирования, который помогает:

  • одним взглядом охватить все персональные и корпоративные события,
  • отслеживать вехи, задачи Проектов и CRM, дни рождения пользователей,
  • добавлять события разных типов: однократные события с заданным временем начала и завершения, события на весь день, которые продолжаются в течение одного или нескольких дней, или повторяющиеся события,
  • не пропустить ни одной важной даты благодаря напоминаниям,
  • приглашать гостей на ваши мероприятия,
  • создать персональное расписание или предоставить доступ к календарю определенному пользователю или группе,
  • указать, кто может только просматривать ваш календарь, а кто может также редактировать его и создавать новые события,
  • экспортировать/импортировать календари, синхронизируя их с другими календарными приложениями, которыми вы пользуетесь.

Чтобы получить доступ к инструменту Календарь с любой страницы портала, щелкните по значку Значок Инструмент Календарь наверху страницы или используйте выпадающий список в левом верхнем углу и выберите соответствующую опцию.

Создание событий

События в персональный календарь можно добавлять несколькими способами: используя Быстрый режим, который позволяет добавить базовую информацию о событии, или переключившись в Расширенный режим, чтобы указать все подробные сведения о событии, такие как период повторения, время напоминания, список гостей и т.д.

Быстрый режим
  1. щелкните левой кнопкой мыши по тому дню, где требуется создать новое событие,
  2. в новом всплывающем окне введите основную информацию о событии: название, место проведения, время и выберите календарь, в который требуется добавить событие (описание этих опций приведено в инструкции по работе с Расширенным режимом),
  3. нажмите кнопку Сохранить, чтобы добавить событие в календарь, или используйте ссылку Подробности, чтобы переключиться в расширенный режим.
Создание событий - Быстрый режим Создание событий - Быстрый режим
Расширенный режим
  1. чтобы начать создание события в расширенном режиме, нажмите на кнопку Создать в левом верхнем углу и выберите опцию Событие,
  2. введите название события,
  3. укажите Место проведения события,
  4. задайте время проведения события:
    • чтобы создать событие, которое продолжается целый день или дольше, оставьте отмеченной опцию Событие на весь день и задайте даты начала и окончания события.

      Введите нужную дату в полях Начало: и Окончание: с помощью клавиатуры или щелкнув по соответствующему значку Значок Календарь и выбрав нужную дату. Для получения дополнительной информации обратитесь к этой статье.

    • чтобы создать событие, которое происходит в указанное время, снимите пометку с опции Событие на весь день и введите требуемые значения времени начала и окончания события.
  5. если у вас несколько календарей, выберите из выпадающего списка Календарь, в который требуется добавить событие,
  6. если у вас несколько учетных записей электронной почты, подключенных в модуле Почта, вы можете изменить адрес электронной почты Организатора, выбрав нужный адрес из списка.

    На выбранный электронный адрес вы будете получать оповещения о присутствии гостей.

  7. пригласите Гостей принять участие в событии,

    Начните вводить имя или адрес электронной почты гостя и выберите нужный контакт из списка (по мере ввода в нем отображаются ваши личные контакты, контакты портала и модуля CRM, которые соответствуют введенным символам). Если вы вводите новый адрес электронной почты, не сохраненный в контактах Почты, нажмите клавишу Enter или нажмите кнопку Ok справа, чтобы добавить гостя.

    Затем можно указать необходимость присутствия каждого гостя. По умолчанию выбрана опция Обязательный, но вы можете изменить ее на Необязательный.

    Для удаления гостя используйте значок Значок Удалить гостя.

    Гости могут только просматривать события. Если вы хотите, чтобы какой-то другой пользователь портала мог редактировать события и приглашать других гостей, используйте ссылку Добавить пользователей внизу страницы, и предоставьте пользователю Полный доступ к событию.
    Создание событий - Расширенный режим Создание событий - Расширенный режим
  8. задайте период повторения, если требуется регулярно повторять событие,

    Раскройте выпадающий список Повторять и выберите один из доступных вариантов: каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год. Чтобы задать пользовательский период повторения, выберите из выпадающего списка Повторять опцию настройка и настройте доступные параметры.

    Для получения дополнительной информации обратитесь к этой статье.

  9. настройте напоминание о событии,

    По умолчанию вы получите оповещения о событии, добавленном в Мой календарь, за 15 минут до его наступления. Если необходимо изменить время напоминания, откройте выпадающий список Предупреждать и выберите одну из доступных опций: за 5 минут, за 15 минут, за полчаса, за час, за 2 часа, за день. Для отключения напоминания выберите из выпадающего списка опцию никогда.

    Имейте в виду, что оповещения отправляются в соответствии с часовым поясом, установленным для календаря, в который вы добавляете событие.
  10. добавьте Описание события,
  11. откройте доступ к событию для других пользователей портала, если это необходимо,

    Нажмите на ссылку Добавить пользователей, отметьте галочками тех людей, которым требуется предоставить доступ к событию, и нажмите кнопку Сохранить. Чтобы облегчить поиск, используйте поле фильтра наверху. Отметьте нужную группу или опцию Выбрать все, чтобы выбрать пользователей из отмеченной группы или всех пользователей соответственно.

    Затем задайте тип доступа для каждого пользователя. По умолчанию выбрана опция Только чтение, но вы можете предоставить Полный доступ, чтобы пользователь мог не только просматривать, но и редактировать событие.

    Для удаления пользователя используйте значок Значок Удалить пользователя.

  12. нажмите кнопку Сохранить.

    Если вы добавили гостей, появится окно Отправка приглашений. Решите, надо ли отправить гостям приглашения, и нажмите соответствующую кнопку.

Создание событий - Расширенный режим Создание событий - Расширенный режим

Добавленное событие будет выделено цветом выбранного календаря.

Приглашенные гости получат оповещения по электронной почте, если вы решили отправить им приглашения. Гости смогут принять или отклонить приглашение, выбрав опцию Да, Возможно или Нет, прямо из письма, а также из окна просмотра события в Календаре. Решение можно будет изменить позже.

Чтобы открыть окно просмотра события, щелкните левой кнопкой мыши по событию в календаре. В этом окне можно также посмотреть общее количество приглашенных гостей и количество гостей, которые приняли/отклонили приглашение.

Просмотр событий Просмотр событий

Когда участник примет, предварительно примет или отклонит приглашение, организатор события также получит оповещение по электронной почте.

Редактирование событий

Если требуется отредактировать событие,

  1. щелкните левой кнопкой мыши по событию, которое требуется отредактировать,
  2. нажмите кнопку Редактировать внизу окна,
  3. внесите все необходимые изменения,
    Помимо параметров, описанных выше, можно также изменить свое решение относительно участия в событии, выбрав переключатель Да, Возможно или Нет в разделе Присутствие.
  4. нажмите кнопку Сохранить,
  5. Если вы пригласили гостей участвовать в этом событии, появится окно Оповещение об изменениях. Решите, надо ли отправить гостям оповещения об изменении события, и нажмите соответствующую кнопку.

    Если вы добавили новых гостей или удалили кого-то из существующих, вам будет предложено выбрать, хотите ли вы оповестить об изменении только новых и удаленных гостей или всех участников.

Для удаления события щелкните по нему левой кнопкой мыши и используйте кнопку Удалить внизу окна. Если вы пригласили гостей участвовать в этом событии, появится окно Оповещение об отмене. Решите, надо ли отправить гостям оповещения об удалении события, и нажмите соответствующую кнопку.

Добавление календаря

Если для планирования работы недостаточно Моего календаря, можно создавать новые персональные календари. Для этого:

  1. раскройте выпадающий список, нажав на стрелку рядом с кнопкой Создать в левом верхнем углу, и выберите опцию Календарь,
  2. введите название календаря,
  3. выберите цвета для отображения событий и текста,
  4. настройте время напоминания, то есть стандартное время, за которое вы будете получать оповещения обо всех событиях из этого календаря перед их наступлением,

    Откройте выпадающий список Предупреждать и выберите одну из доступных опций: за 5 минут, за 15 минут, за полчаса, за час, за 2 часа, за день или оставьте опцию никогда для отключения напоминаний.

  5. задайте подходящий Часовой пояс, используя выпадающий список,
  6. откройте доступ к календарю, если необходимо,

    Нажмите на ссылку Добавить пользователей для совместного доступа и используйте одну из следующих ссылок, чтобы выбрать тех людей, которым требуется предоставить доступ к календарю:

    • используйте ссылку Добавить пользователей, если надо открыть доступ к календарю для одного или более людей;
    • используйте ссылку Добавить группы, если надо открыть доступ к календарю для всех пользователей портала, для группы, или только для администраторов портала.

    Затем задайте уровень доступа для каждого пользователя или группы и нажмите кнопку Сохранить.

  7. импортируйте события в календарь онлайн-офиса,

    Используйте эту возможность, если требуется импортировать события из стороннего календаря. Нажмите на соответствующую ссылку и выберите нужный файл .ics на жестком диске компьютера.

  8. нажмите кнопку Сохранить.
Добавление календаря Добавление календаря

Новый календарь будет добавлен и отображен в списке Мои календари слева.

Можно также добавить новый календарь, используя iCal-ленту. Она позволяет просматривать в Календаре онлайн-офиса версию стороннего календаря в режиме только для чтения.

Для добавления нового календаря из ленты iCal,

  1. раскройте выпадающий список, нажав на стрелку рядом с кнопкой Создать в левом верхнем углу и выберите опцию Календарь из ленты iCal,
  2. введите название календаря,
  3. выберите цвета для отображения событий и текста,
  4. введите ссылку на ленту iCal стороннего календаря, который требуется добавить,
  5. нажмите кнопку Сохранить.

Новый календарь из ленты iCal будет добавлен и отображен в списке Другие календари слева. Чтобы сделать события из этого календаря видимыми в Календаре онлайн-офиса,

  1. щелкните по значку Значок Управление справа от заголовка списка Другие календари,
  2. перейдите к разделу Календари iCal,
  3. установите флажок рядом с названием календаря, который надо активировать,
  4. нажмите кнопку Сохранить.

Для получения дополнительной информации обратитесь к разделу Советы и приемы

Управление календарями

по умолчанию Календарь состоит из двух разделов:

  • Раздел Мои календари содержит Мой календарь, доступный по умолчанию, а также другие календари, созданные вами,
  • Раздел Другие календари содержит календари, которые показывают:
    • вехи проектов, в которых вы участвуете или которые отслеживаете;
    • задачи, поставленные вам в модуле Проекты (только если задан крайний срок);
    • задачи, поставленные вам в модуле CRM;
    • события или календари, к которым вам предоставили доступ другие пользователи;
    • дни рождения пользователей портала;
    • сторонние календари, созданные с помощью iCal-ленты.

Если требуется отредактировать календарь,

  1. наведите курсор мыши на календарь, который требуется отредактировать,
  2. щелкните по значку Значок Карандаш, появившемуся справа от названия календаря,
  3. внесите все необходимые изменения и нажмите кнопку Сохранить.

Если какие-то календари вам не нужны, их можно или удалить (из списка Мои календари) или скрыть (из списка Другие календари).

Для удаления календаря из списка Мои календари:

  1. наведите курсор мыши на календарь, который требуется удалить,
  2. щелкните по значку Значок Карандаш, появившемуся справа от названия календаря,
  3. нажмите кнопку Удалить внизу окна Редактирование календаря.

Для отключения отдельного календаря в списке Другие календари и скрытия всех событий из него:

  1. наведите курсор мыши на календарь, который требуется скрыть,
  2. щелкните по значку Значок Карандаш, появившемуся справа от названия календаря,
  3. нажмите кнопку Скрыть из списка.

Для отключения нескольких календарей сразу:

  1. щелкните по значку Значок Управление справа от заголовка списка Другие календари,
  2. установите флажки рядом с названиями календарей, которые надо показывать, снимите флажки рядом с теми календарями, которые надо скрыть,
  3. нажмите кнопку Сохранить, чтобы применить все изменения.
Управление календарями Управление календарями

Предоставление доступа к календарям

Лучший способ составить график работы команды и держать коллег в курсе всех важных событий - это добавить новый календарь и открыть к нему доступ.

Для предоставления доступа к существующему календарю:

  1. выберите нужный календарь из списка Мои календари слева,
  2. щелкните по значку Значок Карандаш, появившемуся справа от названия календаря,
  3. нажмите на ссылку Добавить пользователей для совместного доступа, чтобы открыть окно Настройки совместного доступа,
  4. используйте одну из ссылок наверху:
    • используйте ссылку Добавить пользователей, если надо открыть доступ к календарю для одного или более людей;
    • используйте ссылку Добавить группы, если надо открыть доступ к календарю для всех пользователей портала, для группы, или только для администраторов портала.

    Выберите человека (группу) из списка. Чтобы облегчить поиск, сортируйте всех пользователей по группам или используйте поле фильтра наверху.

    Выбранный пользователь (или группа) будет добавлен в список. Для удаления человека (группы), добавленного по ошибке, щелкните по соответствующему значку Значок Удалить.

  5. задайте подходящий уровень доступа,

    По умолчанию календарь будет доступен в режиме только для чтения. Для предоставления пользователю (или группе) полного доступа к календарю, чтобы он или она могли не только просматривать, но и редактировать этот календарь, добавлять или удалять события, нажмите на ссылку Только чтение и выберите из списка опцию Полный доступ.

  6. сохраните изменения в окне Настройки совместного доступа, нажав на соответствующую кнопку внизу,
  7. нажмите кнопку Сохранить внизу окна Редактирование календаря, чтобы применить все изменения.
Предоставление доступа к календарям Предоставление доступа к календарям

Все выбранные пользователи (или группы) получат оповещение о новом календаре, к которому им предоставлен доступ.

После того, как выбранный пользователь получит оповещение, ему надо активировать календарь, к которому он получил доступ, чтобы отображались все события из него. Пользователю, для которого вы открыли доступ к календарю, необходимо выполнить следующие инструкции:

  1. щелкнуть по значку Значок Управление справа от заголовка списка Другие календари,
  2. перейти к разделу Календари, доступные для меня,
  3. установить флажок рядом с названием календаря, который требуется активировать,
  4. нажать кнопку Сохранить.

Экспорт календарей

Если вы используете Календарь онлайн-офиса для работы, а другой, например, Google, для личных списков дел, то экспорт календаря онлайн-офиса может помочь вам синхронизировать имеющиеся данные для экономии времени и сил.

Календарь онлайн-офиса позволяет экспортировать события с помощью ссылки на ленту iCal. В этом случае все изменения, внесенные в календарь онлайн-офиса, автоматически будут доступны в стороннем календаре, но вы сможете только просматривать их. Если необходимо редактировать и обновлять события в стороннем календаре, вам понадобится сохранить их как файл в формате .ics.

Для экспорта календаря:

  1. выберите календарь, который надо экспортировать,

    Можно экспортировать события любого календаря онлайн-офиса из списков Мои календари или Другие календари, расположенных слева.

  2. наведите курсор мыши на календарь, который требуется экспортировать,
  3. щелкните по значку Значок Карандаш, появившемуся справа от названия календаря,
  4. перейдите к разделу Импорт/Экспорт и нажмите на ссылку Экспорт событий из календаря,
  5. Скопируйте всю предоставленную ссылку и вставьте ее в любой сторонний календарь, поддерживающий формат iCal,

    Если вы пользуетесь Календарем Google, откройте выпадающий список рядом с надписью "Другие календари" и выберите опцию "Добавить по URL". Затем вставьте скопированную ссылку в поле "URL" и сохраните календарь. Ваш календарь будет добавлен и показан в списке "Другие календари".

    Экспорт календарей Экспорт календарей

    ИЛИ

    Щелкните по предоставленной ссылке и сохраните календарь на жестком диске как файл в формате iCal с расширением .ics. Используйте сохраненный файл, чтобы импортировать события из календаря онлайн-офиса в любой сторонний календарь, предоставляющий функцию Импорт.

    Если вы пользуетесь Календарем Google, откройте выпадающий список рядом с надписью "Другие календари" и выберите опцию "Импорт календаря". Затем найдите на жестком диске созданный файл, выберите календарь, в который надо сохранить эти события, и нажмите кнопку "Импортировать". Все события из календаря онлайн-офиса будут импортированы и отображены в выбранном календаре Google.
Try now for free Try and make your decision No need to install anything
to see all the features in action
Вас также может заинтересовать:
Закрыть