入门指南

概述

邮件是一款设计用于在门户上管理您的通信的工具。这种消息管理解决方案帮助您更高效地工作，改善业务沟通，并允许您：

• 管理一个或多个电子邮件账户，
• 快速沟通并有效管理联系人，
• 访问您的个人、门户和CRM联系人地址，
• 在一个地方组织电子邮件地址，
• 创建企业邮箱，
• 在门户上管理电子邮件消息，
• 在一个地方阅读您的消息并回复所有消息，
• 创建和编辑电子邮件模板以简化处理相似消息的过程，
• 通过任何浏览器随时随地访问消息历史记录、联系人和文件，
• 将对话或单个消息链接到现有CRM元素或基于对话创建新的CRM联系人，
• 从CRM模块发送发票，
• 创建签名，
• 使用邮件自动回复功能，
• 将附件保存到文档模块中的任意文件夹，
• 创建、定制并使用标签以便快速轻松地管理消息，
• 接收日历事件通知，接受或拒绝邀请，
• 在收到新消息时使用门户通知，
• 创建自定义文件夹并应用过滤器以自动对消息执行某些操作。

要访问邮件，请点击每个门户页面顶部的图标。

创建/编辑账户

要在门户上发送、接收和整理您的消息，首先需要设置一个账户。为此，

1. 点击任何门户页面顶部的图标，

2. 在打开的窗口中点击添加新账户按钮，

3. 完成以下字段：电子邮件和密码，

   

4. 如有必要，使用高级选项切换到高级设置窗口：

   

   最流行的邮件服务的默认参数会自动检测。如果需要，您可以更改其中一些参数。要返回默认设置，请点击获取默认设置链接。

   备注

   最流行的邮件服务的完整设置列表可以在这里找到。您也可以参考您的邮件服务的官方文档。如果在连接某个服务时遇到问题，您也可以尝试在这里找到解决方案。

   可用的参数如下：

   • 电子邮件 - 您的电子邮件地址。
   • 账户名称（可选）- 您的姓名。
   • 接收邮件字段
     • POP或IMAP服务器 - 您的POP或IMAP服务器主机名，如pop.domain.com或imap.domain.com。
     • 端口 - POP或IMAP服务器使用的端口号（默认情况下，IMAP服务器使用端口993，POP服务器使用端口995，带SSL加密）。
     • 登录 - 您的电子邮件地址。
     • 密码 - 您用于访问邮箱的密码。
     • 认证类型 - 简单密码、加密密码或NTLM密码。
     • POP或IMAP服务器的加密 - 根据您的POP或IMAP服务器使用的加密选择SSL或STARTTLS选项。
   • 发送邮件字段
     • SMTP服务器 - 您的SMTP服务器主机名，如smtp.domain.com。
     • 端口 - SMTP服务器使用的端口号（默认情况下，SSL使用端口465，STARTTLS使用端口587）。
     • 登录 - 您的电子邮件地址。
     • 密码 - 您用于访问邮箱的密码。
     • 认证类型 - 简单密码或加密密码。
     • SMTP服务器的加密 - 根据您的SMTP服务器使用的加密选择SSL或STARTTLS选项。您可能需要相应地更改端口。

5. 点击添加账户（或保存）按钮以连接账户。

邮件导入过程开始。这可能需要一些时间。您可以关闭窗口并继续使用门户，甚至关闭浏览器。导入将在后台继续。导入过程完成后，您邮件账户中的所有消息将加载到收件箱文件夹中，您可以开始处理您的通信。

如果您需要添加另一个账户，请按照以下步骤操作：

1. 点击左侧菜单中的设置部分，
2. 选择账户管理选项，
3. 点击现有账户列表上方的添加新账户按钮，
4. 按照上述账户创建程序操作，
5. 点击添加账户按钮以连接新账户。

新添加的邮件账户的消息将加载到收件箱文件夹中。

要编辑账户（例如您更改了密码），请完成以下步骤：

1. 点击左侧菜单中的设置部分，
2. 选择账户管理选项，
3. 从列表中选择所需的账户，然后点击右侧的图标，
4. 选择编辑选项以打开账户管理窗口，
5. 输入必要的参数以进行更改，
6. 点击保存按钮。

备注

使用OAuth连接的账户的设置无法编辑。您只能更改它们的账户名称。

如果您决定从邮件中删除账户：

1. 点击左侧菜单中的设置部分，
2. 选择账户管理选项，
3. 从列表中选择所需的账户，然后点击右侧的图标，
4. 选择删除选项，
5. 点击删除按钮以确认账户删除。

该账户的所有消息将从收件箱文件夹中删除。

如果您不再需要某个账户，但希望保留已经发送到该账户的所有消息，请停用您的账户。如果选择此选项，您将不会收到来自停用账户的新消息，但以前收到的消息将显示在您的邮件中，您可以随时访问它们。

更改账户设置

添加签名

邮件允许您为电子邮件消息添加签名。

为此，

1. 进入左侧菜单中的设置部分并选择账户管理选项，

2. 点击所需账户旁边的管理签名按钮，

   

3. 在打开的管理签名窗口中，设置您自己的签名，

   备注

   您的选择不仅限于姓名。您可以使用文本、图片、链接或自定义HTML代码。

4. 点击保存按钮。

   

每次您从预先配置了签名的账户发送电子邮件时，您的个人签名将自动添加。

如果您想更改或删除签名，

1. 进入左侧菜单的设置部分，选择账户管理选项，

2. 点击所需账户旁边的管理签名按钮，

3. 在管理签名窗口中，更改或删除签名，

   备注

   您也可以通过取消选中使用签名框来暂时停用它。

启用邮件自动回复功能

您可以设置连接到邮件模块的账户，在您不在时发送自动回复。

要这样做，

1. 进入左侧菜单的设置部分，选择账户管理选项，

2. 从列表中选择所需账户，点击右侧的图标，

3. 选择邮件自动回复选项，

4. 在打开的邮件自动回复窗口中，勾选启用自动回复选项以启用自动回复功能，

5. 如果您希望自动回复仅发送给存储在通讯录中的电子邮件地址（包括个人、门户和CRM联系人），请勾选仅发送自动回复给联系人中的人选项。

6. 如有必要，设置功能应工作的时间段。开始日期自动设置为当前日期，但您可以更改。勾选至框并设置结束日期。

7. 填写消息的主题和正文，

   备注

   如果您设置了签名，它也会被添加到自动回复中。

8. 点击保存按钮。

一旦启用邮件自动回复功能，当您访问邮件时将显示一条信息消息。使用此消息中的链接，您可以快速禁用该功能或进入账户管理页面更改设置。在账户管理页面，您也可以通过点击相应的链接关闭邮件自动回复。

当启用邮件自动回复功能时，所有传入消息将收到自动回复，除非：

• 消息是从您的账户或邮件组收到的，
• 已在一天内向该地址发送过自动回复，
• 消息被识别为新闻通讯，
• 勾选了仅发送自动回复给联系人中的人选项，而发件人的电子邮件地址不在您的通讯录中。

配置邮件服务器

除了聚合外部服务的电子邮件外，邮件还允许您向您的域添加邮件服务器。如果您有自己的域，您可以直接在您的门户上创建和管理企业邮箱。

备注

只有门户所有者和管理员可以设置域，创建、管理和删除企业邮箱。

要设置您的第一个域，

1. 点击任何门户页面顶部的图标（如果您还没有创建任何账户）并点击设置域链接，或进入邮件模块的设置部分，

2. 选择邮件服务器选项并点击添加您自己的域按钮，

   

3. 按照向导的说明设置域：

   • 在相应字段中输入您的域名并点击下一步按钮，

   • 通过在您的域控制面板中添加TXT记录来证明域所有权，使用向导说明中提供的信息并点击下一步按钮，

     备注

     如果您使用的是服务器版本，则无需执行此步骤。在这种情况下，向导仅包含4个步骤。

   • 使用向导说明中提供的信息将MX记录添加到您的域控制面板中并点击下一步按钮，

   • 使用向导说明中提供的信息将SPF记录添加到您的域控制面板中并点击下一步按钮，

   • 使用向导说明中提供的信息将DKIM记录添加到您的域控制面板中并点击完成按钮。

4. 在出现的窗口中点击确定按钮。

添加的域将在域列表页面显示。使用添加您自己的域按钮，您可以根据需要添加任意多个域。

使用域菜单，您可以：

• 检查DNS设置，
• 如果不再需要，可以删除域。

备注

您还可以查看连接第三方邮件客户端时使用的连接设置。

管理员可以在邮件服务器设置页面使用域菜单查看连接设置。拥有域邮箱的用户可以在账户管理页面使用邮箱菜单查看连接设置。

从域/邮箱菜单中选择连接设置选项。连接设置将在新窗口中显示。设置包括以下数据：登录名和密码（您的邮箱地址和密码）、服务器、端口、SSL/TLS用于接收邮件（IMAP服务器）和发送邮件（SMTP服务器）。

从Workspace v12.0开始，使用ImapSync服务，该服务允许同步连接到第三方客户端的邮箱。ImapSync仅适用于更新到v12.0后创建的邮箱。目前，它允许在门户和第三方邮件客户端的相应文件夹之间同步收件箱、已发送、草稿和垃圾邮件文件夹。用户文件夹同步到同名文件夹。ImapSync允许您同步接收、移动、删除消息，以及更改已读和重要标志。

如果您看到添加域旁边的红色通知，这意味着某些DNS记录不正确或尚未更新（此过程可能需要几分钟到几小时）。稍等片刻，如果通知仍然存在，请点击DNS设置链接以了解需要检查的DNS记录。 点击验证按钮以更新DNS设置。更新完成后，您可以添加第一个邮箱。

如果您没有自己的域，可以使用我们的免费默认域。您可以在设置部分的邮件服务器页面找到它。

要创建新邮箱，

1. 选择所需的域（可以是我们的域或您的域），

2. 点击添加新邮箱链接，

3. 在创建新邮箱窗口中，在相应字段中输入邮箱地址并使用添加用户链接选择要为其创建邮箱的用户。发件人姓名字段将自动填入用户资料中的信息，但您可以根据需要更改姓名，

   备注

   每个用户每个域只能创建两个邮箱。

4. 点击保存按钮。

   备注

   还有一种替代方法可以为默认域创建邮箱。进入账户管理页面，点击创建邮箱按钮，并按照上述说明操作。

备注

用户将收到关于邮箱创建的通知。通知将发送到用户资料中指定的邮箱（如果已激活）和创建的邮箱。在企业版服务器版本中，通知还将包含关于第三方邮件客户端连接设置的信息。

使用邮箱菜单，您可以编辑邮箱别名或删除邮箱。如果您想了解更多关于别名和邮件组的信息，请阅读这篇文章。

备注

还有可能更改邮箱密码。

管理员可以在邮件服务器设置页面使用邮箱菜单为用户的邮箱更改密码。拥有域邮箱的用户可以在账户管理页面使用邮箱菜单更改密码。

从邮箱菜单中选择更改密码选项并指定新密码。密码生成和验证规则与门户账户密码相同（在密码强度设置中指定）。

部分门户安全设置）。您可以手动输入密码或自动生成密码。在输入时，密码会进行验证，其符合密码强度要求的情况会通过颜色指示。要自动生成新密码，请点击 图标。邮箱地址和生成的密码可以通过下面的相应链接复制并发送给用户。关于密码更改的自动门户通知将发送到用户个人资料中指定的邮箱（如果已激活）。如果用户的个人资料邮箱未激活，消息将发送到当前邮箱。

发送/接收邮件

一旦您在邮件中添加了电子邮件帐户或直接在门户上创建了邮箱，您就可以发送和接收电子邮件。

要发送电子邮件，

1. 点击左上角的创建邮件按钮，打开创建消息的页面，

   如果您有多个帐户，需要选择一个来发送消息。为此，请点击发件人： 字段旁边的黑色箭头，打开下拉列表并选择所需的帐户。

   备注

   您可以在设置部分的帐户管理页面上设置默认帐户。为此，请勾选您想要设置为发送电子邮件默认帐户的帐户。

2. 在收件人： 字段中开始输入收件人的电子邮件地址或姓名，并从列表中选择所需的一个。输入时，地址簿中与输入字符匹配的联系人会显示在此处（即您的个人、CRM和门户联系人，以及您已发送过邮件的电子邮件地址）。

   您可以向多个收件人发送消息。逐个从列表中选择多个地址，或输入用逗号分隔的多个新地址。如果电子邮件地址输入不正确，地址块将以红色突出显示。要编辑地址，请双击所需的地址块。要从收件人： 字段中删除地址，请点击 图标。

   备注

   输入电子邮件地址时，您还可以使用常用的键盘快捷键：Ctrl+A 选择所有地址块或正在编辑的块中的所有内容，Ctrl+C 复制选定的数据，Ctrl+V 粘贴先前复制的数据，Ctrl+Z 撤销上次执行的操作，Ctrl+Y 重做上次撤销的操作。

   

   要向多个地址发送副本，请使用添加副本链接，该链接位于收件人： 字段的右侧。

3. 在主题： 字段中输入您的消息主题，

4. 撰写您的消息，

   要格式化您的消息、插入链接或图像，请使用消息正文字段上方的格式化工具栏。您可以更改字体类型、大小、颜色、背景色、清除格式、更改文本对齐方式、增加或减少缩进、插入列表、图像、链接、表情符号和引用，并切换到文本的HTML视图。

   要在电子邮件中提及其他门户用户，请输入'@'符号。人员模块中的门户用户列表将打开。选择所需的人并点击。用户的相应电子邮件地址（在个人资料中指定）将自动作为链接添加到消息中。相应的电子邮件地址也将添加到收件人： 字段中。

   

   邮件消息编辑器使用本机浏览器拼写检查器在您输入消息文本时检查拼写。拼写错误的单词将用红色波浪线下划线标出。如果您需要查看正确拼写的单词变体建议，请按住键盘上的Ctrl键右键点击该单词。

   备注

   某些浏览器默认禁用拼写检查器。请查看您的浏览器文档以了解如何启用它。

   在您输入时，消息会自动保存为草稿。

5. 附加文件，

   您可以通过消息正文字段下的相应按钮将本地驱动器或文档模块中的文档附加到消息中。请记住，文件大小不得超过15 MB，所有文件的总大小不得超过25 MB。要删除附件，请点击 图标。您还可以点击附件右侧的 操作 图标以下载、查看或删除文件。如果您的消息包含多个附件，您可以使用附件列表旁的全部删除选项一次性删除所有文件。

   备注

   如果文件大小超过允许的限制，您将被提示以链接形式发送附件。在这种情况下，您想要发送的所有文件将保存在我的文档文件夹中。

   如果您希望发送来自文档模块的某些文件的链接，而不是将这些文件作为附件添加到您的消息中，请使用从文档中附加文件选项。在打开的新窗口中，在文档模块部分和文件夹之间切换，勾选列表中的必要文档，确保选择了附加文件链接选项，然后点击附加文件按钮。如果您对与我共享或公共文档文件夹中的文件只有只读访问权限，您将被提示将文件复制到我的文档文件夹。

   

   选定文件的链接将插入到您的消息正文中。当您点击发送按钮时，系统会要求您为所有作为链接附加的文件设置访问权限。当收件人从您的消息中点击链接时，文档将根据您指定的访问权限在在线查看器或编辑器中打开。

6. 如有必要，您可以使用 图标请求送达报告。在接收端，如果客户端应用程序支持此功能，消息中将显示已读回执请求。如果服务器支持发送送达回执，您还应收到一条送达通知消息。

   如果您希望您的电子邮件突出，可以将其标记为重要。为此，请点击 图标。收件人将在收到的电子邮件上看到此标志。

   如果您希望收到邮件不仅被接收而且被阅读的通知，可以通过点击 图标添加阅读请求。发送的消息将带有 图标。当收件人打开消息时，会出现一个窗口提示收件人发送阅读通知。发送者将收到相应的阅读回执。

7. 分配标签，

   标签用于简化搜索和消息组织。要为消息分配标签，请点击消息正文字段顶部的标签按钮并选择所需的标签或创建一个新标签。

8. 通过点击发送按钮或按下Ctrl+Enter键盘快捷键发送电子邮件。

   

   要稍后发送您的消息，请点击保存按钮旁的箭头并选择保存草稿选项。您的消息将保存在草稿文件夹中。要访问您的草稿，请点击左侧菜单中的相应文件夹。

   要基于您的消息创建模板，请点击保存按钮旁的箭头并选择保存模板选项。您的消息将保存在左侧菜单中的模板文件夹中。要了解有关如何创建、编辑和应用电子邮件模板的更多信息，请参阅这篇文章。

管理收件箱文件夹中的消息

要更新收件箱文件夹，请点击 按钮。所有您尚未阅读的对话将显示在收件箱旁边。

caption或在图标上。如果您点击图标，您将看到新的会话/消息列表。点击查看全部链接以在收件箱中打开它们。一个会话中的消息数量显示在发件人的姓名旁边，例如：。

备注

如果您不希望消息分组到会话中，请转到左侧菜单中的设置部分，打开常规设置页面，并取消选中启用会话选项。如果禁用此设置，所有电子邮件及其回复将在消息列表中单独显示。

搜索、排序和过滤消息

要根据选择的条件快速查找所需的电子邮件，请使用消息列表上方的过滤器字段。

• 要根据选择的条件显示会话，请点击按钮并选择一个选项：

  状态

  • 未读显示包含未读消息的会话，
  • 已读显示已读的会话。

  按时间段

  • 上周显示上周的会话，
  • 昨天显示昨天的会话，
  • 今天显示今天的会话，
  • 自定义时间段显示指定时间段的会话。

  其他

  • 重要显示标记为重要的会话，
  • 带附件仅显示带附件的会话。这些会话在列表中用图标标记，
  • 来自发件人显示指定发件人的会话，
  • 收件地址显示指定电子邮件地址的会话，
  • 带标签仅显示带指定标签的会话，
  • 带日历仅显示带日历事件的会话。这些会话在列表中用图标标记。

• 您还可以在过滤器字段中输入消息主题的全部或部分内容，然后按Enter键。

要组织收到的电子邮件，请在消息列表左上角选中框以选择所有显示的消息，或点击此复选框旁边的箭头并选择一个选项以标记所需的会话组：全部、未读、已读、重要、带附件、无，或手动从不同组中选择一些必要的会话。然后使用消息列表上方的按钮选择适当的操作：

• 删除 - 将选定的会话移至垃圾箱文件夹，

  您可以一键删除垃圾箱文件夹中的所有会话。您只需点击垃圾箱标题上悬停时出现的图标。

• 垃圾邮件 - 将选定的会话移至垃圾邮件文件夹，

  请记住，从垃圾邮件文件夹中删除的会话无法恢复。

• 移动到 - 将选定的会话移至指定的默认或自定义文件夹，

• 标签 - 为选定的会话分配选定或创建的标签，

• 更多 - 选择以下操作之一：

  • 标记为已读 - 将选定的未读会话标记为已读
  • 标记为未读 - 将选定的已读会话标记为未读
  • 标记为重要 - 使用图标将选定的会话标记为重要。
  • 标记为不重要 - 将选定的重要会话标记为不重要。标记图标将如下所示：。

备注

您还可以使用会话上下文菜单执行所需操作。选中必要的会话，右键点击选定区域，然后选择所需选项：标记为已读/未读、垃圾邮件、删除。 如果您只选择一个会话，您将看到高级上下文菜单。选择可用选项之一：打开、在新标签中打开、回复、回复全部、转发、创建发件人的电子邮件、标记为已读/未读、标记为重要/不重要、打印、垃圾邮件、删除。

• 添加一个标记以为会话添加一个视觉标志，

• 使用排序依据选项按日期查看收件箱文件夹中的会话。

  

阅读和打印消息

要阅读电子邮件，请点击其主题。

当会话打开时，默认情况下，只显示最后发送或接收的消息。如果您想查看会话的所有消息，请点击展开全部链接。如果您想隐藏它们，请点击折叠全部链接。您可以使用上一个和下一个链接从一个打开的会话切换到另一个。使用消息正文字段上方的按钮或下拉列表，您可以回复消息、转发消息、在新标签中打开、删除、打印、导出到CRM、标记为未读、移动到垃圾邮件文件夹、添加标签、将其与CRM元素链接，并基于其创建新的个人或CRM联系人。

备注

要打印会话中的所有消息，请打开它，点击顶部的更多按钮，然后选择打印全部选项。要从会话中打印单条消息，请点击右侧相应的操作按钮并选择打印选项。

显示图片

默认情况下，出于安全原因，消息中发送的图片是禁用的。要查看图片，您需要按显示图片链接。如果您需要更改显示选项，请点击始终显示来自“发件人名称”的图片标题。应用此选项后，所选用户发送的消息中的所有图片将默认显示。

您还可以转到左侧菜单中的设置部分，打开常规设置页面，并使用始终显示所有发件人的图片选项来启用或禁用显示来自所有发件人的所有消息中的图片。

处理附件

收到的电子邮件可能包含附件文件。使用邮件，您可以自动将这些文件保存到文档模块中的任何文件夹。为此，您需要设置一个附件文件夹：

1. 转到左侧菜单中的设置部分并选择账户管理选项，

2. 点击您要为其设置文件夹的账户右侧的图标，

3. 选择附件文件夹选项，然后选择所需的文件夹，

4. 点击确定按钮。

   

当附件文件夹设置好后，所有未来电子邮件中附加的文件将保存到那里。

备注

您可以轻松地取消链接或更改附件文件夹，按照上述步骤操作即可。但请注意，如果您更改文件夹，所有先前保存的附件将不会转移到新文件夹。更改仅适用于新电子邮件。

使用附件右侧的图标，您还可以：

• 下载 下载文件到您的电脑， 查看文件于您的浏览器中， 打开文件（文本文件、电子表格或演示文稿）在文档编辑器中， 保存文件到文档模块，选择您需要的文件夹。

如果一条消息包含多个附件，您可以使用附件列表旁边的全部下载选项，将所有文件下载为一个.zip压缩包。

管理联系人

邮件作为商业沟通的必备工具，允许您与个人联系人、门户用户以及CRM联系人进行通信。所有联系人都存储在地址簿中。要访问它，请展开左侧菜单中的联系人部分，然后选择个人联系人、门户联系人或CRM联系人列表。

个人联系人列表显示您已经发送过邮件的人（可以通过常用联系人参数进行筛选）以及已添加为个人联系人的人。

• 您可以使用列表顶部的创建联系人按钮创建全新的联系人，或使用菜单中的添加到联系人选项保存现有联系人。

  备注

  要添加新的个人联系人，您还可以打开收到的邮件，点击右侧的图标，然后选择创建个人联系人选项。

  填写添加到联系人表单，输入姓名、电子邮件、电话（使用图标添加额外的电话号码或电子邮件地址）和描述，然后点击保存。保存一些联系人后，您可以通过个人联系人参数进行筛选。

  

• 要编辑个人联系人，点击图标，选择编辑联系人选项，修改必要的数据，然后点击保存。

• 要从列表中删除联系人，点击图标，并为每个单独的联系人使用删除选项，或勾选多个联系人并点击列表顶部的删除按钮。

在门户联系人和CRM联系人列表中，您可以点击图标并选择查看联系人资料选项以打开联系人资料。您还可以使用筛选器显示：

• 属于某个组的门户联系人，
• 所有CRM公司或所有个人，或仅有机会的CRM联系人，
• 仅某个温度级别的CRM联系人，
• 仅具有指定标签的CRM联系人。

要向联系人发送电子邮件，

1. 选择个人联系人、门户联系人或CRM联系人列表，

2. 从列表中选择所需的联系人，

3. 点击所选联系人右侧的图标并使用撰写邮件选项。

   

   或者，使用联系人列表上方的撰写按钮，向您通过勾选联系人姓名旁边的框选择的联系人发送消息。

与CRM集成

邮件为您提供了将对话或单个消息链接到CRM元素的机会，以便将通过电子邮件发送的所有必要的联系人、案例和机会信息转移到您的CRM模块中。

将对话与单个消息链接到CRM元素之间存在差异。如果您链接一个对话，所有现有和未来的对话消息都将转移到CRM模块中。如果您将单个消息链接到CRM元素，只有此消息将显示在CRM模块中。

要将对话链接到CRM元素，

1. 选择一个对话并打开它，

2. 点击页面上方的更多按钮并选择链接到CRM选项，

3. 在打开的将对话链接到CRM窗口中，通过打开下拉列表选择要链接对话的元素，

   邮件中有三个可用选项：联系人、案例和机会。默认选项是联系人。

4. 输入元素的名称，完整或部分，

   备注

   您可以一次将对话链接到多个CRM元素。

   如果您错误地添加了一个元素并想删除它，请点击其名称旁边的图标。

5. 点击保存按钮。

要将单个消息链接到CRM元素，

1. 打开所需的对话，

2. 点击所需的消息，

3. 点击右侧的图标并选择导出到CRM选项，

4. 在打开的导出到CRM窗口中，通过打开下拉列表选择要链接消息的元素，

5. 输入元素的名称，完整或部分，

   如果您错误地添加了一个元素并想删除它，请点击其名称旁边的图标。

6. 点击导出按钮。

就这样！您已成功将必要的电子邮件转移到CRM模块中，从此您可以在元素描述页面上查看您的通信记录。

在CRM模块的元素描述页面中，您还可以：

• 不仅查看已发送或接收的对话消息，还可以查看新的消息，
• 通过点击主题打开任何消息，
• 通过点击显示文件链接打开附件文件，
• 通过点击其旁边的图标删除消息。

要取消将对话与CRM元素的链接，

1. 点击任何门户页面顶部的图标，

2. 选择所需的对话并打开它，

3. 点击页面上方的更多按钮并选择链接到CRM选项，

4. 在打开的将对话链接到CRM窗口中，您将看到与对话链接的所有CRM元素。如果您想删除所有链接的元素，请点击取消所有链接按钮并确认您的选择。如果您想删除某个CRM元素，请点击其名称旁边的图标，然后点击保存按钮。

   备注

   请记住，如果您取消将对话与CRM元素的链接，新消息将不再转移到CRM模块中，但所有先前转移的对话消息将保留在元素描述页面上。如果您想从元素描述页面中删除对话，请逐一点击相应消息旁边的图标删除消息。

要取消与CRM元素的单条消息的关联，请进入元素描述页面，点击所需消息旁边的 图标。

基于对话创建新联系人

您还可以基于对话创建新的CRM联系人。要做到这一点，

1. 打开所需的对话，
2. 点击您想添加到CRM联系人的发件人发送的任意消息，
3. 点击右侧的 图标，然后选择 创建新的CRM个人 或 创建新的CRM公司 选项，
4. 在打开的 将对话与CRM关联 窗口中，点击所需的按钮：
   • 创建并关联 - 创建新联系人并将当前对话与其关联，
   • 仅创建联系人 - 创建新联系人而不关联当前对话。
5. 新的CRM联系人创建表单将会打开。名字、姓氏（或公司的公司名称）和电子邮件字段将自动填入收到的消息中的联系信息。如有必要，请添加其他数据，然后点击保存。

发送发票

您可以使用邮件从CRM模块发送发票。毫无疑问，这个功能将大大节省您的时间，因为您不再需要在模块之间切换。

要做到这一点，

1. 进入CRM模块，

2. 点击创建新按钮并选择发票选项。或者，进入联系人部分，选择要开具发票的个人或公司，然后点击开具发票按钮，

   

   备注

   如果您需要发送的发票已经开具，请直接进行到步骤5。

3. 填写所有标有红色标记的字段，

4. 点击添加此发票按钮，

5. 在发票页面，点击所需发票右侧的 图标并选择通过电子邮件发送选项。您将被重定向到邮件。在那里您将看到附有发票的消息，

   

6. 填写消息的所有必要字段，

7. 点击发送按钮。

   备注

   如果您想稍后发送，请点击保存按钮。

就是这样！现在您知道如何轻松地通过邮件将发票发送给客户。如果您想了解更多关于发票的信息，请阅读 CRM 部分。

与日历集成

邮件和日历的集成使您可以通过邮件模块作为通信渠道，在内部门户日历和一些第三方日历应用程序之间交换日历事件信息。

集成基于通用的开放iCalendar格式。iCalendar是一种用于在互联网上交换日历和日程信息的流行格式。iCalendar被大量的开放和专有软件支持，如MS Exchange Server、MS Office Outlook 2000-2013、Google Calendar/GMail、Outlook.com、Yandex Mail/Calendar、Mail.ru、Yahoo、Apple Mail/Calendar、Lotus、Zimbra、Mozilla Thunderbird with the Lightning extension等。

当邮件聚合器从连接到邮件模块的任何邮件账户下载电子邮件时，服务会搜索iCalendar格式的文件。如果电子邮件包含这样的文件，您可以：

• 查看事件的信息：日期和时间、地点、组织者的姓名。日历事件卡是互动的，即根据源事件的状态而变化。如果事件在第三方日历或内部门户日历中被更改或删除，事件卡将显示相应的更改，并向事件参与者发送关于事件更新或取消的新通知。

  • 如果您被邀请参加来自第三方日历应用程序或内部门户日历的事件，您可以通过点击回复部分中的是、可能或否按钮直接从电子邮件中回复邀请。您可以稍后更改您的决定。当参与者接受、暂时接受或拒绝邀请时，事件组织者也会收到电子邮件通知。
  • 在地图上查看事件位置（如果组织者已指定位置）。
  • 使用转到事件链接在内部门户日历中编辑事件。电子邮件中的事件会自动导入到门户的我的日历中。当您编辑导入的事件时，变更只会应用于此日历；不会影响第三方日历中的源事件。反过来，第三方应用程序中源事件的任何进一步更改都不会影响导入的事件。
  • 通过点击议程部分中的转到日历查看事件日期安排的其他事件。

  

• 手动将事件导入到内部门户日历。虽然事件会自动导入，但您可能需要从电子邮件中重复导入事件，例如，如果您从日历中删除了它。要做到这一点，点击文件右侧的 图标，并从菜单中选择保存到日历选项。事件将被保存到我的日历。

• 查看*.ics*文件。要做到这一点，点击事件卡中的更多详情链接，或附件部分中的文件名，或点击文件右侧的 图标，并从菜单中选择查看选项。文件将在新窗口中打开。

• 下载*.ics*文件到您的计算机或将其保存到文档模块中的任何文件夹。要做到这一点，点击文件右侧的 图标，并从菜单中选择下载或保存到文档选项。

创建/管理标签

整理您的电子邮件将帮助您跟踪您的通信并简化消息搜索过程。为了整理您的电子邮件，您可以为其添加标签。要做到这一点，

在收件箱文件夹中：

1. 选中适当的框以选择对话，
2. 点击收到的对话列表上方的标签按钮，
3. 从列表中选择标签或创建新标签。

阅读消息时：

1. 打开所需的对话，
2. 点击消息正文字段上方的标签按钮，
3. 如有必要，选中标记所有发件人邮件选项，以自动为以后从当前消息的发件人收到的所有消息添加所选标签，
4. 从列表中选择标签或创建新标签。

撰写消息时：

1. 点击创建邮件按钮，
2. 点击发件人： 字段上方的标签按钮，
3. 从列表中选择标签或创建新标签。

添加的标签始终显示在收件箱文件夹中的对话主题旁边，以及在打开的对话窗口中日期字段下的标签字段中。

您可以使用垃圾邮件文件夹下左侧菜单中的链接访问已标记的对话。点击所需标签的名称将打开具有指定标签名称的对话列表。

要编辑标签：

1. 点击左侧菜单中的设置部分，
2. 选择标签管理选项以打开标签列表，
3. 从列表中选择所需的标签，然后点击右侧的 图标，
4. 选择 编辑 选项，
5. 进行所有必要的更改：例如，更改标签颜色、名称，或在 标记所有来自 部分中指定必要的电子邮件地址，以便自动将此标签添加到以后从指定电子邮件地址收到的所有邮件中。要添加另一个电子邮件地址，使用 图标；要删除已添加的电子邮件地址，使用 图标。
6. 点击 保存 按钮。

在 标签管理 页面，您还可以使用 创建新标签 按钮创建新标签。

要删除标签，请从 操作 下拉列表中选择相应的选项。

创建自定义文件夹

在 邮件 模块中，以下默认文件夹可用：收件箱、已发送、草稿、垃圾箱 和 垃圾邮件。您还可以创建自己的文件夹和子文件夹来组织您的邮件。

备注

无法编辑、移动或删除默认文件夹，也无法在默认文件夹中创建子文件夹。

要创建新的自定义文件夹，

1. 点击左侧菜单中默认文件夹列表下方的 创建文件夹 链接，

   或者，您可以点击左侧菜单中的 设置 部分，进入 文件夹管理 页面，并使用 创建 按钮。

2. 在打开的 创建文件夹 窗口中输入文件夹名称，

3. 如有必要，选择一个父文件夹。您只能选择先前创建的自定义文件夹；默认文件夹在列表中不可用，

4. 点击 保存 按钮。

创建文件夹后，您可以手动将邮件移动到所需的文件夹，或设置规则以自动移动邮件。要手动移动邮件，

1. 在列表中选中所需的邮件，或通过拖动鼠标选择多个邮件，
2. 将选中的邮件拖放到左侧菜单中的所需文件夹，或点击顶部的 移动到 按钮并在列表中选择文件夹（当前文件夹将在列表中被禁用）。

要了解如何自动移动邮件，请参阅 设置/应用过滤器 部分。

要编辑已创建的文件夹，

1. 点击左侧菜单中的 设置 部分并选择 文件夹管理 选项，

   您还可以通过将光标移到 创建文件夹 链接上时出现的 管理文件夹 图标来快速访问 文件夹管理 设置。

2. 在列表中选择要编辑的文件夹，

3. 点击顶部的 编辑 按钮，

4. 在 编辑文件夹 窗口中进行所有必要的更改：更改文件夹名称或选择不同的父文件夹，

5. 点击 保存 按钮。

在 文件夹管理 页面，您可以轻松编辑文件夹的嵌套结构。为此，选择要移动的文件夹，然后将其拖放到根文件夹或列表中的其他自定义文件夹中。您只能在 文件夹管理 页面通过拖动文件夹来编辑嵌套结构，而不能在左侧菜单中进行。

要删除文件夹：

1. 切换到 文件夹管理 设置部分，

2. 在列表中选择所需的文件夹并点击 删除 按钮，

   备注

   如果您删除文件夹，存储在其中的所有邮件将被移至 垃圾箱。

3. 通过点击 删除 按钮确认删除。

设置/应用过滤器

您可以设置规则以自动对邮件执行指定的操作，例如，将其移动到所需的文件夹、添加标签、将邮件标记为重要或已读。

要创建新的过滤器，

1. 点击左侧菜单中的 设置 部分，进入 过滤器管理 页面，并使用 创建 按钮。
2. 设置过滤器应适用的必要条件。您可以设置简单条件或包含多个条件的复杂条件。
   • 在 如果 部分，打开第一个下拉列表并选择过滤器将检查的邮件项目之一：
     • 发件人 - 检查发件人，
     • 收件人或抄送 - 检查收件人和抄送的人员，
     • 收件人 - 仅检查邮件的收件人，
     • 抄送 - 仅检查抄送的人员，
     • 主题 - 检查邮件主题。
   • 在下一个列表中选择匹配类型：
     • 匹配 - 这意味着邮件项目应与指定值完全匹配，
     • 不匹配 - 这意味着邮件项目不应与指定值匹配，
     • 包含 - 这表示项目应在文本中的任何位置包含指定值，
     • 不包含 - 这意味着项目不应包含指定值，
   • 在输入字段中指定必要的值，例如，发件人的电子邮件地址、发件人或收件人的姓名或主题可能包含的某个词。
   • 使用 添加条件 选项在下方创建另一个条件。要删除条件，使用旁边的 图标。
   • 对于复杂条件，指定邮件是 匹配所有条件 还是 至少匹配一个条件。
3. 选择在邮件匹配所有条件或其中一个条件时应执行的操作。您可以选择一个或多个选项：
   • 永久删除 - 永久删除过滤的邮件，无法恢复，
   • 移动到文件夹 - 将过滤的邮件移动到选定的文件夹。您可以选择默认文件夹和先前创建的自定义文件夹，
   • 添加标签 - 将选定的标签添加到过滤的邮件。您还可以在 创建新标签 部分中创建新标签。为此，输入标签名称并点击 确定，
   • 标记为重要 - 将过滤的邮件标记为重要，
   • 标记为已读 - 将过滤的邮件标记为已读。
4. 指定高级选项，
   • 选择过滤器应应用的默认文件夹：收件箱、已发送、垃圾邮件。
   • 如果您有多个帐户，请决定过滤器应应用于 所有邮箱 还是仅应用于某些邮箱。
   • 根据附件的存在指定过滤器应如何应用。选择必要的选项：如果邮件中有附件则应用 或 邮件中没有附件则应用。
   • 指定是否要 忽略其他过滤器。
5. 在相应字段中指定过滤器名称，
6. 点击 检查过滤器 按钮以确保所有参数设置正确，并显示过滤器可以应用的邮件。过滤的邮件 将显示在下方。
7. 如有必要，点击 将过滤器应用于现有邮件 按钮。过滤器将被保存并启用。确认窗口也会出现，通知您指定的操作将应用于所有已过滤的现有邮件。点击 应用过滤器 按钮以执行操作。如果您指定了 永久删除 操作，您可以选择 移至垃圾箱 操作代替。
8. 如果您没有应用过滤器，点击 创建过滤器 按钮以保存创建的过滤器。

所有创建的过滤器都会显示在过滤器管理页面。此页面允许您：

• 通过拖动过滤器来更改过滤器的顺序，
• 禁用/启用过滤器，
• 将某个过滤器应用于现有消息，
• 编辑或删除过滤器。

使用选定过滤器右侧的 操作图标来禁用过滤器或启用已禁用的过滤器，将过滤器应用于现有消息，编辑或删除它。

更改邮件模块设置

默认情况下，所有门户用户都可以访问邮件模块。在此模块中有两种不同的访问级别：用户和邮件管理员。

作为用户，您可以执行以下操作：

• 管理自己的邮件账户，接收和发送邮件；
• 管理自己的邮件设置；
• 管理标签和地址簿；

作为邮件管理员，您可以执行以下操作：

• 管理邮件服务器：添加自己的域，创建邮箱和邮件组；
• 管理通用邮件设置。

但作为门户所有者/完全访问管理员，您可以限制某些用户对邮件的访问，甚至在不需要时禁用此模块。为此，

1. 点击左侧面板上的设置链接，

2. 选择门户访问权限子部分，

3. 进入邮件部分，

4. 选中列表中的用户单选按钮，

5. 选择您希望授予访问权限的用户，

   为此，请使用以下可用选项之一：

   • 如果希望授予一个或多个人访问权限，请使用添加用户链接；
   • 如果希望授予所有门户用户或一个或多个组访问权限，请使用添加组链接。

要禁用邮件模块，请切换到常规门户设置的模块和工具子部分，在左侧面板选择相应选项，取消选中模块部分中的邮件模块，并点击保存按钮。