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入门：门户配置

概述​

门户创建完成后，您需要对其进行自定义和管理，使其满足您的需求。这可以在门户的设置部分完成。

要从任何门户页面访问设置，请单击页面顶部的 Settings Icon 图标，或使用左上角的下拉列表并选择相应选项。

您可以通过门户的设置部分执行以下操作：

通用设置

安全设置

数据管理设置

  • 更改托管门户的服务器区域；
  • 创建和恢复门户数据备份；
  • 暂时停用甚至永久删除门户；

集成设置

统计设置

  • 查看门户的主要统计信息：创建日期、用户总数、各模块和用户使用的存储空间、用户访问情况。

通用设置​

通用设置部分默认打开。它允许您根据自己的需要调整门户外观，并选择您希望使用的模块。它包括三个子部分：自定义、模块与工具和白标。

自定义门户​

通用设置的自定义子部分允许您更改门户的外观。您可以使用自己公司的徽标、名称和文本，使其与您组织的品牌相匹配。

Customizing Portal

语言和时区设置​

此部分允许您为所有门户用户更改整个门户的语言，并配置时区，以便门户的所有事件都以正确的日期和时间显示。

要配置语言和时区设置，

  • 打开语言下拉列表，选择用于显示所有门户页面和通知的所需语言。

    备注

    此设置指定新用户的默认门户语言。每个用户以后可以在其个人资料页面上选择自己偏好的语言来更改默认语言（此设置的优先级将高于通用设置中选择的语言）。

    目前，在线办公支持 23 种语言：英语、德语、法语、西班牙语、俄语、意大利语、拉脱维亚语、葡萄牙语（巴西）、土耳其语、希腊语、波兰语、捷克语、简体中文、乌克兰语、越南语、芬兰语、葡萄牙语、阿塞拜疆语、韩语、日语、斯洛文尼亚语、荷兰语和斯洛伐克语。如果列表中没有您的语言，或者您所用语言的翻译不完整，您可以通过向 documentation@onlyoffice.com 发送请求来参与翻译。

  • 从时区下拉列表中设置与您所在位置对应的时区，

  • 单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。

欢迎页面设置​

此部分允许您更改门户登录页面上显示的默认标题。为此，

  • 在标题字段中输入所需的名称（例如，您的公司名称、座右铭等），
  • 单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。
备注

相同的名称也用于门户电子邮件通知的发件人字段。

DNS 设置​

此部分允许您为门户设置备用 URL。默认情况下，您的门户注册在 name.onlyoffice.com。要将其更改为您自己的域名：

  1. 通过在域名注册商处设置相应的 DNS 记录，将您的域名配置为指向在线办公服务器。请联系您的域名注册商，获取有关如何配置 DNS 记录的说明。添加一个 DNS CNAME 条目，例如：team.ourcompany.com-intranet.onlyoffice.com（适用于美国西部（俄勒冈）区域）、intranet.onlyoffice.eu（适用于欧盟（法兰克福）区域）或 intranet.onlyoffice.sg（适用于亚太（新加坡）区域）。

  2. 设置好 DNS CNAME 条目后，单击 DNS 设置部分中的发送请求按钮，将您的请求发送给我们的支持团队。https://helpdesk.onlyoffice.com/ 页面将在新的浏览器标签页中打开。输入请求的详细信息，然后单击提交。

    备注

    除了设置您的自定义域之外，我们的团队还可以使用 Let's Encrypt 生成 SSL 证书。

  3. 请求处理完毕后，您的自定义域名将显示在 DNS 设置部分。

门户重命名​

此部分允许您更改门户 URL 地址 name.onlyoffice.com 中的 name 部分，使您的门户可通过 newname.onlyoffice.com 访问。在新门户名称字段中输入所需的名称，然后单击保存按钮。

备注

单击保存按钮后，您原来的门户名称将可供想要注册新门户的新用户使用。

团队模板​

此部分允许您为门户中的组织（或群组）、其成员及其活动命名。为此，

  • 从模板下拉列表中选择一个可用的预设，

或者

  • 从列表中选择自定义选项，并在下方字段中输入您自己的名称，
  • 单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。

配色主题​

此部分允许您更改门户界面的默认调色板，使其适合您公司的品牌。为此，

  1. 在可用的配色主题之间切换以进行预览：柔和绿、深绿、深蓝、野性粉、亮蓝，
  2. 选择最适合您的一个，
  3. 单击保存按钮以应用所选的配色主题。

要恢复默认配色主题，请单击纯橙色单选按钮并保存更改。

管理门户模块​

通用设置的模块与工具子部分使您可以访问门户模块和工具的列表，并能够对其进行管理。为此，

  • 保持选中所需的模块和工具，并取消选中工作中不需要的模块和工具，

    从 v12.0 开始，对于新创建的安装版和云门户，社区模块默认处于禁用状态。可以在设置的此部分启用它。也可以通过选择您需要的工具来管理社区模块中的工具。

  • 单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。

已禁用的模块和工具将对所有门户用户隐藏。

备注

重新启用模块和工具后，它们也将对所有门户用户可用。要限制访问，请参阅门户设置的访问权限部分。

Managing Portal Modules

自定义导航​

此部分允许您将自己的项目添加到门户导航菜单中，以提高门户的易用性。例如，您可以添加指向外部网站或服务的链接。

要添加新的菜单项：

  1. 单击自定义导航部分中的添加项目链接。将打开一个新窗口。

    Adding custom menu items

  2. 在标签文本输入字段中输入菜单项标题。

  3. 在 URL 字段中指定所需资源的链接。

    备注

    注意：如果您的门户使用 HTTPS，则所有链接也必须使用 HTTPS；否则，浏览器中将显示警告。

  4. 在菜单中显示和在主页上显示选项默认处于选中状态。如有必要，您可以取消选中其中一个。

  5. 将默认图标替换为您自己的图标。小图标，16x16 将用于门户页眉中的导航菜单。大图标，100x100 将显示在门户起始页上。单击下方相应的更改图像链接以上传新图像。

  6. 准备就绪后，单击保存按钮。

新创建的导航项将根据指定的设置添加到导航菜单和/或门户起始页。它还将显示在门户设置页面上自定义导航标题的下方。要编辑该项，请单击其旁边的 Settings Icon 设置图标。在项目设置窗口中，更改必要的参数，然后单击保存按钮。如果要删除添加的导航项，请使用项目设置窗口中的删除项目按钮。

默认起始页​

此部分允许您选择登录门户后，或在已登录状态下单击在线办公徽标后进入的页面。您可以选择以下选项之一：

  • 其中一个门户模块（文档、项目、CRM、社区、人员），
  • 其中一个工具（邮件、Talk、日历），
  • 动态页面，
  • 默认的模块选择页面。

选择相应的单选按钮，然后单击该部分底部的保存以应用更改。

资费方案页面设置​

此部分允许您确定资费方案页面应对所有门户用户可访问，还是仅对管理员可访问。

选中资费方案页面仅对管理员可用复选框，使此页面仅对门户管理员可见，然后单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。

白标​

备注

此选项仅适用于付费门户。

通用设置的白标子部分允许您将在线办公界面中使用的品牌元素替换为您自己的品牌元素。您可以在文本元素（例如工具提示、消息框等）中使用您的公司名称，也可以将默认的网站图标和徽标替换为您自己的徽标。为此，

  • 在文本输入字段中输入您的公司名称，以将在线办公界面中使用默认值的所有标题和消息更改为您指定的名称。如果您想将公司名称用作文本徽标（而不是图像徽标），请单击输入字段下方的用作徽标按钮，下面的所有徽标将相应更改。

  • 替换在线办公中出现的所有图像徽标：

    • 门户页眉徽标 (284x46) - 此徽标显示在每个门户页面的左上角。
    • 登录页面徽标 - 浅色主题 (432x70) - 此徽标显示在门户的登录页面上，启用浅色主题时使用。
    • 登录页面徽标 - 深色主题 (432x70) - 此徽标显示在门户的登录页面上，启用深色主题时使用。
    • 网站图标 (32x32) - 在浏览器中打开门户时，此徽标显示在网页浏览器的地址栏或标签页中，或者如果您已将门户地址添加到书签，则显示在书签栏中。
    • 编辑器页眉徽标 (172x40) - 此徽标显示在启动的在线编辑器的左上角。启用浅色主题时，第一个、第二个和第三个徽标分别用于文档、电子表格和演示文稿编辑器；启用深色主题时，第四个徽标用于所有编辑器。
    • 编辑器页眉徽标 - 嵌入模式 (172x40) - 此徽标显示在嵌入网页的门户文档的左上角。

    单击要替换的徽标下方的更改徽标。浏览图像文件，然后单击打开。图像将被上传并显示在相应的徽标字段中。

    备注

    建议使用具有透明背景的 PNG 格式图像。为了提高徽标的清晰度并使其轮廓清晰可辨，您还应针对在深色或浅色背景上的使用对其进行优化。显示的图像尺寸适用于 Retina 显示屏。对于标准分辨率的显示屏，徽标的宽度和高度将在上传时相应调整大小。

  • 单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。

要恢复默认设置，请单击恢复默认按钮。

White Labeling

安全设置​

安全部分允许您控制对门户的访问并监控所有用户的活动。它包括四个子部分：门户访问、访问权限、登录历史和审计跟踪。

控制门户访问​

安全设置的门户访问子部分允许您为用户提供安全便捷的门户访问方式。

Changing Portal Access Settings

密码强度设置​

此部分允许您确定密码复杂度（密码抵御猜测和暴力破解攻击的有效性）。为此，

  • 使用密码长度范围栏设置最小和最大密码长度，

    默认情况下，密码长度必须至少为 8 个字符，但不得超过 120 个字符。

  • 选中栏下方相应的复选框，以确定密码中必须使用的字符集：大写字母、数字、特殊字符，

  • 单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。

双重认证​

此部分允许您通过 SMS 或身份验证器应用启用两步验证，以确保更安全的门户访问。

备注

对于 SaaS 版本，门户上使用的短信提供商根据门户区域选择：独联体地区使用 smsc，所有其他区域使用 Clickatell 和 Twilio。您可以在设置 > 集成 > 第三方服务部分添加可用的短信提供商。

如果您使用服务器版本，则首先需要在设置 > 集成 > 第三方服务部分连接至少一个短信提供商，才能启用双重认证选项。

要通过 SMS 启用双重认证，

  1. 确保已在集成部分连接了其中一个短信提供商，
  2. 选择双重认证部分下的通过 SMS 单选按钮，
  3. 要配置高级选项，请单击显示高级设置并设置必要的选项：
    • 在强制双重认证部分，您可以添加需要进行双重验证的用户或群组，即使用户来自受信任的 IP 也是如此。对于未包含在受信任网络列表中的其他用户，将照常进行双重验证。
    • 在受信任网络部分，您可以添加无需进行双重验证的受信任 IP 地址。请以 IPv4 格式（x.x.x.x，其中 # 是 0 到 255 之间的数值）指定单个 IP 地址，或者以 x.x.x.x-x.x.x.x 格式输入范围的起始和结束 IP 地址来设置 IP 地址范围，或使用 x.x.x.x/# 格式的 CIDR 掩码。
  4. 单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。

启用 SMS 双重认证后，用户在输入其常规电子邮件和密码或通过社交媒体账户登录，并输入通过短信收到的六位验证码后，即可访问门户数据。

短信将发送到用户的主要手机，该手机号码在首次通过双重认证登录门户时指定，以后可以在用户个人资料页面上更改。可以通过单击再次发送代码来重新发送验证码，但每五分钟最多五次。发送的验证码有效期为 10 分钟。

只有在余额为正的情况下才能发送短信。您可以随时在短信提供商账户中查看当前余额。请保持账户余额充足，以免服务中断。

要通过身份验证器应用启用双重认证，

  1. 选择双重认证部分下的通过身份验证器应用单选按钮，
  2. 要配置高级选项，请单击显示高级设置并设置必要的选项：
    • 在强制双重认证部分，您可以添加需要进行双重验证的用户或群组，
    • 在受信任网络部分，您可以添加无需进行双重验证的受信任 IP 地址。请以 IPv4 格式（x.x.x.x，其中 # 是 0 到 255 之间的数值）指定单个 IP 地址，或者以 x.x.x.x-x.x.x.x 格式输入范围的起始和结束 IP 地址来设置 IP 地址范围，或使用 x.x.x.x/# 格式的 CIDR 掩码。
  3. 单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。

启用身份验证器应用双重认证后，用户在输入其常规电子邮件和密码或通过社交媒体账户登录，并输入身份验证器应用生成的六位验证码或备份码后，即可访问门户数据。

启用双重认证后首次访问门户：

  1. 输入您的常规凭据以访问门户。二维码和您的密钥将显示在门户登录确认页面上。
  2. 在您的移动设备上安装身份验证器应用。您可以使用适用于 Android 和 iOS 的 Google Authenticator，或适用于 Windows Phone 的 Authenticator。
  3. 在移动设备上打开身份验证器应用，并通过以下方式之一进行配置：
    • 扫描浏览器中显示的二维码，或
    • 手动输入浏览器中显示的密钥。
  4. 在门户登录确认页面上，输入应用生成的 6 位验证码。
  5. 单击连接应用按钮。

要详细了解如何在门户上使用双重认证，请参阅双重认证指南。

受信任邮件域设置​

此部分允许您指定用于在门户上进行用户自助注册的邮件服务器。默认情况下，此选项处于禁用状态。要启用它，

  • 选择自定义域单选按钮，
  • 在下方出现的字段中输入受信任的邮件服务器，
  • 如果您希望添加的用户获得仅查看的权限，请选中将用户添加为访客复选框，
  • 单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。

要添加更多邮件服务器，请使用添加受信任域链接。要删除误添加的服务器，请单击字段右侧相应的 Remove Icon 图标。

之后，在指定邮件服务器上拥有账户的任何用户都可以通过单击登录页面上的点击此处加入链接并输入电子邮件地址来自行注册。包含门户链接的邀请电子邮件将发送到指定的电子邮件地址。要登录，用户需要点击电子邮件中提供的链接，输入密码并确认。

要再次禁用此选项，请选择禁用单选按钮。

IP 安全设置​

此部分允许您通过仅允许来自受信任网络的门户访问来阻止不需要的访客访问您的门户。如果用户尝试从您指定之外的任何 IP 地址登录您的门户，则此登录尝试将被阻止。要根据 IP 地址限制对门户的访问，

  1. 选择启用单选按钮；

  2. 单击所需部分中的添加允许的 IP 地址链接：

    • 对于所有用户 - 此部分允许您设置适用于所有用户（包括完全访问管理员）的规则。
    • 对于完全访问管理员 - 此部分允许您设置仅适用于完全访问管理员的附加规则。

  3. 在出现的输入字段中，以 IPv4 格式（x.x.x.x，其中 # 是 0 到 255 之间的数值）指定单个 IP 地址，或者以 x.x.x.x-x.x.x.x 格式输入范围的起始和结束 IP 地址来设置 IP 地址范围，或使用 x.x.x.x/# 格式的 CIDR 掩码；

    备注

    您可以通过单击安全设置的登录历史子部分中的下载并打开报告按钮，查看有关门户访客 IP 地址的信息。

  4. 以同样的方式，根据需要添加任意数量的受信任 IP 地址；

  5. 单击该部分底部的保存按钮。

如有必要，您可以通过单击 IP 地址右侧相应的 Remove Icon 图标来删除已添加的 IP 地址。要再次禁用此选项，请选择禁用单选按钮并单击保存按钮。

登录设置​

此部分允许您保护门户免受暴力破解攻击。

  1. 在尝试次数字段中，设置用户登录失败尝试次数的上限；
  2. 在 锁定时间（秒） 字段中，设置阻止新登录尝试的时间间隔；
  3. 在 检查周期（秒） 字段中，设置统计登录失败尝试次数的时间间隔。

当达到指定的登录失败尝试次数上限时，来自相关 IP 地址的尝试将在所选时间段内被禁止（或者在 SaaS 版本中，将要求输入验证码）。

默认情况下，此功能在服务器版本中处于禁用状态。如果您想使用它，则需要在配置文件中启用该功能。要了解更多信息，请参阅 Recaptcha 配置指南。

管理员消息设置​

此部分允许您在登录页面上显示联系表单，以便人们在访问门户遇到问题时可以向门户管理员发送消息。

要启用它，请选择相应的单选按钮，然后单击该部分底部的保存以应用所做的更改。

会话生命周期​

此部分允许您设置时间限制（以分钟为单位），在此期间之后用户需要重新输入其凭据才能访问门户。

要设置会话生命周期，请选择启用单选按钮，在出现的生命周期字段中输入所需的时间值（以分钟为单位），然后单击该部分底部的保存按钮以应用所做的更改。之后，所有用户都将从门户注销。

管理访问权限​

安全设置的访问权限子部分用于更改门户所有者、向用户授予管理员权限，以及为用户和群组限制对某些门户模块的访问。

备注

要查看有关门户上现有访问级别的详细信息，并了解访客、用户和管理员拥有哪些权限，请参阅此部分。

更改门户所有者​

如果门户所有者想要任命另一位门户成员担任此职位，他们需要：

  1. 单击门户所有者部分中照片下方的选择所有者链接，
  2. 从下拉列表中选择一个人，
  3. 单击更改门户所有者按钮，
  4. 检查您的收件箱，并点击电子邮件中发送的确认链接。

Changing Portal Owner

添加管理员​

门户所有者或完全访问管理员只能向用户（而不能向访客）授予管理员权限。为此，请按照以下步骤操作：

  1. 单击管理员部分旁边的显示链接，
  2. 单击管理员列表下方的选择用户链接，
  3. 从现有用户/访客中同时选择一个或多个人，或者通过单击创建新个人资料链接直接在此处创建新管理员，
  4. 单击保存按钮，
  5. 默认情况下，所选人员将获得对所有门户模块的最大访问权限；要限制访问权限，请先取消选中完全访问框，然后取消选中与您不想授予管理员访问权限的模块对应的复选框。

Adding Administrators

限制对门户模块的访问​

门户所有者或完全访问管理员可以为某些用户或群组限制对某些门户模块的访问。

要限制对门户模块的访问，

  1. 在管理员列表下方找到所需的模块部分，

  2. 选择列表中的用户单选按钮，

  3. 选择您希望授予访问权限的用户，

    为此，请使用以下可用选项之一：

    • 如果您希望向一个或多个人授予访问权限，请使用添加用户链接；
    • 如果您希望向所有门户用户或一个或多个群组授予访问权限，请使用添加群组链接。

Restricting access to portal modules

跟踪登录历史​

安全设置的登录历史子部分用于监控用户最近的登录活动，包括成功登录和失败尝试，并标明原因。

此页面仅显示最近 20 条记录。每条记录显示发生了什么操作、由谁执行以及事件发生的时间。您还可以设置数据的存储期限。默认情况下，该期限设置为 180 天。

Tracking Login History

要查看过去六个月的详细统计信息，请单击下载并打开报告按钮。报告将在 .csv 文件 (LoginHistory_ReportStartDate-EndDate.csv) 中打开。

备注

该文件还将自动保存到我的文档部分。

登录历史报告包含以下详细信息：用户 IP 地址、发生已记录事件时使用的浏览器和平台、事件的日期和时间、尝试登录或注销的用户姓名、执行操作的门户页面、具体操作（例如，登录失败。未找到关联的社交账户）。

记录按时间倒序排列，但您可以轻松地按任何参数对数据进行排序和筛选，或使用搜索工具快速查找特定记录。

在在线用户部分，您还可以查看当前已登录的用户列表以及每个在线用户的会话持续时间。

接收审计跟踪数据​

安全设置的审计跟踪子部分允许您浏览用户对门户上的实体（任务、商机、文件等）所做的最新更改（创建、修改、删除等）的列表。

备注

此功能目前适用于文档模块的通用部分、项目、CRM 和人员模块，以及门户设置。

此页面仅显示最近 20 条记录。每条记录显示发生了什么操作、由谁执行以及事件发生的时间。您还可以设置数据的存储期限。默认情况下，该期限设置为 180 天。

Receiving Audit Trail Data

要查看最近半年的详细统计信息，请单击下载并打开报告按钮。报告将在 .csv 文件 (AuditTrail_ReportStartDate-EndDate.csv) 中打开。

备注

该文件还将自动保存到我的文档部分。

审计跟踪报告包含以下详细信息：用户 IP 地址、发生已记录事件时使用的浏览器和平台、事件的日期和时间、执行操作的用户姓名、执行操作的门户页面、通用操作类型（例如，下载、附加、更新访问权限）、具体操作（例如，项目 [产品开发和推广]。任务 [分发优惠券]。状态已更新：已关闭）、所更改实体所属的产品和模块。

记录按时间倒序排列，但您可以轻松地按任何参数对数据进行排序和筛选，或使用搜索工具快速查找特定记录。

数据管理设置​

数据管理设置部分允许您保护数据、管理备份并控制门户状态。它包括三个子部分：迁移、备份和停用/删除门户。

更改门户区域​

备注

此选项仅适用于付费门户的所有者。

数据管理设置部分的迁移子部分允许您更改托管门户的服务器位置。服务器区域离您的地理位置越近，您的门户响应就越快。

Changing Portal Region

目前，您可以在三个服务器区域之间进行选择：欧盟（法兰克福）区域、美国西部（俄勒冈）区域和亚太（新加坡）。要从一个区域迁移到另一个区域，

  • 从下拉列表中选择所需的服务器区域，

  • 如果您希望同时传输邮件，请选中同时迁移邮件复选框，

    备注

    邮件迁移可能会大大增加迁移时间。此外，仅会传输最近 30 天的邮件。因此，建议在迁移完成后重新配置您的邮箱账户。

  • 通知用户有关门户迁移，保持选中相应的复选框，

  • 单击更改服务器区域按钮以开始迁移过程。

备注

一旦开始该过程，就无法取消。

迁移过程可能需要一些时间，具体取决于您的门户数据量。在此过程中，门户将不可用。迁移完成后，您将收到包含新门户地址的电子邮件。

迁移后，当前密码将被重置，用户需要恢复其访问权限。用户将在其个人资料中指定的电子邮件地址收到通知，并可以使用该邮件中的设置密码按钮来指定用于登录的密码。

创建备份​

数据管理设置的备份子部分允许您备份门户数据。

Creating Backup

数据备份​

要手动创建门户数据备份，请使用数据备份部分：

  1. 为您的备份文件选择所需的存储：

    • 选择临时单选按钮，以便在备份完成后将备份下载到本地驱动器。下方将显示下载链接。

    • 选择文档单选按钮，然后单击下方出现的字段旁边的选择按钮。将打开选择文件夹窗口。在公共文档部分设置要存储备份的文件夹，然后单击确定按钮。

    • 选择 DropBox, Box, OneDrive, Google Drive 单选按钮，然后单击下方出现的字段旁边的选择按钮。将打开选择文件夹窗口。设置位于公共文档部分的第三方资源目录（用于存储备份），然后单击确定按钮。

      备注

      第三方资源必须事先连接到文档模块，并且已共享并放置在公共文档部分。否则，Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive 选项将被禁用。

    • 选择第三方存储单选按钮，并从列表中选择一项可用服务：Amazon AWS S3（Amazon Simple Storage Service）、Google Cloud Storage、Rackspace Cloud Storage 或 Selectel Cloud Storage。在下方字段中输入访问所选第三方存储所需的数据。

      备注

      相应的服务必须事先在集成部分连接。否则，以下设置将被禁用。

      • 对于 Amazon AWS S3 服务，可使用以下字段：
        • 存储桶 - 唯一的 Amazon 存储桶名称，例如 my-new-test-bucket-12345。
        • 区域 - 您的 Amazon 存储桶所在的 AWS 区域，例如 us-east-2。
        • 服务 URL - 这是一个可选属性；仅当您想尝试不同的服务终端节点时才更改它。将此字段留空以使用默认值。
        • 强制路径样式 - 当为 true 时，请求将始终使用路径样式寻址。由于未指定服务 URL 属性，请将此字段留空。
        • 使用 HTTP - 如果此属性设置为 true，则客户端会在目标终端节点支持时尝试使用 HTTP 协议。默认情况下，此属性设置为 false。将其设置为 true，或将此字段留空以使用默认值。
        • 服务器端加密方法 - 在 S3 中存储此对象时使用的服务器端加密算法。可能的值包括：
          • 无
          • 服务器端加密 - SSE-S3（您的资产将使用强大的 AES-256 GCM 密钥进行加密，每个对象使用一个单独的密钥。密钥本身使用轮换根密钥进行加密，以提供额外保护）或 SSE-KMS（您的资产将使用多功能加密机制进行加密。与 SSE-S3 一样，它依赖于强大的 AES-256 加密方法，但提供了更复杂、更灵活的模型，为 KMS 密钥提供单独的权限、审计跟踪功能以及创建唯一自定义密钥的能力）。对于 SSE-KMS，您可以选择托管 CMK - 默认 AWS 托管 CMK 或客户托管 CMK。选择客户托管 CMK 选项时，您需要指定 KMS 密钥 ID。
          • 客户端加密 - 选择此选项时，您需要指定 KMS 密钥 ID。
      • 对于 Google Cloud Storage 服务，可使用以下字段：存储桶。
      • 对于 Rackspace Cloud Storage 服务，可使用以下字段：公共容器、私有容器和区域。
      • 对于 Selectel Cloud Storage 服务，可使用以下字段：私有容器和公共容器。
    备注

    如果您选择文档或 Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive 选项，备份文件的大小会影响您的门户所使用的总磁盘空间。

  2. 选中在备份中包含邮件复选框，以同时备份邮件数据。这会增加备份时间和备份文件大小；如果未选择此选项，恢复后邮件数据将丢失，您需要重新连接账户。

  3. 单击制作副本按钮。

备份过程完成后，您将在指定文件夹中找到备份 .tar.gz 文件（portal-name_date_time.tar.gz）。如果您选择了临时存储，则下载已创建备份的链接将在 24 小时内有效。

要自动执行备份过程，请使用自动备份部分：

备注

只有当您的资费方案包含自动备份功能时，该功能才可用。

  1. 选择启用单选按钮。
  2. 为您的备份文件选择所需的存储（可用选项与上述相同，但临时存储除外，它仅在数据备份部分中可用）。
  3. 如果您想同时备份邮件数据，请选中在备份中包含邮件框。
  4. 指定创建备份的时间间隔：每天并指明一天中的具体时间，每周并指明一周中的具体日期和一天中的具体时间，或每月并指明一个月中的具体日期和一天中的具体时间。
  5. 通过从相应的下拉列表中选择所需的值，设置要存储的最大备份副本数。
  6. 单击保存按钮。

备份将按指定的周期自动创建。

数据恢复​

备注

只有当您的资费方案包含从备份恢复功能时，恢复功能才可用。

要从先前创建的备份文件恢复门户数据（适用于 ONLYOFFICE Workspace Cloud 11.5 或更高版本），

  1. 选择存储备份的源。

    • 选择 ONLYOFFICE 文档选项，然后单击下方的选择按钮。在选择文件窗口中，选择存储在通用文件夹中的备份文件，然后单击确定。

    • 选择 DropBox、Box.com、OneDrive、Google Drive 选项（连接到文档模块的第三方服务，包括通过 WebDAV 协议连接的服务），然后单击下方的选择按钮。在选择文件窗口中，选择存储在第三方资源目录中的备份文件，然后单击确定。

    • 选择第三方存储选项，选择事先在集成部分连接的所需第三方存储，并输入访问所选存储所需的数据。

    • 选择计算机文件选项，单击下方的选择按钮，然后浏览存储在本地驱动器上的备份文件。

      备注

      除了从某个源选择备份文件外，您还可以单击“选择”字段下方的显示备份列表链接，从备份历史记录中选择备份文件（如果备份文件已从存储中手动删除，则它将不会出现在列表中）。单击备份文件旁边的恢复链接。要从列表中删除备份文件，请单击 Delete Icon 图标。

  2. 保持选中向用户发送有关门户恢复的通知复选框，以通知您的门户用户；

  3. 单击恢复按钮。

在云版本中恢复备份后，当前密码将被重置，用户需要通过其个人资料中指定的电子邮件地址恢复访问权限，并指定用于登录的密码。

备注

如果您在云版本中创建备份文件，然后在服务器版本中恢复它，则只能通过授权页面上的忘记密码？ 链接来恢复访问权限。

如需更多提示，您可以参阅有关云版本和服务器版本的这篇文章。

停用/删除门户​

数据管理设置的停用/删除门户子部分允许您暂时停用或永久删除您的门户。

Deactivating/Deleting Portal

门户停用​

如果您出于某些暂时的原因决定不使用门户，请将其停用。为此，

  1. 单击停用按钮。
  2. 用于确认该操作的链接将发送到门户所有者的电子邮件地址。点击该链接以确认操作。
备注

此链接仅在 7 天内有效。请在此期间内完成门户停用过程。

之后，您的门户及与其相关的所有信息将被锁定，以便在特定期间内任何人都无法访问。

您可以随时重新激活门户。要返回门户并重新开始使用，请使用确认电子邮件中提供的第二个链接。请将此电子邮件保存在安全的地方。

门户删除​

如果您不再需要门户并希望永久删除它，

  1. 单击永久删除按钮提交您的请求。
  2. 用于确认该操作的链接将发送到门户所有者的电子邮件地址。点击该链接以确认操作。
备注

此链接仅在 7 天内有效。请在此期间内完成门户删除过程。

存储在您门户上的所有数据以及您的注册详细信息都将被删除。您将无法重新激活门户或恢复与其相关的任何信息。

集成设置​

集成部分用于启用 LDAP 和 SSO 设置，将您的门户与第三方服务集成，以及调整 SMTP 设置。

LDAP 设置​

使用 ONLYOFFICE Workspace 时，为 50 多名员工创建账户可能非常耗时。LDAP 设置选项允许您在几分钟内从 LDAP 服务器导入用户和群组。新用户使用其现有的 LDAP 凭据登录，无需新密码或登录名。

填写必填字段，然后单击保存。

LDAP settings - Main page

有关每个字段及相应值的更详细信息，请参阅以下针对 SaaS 版本和服务器版本的说明。

单点登录设置​

单点登录部分允许您启用/禁用使用 SAML 的第三方身份验证，从而为用户提供更快、更简便、更安全的门户访问方式。

通常，单点登录技术允许用户只需登录一次，即可访问多个已授权（即已与身份提供商集成）的应用程序/服务，而无需在每次访问不同应用程序时都输入凭据。

Enabling SSO Authentication

要详细了解如何配置 SSO，请阅读针对 SaaS 版本和服务器版本的相应文章。

第三方服务集成​

如果您使用 SaaS 版本，大多数服务（例如 Facebook、Twitter、Google、LinkedIn、Box、Dropbox、OneDrive、Bitly、Firebase 和 Yahoo）的授权密钥参数会自动设置，因此相应的开关处于禁用状态。您可以立即在个人资料页面上连接您的 Facebook/Google/LinkedIn/Twitter 账户，或按照相应说明了解如何在文档模块中连接第三方服务。

在 SaaS 版本中，您可以在第三方服务页面上连接以下服务：

  • DocuSign - 将文档模块中的文件发送给门户员工进行电子签名。
  • Twilio - 能够通过网络浏览器呼叫您的 CRM 联系人。您还可以使用 Twilio 启用双重认证。
  • Amazon AWS S3、Google Cloud Storage、Rackspace Cloud Storage 或 Selectel Cloud Storage - 用于备份和存储门户中的数据。

有关第三方服务集成的更多详细信息，请参阅我们的说明。

Adjusting Integration Settings

调整 SMTP 设置​

SMTP 设置子部分允许您配置门户，以便使用您自己的 SMTP 服务器发送电子邮件通知。为此，

  • 在主机字段中，指定您使用的 SMTP 服务器的域名；

  • 在端口字段中，指定 SMTP 端口号。建议使用端口 587 或 25。

  • 如果 SMTP 服务器需要身份验证，请选中身份验证复选框；

  • 在主机登录和主机密码字段中，指定您用于访问 SMTP 服务器的登录名和密码；

  • 选中通过 NTLM 进行身份验证复选框，以便能够使用 SaslMechanismNtlm 登录；

  • 在发件人显示名称字段中，指定将显示在 发件人： 字段中的发件人姓名；

  • 在发件人电子邮件地址字段中，指定发件人的电子邮件地址；

  • 选中启用 SSL复选框以启用加密连接；

  • 单击保存按钮。

    备注

    要验证指定的设置是否正确，请单击发送测试邮件按钮。如果设置指定正确，您将在门户上用户个人资料中指定的电子邮件地址收到 SMTP 测试消息。

有关更多详细信息，请参阅 SMTP 配置指南。

Adjusting SMTP Settings

统计设置​

统计部分用于呈现和汇总您的门户数据，以便进行分析和管理。

查看门户统计信息​

在这里您可以查看以下信息：

  • 您的门户创建日期，

  • 在您的门户上注册的活跃用户数量，

  • 所选资费方案允许的存储空间（适用于 SaaS 解决方案），

  • 所有新用户的基础内存配额，以及每个模块中已用空间量的用户列表（适用于 SaaS 解决方案），

  • 已使用的总存储空间，

    您还可以查看每个门户模块或工具使用的存储空间。

  • 每日访问总量，

    默认情况下，使用情况图表显示最近 3 个月的数据。您可以通过选择一个可用选项来更改时间段：上周、上月或自定义时间段，并在相应字段中设置开始和结束日期。

Viewing Portal Statistics

管理内存配额​

您可以启用并设置将应用于所有新用户的基础内存配额：

  1. 选择有配额单选按钮。
  2. 在输入字段中设置所需的值，并从下拉列表中选择度量单位（字节、Kb、Mb、Gb、Tb）。
  3. 单击保存。

要禁用配额，请使用无配额选项。重新计算按钮用于重新计算用户已使用的空间。

下方的用户列表允许您为多个用户或单个特定用户分别设置配额。为了轻松找到用户，您可以按电子邮件状态（活跃、待定）、类型（管理员、用户、访客）或群组筛选列表。也可以按名字或姓氏对列表进行排序，或在搜索字段中输入所需的姓名。

要为多个用户设置配额：

  1. 在列表中选择所需的用户。
  2. 单击上方的编辑配额按钮。
  3. 在输入字段中设置所需的值，并从下拉列表中选择度量单位（字节、Kb、Mb、Gb、Tb）。
  4. 单击对勾按钮以保存设置。
备注

如果您设置的内存配额小于所选用户之一已使用的内存，您将收到错误提示。

要为某个特定用户设置配额：

  1. 单击用户名右侧的无配额部分。
  2. 从下拉列表中选择编辑配额选项。
  3. 在输入字段中设置所需的值，并从下拉列表中选择度量单位（字节、Kb、Mb、Gb、Tb）。
  4. 单击对勾按钮以保存设置。
备注

如果您设置的内存配额小于所选用户已使用的内存，您将收到错误提示。