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工作原理

ONLYOFFICE Mail 是一款可让您直接在门户中处理电子邮件的工具。它提供了任何其他邮件客户端都具备的各种标准功能：

  • 连接邮箱，
  • 接收和发送电子邮件，
  • 使用通讯簿和管理联系人，
  • 设置签名，
  • 使用邮件自动回复功能，
  • 打印邮件。

此外，ONLYOFFICE Mail 还提供其他邮件客户端所没有的功能，可将信息与门户上的其他实体关联起来。例如，您可以：

  • 自动将附件中的文档保存到门户上的共享文件夹中，
  • 将新联系人添加到 CRM 模块中，
  • 将往来邮件历史记录与 CRM 联系人/商机/案例关联，
  • 将事件添加到日历中。

这是用于创建统一工作空间的门户工具之一，可使您的业务沟通和客户关系更加便捷高效。除上述选项外，ONLYOFFICE Mail 还允许您：

  • 直接从 CRM 模块向客户发送发票，
  • 将门户上存储的任何文档附加到电子邮件中。

在 ONLYOFFICE Mail 模块中，还可以使用 ONLYOFFICE Mail Server，它提供以下功能：

  • 连接您的域名，
  • 创建企业邮箱，
  • 添加别名，
  • 创建邮件组。

为了更好地了解 ONLYOFFICE Mail 的特点以及与 Thunderbird 或 MS Outlook 等其他邮件客户端的区别，您需要了解电子邮件这一现象本身，以及其他邮件客户端中发送和接收电子邮件的过程。

常用邮件客户端是如何工作的？​

电子邮件是一种客户端/服务器解决方案。通过邮件客户端发送和接收电子邮件时，以下客户端和服务器端应用程序会相互交互：

  • MUA - 邮件用户代理（Mail User Agent），用于查看收到的邮件，并将发出的邮件传输到邮件服务器，
  • MTA - 邮件传输代理（Mail Transfer Agent），用于在服务器之间传输邮件，
  • MDA - 邮件投递代理（Mail Delivery Agent），用于接收收到的邮件并将其投递到收件人的邮箱。

邮件客户端与服务器的交互

从邮件客户端发送邮件的过程如下：

  1. 发件人通过 SMTP 协议将电子邮件从邮件客户端传输到邮件服务器。

    • 发件人的邮件客户端连接到其发件邮件服务器。
    • 与邮件服务器建立连接后，有关发件人、收件人和发送日期的信息会传输到服务器。

  2. 发件人的邮件服务器通过 SMTP 协议将电子邮件传输到收件人的邮件服务器。

    • 邮件服务器将邮件加入队列。在实际发送邮件之前，服务器会验证是否满足若干条件。
    • 发件人的邮件服务器查询域名系统（DNS），验证收件人电子邮件地址中指定的域名是否存在 A 记录和 MX 记录。
      • A 记录允许用户获取与域名关联的外部 IP 地址。
      • MX 记录允许用户查明接收某个域名邮件的邮件服务器所在的位置。
    • 发件人的邮件服务器验证负责邮件投递的 25 端口在收件人的收件邮件服务器上是否开放。
    • 如果满足所有要求，发件人的邮件服务器会联系收件人的邮件服务器，告知其发送邮件的意图，并传输有关发件人和特定收件人的信息。如果该收件人存在，则发送邮件正文。
    • 收件人的邮件服务器下载邮件并检查其中是否含有垃圾邮件或病毒。如果邮件通过所有检查，则被放入存储中。如果邮件未通过某项检查，则可能被拒收。

  3. 收件人通过 POP3 或 IMAP4 协议连接到邮件服务器，下载邮件，之后可在邮件客户端界面中查看。

    POP3 和 IMAP4 协议的主要区别如下：

    • POP3 协议会将整封电子邮件完整下载到用户的计算机上。它不支持反向同步。在客户端应用程序中对邮件执行的所有操作（例如阅读、移动）都不会传输到服务器，也无法在其他邮件客户端中显示。
    • IMAP4 协议允许用户在不下载整封邮件的情况下使用邮件服务器，而是下载服务器上邮件状态的显示信息。用户可以只查看邮件头，并通过点击相应的邮件头有选择地下载邮件。该协议可确保反向同步。

ONLYOFFICE Mail 的实现细节​

ONLYOFFICE Mail 包含以下主要组件：

  1. Mail Aggregator（邮件聚合器） - 一项从其他邮箱收集电子邮件的服务。

    为确保邮件聚合器的运行，还使用了以下组件：

    • 自有的邮件存储，
    • 邮件存储 API，
    • 处理对此 API 的请求的 HTTP 服务器。它还负责发送电子邮件。

    在带有一组标准文件夹的用户界面中，您可以通过指定登录名、密码以及连接邮件服务器的设置来连接现有邮箱。邮件聚合器将通过连接设置中指定的邮件接收协议（POP3 或 IMAP4），将已连接邮箱中的电子邮件下载到存储中。您将能够查看收到的邮件，并从任何已连接的邮箱发送电子邮件。

    邮件聚合器的工作总是有延迟。如果您的门户上有很多用户，可以通过若干设置来确保所有用户的电子邮件在一定时间内送达。聚合器首先收集新邮件，然后收集其他所有邮件。也可以只收集最近 30 天的邮件，或优先处理活跃的门户用户。

    在客户端中执行的任何操作都不会传输到源服务器，唯一的例外是：已发送的邮件会被放入服务器上的“已发送”文件夹。

  2. Mail Server（邮件服务器） - 一组软件产品，允许用户使用自己的域名，从 ONLYOFFICE Mail 界面发送和接收电子邮件。

    为确保邮件服务器的运行，还使用了以下组件：

    • MailServer API - 一组用于连接自有域名、创建和设置邮箱、别名及邮件组的函数。
    • MailServer WebUI - 用于与 MailServer API 交互的管理页面。
    • 上文所述的 Mail Aggregator。

ONLYOFFICE Mail 与其他邮件程序的主要区别如下：

  • ONLYOFFICE Mail Server 支持 SMTP、IMAP 和 POP3 协议，但电子邮件是通过 HTTP 服务器发送的。
  • ONLYOFFICE Mail Server 没有自己的邮件客户端。Mail Aggregator 用于与 ONLYOFFICE Mail Server 协同工作，就像与任何其他第三方邮件服务器交互一样。

这会带来一些限制。例如，无法通过 IMAP 协议实现完整的操作。

如果邮件服务器有自己的邮件客户端，则客户端和服务器端应用程序之间来自同一 IP 地址的连接数没有限制，而使用第三方客户端时始终存在此类限制。

由于 ONLYOFFICE Mail 使用的是邮件聚合器而非专用的邮件客户端，如果门户上用户很多，这一限制可能会生效，因为所有用户的邮箱都位于同一个 IP 地址上。