组织群发邮件

简介

CRM 模块允许您无需使用外部邮件客户端，直接向联系人群发电子邮件。

本指南介绍具体操作方法。

步骤 1. 配置 SMTP 服务器

ONLYOFFICE Workspace 允许您在不打开任何外部邮件客户端软件的情况下发送邮件；您只需为常用的邮件服务指定 SMTP 服务器的参数。这样，您就可以通过门户界面，使用常用的电子邮件地址向客户发送邮件。

备注

ONLYOFFICE Workspace 不提供集成的 SMTP 服务器；它仅提供一个接口，用于连接您已拥有账户的现有邮件服务。

要配置 SMTP 设置：

1. 转到门户的设置部分。为此，请点击右上角的 图标。
2. 选择集成选项卡。
3. 打开 SMTP 设置页面。
4. 在 SMTP 设置部分，填写所需的字段。您可以从邮件服务提供商处获取具体设置：

   • 在主机字段中，输入 SMTP 服务器主机名，例如 smtp.domain.com。

   • 指定 SMTP 服务器使用的端口号。建议使用端口 587 或 25。

   • 如果 SMTP 服务器需要身份验证，请勾选身份验证复选框。

   • 填写主机登录名和主机密码字段。

     备注

     主机登录名是您为其指定 SMTP 设置的邮件服务器的邮箱地址。主机密码是您访问相应邮箱所用的密码。请确保您的电子邮件地址和密码有效。

   • 勾选通过 NTLM 验证复选框，以便使用 SaslMechanismNtlm 登录。

   • 在发件人显示名称字段中输入您想要的名称。

   • 在发件人电子邮件地址字段中指定相应的电子邮件地址。它必须与主机登录名字段中指定的地址一致。

5. 勾选启用 SSL 复选框以启用加密连接。
6. 点击保存。
7. 要验证指定的设置是否正确，请点击发送测试邮件。如果设置正确，您将在门户用户个人资料中指定的电子邮件地址收到 SMTP 测试消息。

步骤 2. 访问 CRM

登录您的门户并点击 CRM 链接。

如果您已经登录并使用门户一段时间，可以从任何门户页面访问 CRM 模块：使用页面左上角的下拉列表并选择相应选项。

步骤 3. 创建邮件列表

您的邮件列表最多可包含 50 位收件人。要创建邮件列表，请在联系人列表中选择要发送邮件的联系人。为了便于查找所需联系人，请使用联系人列表上方的筛选器。

请确认所有选定的联系人都已指定电子邮件地址。如果没有，要添加地址，请点击右侧的操作 按钮，从下拉列表中选择添加电子邮件选项，并在出现的字段中输入地址。按 Enter 键确认。

选定所有联系人后，点击联系人列表上方的发送电子邮件，然后选择内部 SMTP（最多 50 位电子邮件收件人）选项。

备注

如果您想使用外部邮件发送软件发送邮件，请从下拉列表中选择为外部程序生成列表选项。

步骤 4. 撰写邮件

所有设置配置完成后，将打开撰写邮件页面。

在发件人：字段中，您将看到配置 SMTP 服务器时指定的发件人名称和电子邮件地址。收件人：字段显示所选联系人的数量。

您只需输入信件的主题并键入邮件内容。格式工具栏可帮助您通过更改字体样式、字体颜色、对齐方式、大小等来设置文本格式。

如果需要在邮件中添加变量，请使用个人标签。

如果要在称呼中添加收件人姓名，请将鼠标光标放在要添加变量的位置，然后从下拉列表中选择相应的标签并点击添加到信件正文。在这种情况下，将是名和姓，因为信件是发送给个人的。结果，您将看到以下行：Dear $(Person.First Name) $(Person.Last Name).

所需数据将自动从您的 CRM 客户数据库中获取。

您还可以在邮件中附加文件。点击信件正文字段下方的显示文件附件面板链接，然后使用附加文件按钮在硬盘上浏览所需文件。

勾选将此邮件存储在历史记录中复选框，可将相应事件添加到邮件列表中每位联系人的互动历史记录中。

步骤 5. 预览并开始群发

要预览结果，请点击信件正文字段下方的下一步（预览）。

备注

您的信件中将添加 Powered by ONLYOFFICE.com 文字水印。

如果您对结果满意，请点击发送开始群发。