共享文件和文件夹
可用的访问类型
使用 Documents 应用，您可以与门户用户/组共享文件/文件夹，或通过共享文档链接为其他任何人提供文件访问权限。可以选择以下访问类型：
完全访问 — 用户或组可以查看和编辑文档/文件夹内容。
表单填写 — 用户或组只能查看表单并填写插入其中的表单字段。
评论 — 用户或组只能查看文档并添加评论，以及管理评论。
审阅 — 用户或组可以建议修改而不实际编辑文档（此选项仅适用于 .docx 文件）。
只读 — 用户或组只能查看文档/文件夹内容。
拒绝访问 — 之前授予用户或组的权限将被撤销。
与门户用户共享文件和文件夹
要在您的门户中与其他用户共享文件/文件夹：
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打开 共享 对话窗口：
在文件列表中：
- 在文件列表中轻触并按住所需的文档/文件夹。
- 从菜单中选择 共享设置 选项。
在编辑器中：
- 点击顶部工具栏右侧的
工具 图标。 - 从菜单中选择 共享 选项。
共享设置 窗口显示之前被授予此文件/文件夹访问权限的用户列表。
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选择要共享文件/文件夹的用户/组：
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点击屏幕右上角的 添加用户 图标。
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选择三个可用选项卡之一：员工、组 和 访客。
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通过打开屏幕左下角的访问类型列表，为您想要共享文档的所有人员/组设置默认访问类型。默认设置为 只读 访问类型。
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逐个点击所需名称左侧的空圆圈
。要快速找到所需人员，您还可以使用用户列表上方的 搜索 字段。选择用户/组后，点击屏幕右下角的 下一步。
选定的用户/组将显示在 共享 列表中。
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默认情况下，所有选定的用户都将收到标准电子邮件通知。要发送包含您自己文字的消息，请点击通知图标并在出现的字段中输入文字。
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如有必要，分别更改每个用户/组的访问类型。为此，点击用户/组名称或名称右侧的图标，选择所需的访问类型，然后点击 共享。
要从列表中删除某人/组，请点击用户名右侧的图标并选择 拒绝访问 选项。
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所有设置都会自动保存。点击 共享设置 窗口左上角的 关闭 退出。
使用外部链接共享文件
您可以为内部门户用户和外部用户分别生成专用的共享链接。这适用于任何文件或文件夹，无论它们存储在房间内还是在您个人的 我的文档 中。
要通过链接共享文件或文件夹：
- 在文件列表中轻触并按住所需的文档/文件夹，然后选择 共享设置，或在编辑器中打开文件，点击 工具 图标并选择 共享。
- 点击 复制共享链接 可立即将使用默认设置的链接复制到剪贴板，或点击 共享设置 以在共享前配置链接。
在 共享设置 窗口中，可使用以下链接选项：
- 访问权限 — 从下拉菜单中选择访问级别。
- 谁有权访问 — 指定谁可以使用该链接：
- 任何拥有链接的人 — 外部用户可以访问该链接。
- 仅限 DocSpace 用户 — 仅内部门户用户可以访问该链接。
- 密码访问 — 启用此开关以使用密码保护链接。
- 限制文件内容复制、文件下载和打印 — 启用此开关以防止用户复制内容、下载或打印文件。
- 撤销链接 — 点击以使当前链接失效。之前共享的链接将无法再访问该文件。
配置完成后，使用 复制链接 按钮将链接复制到剪贴板，并通过即时通讯工具或设备上安装的任何其他应用共享。