共享文件和文件夹

可用的访问类型

使用文档应用程序，您可以与您的门户用户/组共享文件/文件夹，或通过共享文档链接为其他人提供文件访问权限。可以选择以下访问类型：

• 完全访问 - 用户或组可以查看和编辑文档/文件夹内容，
• 填写表单 - 用户或组只能查看表单并填写插入的表单字段，
• 评论 - 用户或组只能查看文档并添加评论，以及管理评论，
• 审阅 - 用户或组可以建议修改而不实际编辑文档（此选项仅适用于 .docx 文件），
• 只读 - 用户或组只能查看文档/文件夹内容，
• 拒绝访问 - 先前授予用户或组的权限将被撤销。

与门户用户共享文件和文件夹

要与门户中的其他用户共享您的文件/文件夹：

1. 打开共享设置面板：
   • 点击文件列表中所需文档/文件夹右侧的图标以访问文件/文件夹菜单，
   • 从菜单中选择共享设置选项。
2. 点击屏幕右上角的图标以打开选择成员面板。
3. 选择要共享文件/文件夹的用户/组/访客：

   • 选择成员面板有三个标签：成员、组和访客。

   • 在列表中逐一点击所需的用户/组名称。要快速找到所需人员，您还可以使用用户列表上方的搜索字段。当与组共享文件时，您还可以选择管理员或所有人选项。

     

     所选用户/组的数量将显示在屏幕底部。要清除选择，请使用左下角的图标。

4. 为所有要共享文档的人员/组设置默认访问类型。默认情况下授予只读访问类型。如有必要，点击访问权限菜单项右侧并选择所需的访问类型来更改它。
5. 点击屏幕右下角的下一步按钮。所选用户/组将显示在共享设置面板的列表中。
6. 如有必要，为每个用户/组单独更改访问类型。要做到这一点，点击用户名右侧的图标并选择所需的访问类型。
7. 要从列表中删除某人/组，点击用户名右侧的图标并选择拒绝访问选项。
8. 点击共享设置面板中共享链接部分的图标。链接将被复制到剪贴板，您可以通过信使或其他方式发送它。
9. 要关闭共享设置面板，请点击共享设置面板左上角的图标。

使用外部链接共享文件

要通过外部链接并使用高级设置共享文件：

1. 打开共享设置面板：

   • 点击文件列表中所需文档右侧的图标以访问文件菜单，
   • 从菜单中选择共享设置选项。

2. 在共享链接部分，点击图标以创建新的共享链接。要编辑现有链接，请点击图标并更改访问权限设置。

   

3. 将打开编辑链接面板，其中包含以下设置：

   

   链接名称：为您的共享链接输入自定义名称（默认为“共享链接”）。

   访问权限：点击访问权限菜单项旁边的图标，为通过此链接访问文件的用户选择访问类型：

   • 编辑
   • 审阅
   • 评论
   • 只读

   链接有效期：设置链接保持有效的时间。点击以从以下选项中选择：

   • 12 小时
   • 1 天
   • 7 天
   • 无限制
   • 自定义（设置具体的到期日期和时间）

   类型：选择谁可以访问文件：

   • 任何拥有链接的人 — 任何拥有该链接的人都可以访问文件。
   • 仅限 Apps 用户 — 只有经过身份验证的 Apps 用户才能访问文件。

   保护部分：

   • 密码访问：启用此开关后，访问文件需要密码。点击以设置自定义密码。
   • 限制复制文件内容、下载和打印：启用此开关可禁止下载、复制和打印通过链接共享的文件。

4. 点击右上角的完成以保存您的设置。

5. 使用以下方法之一共享链接：

   • 点击共享图标，通过已安装的消息应用程序直接发送链接。
   • 点击复制链接图标，将链接复制到剪贴板并粘贴到任何需要的位置。

6. 要管理现有的共享链接，请返回共享设置面板。您将看到所有有效共享链接的列表。部分标题旁边的计数器显示当前有效的链接数量以及允许的总数。

7. 对于每个共享链接，您可以：

   • 点击图标再次共享链接。
   • 点击图标访问编辑链接设置。

8. 要删除共享链接，请点击编辑链接面板底部的删除链接按钮。