入门

简介

ONLYOFFICE Apps 是一种与团队、客户、合作伙伴等协作处理文档的全新方式，它基于“房间”的概念——具有预定义权限的特殊空间。从 4.0 版本开始，工作空间分为多个独立的应用：文件、房间、表单和 AI 智能体。

ONLYOFFICE Apps 提供以下功能：

• 创建各种房间类型：公共房间、协作房间、虚拟数据房间和自定义房间。在独立的表单应用中创建表单填写空间。
• 提供灵活的访问权限：查看、评论、审阅、填写表单和编辑。
• 创建和编辑文档、电子表格、演示文稿、表单、PDF 和电子书。查看多媒体文件（图像、视频和音频文件）。处理 Markdown 文件和图表。
• 邀请用户协作：在在线编辑器中通过聊天或视频通话进行实时共同编辑、评论和交流。
• 在专用的文件应用中存储和管理个人文档。
• 管理房间：添加文件、邀请成员和分配权限级别、查看详细信息和近期活动、存档房间。
• 创建 AI 智能体，并将任何 AI 助手连接到编辑器，以提高效率并加快工作流程。在任何房间或文件夹中使用内置的 AI 对话来处理文档、生成内容和图像以及搜索网络。
• 配置集成功能：连接外部服务和存储。目前，第三方存储仅可用于执行备份。
• 使用 JavaScript SDK 将 ONLYOFFICE Apps 或其部分功能嵌入到您自己的 Web 应用程序中。
• 调整自定义和品牌化功能。
• 使用开发者工具：Webhook、OAuth 应用程序、API 密钥，以及通过 API 密钥将云编辑器连接到第三方平台的 Docs Connect。
• 设置安全功能：备份和恢复、双因素身份验证、IP 安全、审计跟踪、可疑登录提醒、将审计和登录历史记录转发到外部 SIEM 系统等。
• 使用适用于 Drupal、Pipedrive、WordPress、Zapier、Zoom、Moodle 等的现成连接器将 ONLYOFFICE Apps 集成到您的平台中。

工作空间结构

左侧菜单中包含以下部分：

• 首页 – 工作空间的概览仪表板。您可以在此查看个人资料详细信息、快速创建或上传文件、打开各个应用，并将 ONLYOFFICE Docs 连接到您现有的平台。
• 文件 – 用于存储个人文档的应用。其他成员从其文件应用共享给您的文档和文件夹位于与我共享子部分中。
• 房间 – 用于存放您可用的活跃房间的应用。管理员可以创建和管理房间；用户和访客只能访问他们受邀加入的房间。已存档的房间位于存档子部分中：管理员可以恢复或永久删除已存档的房间；用户和访客只能查看他们受邀加入的房间。
• 表单 – 用于处理表单的应用：其中包含表单填写空间和表单模板。
• AI 智能体 – 用于存放您可用的 AI 智能体的应用。管理员可以创建和管理自己的 AI 智能体；用户和访客只能访问他们受邀加入的 AI 智能体。
• 开发者工具 – 位于左侧菜单底部的部分，可快速访问开发者工具。菜单折叠时，它会缩小为带有工具提示的图标。

每个应用都有自己的一组部分：

• 收藏的文件 – 用于存放您标记为收藏的文档和文件夹的空间。
• 最近的文件 – 用于存放您最近在编辑器中打开的文档的空间。它包含最近 100 个文件，这些文件会保存 90 天。
• 与我共享（适用于文件应用） – 用于存放其他成员与您共享的文档和文件夹的空间。
• 模板（适用于房间和表单应用） – 用于存放已创建的房间和表单模板的空间。
• 存档（适用于房间应用） – 用于存放已存档房间的空间。管理员可以恢复或永久删除已存档的房间；用户和访客只能查看他们受邀加入的房间。
• 回收站 – 用于存放已移除的房间和文档的空间，这些内容可以恢复或永久删除。

在左下角用户名旁边的 菜单中，用户可以查看自己的个人资料和实用信息，例如快捷键或帮助中心文章。管理员也可以使用此菜单访问工作空间的设置和联系人。

定义访问权限

用户类型和权限

用户类型是一种类别，它定义了用户对系统不同部分的访问权限。ONLYOFFICE Apps 中有五种用户类型，分别具有以下权限：

1. 访客只能访问管理员邀请的房间。他们无法创建自己的房间。只有被指定为内容创作者，他们才能创建、上传、删除文件夹或文件。访客只能通过房间受邀。这是一个免费帐户（可以免费添加无限数量的访客）。
2. 用户可以在房间中创建和编辑文件，但无法创建房间、管理用户或访问设置。这是一个免费帐户（可以免费添加无限数量的用户）。
3. 房间管理员可以执行与用户相同的操作，还可以创建和管理已分配的房间、邀请新用户以及分配低于其级别的权限。所有管理员都可以访问文件应用。这是一个付费帐户（将根据管理员数量收费）。
4. 完全管理员可以执行与房间管理员相同的操作，还可以访问工作空间设置、管理和存档房间、启用或禁用付费服务以及运行备份。完全管理员对未受邀的房间拥有只读权限，但可以更改此类房间的所有者或将其存档。这是一个付费帐户（将根据管理员数量收费）。
5. 所有者可以执行与完全管理员相同的操作，还可以添加管理员。所有者对未受邀的房间拥有只读权限，但可以更改此类房间的所有者或将其存档。所有者是付款人，可以访问付款详细信息，并且是唯一可以调整配额、为钱包充值和付款的用户。所有者是唯一可以删除工作空间的用户。这是一个付费帐户。

板块\用户类型	所有者	完全管理员	房间管理员	用户	访客
文件	✔	✔	✔	✔	✖
创建、上传、移动、复制、重命名、下载、删除文件和文件夹	✔	✔	✔	✔	✖
房间	✔	✔	✔	✔	✔
查看所有房间	✔	✔	✖	✖	✖
查看自己的房间	✔	✔	✔	✖	✖
查看用户受邀加入的房间	✔	✔	✔	✔	✔
创建和编辑房间	✔	✔	✔	✖	✖
将房间置顶	✔	✔	✔	✔	✔
查看房间信息（联系人信息、历史记录、详细信息）	✔	✔	✔	✔	✔
邀请外部用户（访客）加入房间	✔	✔	✔	✔	✔
邀请内部用户加入房间	✔	✔	✔	✔	✖
分配自己房间成员的权限级别	✔	✔	✔	✔	✔
更改自己房间成员的权限级别	✔	✔	✔	✖	✖
从自己的房间中移除用户	✔	✔	✔	✖	✖
存档自己的房间	✔	✔	✔	✖	✖
创建自己房间的副本	✔	✔	✔	✖	✖
创建他人房间的副本	✔	✔	✖	✖	✖
编辑他人房间：邀请用户、分配和更改房间成员的权限级别、从房间中移除用户	✖	✖	✖	✖	✖
查看他人公共房间的链接	✖	✖	✖	✖	✖
更改他人房间的所有者	✔	✔	✖	✖	✖
存档他人房间	✔	✔	✖	✖	✖
存档	✔	✔	✔	✔	✔
查看所有已存档的房间	✔	✔	✖	✖	✖
查看自己已存档的房间	✔	✔	✔	✖	✖
查看用户受邀加入的已存档房间	✔	✔	✔	✔	✔
编辑已存档的房间	✖	✖	✖	✖	✖
将已存档的房间置顶	✖	✖	✖	✖	✖
查看已存档的房间信息（联系人信息、历史记录、详细信息）	✔	✔	✔	✔	✔
邀请用户加入已存档的房间，分配和更改成员的权限级别	✖	✖	✖	✖	✖
恢复、复制或删除他人已存档的房间	✔	✔	✖	✖	✖
恢复、复制或删除自己已存档的房间	✔	✔	✔	✖	✖
回收站	✔	✔	✔	✔	✔
联系人信息	✔	✔	✔	✖	✖
邀请“完全管理员”	✔	✖	✖	✖	✖
邀请“房间管理员”	✔	✔	✖	✖	✖
邀请“用户”	✔	✔	✔	✖	✖
邀请“访客”	✔	✔	✔	✖	✖
升级为“完全管理员”	✔	✖	✖	✖	✖
升级为“房间管理员”	✔	✔	✖	✖	✖
升级为“用户”	✔	✔	✔	✖	✖
将“完全管理员”降级为“房间管理员”或“用户”	✔	✖	✖	✖	✖
将“房间管理员”降级为“用户”	✔	✔	✖	✖	✖
将“用户”降级为“访客”	✔	✔	✖	✖	✖
禁用“完全管理员”	✔	✖	✖	✖	✖
禁用“房间管理员”	✔	✔	✖	✖	✖
禁用“用户”	✔	✔	✖	✖	✖
禁用“访客”	✔	✔	✖	✖	✖
编辑或删除用户	✔	✔	✖	✖	✖
查看自己的访客列表	✔	✔	✔	✖	✖
查看其他人的访客列表	✔	✔	✖	✖	✖
群组	✔	✔	✔	✖	✖
创建和编辑群组	✔	✔	✖	✖	✖
查看群组	✔	✔	✔	✖	✖
文件管理设置	✔	✔	✔	✔	✔
工作空间设置	✔	✔	✖	✖	✖
删除工作空间	✔	✖	✖	✖	✖
所有其他设置	✔	✔	✖	✖	✖

帐户和用户状态

每个帐户可以具有以下状态之一：

• 活跃 - 此类人员已接受邀请，可以与其他成员协作。
• 待处理 - 此类人员已收到邀请，但尚未接受邀请。他们在列表中会标记为 图标。
• 已禁用 - 此类人员已被管理员转移到已禁用成员列表。他们无法再登录工作空间。他们在列表中会标记为 图标。已禁用的用户可以从工作空间中移除或重新启用。

每个用户都拥有以下状态之一：付费或免费。

• 付费 - 所有者、完全管理员、房间管理员。可添加的付费用户数量由所选的资费方案决定。
• 免费 - 用户、访客。可添加的用户和访客数量不限。

所有者和管理员可以邀请新用户加入工作空间并管理现有用户。

管理房间

房间类型

房间是用于协作处理文档的空间。房间中存储的文档的访问权限取决于权限级别。可分配给用户的权限级别取决于房间类型。管理员可以邀请用户加入房间，并分配或更改他们的权限级别。

• 协作房间允许您使用两种共同编辑模式与团队协作处理文档：快速模式和严格模式。
• 自定义房间允许您应用自己的设置，并将此房间用于任何自定义用途。
• 公共房间允许您通过外部链接邀请用户查看文档，无需注册。您还可以将此房间嵌入到任何 Web 界面中。
• 虚拟数据房间允许您使用高级文件安全选项：设置水印、自动索引和跟踪所有内容、限制下载和复制。您还可以使用虚拟数据房间按角色填写表单。
• 从模板创建允许您基于现有模板创建房间，或创建第一个房间模板。

备注

表单填写房间不再作为房间类型存在。它们已转变为独立的表单应用中提供的表单填写空间。要了解更多信息，请参阅管理表单部分。

房间内的权限级别

权限级别是用户可以执行的操作的一组权限。管理员可以为特定房间内的用户分配权限级别。每种房间类型包含不同的权限级别，可分配给其成员：

• 公共房间 - 房间管理员、内容创作者。
• 协作房间 - 房间管理员、内容创作者、可编辑、可查看。
• 虚拟数据房间 - 房间管理员、内容创作者、可编辑、可查看、可填写表单。
• 自定义房间 - 房间管理员、内容创作者、可编辑、可审阅、可评论、可查看。

	公共房间	协作房间	虚拟数据房间	自定义房间
可查看	✖	✔	✔	✔
可评论	✖	✖	✖	✔
可审阅	✖	✖	✖	✔
可填写表单	✖	✖	✔	✖
可编辑	✖	✔	✔	✔
内容创作者	✔	✔	✔	✔
房间管理员	✔	✔	✔	✔

根据权限级别，用户可以在房间内对文件进行以下操作：

• 可查看 - 对现有文件进行的操作：查看。
• 可评论 - 对现有文件进行的操作：查看、评论。
• 可审阅 - 对现有文件进行的操作：查看、评论、审阅。
• 可填写表单 - 对现有文件进行的操作：查看、评论、审阅、表单填写。
• 可编辑 - 对现有文件进行的操作：查看、评论、审阅、表单填写、编辑。查看版本历史记录。
• 内容创作者 - 对现有文件进行操作：查看、评论、审阅、填写表单、编辑。查看版本历史记录。创建和上传新文件/文件夹。管理版本历史记录，为共同创作者锁定文件。复制、移动和删除自己的文件/文件夹。
• 房间管理员 - 对现有文件进行操作：查看、评论、审阅、填写表单、编辑。查看版本历史记录。创建和上传新文件/文件夹。管理版本历史记录，为共同创作者锁定文件。复制、重命名、移动和删除自己和他人的文件/文件夹。

	查看	评论	审阅	填写表单	编辑	查看版本历史记录	管理文件
可查看	✔	✖	✖	✖	✖	✖	✖
可评论	✔	✔	✖	✖	✖	✖	✖
可审阅	✔	✔	✔	✖	✖	✖	✖
可填写表单	✔	✔	✔	✔	✖	✖	✖
可编辑	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✖
内容创作者	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔
房间管理员	✔	✔	✔	✔	✔	✔	✔

在房间信息面板的历史记录选项卡上，您可以按选定的日期筛选活动动态，并使用导出历史记录按钮将完整历史记录或自定义日期范围下载为 .xlsx 文件。报告以异步方式生成，准备就绪后即可下载。此选项适用于所有房间类型，且适用于除访客和匿名用户之外的所有用户类型。

房间管理员可以创建新房间、向房间中添加文档、邀请新用户以及管理现有房间。用户可以在房间中创建和编辑文件，但无法创建房间、管理用户或访问设置。

管理表单

表单应用是用于处理表单的空间。它包含已创建的表单空间，以及最近的文件、收藏的文件、模板和回收站部分。

要创建新空间，请点击新建表单空间按钮并选择空间类型：

• 表单空间允许您创建、编辑或上传 PDF 表单，邀请成员和访客填写表单，审阅已完成的副本，并分析自动收集到电子表格中的回复。还可以设置将已填写的表单自动导出到外部数据库。
• 从模板创建允许您从模板创建空间。所选模板中的设置、用户、文件夹和表单将被复制。

表单空间内的权限级别

可以将以下权限级别分配给表单空间成员，或将其设置为共享访问链接的角色：

• 房间管理员 - 房间管理员可以管理已分配的表单空间、邀请新用户并分配低于其级别的角色、向空间上传表单，并拥有对已完成和处理中文件夹的完全访问权限。
• 内容创作者 - 内容创作者可以向空间上传表单，并拥有对已完成和处理中文件夹的完全访问权限。
• 可填写表单 - 可填写表单的用户可以填写表单，并且在已完成和处理中文件夹中只能查看自己已完成/已开始的表单。

有关创建和管理表单空间的更多详细信息，请阅读这篇文章。

使用 AI 智能体

AI 智能体可帮助您提升文档处理的效率。

内置的 AI 对话不仅可在 AI 智能体中使用，还可在任何房间或文件夹中使用——点击 AI 对话按钮即可打开。对话线程、分配的模型和网络搜索设置根据您当前所在的位置确定。在 AI 智能体中，模型由智能体配置文件定义；在智能体房间之外，您可以直接在对话输入框中选择模型。您可以附加文件和图像、将助手的回答另存为文件、使用已保存的提示词并连接外部 MCP 服务器。访客和匿名用户无法使用 AI 对话。

在 ONLYOFFICE Apps 中开始使用 AI 智能体只需几个简单的步骤：

• 首先，完全管理员必须在工作空间设置中启用 AI 功能附加组件 -> AI 设置。
• 然后，管理员在 AI 智能体部分创建新的 AI 智能体，并为该智能体选择 AI 模型。
• 管理员邀请用户协作，并分配不同的权限级别。
• 受邀用户可以根据其权限使用创建的 AI 智能体。

AI 智能体内的权限级别

AI 智能体中的权限级别与房间中的不同。AI 智能体中提供以下权限级别：

• 智能体管理员（付费） - 智能体管理员可以管理分配的 AI 智能体、邀请新用户并分配低于其级别的角色。他们可以使用对话、上传知识文件、使用结果存储以及管理对话设置。

  备注

  访客和用户不能被指派为智能体管理员。只有房间管理员和完全管理员适合该角色。

• 内容创作者 - 内容创作者可以使用对话并处理结果存储中的文件。他们可以将文件上传到知识库，但不能管理用户或访问智能体设置。

  备注

  访客不能被指派为内容创作者。只有房间管理员、完全管理员和用户适合该角色。

• 可查看 - 可查看用户只能查看结果存储中由他人生成的输出文件。他们无权访问对话或知识库。

  备注

  与房间不同，在智能体中，访客只能被指派为可查看。

只有创建该智能体的智能体所有者或受邀的智能体管理员才能编辑此智能体的设置。其他管理员只能查看该智能体。用户和访客只能查看他们受邀加入的 AI 智能体。

管理和编辑文档

所有者、管理员和用户可以：

• 使用文件应用，
• 在文件应用和房间中上传和创建新文件和文件夹。

所有者、管理员和用户还可以在房间内管理文档：

• 管理版本历史记录，
• 为共同创作者锁定文件，
• 复制、重命名、移动和删除自己和他人的文件和文件夹（用户只能复制、移动和删除自己的文件/文件夹）。

长时间运行的文件操作（复制、移动等）可以在进行过程中停止。

备注

当工作空间的存储配额用尽时，文档将在编辑器中以查看模式打开。从编辑器保存文件时，允许略微超出配额。

有关文档管理的更多详细信息，请阅读在文件中管理和编辑文档和在房间中管理和编辑文档这两篇文章。

访客只能处理其受邀加入的房间内的现有文档。

无论在房间中的权限级别如何，所有用户都可以：

• 查看文档内容，
• 查看添加到文档中的评论，
• 将内容复制到剪贴板，
• 打印和下载文档。

扩展的访问权限取决于房间内的权限级别。

所有编辑操作均通过 ONLYOFFICE 在线编辑器执行：

• 文档编辑器
• 电子表格编辑器
• 演示文稿编辑器
• PDF 编辑器

配置设置

工作空间设置分为以下类型：文件管理设置和工作空间设置。

文件管理设置允许所有用户和访客控制自己在房间内处理文档的方式。

所有者和完全管理员可以访问工作空间设置。

付款功能现在位于单独的页面上，该页面带有仪表板，显示钱包余额、当月支出、即将到来的付款、付款方式详细信息和已启用的附加组件。付费服务（例如网络搜索或 Docs Connect）不仅可以由付款人启用或禁用，也可以由完全管理员启用或禁用；只有付款人可以为钱包充值。只要钱包余额充足，所有管理员无需启用该服务即可执行备份。