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使用公共房间

公共房间旨在简化与外部用户（即非工作区成员）的文件共享。

您可以通过提供外部链接，让未注册用户也能查看文档，且任何拥有该链接的人都可访问房间。默认情况下，外部用户仅有“仅查看”权限，但您也可以为特定链接设置不同的访问级别。

此外，您还可以将房间嵌入到任何网页中，方便用户直接从您的网站或服务平台访问存储在房间中的文件。

主要功能​

  • 创建无需注册即可访问多个文档的外部链接。
  • 添加多个具有不同设置的链接。
  • 通过密码保护链接，设置复制、下载和打印限制。
  • 为链接设定使用期限。
  • 将房间嵌入网页以向所有访问者展示文档集。
  • 使用第三方服务（Box、Dropbox 等）作为数据存储。

适用案例​

  • 向合作伙伴、客户或其他第三方展示成品文档。
  • 在网站或博客上发布文档集。
  • 共享来自工作区及连接为存储的第三方服务的内容。

例如，您需要与合作伙伴共享演示材料或项目文档。让我们看看如何使用公共房间实现此目标。

步骤 1. 创建公共房间​

通过简单几步创建新的公共房间：

  1. 转到房间应用，点击新建房间按钮或 加号图标 加号图标。

  2. 选择公共房间类型。

  3. 输入房间名称。

  4. 可选在标签字段中添加标签或更改房间图标。

  5. 可选为房间设置存储配额，或勾选禁用此房间的配额复选框以关闭存储限制。

  6. 可选开启第三方存储开关，将第三方服务用作此房间的数据存储。您可以在已连接的存储中创建新文件夹或选择现有文件夹。有关连接第三方存储的更多详情，请阅读此说明。

    备注

    如要连接第三方服务，仅可在创建房间时操作，无法在编辑现有房间时进行。

  7. 点击创建。

公共房间

步骤 2. 在房间中添加文档​

新创建的房间会显示欢迎使用公共房间界面及快速操作：创建新文件、邀请人员、从存储上传（来自文件或房间应用）和从您的设备上传。

也可以通过文档列表上方的新按钮执行相同操作：

  • 文档、电子表格、演示文稿 – 在线创建新文件。
  • PDF 表单 – 通过空白或来自文本文件创建新表单。
  • 文件夹 – 创建新文件夹。
  • 模板库 – 基于某个现成模板创建文件。
  • 上传文件 / 上传文件夹 – 从您的设备上传现有文件和文件夹。

公共房间

房间中处理文档的所有可用选项在此处列出。

步骤 3. 向房间添加授权用户​

现在，您需要将访客或已在工作区中注册的用户添加到房间，以便共同处理文档并管理其内容。

公共房间中提供以下权限级别：

  • 房间管理员（付费）– 管理分配的房间、邀请新用户并分配低于其级别的角色。
  • 内容创作者 – 在房间中创建和编辑文件，但不能管理用户或访问设置。

要添加房间管理员，您可以从现有工作区联系人中选择一位房间管理员或完全管理员。

邀请访客和用户：

  1. 转到房间信息 -> 联系人信息板块，使用 邀请联系人图标 邀请联系人图标。
  2. 开启通过链接进行邀请开关，创建一个通用链接，供访客自行授权加入房间。该链接将被复制到剪贴板，其到期日期显示在下方。这样，您只能邀请访客。
  3. 或者，使用下方的手动添加板块添加现有的工作区联系人，或通过电子邮件亲自邀请新用户。输入电子邮件地址并按 Enter 键，或使用从列表中选择选项选择现有联系人。如有必要，请更改邀请语言。您可以添加多封电子邮件，然后点击发送邀请。

默认情况下，访客和用户将以“内容创作者”的权限级别添加到房间，他们可以创建和编辑文档。新访客将被添加到您的访客列表中。

公共房间

邀请用户到房间的所有可用选项在此处列出。

由于公共房间专为与外部用户协作设计，您新建的公共房间已激活外部链接，因此您可以直接复制它。信息 -> 联系人信息界面会显示可通过外部链接访问的房间提示，说明任何拥有链接的人都可以访问该房间，外部用户的访问权限取决于所选的访问权限类型。

点击房间名称旁边的共享链接按钮，或使用信息 -> 联系人信息板块中共享链接选项旁边的 复制共享链接图标 图标。将复制的链接发送给第三方用户。他们将对房间中的所有文件拥有仅查看权限，无需注册。

公共房间

您也可以编辑外部链接：

  1. 在信息 -> 联系人信息板块上，点击共享链接标题旁边的 选项图标 图标。
  2. 选择链接设置选项。该菜单还包含复制共享链接、复制链接密码、嵌入和撤销链接选项。
  3. 在链接的权限部分，选择其他权限级别（而非默认的可查看）：可编辑、可审阅或可评论。
  4. 更改链接名称以区分不同链接。
  5. 使用密码访问按钮设置密码以保护链接。
  6. 启用限制文件内容复制、文件下载和打印按钮以禁止将文件内容复制到剪贴板、下载文件和文件夹以及打印文件。
  7. 单击保存按钮。

公共房间

如有需要，您可使用信息 -> 联系人信息板块上 选项图标 菜单中的撤销链接选项撤销共享链接。当前链接将被停用，并将创建一个新的共享链接。

如果您的公共房间需要多个链接，请使用附加链接板块中的 添加链接图标 创建新链接选项。在公共房间中，主链接的有效期是无限的，而附加链接可通过按时间段限制设置来限制时间。

外部链接的所有可用选项在此处列出。

如要将公共房间嵌入网站，请阅读此说明。