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邀请用户加入房间

在 ONLYOFFICE Apps 中创建房间后，需要邀请用户加入该房间才能开始协作。

通过链接邀请或从房间内手动邀请的所有新用户都将作为外部用户（访客）添加。要添加新的内部用户（成员），管理员应从联系人板块进行邀请。

邀请用户加入房间时，邀请者需为用户分配权限级别。权限级别定义了用户在此房间内可以对文件执行哪些操作：

查看评论审阅填写表单编辑查看版本历史管理文件管理用户和设置
可查看✔✖✖✖✖✖✖✖
可评论✔✔✖✖✖✖✖✖
可审阅✔✔✔✖✖✖✖✖
可编辑✔✔✔✔✔✔✖✖
内容创作者✔✔✔✔✔✔✔✔
房间管理员✔✔✔✔✔✔✔✔

根据权限级别，用户在房间内可对文件执行以下操作：

  • 可查看 - 对现有文件的操作：查看。
  • 可评论 - 对现有文件的操作：查看、评论。
  • 可审阅 - 对现有文件的操作：查看、评论、审阅。
  • 可编辑 - 对现有文件的操作：查看、评论、审阅、填写表单、编辑。查看版本历史。
  • 内容创作者 - 对现有文件的操作：查看、评论、审阅、填写表单、编辑。查看版本历史。创建和上传新文件/文件夹。管理版本历史，为合著者锁定文件。复制、移动和删除自己的文件/文件夹。
  • 房间管理员 - 对现有文件的操作：查看、评论、审阅、填写表单、编辑。查看版本历史。创建和上传新文件/文件夹。管理版本历史，为合著者锁定文件。复制、重命名、移动和删除自己和他人的文件/文件夹。
备注

可填写表单权限级别仅在虚拟数据房间中可用，用于基于角色的表单填写。可填写表单的用户可以查看、填写、审阅和评论现有文件。

如需从众多答复者处收集已填写的表单，请改为邀请用户加入表单应用中的表单填写空间。该空间中可用的权限级别在文章邀请用户加入表单填写空间中说明。

要邀请用户加入房间，

  1. 打开您想要邀请用户加入的目标房间。

  2. 点击房间名称旁边的 Options icon 图标。

  3. 从菜单中选择 Share Icon 共享 -> Invite contacts icon 邀请联系人选项。

  4. 通过链接邀请外部用户（访客）：

    1. 开启通过链接进行邀请开关，创建一个通用链接，供访客自行授权加入房间。使用 Copy link icon 图标将链接复制到剪贴板。您可以通过任何方便的方式发送复制的链接。

    2. 要配置链接，请点击通过链接进行邀请旁边的齿轮图标，然后调整链接设置：

      • 在链接的权限部分，选择通过此链接加入的所有人将获得的权限级别。可用选项取决于房间类型。
      • 开启用户限制开关，并指定可通过此链接加入的用户的最多人数（最多 1000 个用户）。达到限制后，将无法再通过该链接注册。下方的计数器显示已加入的用户数量。
      • 在按时间段限制部分，设置链接的有效截止日期和时间。

      点击保存并复制应用设置并复制链接，或点击取消返回而不保存。

      Invitation link

  5. 或者，您也可以使用手动添加部分添加现有的Apps联系人，或通过电子邮件亲自邀请新用户。以这种方式邀请的新用户将添加到您的访客列表中。

    1. 点击从列表中选择选项以选择现有的Apps联系人。在列表中勾选他们，然后点击选择按钮。

      • 使用成员选项卡选择内部用户。
      • 使用群组选项卡选择属于某个群组的所有用户。也可以选择所有人群组来选择Apps的所有用户。

      您也可以在输入字段中开始输入现有用户或群组名称或电子邮件，然后选择找到的用户或群组。输入时，与输入字符匹配的现有联系人或群组会显示在那里。

    2. 如有必要，更改邀请语言。

    3. 要通过电子邮件邀请新的外部用户（访客），请在搜索姓名或电子邮件并邀请字段中输入有效的电子邮件地址，然后按 Enter 键。同样地，根据需要添加多个电子邮件地址。

    4. 如有必要，更改权限级别。可用权限级别取决于房间类型：房间管理员、内容创作者、可编辑、可审阅、可评论、可查看。对房间内所有文档的访问权限由权限级别决定。用户可以根据受邀加入的房间拥有不同的权限级别（同一用户可以在第一个房间是可查看，在第二个房间是可编辑）。

      备注

      访客和用户不能被指定为房间管理员。只有完全管理员和房间管理员适合此权限级别，因此选择该级别时，列表中仅显示这些联系人。

    5. 准备就绪后，点击发送邀请按钮。邀请将发送到指定的电子邮件地址。点击取消可关闭面板而不发送。

      Individual invitation

也可以从信息 -> 联系人板块邀请成员加入房间。点击 Invite contacts icon 图标添加新成员。

Members

当用户接受加入房间的邀请后，他们可以在房间应用中查看该房间，并可以根据其权限级别参与协作。管理员可以按如下所述管理房间内的用户。

重新发送房间邀请​

  1. 在房间内，打开信息 -> 联系人板块。
  2. 点击待加入用户标题旁边的 Repeat invitation icon 图标。

更改房间内的权限级别​

  1. 在房间内，打开信息 -> 联系人板块。

  2. 点击相应用户旁边的当前权限级别。

  3. 从列表中选择不同的权限级别。

    Members

从房间中移除用户​

  1. 在房间内，打开信息 -> 联系人板块。
  2. 点击当前权限级别。
  3. 选择移除选项。