在文件应用中共享文件和文件夹

在文件应用中，您可以通过链接分享单个文件和文件夹，也可以单独与特定的工作空间用户和群组共享。

通过链接共享

要快速为文件创建链接，请在紧凑视图中点击文件旁边的 复制共享链接图标。将创建供任何人查看的外部链接并复制到剪贴板。

要创建链接并调整其参数：

• 右键点击文件并选择分享 -> 管理链接选项，或打开信息面板并切换到分享选项卡。信息面板还包含历史记录和详情选项卡。

• 在共享链接板块，点击创建并复制。出现共享链接，您可以在其中设置基本链接参数。

  

• 点击 图标，选择谁可以公开访问您的文件：任何拥有此链接的人或仅限工作空间用户。

• 点击 图标并提供不同的访问权限。文件可用的选项如下：

  • 编辑 - 用户可以编辑共享文件，但不能管理或创建共享链接。

    备注

    当文件通过链接以编辑权限共享，或以启用编辑但禁用共享的自定义权限共享时，接收者对共享面板的访问将受到限制，无法再为此文件创建或管理链接。

  • 审阅 - 用户可以编辑文件，但更改需要由文件所有者接受或拒绝。

  • 填写 - 用户只能填写PDF表单。

  • 评论 - 用户可以评论文件内容但不能编辑。

  • 只读 - 用户只能查看文件。

  

  备注

  可用角色取决于文件类型。对于文本文档，可用角色为编辑、审阅、评论和只读。对于电子表格，审阅角色不可用：只能选择编辑、评论和只读。对于PDF表单，可用角色为编辑和填写。

  文件夹可用的选项如下：

  • 可编辑 - 用户可以对文件夹中的文件执行以下操作：仅查看、可编辑、可填写表单、可审阅、可批注。
  • 可审阅 - 用户可以对文件夹中的文件执行以下操作：仅查看、可审阅、可批注。
  • 可批注 - 用户可以对文件夹中的文件执行以下操作：仅查看、可批注。
  • 仅查看 - 用户只能查看文件夹中的文件。

• 默认情况下，链接永久有效。要使链接过期，请打开链接设置并使用下文所述的按时间段限制选项。

• 点击 显示链接操作图标以打开链接设置、复制或删除链接。

  编辑共享链接面板允许您在必要时更改基本链接参数或设置其他参数。可用设置如下：

  

  • 使用链接的权限选项更改文件（编辑、审阅、填写、评论、只读）或文件夹（仅查看、可编辑、可审阅、可批注）的权限。请注意，通过具有编辑权限的链接访问文件的接收者无法再管理或创建共享链接。
  • 使用链接名称来区分不同的链接。
  • 谁拥有访问权限 – 选择谁可以公开访问您的文件：任何拥有此链接的人或仅限工作空间用户。
  • 设置密码以保护链接。

    1. 打开密码访问按钮。

    2. 点击 图标生成密码，或手动输入到相应字段中。

       备注

       密码长度必须至少为8个字符。允许使用以下字符：a-z、A-Z、0-9、!"#%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_`{|}

    3. 要清空密码字段，点击清除按钮。

    4. 要将密码复制到剪贴板以供将来共享，点击复制密码按钮。

  • 启用限制文件内容复制、文件下载和打印功能，以禁用通过链接共享的文件和文件夹的下载。
  • 使用按时间段限制选项限制链接的可用期限：点击选择日期并设置过期日期。
  • 要保存对共享链接参数所做的更改，点击保存按钮。

如果您需要多个链接，请在共享链接板块使用 图标。

与特定工作空间用户共享

在文件应用中，您还可以与特定的工作空间用户或群组共享选定的文件或文件夹：

1. 通过在紧凑视图中点击文件旁边的 图标，打开信息 -> 分享界面。或者，右键点击文件并选择分享 -> 管理链接选项。

   您也可以在打开的文档内点击分享按钮。

2. 点击 图标。

3. 在联系人界面中，在成员、群组和访客选项卡之间切换，并勾选必要的人员或群组。

4. 您可以使用屏幕底部的菜单为所有选定的成员、访客和群组设置通用权限级别：

   • 完全访问权限 – 分享、编辑、审阅、评论和重命名。
   • 编辑 – 查看、编辑、审阅、评论。
   • 审阅 – 查看、审阅、评论。
   • 评论 – 查看、评论。
   • 只读 – 查看文件。
   • 拒绝访问 – 无权查看、编辑或管理此文件。

   以上列表适用于文本文档。对于电子表格，不提供审阅级别，并且完全访问权限和编辑的说明中不包含审阅。

   准备就绪后，点击选择按钮——它会显示所选联系人的数量，例如选择 (1)。

   

5. 在信息 -> 分享界面上，您可以使用每个成员、访客或群组名称旁边的菜单更改其权限级别。同一菜单中还包含移除选项，用于撤销授予该成员或群组的访问权限。

6. 共享的文件或文件夹将在文件列表中标记有 图标，并将在文件应用的共享板块中供选定的工作空间用户使用。

备注

仅在文件应用中可以与特定联系人共享。在房间和表单应用中，访问权限通过房间成员身份管理。

根据权限级别，可对文件执行以下操作：

操作	完全访问权限	编辑	审阅	评论	只读	拒绝访问
编辑文件
编辑文本	✔	✔	✖	✖	✖	✖
编辑字段属性（内容控件）	✔	✔	✖	✖	✖	✖
编辑电子表格中的筛选器	✔	✔	✖	✖	✖	✖
填写表单字段	✖	✖	✖	✖	✖	✖
审阅	✔	✔	✔	✖	✖	✖
评论	✔	✔	✔	✔	✖	✖
查看（阅读）
查看内容	✔	✔	✔	✔	✔	✖
查看评论	✔	✔	✔	✔	✔	✖
将内容复制到剪贴板	✔	✔	✔	✔	✔	✖
打印	✔	✔	✔	✔	✔	✖
下载	✔	✔	✔	✔	✔	✖
另存为	✔	✔	✔	✔	✔	✖
查看版本历史	✔	✔	✔	✔	✔	✖
管理
访问共享面板	✔	✖	✖	✖	✖	✖
查看历史记录	✔	✔	✔	✔	✔	✖
管理版本历史	✔	✔	✖	✖	✖	✖
高亮显示其他用户所做的更改	✔	✔	✔	✖	✖	✖
显示正在编辑文件的用户（"查看用户"）	✔	✔	✔	✖	✖	✖
重命名文件	✔	✖	✖	✖	✖	✖
创建文件/文件夹	✔	✖	✖	✖	✖	✖
上传文件	✔	✖	✖	✖	✖	✖
删除文件/文件夹	✔	✖	✖	✖	✖	✖
移动文件/文件夹	✔	✖	✖	✖	✖	✖

共享PDF表单

共享存储在文件应用中的PDF表单时，将创建用于编辑的链接。链接的可用角色为编辑和填写。

如果选择填写选项，将打开共享以填写面板，其中包含可用的共享选项：

• 快速分享选项允许创建具有填写权限的外部链接，并可直接共享而无需创建房间。
• 表单数据汇总选项允许通过表单填写房间共享表单，并将收集的数据导出为XLSX以便进一步分析。您可以选择现有房间或创建新房间。了解更多关于表单填写房间的信息。
• 基于接收者角色的填写选项允许与其他接收者一起在虚拟数据房间中填写原始表单。您可以选择现有房间或创建新房间。将 PDF 表单复制到虚拟数据房间时，会出现一个新窗口，提示分配角色。了解更多关于虚拟数据房间的信息。

备注

填写访问权限（包括快速分享）仅适用于存储在文件应用中的 PDF 表单。对于位于公共、自定义或协作房间中的 PDF 表单，创建链接时不提供填写选项。此类表单唯一可用的链接权限是编辑。

对于已存储在表单填写房间中的表单，请参阅在表单中共享表单。

基于文件应用内容创建房间

如果您希望基于文件应用中选定的文件或文件夹创建新房间，请选择多个文件/文件夹并使用顶部工具栏上出现的创建房间选项。对于单个文件/文件夹，您可以右键点击文件/文件夹并从上下文菜单中选择共享 -> 创建房间选项。然后按照创建房间的说明操作。

所有选定的文件或选定文件夹的内容都将被复制到该房间中。

之后，您可以邀请其他用户在房间内协作处理文件。