在文件中管理和编辑文档

文件应用用于存储您自己的文档。您可以上传现有文件和文件夹、创建新文件和新文件夹，并将它们整理到文件夹中。还可以管理版本、为共同作者锁定文件、重命名文档、将其移动或复制到其他位置以及删除不必要的文件。

存储在文件应用中的文档可以与其他Apps用户共享或通过外部链接共享，也可以用作新房间的基础。

用户可以使用 ONLYOFFICE 在线编辑器处理现有文档、电子表格、演示文稿、PDF 文件和电子书，以及查看图表、多媒体和图像文件。

也可以调整文件管理设置。

备注

本文介绍如何处理存储在文件应用中的文档。要了解如何管理存储在房间中的文档，请参阅在房间中管理和编辑文档一文。

上传文件和文件夹

要上传文件：

1. 打开文件应用，并转到您想要上传文件的文件夹。
2. 点击文档列表上方的新按钮。
3. 从菜单中选择 上传文件选项。
4. 在文件管理窗口中选择要上传的文件，然后点击打开按钮。

或者更简单地将一个文件或多个选中的文件从您的计算机拖放到工作区，即可将其上传到您的工作空间。屏幕中间会出现一个浮动按钮，显示所选元素将被放置的位置。上传过程开始后，浮动按钮会移到右下角。

如果文件格式与 Office Open XML 不同，文件将被转换为 .docx/.xlsx/.pptx 格式以加快编辑速度。将出现文件上传窗口，您可以在其中选择是否要保存两个文件（原始格式的文件和 Office Open XML 格式的文件）。如果您不需要原始格式的文件，可以取消勾选以原始格式保存文件副本框。这将在下次上传操作中被考虑，转换后的文件将作为原始文件的新版本添加，而不是作为单独的新文件。如果您不希望在下次上传时出现此窗口，请勾选不要再次显示此消息框。点击继续开始上传，或点击关闭取消上传。

如果原始文件受密码保护，转换文件时将需要密码。如果您点击文件列表中已上传文档右侧的 转换并打开图标，将打开一个新窗口，您需要在其中输入密码。

备注

如果文件夹中已存在同名文件，默认将创建该文件的副本。

可以通过点击 图标找到上传和转换的当前状态。将打开上传 & 转换面板。它显示已上传并转换的文档以及仍在队列中的文档。

如果上传过程中发生错误（例如由于网络故障、超时或服务器内部错误），您可以点击相应文件旁边的重试再次上传该文件。

要取消上传文件，请点击文件旁边的 叉号图标。要一次性停止所有文件的上传，请点击右上角的 灰色叉号图标。要清空上传 & 转换面板，请点击 图标。已上传和转换文档的历史记录将被删除。

要上传包含嵌套子文件夹和文档的文件夹：

1. 点击文档列表上方的新按钮。
2. 从菜单中选择 上传文件夹选项。
3. 在文件管理窗口中选择要上传的文件夹，然后点击打开按钮。

也可以通过将所需文件夹从文件管理窗口拖放到工作区来完成此操作。

创建新文件和文件夹

要创建新文件或文件夹：

1. 打开文件应用，并转到您想要创建新文件的文件夹。

2. 点击文档列表上方的新按钮，或者在工作区内右键单击并选择以下选项之一：

   • 新文档 – 创建新的文本文档。
   • 新电子表格 – 创建新的电子表格。
   • 新演示文稿 – 创建新的演示文稿。
   • PDF 表单 -> 空白 – 创建新的空白 PDF 表单，或 PDF 表单 -> 来自文本文件 – 基于事先上传的文本文件创建表单。
   • 新文件夹 – 创建新文件夹。
   • 更多 -> Draw.io – 使用 Draw.io 插件创建新图表。
   • 更多 -> Markdown – 使用 Markdown 插件创建新的 .md 文件。
   • 更多 -> URL – 使用 URL 插件创建新的 URL 文件。URL 文件包含外部链接，可以直接从文件列表中打开。
   • 模板库 – 基于现成模板之一创建文件。

3. 在相应字段中输入文件或文件夹的名称，然后点击创建按钮。

   备注

   如果您不想输入文件名，可以勾选创建时不再询问文件名框或在文件管理设置中使用相应选项。

管理文档

要快速找到所需文档，请使用文档列表顶部的搜索选项面板。

点击 按钮打开搜索选项面板，并指定必要的搜索和筛选参数：

1. 要按作者筛选项目，点击我或使用其他选项并从列表中选择相应用户。
2. 要按类型筛选项目，选择以下选项之一：文件夹、文件、文档、电子表格、演示文稿、PDF 文档、PDF 表单、图表、存档、图像、媒体。
3. 点击应用按钮应用筛选器，或点击取消关闭面板。要清除筛选器，请使用面板标题旁边的 图标。

在搜索字段中输入文档标题（完整或部分），然后按 Enter 键以显示找到的项目。如果您想转到找到的文件所在的文件夹，请右键单击该文件并使用 打开位置选项。要转到比当前文件夹高一级的父文件夹，请使用 箭头。

使用 按钮按参数（名称、上次修改日期、大小）对文档进行排序。点击所选参数旁边的箭头可更改排序顺序。

使用右侧的 或 按钮在可用的显示模式之间切换：缩略图视图和紧凑视图。连接的第三方服务不会生成缩略图。

相应的缩略图视图显示模式：

使用 图标在文档列表（紧凑视图）中显示或隐藏作者、创建日期、修改日期、大小、类型列。

使用上下文菜单，您可以对文档执行以下操作：

• 选择 – 选择列表中的文件。

• 编辑 – 在新标签页中打开文档进行编辑。

• 编辑图表（适用于 .drawio 文件）– 使用 Draw.io 插件打开图表进行编辑。

• 转换为 PDF（适用于 .docx、.xlsx、.pptx 文件）– 使用 PDF-Converter 插件将文档、电子表格和演示文稿转换为 PDF。

• 转换为文本（适用于音频和视频文件）– 使用 Speech-to-text 插件将音频和视频文件中的语音转换为文本。

• 更多选项 -> 编辑/预览 markdown（适用于 .md 文件）– 使用 Markdown 插件打开文件进行编辑/查看。

• 预览 – 在新标签页中以预览模式打开文档。

• 询问 AI – 将文档附加到 AI 聊天中的提示。点击此菜单项后，将打开 AI 代理选择面板。选择后，代理将在聊天标签页中打开，文件将附加到其中。此选项适用于所有可以附加到 AI 聊天的文件格式（.txt、.docx、.xlsx、.csv、.pdf）。

• 分享 – 此菜单项包含以下子项：

  • 复制共享链接 – 获取文件链接供其他Apps用户或任何知道该链接的人访问。
  • 分享设置 – 打开共享设置，通过链接提供对文件的访问权限。
  • 创建房间 – 基于选定的文档/文件夹创建新房间。创建房间后，选定的文件/文件夹将被复制到创建的房间中。

• 更多选项 – 此菜单项包含以下子项：

  • 文件信息 – 打开信息面板，其中包含以下选项卡：

    • 分享 – 共享该文件所用的链接以及有权访问该文件的用户列表。使用创建并复制选项生成新的共享链接。
    • 历史记录 – 按天分组的文件最近更改。
    • 详情 – 文件预览及其属性：所有者、类型、文件扩展名、大小、最新修改日期、最近修改者、创建日期、版本、批注。使用批注下方的编辑链接可对其进行更改。

    您也可以通过点击右上角的 图标打开相同的面板。

  • 显示版本历史记录 – 打开版本历史列表，其中详细描述了每个版本：列出了版本号、日期和时间、作者和批注。版本历史列表中的 菜单还允许您打开版本进行查看、为特定版本编辑批注、恢复或下载所需版本。

• 启用自定义过滤器（适用于 .xlsx 文件）– 启用自定义过滤器选项，以便用户可以根据自己的过滤器查看 .xlsx 文件。但是，其他Apps用户无法添加新的或删除电子表格创建者先前应用的现有过滤器。此外，具有自定义过滤器权限的用户应用的过滤器将仅对他们显示。显示的筛选结果对于其他人将保持不变。启用自定义过滤器后，列表中的文件旁边将显示 图标。

• 禁用自定义过滤器（适用于 .xlsx 文件）– 禁用先前启用的自定义过滤器选项。

• 锁定/解锁 – 锁定或解锁文件，防止或允许其他具有相应编辑权限的用户进一步编辑。

• 标记为收藏 – 将文件添加到收藏文件部分。

• 从收藏中移除 – 从收藏文件部分移除文件。

• 打开位置（在收藏文件和最近文件部分可用）– 切换到包含此文件的部分。

• 下载 – 此菜单项包含以下子项：

  • 原始格式 – 将原始格式的文件下载到计算机硬盘。

  • 下载为 – 将文件以选定格式下载到计算机硬盘。

    备注

    如果选择了多个文件进行下载，它们将被打包成 .zip 存档并保存到硬盘上。

• 移动或复制 – 此菜单项包含以下子项：

  • 移动至 – 移动到另一个文件夹、房间或第三方存储。您也可以通过点击新文件夹按钮在选定的房间内创建新文件夹。
  • 复制 – 复制文件并将创建的副本移动到选定的文件夹或房间。您也可以通过点击新文件夹按钮在选定的位置内创建新文件夹。
  • 创建副本 – 在当前文件夹中复制文件。复制的项目在名称末尾带有索引。

• 重命名 – 重命名文件。

• 删除 – 将文件移动到回收站。

• 从列表中移除（在最近文件部分可用）– 从该列表中移除文件。

可以使用顶部的按钮或上下文菜单对文件执行批量操作。要基于选定的文件创建房间，或一次性下载、移动、复制或删除多个文件：

1. 点击左侧面板的相应选项打开文件应用。
2. 将鼠标悬停在文件图标上，并勾选要管理的文件的复选框。
3. 根据您要执行的操作，点击顶部所需的按钮：创建房间、下载、下载为、移动至、复制或删除。显示的按钮集取决于所选项目可用的操作。

使用顶部面板上复选框旁边的箭头，可一次性按类型选择项目：全部、图像、文档、电子表格、演示文稿、文件。

使用“与我共享”部分

您可以通过链接共享存储在文件应用中的单独文件和文件夹，或将其单独与特定的Apps用户共享。有关更多详细信息，请阅读此文章。

其他Apps用户从其文件应用与您共享的文件和文件夹将显示在与我共享部分。通过链接从房间共享的文件和文件夹不包含在与我共享部分中。

文件列表中的访问权限级别列显示您的权限级别。

您可以通过点击上下文菜单中的从列表中移除选项，从与我共享列表中隐藏共享的文件和文件夹。在这种情况下，您在分享面板中的权限将更改为拒绝访问。

备注

如果您通过多种方式获得对同一文件或文件夹的访问权限，则会根据来源应用优先级：

• 个人权限最强。
• 群组权限强于链接权限。
• 链接权限最弱。

例如，您被邀请为查看者，但您还有一个具有完全访问权限的链接。通过该链接访问时，您将仅拥有仅查看权限。

如果没有个人权限，当您点击文件链接时，它将显示在与我共享部分，权限与该链接的权限相同。系统会记住最后打开的链接的权限。

将文档添加到收藏文件

每个应用在左侧面板上都有自己的最近文件、收藏文件和回收站部分。在文件应用中，收藏文件部分包含您在该应用中标记为收藏的文件和文件夹。要将文件/文件夹添加到收藏文件：

1. 打开文件应用。
2. 找到所需的文件/文件夹，然后点击其旁边的 图标。
3. 选择 标记为收藏选项。

或者

1. 打开所需文档。
2. 点击右上角的 标记为收藏按钮。

该文件将显示在收藏文件部分，并在文件列表中标有 图标。

在收藏文件部分中，您可以使用上下文菜单中的打开位置选项切换到包含此文件的部分。

要从收藏文件中移除已添加的文件，请使用上下文菜单中的 从收藏中移除选项，或点击文件名旁边的 图标。

使用“最近文件”部分

最近文件部分列出您最近在编辑器中打开的文档。它包含最近的 100 个文件，保存 90 天。

最近文件部分中的上下文菜单项数量有限。您可以执行以下操作：选择文件、预览文件、查看其属性（如信息和版本历史记录）、打开其位置（可通过链接访问的文件除外）、下载文件、移动或复制文件、重命名以及从列表中移除文件。

查看和编辑文档

您可以在工作空间中使用多功能 ONLYOFFICE 在线编辑器直接查看和编辑您的文本文档、电子表格、演示文稿和 PDF 文档。

您还可以查看：

• 最流行格式的媒体文件，包括 avi、mpg、mpeg、mp3、mp4、webm 等。
• bmp、jpg、jpeg、png、gif、tif、tiff、webp 图像
• fb2、epub 电子书
• vsdx、vssx、vstx、vsdm、vssm、vstm 图表

要编辑文档，点击其标题或点击旁边的 图标，选择 编辑选项，它将在互联网浏览器的新标签页中打开。如果文件当前正在被编辑，您将看到彩色铅笔 图标。要了解更多关于编辑器的功能，请访问此页面。

备注

如果用户的存储配额已用尽，打开文档时将以仅查看模式启动，并显示横幅提示配额已超出。此外，如果在编辑和保存文档时达到配额，编辑器中将出现横幅提示配额限制。

一旦您编辑了文档、电子表格或演示文稿并保存了所做的更改，您的文件的两个版本都将可用，以便您可以在必要时恢复之前的版本。要了解更多关于版本的信息，请参阅此文章。

要查看文件，点击其旁边的 图标并选择 预览选项。这将使用相应的 ONLYOFFICE 查看器打开文件。图像文件将在同一窗口中打开，文本文件将在您的互联网浏览器的新标签页中显示。ONLYOFFICE 查看器提供标准工具来放大/缩小文件、调整其大小、在页面之间导航、下载或打印它们。

使用在线查看器查看媒体文件时，您可以使用相应的按钮开始或暂停播放、调节音量或切换到全屏模式、转到上一个或下一个媒体文件、下载或删除文件。

使用在线查看器查看图像文件时，您可以使用相应的按钮放大或缩小图像、显示图像的实际大小（如果图像已放大或缩小）、顺时针或逆时针旋转图像、转到上一张或下一张图像、下载或删除文件。

使用图表查看器查看图表时，您可以浏览页面、使用缩放按钮、打印或下载图表。要了解更多关于图表查看器功能的信息，请访问此页面。