Potansiyel satışları takip etme
Giriş
Fırsat, potansiyel satışları, tahmini bitiş tarihlerini, bütçelerini ve başarı ihtimallerini takip etmek ve satışlarınızı daha kolay ve etkili yönetmenize yardımcı olmak için kullanılır.
Bu kılavuz, fırsatlarınızı nasıl oluşturacağınızı ve yöneteceğinizi açıklar.
1. Adım. CRM'e erişin
ONLYOFFICE portalınızda oturum açın ve CRM bağlantısına tıklayın.
Zaten oturum açtıysanız ve portalı bir süredir kullanıyorsanız, CRM modülüne herhangi bir portal sayfasından erişebilirsiniz: sayfanın sol üst köşesindeki açılır listeyi kullanın ve ilgili seçeneği belirleyin.
2. Adım. Fırsat oluşturun
Sol üst köşedeki Yeni oluştur... düğmesine tıklayın ve açılır listeden Fırsat seçeneğini belirleyin.
Yeni oluştur... düğmesinin yanındaki düğmeye tıklayıp açılır listeden Fırsatları aktar seçeneğini kullanarak birden çok fırsatı bir .csv dosyasından tek seferde içe aktarmak da mümkündür. Bu işlem, kişileri içe aktarma ile aynı şekilde yapılır.
Yeni fırsat oluştur formu açılır. İhtiyacınız olan alanları doldurun:
- fırsatınız için bir Başlık girin;
- müşteri veri tabanınızda fırsatın Kişi alanı için bir kişi veya şirket bulun;
- kısa bir Açıklama ekleyin;
- takvimi kullanarak Öngörülen anlaşma bitiş tarihini belirleyin;
- fırsatın Bütçe para birimini, tutarını ve türünü belirtin;
- açılır listeden fırsat için bir Sorumlu kişi seçin;
- açılır listeyi kullanarak fırsatın Aşama alanını belirleyin. Yüzde olarak Başarı ihtimali buna göre ayarlanır.
Oluşturulan fırsata erişimi kısıtlamak istiyorsanız Erişimi sınırla onay kutusunu işaretleyin ve erişim vermek istediğiniz kullanıcıları ekleyin.
Son olarak, alttaki Kaydet düğmesine tıklayın.
Oluşturulan fırsat Fırsatlar listesine eklenir.
3. Adım. Fırsat aşamasını değiştirin
Bir fırsat oluştururken listeden mevcut aşamalardan birini seçebilirsiniz. Bu, satış sürecinizi takip etmenize yardımcı olur. Varsayılan olarak İlk iletişim seçilidir.
Yeni bir aşamaya geçmek için listeden ihtiyacınız olan fırsatı seçin ve başlığına tıklayın.
Aramayı kolaylaştırmak için fırsat listesinin üstündeki filtreyi kullanın.
Aşamada fırsat listesini açın ve ihtiyacınız olan aşamayı seçin; başarı ihtimali değeri buna göre değişir.
4. Adım. Görev ekleyin
Bir fırsatı kapatmadan önce bazı görevleri ve eylemleri tamamlamanız gerekir. Görev oluşturmak, işleri zamanında yapmanın etkili bir yoludur. Görevleri kendiniz için basit hatırlatıcılar olarak veya ekibinizin fırsat üzerindeki çalışmasını düzenlemek için kullanabilirsiniz.
Yeni bir görev eklemek için seçili fırsat sayfasında Görevler sekmesine geçin. Henüz görev yoksa Görev oluştur bağlantısına tıklayın veya sol üst köşedeki Yeni oluştur... düğmesini kullanıp açılır listeden Görev seçeneğini belirleyin. Formu doldurun: görev için bir Başlık girin, görev kategorilerinden birini seçin, istediğiniz Bitiş tarihini (tarih ve saat) ve Uyarı açılır listesini kullanarak hatırlatma zamanını belirleyin, Atanan listesinden sorumlu kişiyi seçin ve kısa bir Açıklama ekleyin.
Gerekli tüm bilgiler belirtildikten sonra alttaki Kaydet düğmesine tıklayın.
Oluşturulan görev, seçili fırsatın Görevler listesine eklenir. Görev tamamlandığında, görev başlığının yanındaki açılır listeyi açıp Kapalı seçeneğini belirleyerek doğrudan listede kapatın.
5. Adım. Fırsat katılımcılarını yönetin
Bir fırsat üzerinde çalışırken katılımcıları istediğiniz zaman ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz.
Daha fazla katılımcı eklemek için seçili fırsat sayfasında Katılımcılar sekmesini seçin ve arama alanına yazarak mevcut kişiler arasından ihtiyacınız olan kişiyi veya şirketi belirleyin. Seçilen kişi Katılımcılar listesine eklenir.
Bir katılımcıyı listeden kaldırmak için kaldırmak istediğiniz katılımcının sağındaki 
simgesine tıklayın ve açılır listeden Kişinin bağlantısını ayır seçeneğini belirleyin.
6. Adım. İlgili belgeleri saklayın
Fırsatınızla ilgili tüm belgeleri tek bir yerde tutmak için seçili fırsat sayfasındaki Belgeler sekmesini kullanın. Burada şunları yapabilirsiniz:
- Yeni Dosya bağlantısına tıklayıp listeden dosya türünü seçerek yeni bir belge, e-tablo veya sunum oluşturabilirsiniz;
- fare imlecini ilgili belgenin satırı üzerine getirdiğinizde sağında beliren
simgesine tıklayarak mevcut bir belgeyi düzenleyebilirsiniz; - Dosya Yükle bağlantısına tıklayarak belgeleri sabit diskinizden yükleyebilirsiniz;
- fare imlecini ilgili belgenin satırı üzerine getirdiğinizde sağında beliren
simgesini kullanarak mevcut bir belgeyi sabit diskinize indirebilirsiniz.
7. Adım. Geçmişi takip edin
Seçili fırsatla ilgili tamamlanan tüm görevler, eylemler ve etkinlikler Profil sekmesinde görüntülenir ve takip edilebilir.
Burada tamamlanan görevler, yüklenen belgeler, gönderilen ve alınan yazışmalar vb. hakkındaki bilgileri görüntülemenin yanı sıra bu fırsatla ilgili olaylar da ekleyebilirsiniz: not, e-posta, telefon araması, randevu. Listeden bir olay türü seçin, tarihini belirleyin, açıklama ekleyin ve Bu olayı ekle düğmesine tıklayın.
Oluşturulan olay hakkında diğer kullanıcıları bilgilendirmek için olayı eklemeden önce Kullanıcı Ekle bağlantısına tıklayın ve listeden istediğiniz kullanıcıları seçin.
Seçilen tüm kullanıcılara yeni eklenen olay hakkında bildirim gönderilir.
8. Adım. Rapor oluşturun
Fırsatlarla ilgili bir rapor almak ve yöneticilerin verimliliğini değerlendirmek için sol paneldeki Raporlar bağlantısına tıklayın ve açılan listeden Yöneticiye göre fırsatlar rapor türünü seçin. Bu rapor, seçilen yöneticiler için belirtilen zaman aralığındaki kazanılan ve kaybedilen fırsatların toplam iş yükünü gösterir.
Şimdi rapor parametrelerini yapılandırarak raporunuza nelerin dahil edileceğini belirtmeniz gerekir:
- ihtiyacınız olan Zaman aralığını belirleyin;
- verimliliğini değerlendirmek istediğiniz Yöneticileri seçin. Tüm portal kullanıcılarını, belirli bir grubun tüm çalışanlarını veya farklı departmanlardan birden çok kullanıcıyı seçebilirsiniz.
Tüm parametreler belirlendikten sonra Rapor Oluştur düğmesine tıklayın.
Rapor oluşturulduktan sonra raporu görüntülemek için sağ alt köşedeki Aç bağlantısına tıklayın. Dosya E-Tablo Düzenleyici içinde açılır ve gerekirse düzenleyebilir, yazdırabilir veya indirebilirsiniz.
Satış Tahmini, Satış Bacası gibi diğer rapor türlerini de oluşturabilirsiniz. Oluşturulan tüm raporlar, Raporlar bölümündeki Oluşturulan raporlar listesinde bulunur; burada ihtiyacınız olan dosyanın yanındaki simgeleri kullanarak raporları düzenleyebilir, indirebilir veya silebilirsiniz.
9. Adım. Fırsatı silin
Bir fırsatı silmek için Fırsatlar listesinde fırsatı bulun, sağındaki simgesine tıklayın ve açılır listeden Fırsatı sil seçeneğini belirleyin.
Fırsatınız, ilgili tüm bilgileriyle birlikte sisteminizden kaldırılır.
Fırsatı sil eylemi geri alınamaz.