Nasıl çalışır

ONLYOFFICE Mail, e-posta iletileriyle doğrudan portalınızda çalışmanızı sağlayan bir araçtır. Diğer e-posta istemcilerinde bulunan çeşitli standart özellikleri sunar:

• posta kutularını bağlama,
• e-posta iletilerini alma ve gönderme,
• adres defterini kullanma ve kişileri yönetme,
• imza ayarlama,
• otomatik yanıt özelliğini kullanma,
• iletileri yazdırma.

Ayrıca ONLYOFFICE Mail, bilgileri portaldaki diğer varlıklara bağlamanızı sağlayarak diğer e-posta istemcilerinde bulunmayan özellikler sunar. Örneğin şunları yapabilirsiniz:

• eklerdeki belgeleri portaldaki ortak bir klasöre otomatik olarak kaydetme,
• CRM modülüne yeni kişiler ekleme,
• yazışma geçmişini bir CRM kişisine/fırsatına/vakasına bağlama,
• Takvim'e etkinlik ekleme.

Bu, tek bir çalışma alanı oluşturmak ve iş iletişiminizi ile müşteri ilişkilerinizi daha kolay ve verimli hale getirmek için kullanılan portal araçlarından biridir. Yukarıdaki seçeneklere ek olarak ONLYOFFICE Mail şunları yapmanızı sağlar:

• CRM modülünden müşterilerinize doğrudan fatura gönderme,
• portalda saklanan her türlü belgeyi e-posta iletilerine ekleme.

ONLYOFFICE Mail modülünde, aşağıdaki özellikleri sunan ONLYOFFICE Mail Server da kullanılabilir:

• alan adınızı bağlama,
• kurumsal posta kutuları oluşturma,
• takma adlar ekleme,
• e-posta grupları oluşturma.

ONLYOFFICE Mail'in özelliklerini ve Thunderbird veya MS Outlook gibi diğer e-posta istemcilerinden farklarını daha iyi anlamak için, e-postanın ne olduğunu ve diğer e-posta istemcilerinde e-posta gönderme ve alma sürecinin nasıl işlediğini bilmeniz gerekir.

Yaygın olarak kullanılan e-posta istemcileri nasıl çalışır?

E-posta bir istemci/sunucu çözümüdür. Bir e-posta istemcisinden e-posta iletileri gönderilirken ve alınırken aşağıdaki istemci tarafı ve sunucu tarafı uygulamalar etkileşir:

• MUA - gelen iletileri görüntülemenizi sağlayan ve giden iletileri posta sunucusuna ileten Mail User Agent (Posta Kullanıcı Aracısı),
• MTA - iletileri sunucular arasında aktaran Mail Transfer Agent (Posta Aktarım Aracısı),
• MDA - gelen iletileri alan ve alıcının posta kutusuna teslim eden Mail Delivery Agent (Posta Teslim Aracısı).

İletiler bir e-posta istemcisinden şu şekilde gönderilir:

1. Gönderen, e-posta iletisini e-posta istemcisinden SMTP protokolü üzerinden posta sunucusuna aktarır.

   • Gönderenin e-posta istemcisi giden posta sunucusuna bağlanır.
   • Posta sunucusuyla bağlantı kurulduktan sonra e-posta göndereni, alıcısı ve gönderim tarihi hakkındaki bilgiler sunucuya iletilir.

2. Gönderenin posta sunucusu, e-posta iletisini SMTP protokolü üzerinden alıcının posta sunucusuna aktarır.

   • Posta sunucusu iletiyi kuyruğa alır. İleti gerçekten gönderilmeden önce sunucu çeşitli koşulların karşılanıp karşılanmadığını denetler.
   • Gönderenin posta sunucusu Alan Adı Sistemine (DNS) başvurur ve alıcının e-posta adresinde belirtilen alan adı için A ve MX kayıtlarının bulunup bulunmadığını denetler.
     • A kaydı, kullanıcıların bir alan adıyla ilişkili harici IP adresini öğrenmesini sağlar.
     • MX kaydı, kullanıcıların bir alan adı için gelen postayı alan posta sunucusunun nerede olduğunu öğrenmesini sağlar.
   • Gönderenin posta sunucusu, iletinin teslimatından sorumlu olan 25 numaralı bağlantı noktasının alıcının gelen posta sunucusunda açık olup olmadığını denetler.
   • Tüm gereksinimler karşılanırsa gönderenin posta sunucusu alıcının posta sunucusuna başvurur, iletiyi göndermek istediğini bildirir ve e-posta göndereni ile belirli alıcı hakkındaki bilgileri aktarır. Bu alıcı mevcutsa ileti gövdesi gönderilir.
   • Alıcının posta sunucusu iletiyi indirir ve istenmeyen posta veya virüs yönünden denetler. İleti tüm denetimlerden geçerse depolama alanına yerleştirilir. İleti bir denetimden geçemezse reddedilebilir.

3. Alıcı, POP3 veya IMAP4 protokolü üzerinden posta sunucusuna bağlanır, iletiyi indirir ve ardından e-posta istemcisi arayüzünde görüntüleyebilir.

   POP3 ve IMAP4 protokolleri arasındaki başlıca farklar şunlardır:

   • POP3 protokolü, e-posta iletisinin tamamını kullanıcının bilgisayarına indirir. Ters yönde eşitlemeyi desteklemez. İstemci tarafı uygulamada bir iletiyle yapılan tüm eylemler (örneğin okuma, taşıma) sunucuya aktarılmaz ve diğer e-posta istemcilerinde görüntülenemez.
   • IMAP4 protokolü, kullanıcıların iletinin tamamını indirmeden posta sunucusuyla çalışmasını sağlar; yalnızca sunucudaki e-posta iletilerinin durum bilgisi indirilir. Kullanıcı yalnızca e-posta başlıklarını görüntüleyebilir ve ilgili başlığa tıklayarak iletileri seçerek indirebilir. Bu protokol ters yönde eşitlemeyi sağlar.

ONLYOFFICE Mail uygulama ayrıntıları

ONLYOFFICE Mail aşağıdaki ana bileşenleri içerir:

1. Mail Aggregator - diğer posta kutularından e-posta iletilerini toplayan bir hizmet.

   Posta toplayıcının çalışmasını sağlamak için şu bileşenler de kullanılır:

   • Kendi e-posta depolama alanı,
   • E-posta depolama API'si,
   • Bu API'ye yönelik istekleri işleyen HTTP sunucusu. E-posta gönderiminden de sorumludur.

   Standart klasörler kümesine sahip kullanıcı arayüzünde, oturum açma adınızı, parolanızı ve posta sunucusuna bağlantı ayarlarınızı belirterek mevcut posta kutularını bağlayabilirsiniz. Posta toplayıcı, bağlantı ayarlarında belirtilen e-posta alma protokolü (POP3 veya IMAP4) üzerinden bağlı posta kutularındaki e-posta iletilerini depolama alanına indirir. Alınan iletileri görüntüleyebilir ve bağlı posta kutularından herhangi birinden e-posta gönderebilirsiniz.

   Posta toplayıcı her zaman bir gecikmeyle çalışır. Portalınızda çok sayıda kullanıcı varsa, tüm kullanıcıların e-posta iletilerinin belirli bir süre içinde teslim edilmesini sağlamak için bir dizi ayar kullanılabilir. Toplayıcı önce yeni iletileri, ardından diğer tüm iletileri toplar. İletileri yalnızca son 30 gün için toplamak veya etkin portal kullanıcılarına öncelik vermek de mümkündür.

   İstemcide yapılan eylemlerin hiçbiri kaynak sunucuya aktarılmaz; tek istisna, gönderilen iletinin sunucudaki "Gönderilmiş" klasörüne yerleştirilmesidir.

2. Mail Server - kullanıcıların kendi alan adlarını kullanarak ONLYOFFICE Mail arayüzünden e-posta iletileri göndermesini ve almasını sağlayan bir yazılım ürünleri kümesi.

   Posta sunucusunun çalışmasını sağlamak için şu bileşenler de kullanılır:

   • MailServer API - kendi alan adlarını bağlamak, posta kutuları, takma adlar ve e-posta grupları oluşturup ayarlamak için kullanılan bir işlevler kümesi.
   • MailServer WebUI - MailServer API ile etkileşim için kullanılan Yönetim sayfası.
   • Yukarıda açıklanan Mail Aggregator.

ONLYOFFICE Mail ile diğer e-posta programları arasındaki başlıca farklar şunlardır:

• ONLYOFFICE Mail Server SMTP, IMAP ve POP3 protokollerini destekler, ancak e-posta iletileri HTTP sunucusu kullanılarak gönderilir.
• ONLYOFFICE Mail Server'ın kendi e-posta istemcisi yoktur. ONLYOFFICE Mail Server ile çalışmak için, başka herhangi bir üçüncü taraf posta sunucusuyla etkileşimde olduğu gibi Mail Aggregator kullanılır.

Bu durum bazı kısıtlamalara yol açar. Örneğin IMAP protokolü üzerinden tam teşekküllü çalışma sağlamak mümkün değildir.

Bir posta sunucusunun kendi e-posta istemcisi varsa, istemci tarafı ve sunucu tarafı uygulamalar arasında aynı IP adresinden gelen bağlantı sayısına ilişkin bir kısıtlama yoktur; üçüncü taraf istemcilerle çalışırken ise bu tür kısıtlamalar her zaman vardır.

ONLYOFFICE Mail, özel bir e-posta istemcisiyle değil posta toplayıcıyla çalıştığından, portalda çok sayıda kullanıcı varsa bu kısıtlama devreye girebilir; çünkü tüm kullanıcıların posta kutuları aynı IP adresindedir.