Odalardaki belgeleri yönetme ve düzenleme

Odalar uygulamasındaki oda, davet edilen üyelerle belgeler üzerinde ortak çalıştığınız bir alandır. Bir oda oluşturulduktan sonra ortak çalışmaya başlamak için odaya belge ekleyin: mevcut dosya ve klasörleri yükleyebilir, yenilerini oluşturabilir, sürümleri yöneterek, dosyaları ortak yazarlar için kilitleyerek vb. ortak çalışma sürecini denetleyebilirsiniz. Ayrıca belgeleri yeniden adlandırabilir, başka bir odaya taşıyabilir veya kopyalayabilir ve gereksiz dosyaları silebilirsiniz.

Kullanılabilir işlemler, odaya ve belirli bir dosyaya yönelik erişim haklarınıza bağlıdır.

Kullanıcılar, ONLYOFFICE Çevrimiçi Editörleri ile mevcut belgeler, e-tablolar, sunumlar, PDF dosyaları ve e-kitaplarla çalışabilir; ayrıca şemaları, çoklu ortam dosyalarını ve resim dosyalarını görüntüleyebilir.

Dosya yönetimi ayarlarını da düzenlemek mümkündür.

not

Bu makale, odalarda saklanan belgelerle çalışmayı açıklar. Dosyalar uygulamasında saklanan belgeleri yönetmeyi öğrenmek için Dosyalar uygulamasında belgeleri yönetme ve düzenleme makalesine bakın. Oda oluşturmayı ve odalara kullanıcı davet etmeyi öğrenmek için Oda oluşturma ve Odalara kullanıcı davet etme makalelerine bakın.

Dosya ve klasör yükleme

Bir dosya yüklemek için:

1. dosyalarınızı yüklemek istediğiniz odayı açın,
2. belge listesinin üstündeki Yeni düğmesine tıklayın,
3. menüden Dosya yükle seçeneğini belirleyin,
4. dosya yöneticisi penceresinde odaya yüklemek istediğiniz dosyaları seçin ve Aç düğmesine tıklayın.

Ya da çalışma alanınıza daha da kolay yüklemek için bir dosyayı veya seçili birkaç dosyayı bilgisayarınızdan çalışma alanına sürükleyip bırakın. Ekranın ortasında, seçilen öğenin nereye yerleştirileceği hakkında bilgi veren yüzen bir düğme görüntülenir. Yükleme işlemi başladığında yüzen düğme sağ köşeye taşınır.

Dosya biçimi Office Open XML'den farklıysa dosya, daha hızlı düzenleme için .docx/.xlsx/.pptx biçimine dönüştürülür. Her iki dosyayı da (özgün biçimdeki dosyayı ve Office Open XML biçimindeki dosyayı) kaydetmek isteyip istemediğinizi seçebileceğiniz Dosya yükleme penceresi görüntülenir. Odada özgün biçimdeki dosyalara ihtiyacınız yoksa Dosya kopyasını orijinal türünde kaydet onay kutusunun işaretini kaldırabilirsiniz. Bu seçim sonraki yükleme işlemlerinde dikkate alınır ve dönüştürülen dosya ayrı bir yeni dosya olarak değil, özgün dosyanın yeni bir sürümü olarak eklenir. Bu pencerenin sonraki yüklemelerde görüntülenmesini istemiyorsanız Bu mesajı tekrar gösterme onay kutusunu işaretleyin. Yüklemeyi başlatmak için Devam et'e, iptal etmek için Kapat'a tıklayın.

Özgün dosya şifreyle korunuyorsa dosyayı dönüştürmek için şifre gerekir. Dosya listesinde yüklenen belgenin sağındaki Dönüştür ve Aç simgesine tıklarsanız şifreyi girmeniz gereken yeni bir pencere açılır.

not

Odada aynı ada sahip bir dosya zaten varsa varsayılan olarak dosyanın bir kopyası oluşturulur.

Yükleme ve dönüştürme işlemlerinin güncel durumunu simgesine tıklayarak görebilirsiniz. Yükleme ve Dönüştürme paneli açılır. Bu panelde yüklenmiş ve dönüştürülmüş belgeler ile hâlâ kuyrukta bekleyenler görüntülenir.

Yükleme sırasında bir hata oluşursa (örneğin ağ arızası, zaman aşımı veya dahili sunucu hatası nedeniyle) dosyayı yeniden yüklemek için ilgili dosyanın yanındaki Yeniden dene'ye tıklayabilirsiniz.

Bir dosyanın yüklenmesini iptal etmek için dosyanın yanındaki çarpı simgesine tıklayın. Tüm dosyaların yüklenmesini bir kerede durdurmak için sağ üst köşedeki gri çarpı simgesine tıklayın. Yükleme ve Dönüştürme panelini temizlemek için simgesine tıklayın. Yüklenmiş ve dönüştürülmüş belgelerin geçmişi silinir.

İç içe alt klasörler ve belgeler içeren bir klasör yüklemek için:

1. belge listesinin üstündeki Yeni düğmesine tıklayın,
2. menüden Klasör yükle seçeneğini belirleyin,
3. dosya yöneticisi penceresinde odaya yüklemek istediğiniz klasörü seçin ve Aç düğmesine tıklayın.

Bu işlem, gereken klasörü dosya yöneticisi penceresinden çalışma alanına sürükleyerek de yapılabilir.

Yeni dosya ve klasör oluşturma

Yeni dosya veya klasör oluşturmak için:

1. yeni dosya oluşturmak istediğiniz odayı açın,

2. belge listesinin üstündeki Yeni düğmesine tıklayın veya oda içinde sağ tıklayıp aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:

   • Yeni metin belgesi oluşturmak için Yeni Belge,
   • Yeni e-tablo oluşturmak için Yeni elektronik tablo,
   • Yeni sunum oluşturmak için Yeni sunum,
   • Yeni boş bir PDF formu oluşturmak için PDF formu -> Boş, ya da önceden yüklenmiş bir metin dosyasından oluşturmak için PDF formu -> Bir metin dosyasından,
   • Yeni klasör oluşturmak için Yeni klasör,
   • Daha Fazla -> Draw.io ile Draw.io eklentisini kullanarak yeni şema oluşturun,
   • Daha Fazla -> Markdown ile Markdown eklentisini kullanarak yeni bir .md dosyası oluşturun,
   • Daha Fazla -> URL ile URL eklentisini kullanarak yeni bir URL dosyası oluşturun. URL dosyaları harici bir bağlantı içerir ve doğrudan dosya listesinden açılabilir.
   • Hazır şablonlardan birine dayalı dosya oluşturmak için Şablon galerisi.

3. ilgili alana dosyanız veya klasörünüz için bir ad girin ve Oluştur düğmesine tıklayın.

   not

   Dosya adını girmek istemiyorsanız Dosya adını oluştururken tekrar sorma onay kutusunu işaretleyebilir veya dosya yönetimi ayarlarındaki ilgili seçeneği kullanabilirsiniz.

Belgeleri yönetme

Gereken belgeyi hızlıca bulmak için belge listesinin üstündeki Arama seçenekleri panelini kullanın.

Arama seçenekleri panelini açmak için düğmesine tıklayın ve gereken arama ve filtre parametrelerini belirleyin:

1. Öğeleri Yazar'a göre filtrelemek için Ben'e tıklayın veya Diğer seçeneğini kullanarak listeden gereken kullanıcıyı seçin.
2. Öğeleri Tür'e göre filtrelemek için şu seçeneklerden birini belirleyin: Klasörler, Dosyalar, Belgeler, Elektronik tablolar, Sunumlar, PDF-belgeleri, PDF-formları, Şemalar, Arşivler, Görüntüler, Medya.
3. Filtreleri uygulamak için Uygula düğmesine, paneli kapatmak için İptal'e tıklayın. Filtreyi temizlemek için panel başlığının yanındaki simgesini kullanın.

Bulunan öğeleri görüntülemek için arama alanına belge başlığını tamamen veya kısmen girin ve Enter tuşuna basın. Bulunan dosyanın bulunduğu klasöre gitmek istiyorsanız dosyaya sağ tıklayın ve Konumu aç seçeneğini kullanın. Geçerli klasörün bir üst düzeyindeki üst klasöre gitmek için okunu kullanın.

Belgeleri düğmesini kullanarak parametrelere (İsim, Son değiştirilme tarihi, Boyut) göre sıralayın. Sıralama düzenini değiştirmek için seçili parametrenin yanındaki oka tıklayın.

Kullanılabilir görüntüleme modları (Küçük resimler görünümü ve Kompakt görünüm) arasında geçiş yapmak için sağdaki veya düğmelerini kullanın. Bağlı üçüncü taraf hizmetler için küçük resimler oluşturulmaz.

Küçük resimler görünümü modu şöyle görünür:

not

Küçük resimler görünümü Sanal Veri Odalarında kullanılamaz (yalnızca dizinleme etkinken kullanılabilir).

Belge listesinde (Kompakt görünüm) Yazar, Oluşturuldu, Değiştirilmiş, Boyut, Tür sütunlarını görüntülemek veya gizlemek için simgesini kullanın.

Bağlam menüsünü kullanarak belgelerinizle aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilirsiniz:

• Seç - dosyayı listede seçer.

• Düzenle - belgeyi düzenlemek üzere yeni sekmede açar.

• Şemayı düzenle (.drawio dosyaları için kullanılabilir) - şemayı Draw.io eklentisini kullanarak düzenlemek üzere açar.

• PDF'ye dönüştür (.docx, .xlsx, .pptx dosyaları için kullanılabilir) - belgeleri, e-tabloları ve sunumları PDF-Converter eklentisini kullanarak PDF'ye dönüştürür.

• Metne dönüştür (ses ve video dosyaları için kullanılabilir) - ses ve video dosyalarındaki konuşmayı Speech-to-text eklentisini kullanarak metne dönüştürür.

• Daha fazla seçenek -> Markdown'ı düzenle/önizle (.md dosyaları için kullanılabilir) - dosyayı Markdown eklentisini kullanarak düzenlemek veya görüntülemek üzere açar.

• Önizleme - belgeyi yeni sekmede Önizleme modunda açar.

• AI'ye Sor - belgeyi bir AI sohbetindeki komut istemine ekler. Bu menü öğesine tıkladıktan sonra AI ajanları seçim paneli açılır. Ajan seçildiğinde sohbet sekmesinde açılır ve dosya ona eklenir. Bu seçenek, AI sohbetine eklenebilen tüm dosya biçimleri (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf) için kullanılabilir.

• Paylaş - bu menü öğesi şu alt öğeleri içerir:

  • Paylaşılan bağlantıyı kopyala - dosyaya, diğer çalışma alanı kullanıcıları veya bağlantıyı bilen herkes için bağlantı alır.
  • Paylaşım ayarları - dosyaya bağlantı üzerinden erişim sağlamak için paylaşım ayarlarını açar.

• Daha fazla seçenek - bu menü öğesi şu alt öğeleri içerir:

  • Dosya Bilgisi - aşağıdaki sekmeleri içeren Bilgi panelini açar:

    • Paylaş - dosyanın paylaşıldığı bağlantılar ve dosyaya erişimi olan kullanıcıların listesi. Yeni bir paylaşılan bağlantı oluşturmak için Oluşturun ve kopyalayın seçeneğini kullanın.
    • Geçmiş - dosyada yapılan son değişiklikler, güne göre gruplanmış olarak.
    • Detaylar - dosya önizlemesi ve özellikleri: Sahibi, Tür, Dosya uzantısı, Boyut, Değiştirilme tarihi, Son değiştiren, Oluşturulma tarihi, Sürümler, Yorumlar. Yorumu değiştirmek için yorumun altındaki Düzenle bağlantısını kullanın.

    Aynı paneli açmak için sağ üst köşedeki simgesine de tıklayabilirsiniz.

  • Yerleştir - dosyayı web sitenize gömmek için kod oluşturur.

  • Sürüm geçmişini göster - her sürümün ayrıntılı olarak açıklandığı sürüm geçmişi listesini açar: Sürüm numarası, Tarih ve saat, Yazar ve Yorumlar listelenir. Sürüm geçmişi listesindeki menüsü, gereken sürümü görüntülemek için Açma, belirli bir sürümün yorumunu düzenleme (Yorumu düzenle), sürümü Geri Yükleme veya İndirme işlemlerine de olanak tanır.

• Özel Filtre'yi etkinleştir (.xlsx dosyaları için kullanılabilir) - kullanıcının .xlsx dosyalarını kendi filtresine göre görüntüleyebilmesi için Özel filtre seçeneğini etkinleştirir. Ancak diğer çalışma alanı kullanıcıları, e-tabloyu oluşturan kişinin daha önce uyguladığı filtreleri ekleyemez veya kaldıramaz. Ayrıca Özel filtre izinlerine sahip bir kullanıcının uyguladığı filtreler yalnızca o kullanıcıya görüntülenir. Görüntülenen filtre sonuçları diğer kullanıcılar için değişmeden kalır. Özel filtre etkinleştirildiğinde odada dosyanın yanında simgesi görüntülenir.

• Özel filtreyi devre dışı bırak (.xlsx dosyaları için kullanılabilir) - daha önce etkinleştirilen Özel filtre seçeneğini devre dışı bırakır.

• Engelle/Engellemeyi Kaldır - dosyayı, uygun düzenleme haklarına sahip diğer kullanıcıların daha fazla düzenlemesine karşı engeller veya engelini kaldırır.

• Favori olarak işaretle - dosyayı Favori dosyalar bölümüne ekler.

• Favorilerden kaldır - dosyayı Favori dosyalar bölümünden kaldırır.

• Konumu aç (Favori dosyalar ve Son dosyalar bölümlerinde kullanılabilir) - bu dosyayı içeren bölüme geçer.

• Okundu olarak işaretle - odaya eklenen veya başka bir kullanıcı tarafından düzenlenen dosyayı okundu olarak işaretler.

• İndir - bu menü öğesi şu alt öğeleri içerir:

  • Orijinal format - dosyayı özgün biçimde bilgisayarınızın sabit diskine indirir.

  • Olarak indir - dosyayı seçilen biçimde bilgisayarınızın sabit diskine indirir.

    not

    İndirmek için birden çok dosya seçilirse dosyalar bir .zip arşivinde paketlenir ve sabit diskinize kaydedilir.

• Taşı veya kopyala - bu menü öğesi şu alt öğeleri içerir:

  • Şuraya taşı - dosyayı başka bir odaya veya üçüncü taraf depolamaya taşır. Yeni klasör düğmesine tıklayarak seçilen oda içinde yeni klasör de oluşturabilirsiniz.
  • Kopyala - dosyayı kopyalar ve oluşturulan kopyayı seçilen odaya taşır. Yeni klasör düğmesine tıklayarak seçilen oda içinde yeni klasör de oluşturabilirsiniz.
  • Çoğalt - dosyayı geçerli odada çoğaltır. Çoğaltılan öğelerin adının sonunda bir dizin bulunur.

• Dizini düzenle - Sanal Veri Odasının dizinindeki dosyaları yeniden sıralar ve boşlukları kaldırır. Dosya sırasını oklarla tek tek elle değiştirebilir veya üstteki Yeniden sırala seçeneğini kullanabilirsiniz.

• Yeniden adlandır - dosyayı yeniden adlandırır.

• Sil - dosyayı Çöp'e taşıyarak siler.

• Listeden kaldır (Son dosyalar bölümünde kullanılabilir) - dosyayı bu listeden kaldırır.

Dosyalarla toplu işlemler, üstteki düğmeler veya bağlam menüsü kullanılarak gerçekleştirilebilir. Birden çok dosyayı aynı anda indirmek, taşımak, kopyalamak veya silmek için:

1. sol paneldeki Odalar seçeneğine tıklayarak gereken odayı açın,
2. dosya simgesinin üzerine gelin ve yönetmek istediğiniz dosyaların onay kutularını işaretleyin,
3. gerçekleştirmek istediğiniz işleme göre üstteki gereken düğmeye tıklayın: İndir, Olarak indir, Şuraya taşı, Kopyala veya Sil. Görüntülenen düğmeler, seçili öğeler için kullanılabilen işlemlere bağlıdır.

Öğeleri türe göre toplu seçmek için üst paneldeki onay kutusunun yanındaki oku kullanın. Liste yalnızca odada saklanan öğelerin türlerini içerir; örneğin Hepsi, Belgeler, Dosyalar.

Belgeleri Favori dosyalara ekleme

Her uygulamanın sol panelinde kendi Son dosyalar, Favori dosyalar ve Çöp bölümleri bulunur. Odalar uygulamasında Favori dosyalar bölümü, odalarınızda favori olarak işaretlediğiniz dosya ve klasörleri içerir. Favori dosyalar bölümüne dosya/klasör eklemek için:

1. gereken odayı açın,
2. gereken dosyayı/klasörü bulun ve yanındaki simgesine tıklayın,
3. Favori olarak işaretle seçeneğini belirleyin.

VEYA

1. gereken belgeyi açın,
2. sağ üst köşedeki Favori olarak işaretle düğmesine tıklayın.

Dosya Favori dosyalar bölümünde bulunur ve dosya listesinde simgesiyle işaretlenir.

Favori dosyalar bölümünde, bu dosyayı içeren bölüme geçmek için bağlam menüsündeki Konumu aç seçeneğini kullanabilirsiniz.

Eklenen bir dosyayı Favori dosyalar bölümünden kaldırmak için bağlam menüsündeki Favorilerden kaldır seçeneğini kullanın veya dosya adının yanındaki simgesine tıklayın.

Son dosyalar bölümünü kullanma

Son dosyalar bölümü, editörde yakın zamanda açtığınız belgeleri listeler. En son 100 dosyayı içerir ve bunlar 90 gün boyunca saklanır.

Son dosyalar bölümündeki bağlam menüsünde sınırlı sayıda öğe bulunur. Şu eylemleri gerçekleştirebilirsiniz: dosyayı seçme, önizleme, bilgi ve sürüm geçmişi gibi özelliklerini görüntüleme, konumunu açma (bağlantı üzerinden erişilebilen dosyalar hariç), dosyayı indirme, taşıma veya kopyalama, yeniden adlandırma ve listeden kaldırma.

Belgeleri görüntüleme ve düzenleme

Çok işlevli ONLYOFFICE Çevrimiçi Editörleri ile metin belgelerinizi, e-tablolarınızı, sunumlarınızı ve PDF belgelerinizi doğrudan çalışma alanı odalarında görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz.

Ayrıca şunları da görüntüleyebilirsiniz:

• avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm vb. dahil en popüler biçimlerdeki medya dosyaları
• bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp resimleri
• fb2, epub e-kitapları
• vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm şemaları

Bir belgeyi düzenlemek için başlığına tıklayın veya yanındaki simgesine tıklayıp Düzenle seçeneğini belirleyin; belge Internet tarayıcısının yeni sekmesinde açılır. Dosya şu anda düzenleniyorsa renkli kalem simgesini görürsünüz. Editörlerin özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu sayfayı ziyaret edin.

not

Bir oda veya kullanıcı için depolama kotasına ulaşılmışsa belge açıldığında yalnızca görüntüleme modunda başlatılır ve kotanın aşıldığını bildiren bir banner görüntülenir. Ayrıca bir belge düzenlenip kaydedilirken kotaya ulaşılırsa editörde kota sınırını bildiren bir banner görüntülenir.

Bir belgeyi, e-tabloyu veya sunumu düzenleyip yaptığınız değişiklikleri kaydettiğinizde dosyanızın her iki sürümü de kullanılabilir olur; böylece gerekirse önceki sürümü geri yükleyebilirsiniz. Sürümler hakkında daha fazla bilgi için bu makaleye bakın.

Bir dosyayı görüntülemek için yanındaki simgesine tıklayın ve Önizleme seçeneğini belirleyin. Dosya, ilgili ONLYOFFICE Görüntüleyici ile açılır. Resim dosyaları aynı pencerede açılır, metin dosyaları ise Internet tarayıcınızın yeni sekmesinde gösterilir. ONLYOFFICE Görüntüleyiciler, dosyalarınızı yakınlaştırmak/uzaklaştırmak, boyutunu ayarlamak, sayfalar arasında gezinmek, indirmek veya yazdırmak için standart araçlar sunar.

Medya dosyalarını çevrimiçi görüntüleyici ile görüntülerken oynatmayı başlatmak veya duraklatmak, ses düzeyini ayarlamak ya da tam ekran moduna geçmek, önceki veya sonraki medya dosyasına gitmek, dosyayı indirmek veya silmek için ilgili düğmeleri kullanabilirsiniz.

Resim dosyalarını çevrimiçi görüntüleyici ile görüntülerken resmi yakınlaştırmak veya uzaklaştırmak, resmin gerçek boyutunu görüntülemek (resim yakınlaştırılmış veya uzaklaştırılmışsa), resmi saat yönünde veya saat yönünün tersine döndürmek, önceki veya sonraki resme gitmek, dosyayı indirmek veya silmek için ilgili düğmeleri kullanabilirsiniz.

Şemaları Şema Görüntüleyici ile görüntülerken sayfalar arasında gezinebilir, yakınlaştırma düğmelerini kullanabilir, şemayı yazdırabilir veya indirebilirsiniz. Şema Görüntüleyici özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu sayfayı ziyaret edin.