Belgeleri yönetme ve düzenleme

ONLYOFFICE Apps'te bir oda oluşturulduktan sonra ortak çalışmaya başlamak için yöneticilerin veya güçlü kullanıcıların bu odaya belge eklemesi gerekir. Mevcut dosya ve klasörleri yüklemek, yenilerini oluşturmak, sürümleri yöneterek, dosyaları ortak yazarlar için kilitleyerek vb. ortak çalışma sürecini denetlemek mümkündür. Yöneticiler ayrıca belgeleri yeniden adlandırabilir, başka bir odaya taşıyabilir veya kopyalayabilir, gereksiz dosyaları silebilir.

Kullanıcılar, ONLYOFFICE Çevrimiçi Editörleri ile mevcut belgeler, e-tablolar, sunumlar, formlar, PDF dosyaları ve e-kitaplarla çalışabilir; ayrıca şemaları, çoklu ortam dosyalarını ve resim dosyalarını görüntüleyebilir.

Dosya yönetimi ayarlarını da düzenlemek mümkündür.

Dosya ve klasör yükleme

Bir dosya yüklemek için:

1. dosyalarınızı yüklemek istediğiniz odayı açın,
2. sol üst köşedeki Eylemler düğmesine tıklayın,
3. menüden Dosya yükle seçeneğini belirleyin,
4. dosya yöneticisi penceresinde odaya yüklemek istediğiniz dosyaları seçin ve Aç düğmesine tıklayın.

Ya da Apps'e daha da kolay yüklemek için bir dosyayı veya seçili birkaç dosyayı bilgisayarınızdan çalışma alanına sürükleyip bırakın. Ekranın ortasında, seçilen öğenin nereye yerleştirileceği hakkında bilgi veren yüzen bir düğme görüntülenir. Yükleme işlemi başladığında yüzen düğme sağ köşeye taşınır.

Dosya biçimi Office Open XML'den farklıysa dosya, daha hızlı düzenleme için .docx/.xlsx/.pptx biçimine dönüştürülür. Her iki dosyayı da (özgün biçimdeki dosyayı ve Office Open XML biçimindeki dosyayı) kaydetmek isteyip istemediğinizi seçebileceğiniz bir bildirim penceresi görüntülenir. Odada özgün biçimdeki dosyalara ihtiyacınız yoksa Dosya kopyasını orijinal türünde kaydet kutusunun işaretini kaldırabilirsiniz. Bu seçim sonraki yükleme işlemlerinde dikkate alınır ve dönüştürülen dosya ayrı bir yeni dosya olarak değil, özgün dosyanın yeni bir sürümü olarak eklenir.

Özgün dosya şifreyle korunuyorsa dosyayı dönüştürmek için şifre gerekir. Dosya listesinde yüklenen belgenin sağındaki Dönüştür ve Aç simgesine tıklarsanız şifreyi girmeniz gereken yeni bir pencere açılır.

not

Odada aynı ada sahip bir dosya zaten varsa varsayılan olarak dosyanın bir kopyası oluşturulur.

İndirme ve dönüştürme işlemlerinin güncel durumunu simgesine tıklayarak görebilirsiniz. Yükleme ve Dönüştürme menüsü açılır. Bu menüde yüklenmiş ve dönüştürülmüş belgeler ile hâlâ kuyrukta bekleyenler görüntülenir.

Yükleme sırasında bir hata oluşursa (örneğin ağ arızası, zaman aşımı veya dahili sunucu hatası nedeniyle) dosyayı yeniden yüklemek için ilgili dosyanın yanındaki Yeniden dene'ye tıklayabilirsiniz.

Bir dosyanın yüklenmesini iptal etmek için dosyanın yanındaki çarpı simgesine tıklayın. Tüm dosyaların yüklenmesini bir kerede durdurmak için sağ üst köşedeki gri çarpı simgesine tıklayın. Yükleme ve Dönüştürme menüsünü gizlemek için simgesine tıklayın. Yüklenmiş ve dönüştürülmüş belgelerin geçmişi silinir.

İç içe alt klasörler ve belgeler içeren bir klasör yüklemek için:

1. sol üst köşedeki Eylemler düğmesine tıklayın,
2. menüden Klasör yükle seçeneğini belirleyin,
3. dosya yöneticisi penceresinde odaya yüklemek istediğiniz klasörü seçin ve Aç düğmesine tıklayın.

Bu işlem, gereken klasörü dosya yöneticisi penceresinden çalışma alanına sürükleyerek de yapılabilir.

Bir form doldurma odasına PDF formu yüklemek için:

1. sol üst köşedeki Eylemler düğmesine veya Artı simgesine tıklayın.

2. gereken seçeneği belirleyin:

   • PDF formu yükleyin -> Apps'ten seçeneğini belirleyin, odadaki formu seçin ve Seç düğmesine tıklayın.
   • PDF formu yükleyin -> Cihazdan seçeneğini belirleyin, dosya yöneticisi penceresinde formu seçin ve Aç düğmesine tıklayın.
   • Şablonlardan seç seçeneğini belirleyin, şablonu seçin ve Oluştur düğmesine tıklayın.

Yeni dosya ve klasör oluşturma

Yeni dosya veya klasör oluşturmak için:

1. yeni dosya oluşturmak istediğiniz odayı açın,

2. sol üst köşedeki Eylemler düğmesine, belge listesinin üstündeki Artı simgesine tıklayın veya oda içinde sağ tıklayıp aşağıdaki seçeneklerden birini belirleyin:

   • Yeni metin belgesi oluşturmak için Yeni Belge,

   • Yeni e-tablo oluşturmak için Yeni elektronik tablo,

   • Yeni sunum oluşturmak için Yeni sunum,

   • Yeni bir PDF formunu Boş olarak, Bir metin dosyasından (metin dosyasının önceden odaya yüklenmiş olması gerekir) veya Form Galerisi'nden bir düzen seçerek oluşturmak için PDF formu. Form Galerisi, çeşitli amaçlar için hazırlanmış ve tasarlanmış çok sayıda form içerir (örneğin Konut Kira Sözleşmesi formu, Yazılım Lisans Sözleşmesi formu, İş teklifi formu vb.),

     not

     Form Galerisi'ndeki formlar, profilinizde seçili dile göre dil değiştirir.

   • Yeni klasör oluşturmak için Yeni klasör,

   • Daha Fazla... -> Draw.io ile Draw.io eklentisini kullanarak yeni şema oluşturun,

   • Daha Fazla... -> Markdown ile Markdown eklentisini kullanarak yeni bir .md dosyası oluşturun,

   • Daha Fazla... -> URL ile URL eklentisini kullanarak yeni bir URL dosyası oluşturun. URL dosyaları harici bir bağlantı içerir ve doğrudan dosya listesinden açılabilir.

3. ilgili alana dosyanız veya klasörünüz için bir ad girin ve Oluştur düğmesine tıklayın.

   not

   Dosya adını girmek istemiyorsanız Dosya adını oluştururken tekrar sorma kutusunu işaretleyebilir veya oda yöneticisi ayarlarındaki ilgili seçeneği kullanabilirsiniz.

Belgeleri yönetme

Gereken belgeyi hızlıca bulmak için belge listesinin üstündeki filtreyi kullanın.

düğmesine tıklayın ve gereken arama ve filtre parametrelerini belirleyin:

1. Öğeleri Yazar'a göre filtrelemek için Ben'e tıklayın veya Diğer seçeneğini kullanarak listeden gereken kullanıcıyı seçin.
2. Öğeleri Tür'e göre filtrelemek için şu seçeneklerden birini belirleyin: Klasörler, Dosyalar, Belgeler, Elektronik tablolar, Sunumlar, PDF-belgeleri, PDF-formları, Şemalar, Arşivler, Görüntüler, Medya.
3. Filtreleri uygulamak için Uygula düğmesine tıklayın. Filtreyi temizlemek için sağ üst köşedeki simgesini kullanın.

Bulunan öğeleri görüntülemek için arama alanına belge başlığını tamamen veya kısmen girin ve Enter tuşuna basın. Bulunan dosyanın bulunduğu klasöre gitmek istiyorsanız dosyaya sağ tıklayın ve Konumu aç seçeneğini kullanın. Geçerli klasörün bir üst düzeyindeki üst klasöre gitmek için okunu kullanın.

Belgeleri düğmesini kullanarak parametrelere (İsim, Son değiştirilme tarihi, Boyut) göre sıralayın. Sıralama düzenini değiştirmek için seçili parametrenin yanındaki oka tıklayın.

Kullanılabilir görüntüleme modları (Küçük resimler görünümü ve Kompakt görünüm) arasında geçiş yapmak için sağdaki veya düğmelerini kullanın. Bağlı üçüncü taraf hizmetler için küçük resimler oluşturulmaz.

Küçük resimler görünümü modu şöyle görünür:

not

Küçük resimler görünümü Sanal Veri Odalarında kullanılamaz (yalnızca dizinleme etkinken kullanılabilir).

Belge listesinde (Kompakt görünüm) Yazar, Oluşturuldu, Değiştirilmiş, Boyut, Tür sütunlarını görüntülemek veya gizlemek için simgesini kullanın.

Bağlam menüsünü kullanarak belgelerinizle aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilirsiniz:

• Seç - dosyayı listede seçer.

• Düzenle - belgeyi düzenlemek üzere yeni sekmede açar.

• Şemayı düzenle (.drawio dosyaları için kullanılabilir) - şemayı Draw.io eklentisini kullanarak düzenlemek üzere açar.

• PDF'ye dönüştür (.docx, .xlsx, .pptx dosyaları için kullanılabilir) - belgeleri, e-tabloları ve sunumları PDF-Converter eklentisini kullanarak PDF'ye dönüştürür.

• Metne dönüştür (ses ve video dosyaları için kullanılabilir) - ses ve video dosyalarındaki konuşmayı Speech-to-text eklentisini kullanarak metne dönüştürür.

• Eylemler -> Markdown'ı düzenle/önizle (.md dosyaları için kullanılabilir) - dosyayı Markdown eklentisini kullanarak düzenlemek veya görüntülemek üzere açar.

• Önizleme - belgeyi yeni sekmede Önizleme modunda açar.

• AI'ye Sor - belgeyi bir AI sohbetindeki komut istemine ekler. Bu menü öğesine tıkladıktan sonra AI ajanları seçim paneli açılır. Ajan seçildiğinde sohbet sekmesinde açılır ve dosya ona eklenir. Bu seçenek, AI sohbetine eklenebilen tüm dosya biçimleri (.txt, .docx, .xlsx, .csv, .pdf) için kullanılabilir.

• Paylaş - bu menü öğesi şu alt öğeleri içerir:

  • Paylaşılan bağlantıyı kopyala - dosyaya, diğer Apps kullanıcıları veya bağlantıyı bilen herkes için bağlantı alır.
  • Paylaşım ayarları - dosyaya bağlantı üzerinden erişim sağlamak için paylaşım ayarlarını açar.
  • Oda oluştur (Belgelerim bölümünde kullanılabilir) - Belgelerim bölümünden seçilen belgeleri/klasörleri temel alarak yeni bir oda oluşturur. Oda oluşturulduktan sonra seçilen dosyalar/klasörler oluşturulan odaya kopyalanır.

• Formu doldurun (form doldurma odalarında kullanılabilir) - .pdf doldurulabilir formu alanlarını doldurmak üzere açar.

• Doldurmaya başla (Sanal Veri Odalarında kullanılabilir) - doldurma süreci henüz başlamamışken .pdf doldurulabilir formu açar ve rol tabanlı doldurma sürecini başlatır.

• Doldurma durumu (Sanal Veri Odalarında kullanılabilir) - rol tabanlı doldurma süreci devam ederken .pdf doldurulabilir form için 'Doldurma durumu' panelini açar.

• Sıfırla ve doldurmaya başla (Sanal Veri Odalarında kullanılabilir) - doldurma süreci durdurulmuşken .pdf doldurulabilir form için rol tabanlı doldurma sürecini başlatır.

• Galeriye Gönder (.pdf dosyaları için kullanılabilir) - kendi formunuzu ONLYOFFICE Form Galerisi'ne göndererek ONLYOFFICE topluluğuyla paylaşmanızı sağlar.

• Özellikler - bu menü öğesi şu alt öğeleri içerir:

  • Bilgi - paylaşım ayarlarını (Belgelerim bölümünde kullanılabilir) veya oda üyelerinin listesini (Odalar bölümünde kullanılabilir), dosya değişikliklerinin geçmişini ve ayrıca dosya ve özellikleri hakkındaki bilgileri (Belge önizlemesi, Sahibi, Tür, Dosya uzantısı, Boyut, Değiştirilme tarihi, Son değiştiren, Oluşturulma tarihi, Sürümler ve Yorumlar) içeren bir panel açar. Aynı paneli açmak için sağ üst köşedeki simgesine de tıklayabilirsiniz.
  • Sürüm geçmişini göster - her sürümün ayrıntılı olarak açıklandığı sürüm geçmişi listesini açar: Sürüm numarası, Tarih ve saat, Yazar ve Yorumlar listelenir. Sürüm geçmişi listesindeki menüsü, gereken sürümü görüntülemek için Açma, her sürüme yorum ekleme veya yorumu düzenleme (Yorumu düzenle), sürümü Geri Yükleme veya İndirme işlemlerine de olanak tanır.

• Özel Filtre'yi etkinleştir (.xlsx dosyaları için kullanılabilir) - kullanıcının .xlsx dosyalarını kendi filtresine göre görüntüleyebilmesi için Özel filtre seçeneğini etkinleştirir. Ancak portal kullanıcıları, e-tabloyu oluşturan kişinin daha önce uyguladığı filtreleri ekleyemez veya kaldıramaz. Ayrıca Özel filtre izinlerine sahip bir kullanıcının uyguladığı filtreler yalnızca o kullanıcıya görüntülenir. Görüntülenen filtre sonuçları diğer kullanıcılar için değişmeden kalır. Özel filtre etkinleştirildiğinde odada dosyanın yanında simgesi görüntülenir.

• Özel filtreyi devre dışı bırak (.xlsx dosyaları için kullanılabilir) - daha önce etkinleştirilen Özel filtre seçeneğini devre dışı bırakır.

• Yanıtları XLSX'e eşitle (Form doldurma odalarında otomatik oluşturulan sonuç e-tablosu için kullanılabilir) - dosyayı, en son oluşturulmasından bu yana toplanan en güncel form gönderim verileriyle yeniler.

• Engelle/Engellemeyi Kaldır - dosyayı, uygun düzenleme haklarına sahip diğer kullanıcıların daha fazla düzenlemesine karşı engeller veya engelini kaldırır.

• Favori olarak işaretle - dosyayı Favoriler bölümüne ekler.

• Favorilerden kaldır - dosyayı Favoriler bölümünden kaldırır.

• Konumu aç (Favoriler ve Son bölümlerinde kullanılabilir) - bu dosyayı içeren bölüme geçer.

• Okundu olarak işaretle - odaya eklenen veya başka bir kullanıcı tarafından düzenlenen dosyayı okundu olarak işaretler.

• İndir - bu menü öğesi şu alt öğeleri içerir:

  • Orijinal format - dosyayı özgün biçimde bilgisayarınızın sabit diskine indirir.

  • Olarak indir - dosyayı seçilen biçimde bilgisayarınızın sabit diskine indirir.

    not

    İndirmek için birden çok dosya seçilirse dosyalar bir .zip arşivinde paketlenir ve sabit diskinize kaydedilir.

• Taşı veya kopyala - bu menü öğesi şu alt öğeleri içerir:

  • Şuraya taşı - dosyayı başka bir odaya veya üçüncü taraf depolamaya taşır. Yeni klasör düğmesine tıklayarak seçilen oda içinde yeni klasör de oluşturabilirsiniz.
  • Kopyala - dosyayı kopyalar ve oluşturulan kopyayı seçilen odaya taşır. Yeni klasör düğmesine tıklayarak seçilen oda içinde yeni klasör de oluşturabilirsiniz.
  • Çoğalt - dosyayı geçerli odada çoğaltır. Çoğaltılan öğelerin adının sonunda bir dizin bulunur.

• Dizini düzenle - Sanal Veri Odasının dizinindeki dosyaları yeniden sıralar ve boşlukları kaldırır. Dosya sırasını oklarla tek tek elle değiştirebilir veya üstteki Yeniden sırala seçeneğini kullanabilirsiniz.

• Yeniden adlandır - dosyayı yeniden adlandırır.

• Sil - dosyayı Çöp'e taşıyarak siler.

• Doldurmayı durdur (Sanal Veri Odalarında kullanılabilir) - .pdf doldurulabilir form için rol tabanlı doldurma sürecini durdurur.

• Listeden kaldır (Son bölümünde kullanılabilir) - dosyayı Son bölümünden kaldırır.

Dosyalarla toplu işlemler, üstteki düğmeler veya bağlam menüsü kullanılarak gerçekleştirilebilir. Birden çok dosyayı aynı anda indirmek, taşımak, kopyalamak veya silmek için:

1. sol paneldeki ilgili seçeneğe tıklayarak gereken odayı açın,
2. dosya simgesinin üzerine gelin ve yönetmek istediğiniz dosyaların kutularını işaretleyin,
3. gerçekleştirmek istediğiniz işleme göre üstteki gereken düğmeye tıklayın.

Benimle paylaşıldı bölümünü kullanma

Odalarda ve Belgelerim bölümünde saklanan tek tek dosya ve klasörleri bir bağlantı aracılığıyla paylaşabilirsiniz. Belgelerim bölümündeki dosya ve klasörler, belirli bir Apps kullanıcısıyla ayrı ayrı da paylaşılabilir. Daha fazla ayrıntı için bu makaleye bakın.

Diğer Apps kullanıcıları tarafından 'Belgelerim' bölümlerinden sizinle paylaşılan dosya ve klasörler Benimle paylaşıldı bölümünde bulunur. Odalardan bağlantı aracılığıyla paylaşılan dosya ve klasörler 'Benimle paylaşıldı' bölümüne dahil edilmez.

Dosya listesindeki 'Erişim düzeyi' sütununda izin düzeyiniz görüntülenir.

Paylaşılan dosya ve klasörleri bağlam menüsündeki Listeden kaldır seçeneğine tıklayarak 'Benimle paylaşıldı' listesinden gizleyebilirsiniz. Bu durumda 'Paylaş' panelindeki izinleriniz 'Erişimi reddet' olarak değişir.

not

Aynı dosya veya klasöre birden çok yolla erişim elde ederseniz kaynağa göre bir öncelik uygulanır:

• Kişisel haklar en güçlü olandır.
• Grup hakları bağlantı haklarından daha güçlüdür.
• Bağlantı hakları en zayıf olandır.

Örneğin Görüntüleyici olarak davet edildiniz, ancak Tam erişimli bir bağlantınız da var. Bağlantıyı izlediğinizde yalnızca görüntüleme erişiminiz olur.

Kişisel haklarınız yoksa bir dosyanın bağlantısına tıkladığınızda dosya, 'Benimle paylaşıldı' bölümünde bağlantının sahip olduğu haklarla görüntülenir. En son açılan bağlantının izinleri hatırlanır.

Belgeleri Favorilere ekleme

Favoriler bölümü, Belgelerim bölümünden ve tüm odalardan favori olarak işaretlenen tüm dosya ve klasörleri içerir. Favoriler bölümüne dosya/klasör eklemek için:

1. Belgelerim bölümünü veya gereken odayı açın,
2. gereken dosyayı/klasörü bulun ve yanındaki simgesine tıklayın,
3. Favori olarak işaretle seçeneğini belirleyin.

VEYA

1. gereken belgeyi açın,
2. sağ üst köşedeki Favori olarak işaretle düğmesine tıklayın.

Dosya Favoriler bölümünde bulunur ve dosya listesinde simgesiyle işaretlenir.

Favoriler bölümünde, bu dosyayı içeren bölüme geçmek için bağlam menüsündeki Konumu aç seçeneğini kullanabilirsiniz.

Eklenen bir dosyayı Favoriler bölümünden kaldırmak için bağlam menüsündeki Favorilerden kaldır seçeneğini kullanın veya dosya adının yanındaki simgesine tıklayın.

Son bölümünü kullanma

Son bölümü, editörde yakın zamanda açtığınız belgeler için ayrılmış bir alandır. En son 100 dosyayı içerir ve bunlar 90 gün boyunca saklanır. Şu dosya türleri kullanılabilir: Belgelerim ve Odalar bölümündeki dosyalar ile bağlantı üzerinden erişilebilen dosyalar.

Son bölümündeki bağlam menüsünde sınırlı sayıda öğe bulunur. Şu eylemleri gerçekleştirebilirsiniz: dosyayı seçme, önizleme, bilgi ve sürüm geçmişi gibi özelliklerini görüntüleme, konumunu açma (bağlantı üzerinden erişilebilen dosyalar hariç), dosyayı indirme, taşıma veya kopyalama, yeniden adlandırma ve listeden kaldırma.

Belgeleri görüntüleme ve düzenleme

Çok işlevli ONLYOFFICE Çevrimiçi Editörleri ile metin belgelerinizi, e-tablolarınızı, sunumlarınızı, doldurulabilir PDF formlarınızı ve PDF belgelerinizi doğrudan Apps odalarında görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz.

Ayrıca şunları da görüntüleyebilirsiniz:

• avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm vb. dahil en popüler biçimlerdeki medya dosyaları
• bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp resimleri
• fb2, epub e-kitapları
• vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm şemaları

Bir belgeyi düzenlemek için başlığına tıklamanız veya yanındaki simgesine tıklayıp Düzenle seçeneğini belirlemeniz yeterlidir; belge Internet tarayıcısının yeni sekmesinde açılır. Dosya şu anda düzenleniyorsa renkli kalem simgesini görürsünüz. Editörlerin özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu sayfayı ziyaret edin.

not

Bir oda veya kullanıcı için depolama kotasına ulaşılmışsa belge açıldığında yalnızca görüntüleme modunda başlatılır ve kotanın aşıldığını bildiren bir banner görüntülenir. Ayrıca bir belge düzenlenip kaydedilirken kotaya ulaşılırsa editörde kota sınırını bildiren bir banner görüntülenir.

Bir belgeyi, e-tabloyu veya sunumu düzenleyip yaptığınız değişiklikleri kaydettiğinizde dosyanızın her iki sürümü de kullanılabilir olur; böylece gerekirse önceki sürümü geri yükleyebilirsiniz. Sürümler hakkında daha fazla bilgi için lütfen bu makaleye bakın.

Bir dosyayı görüntülemek için yanındaki simgesine tıklayın ve Önizleme seçeneğini belirleyin. Dosya, ilgili ONLYOFFICE Görüntüleyici ile açılır. Resim dosyaları aynı pencerede açılır, metin dosyaları Internet tarayıcınızın yeni sekmesinde gösterilir. ONLYOFFICE Görüntüleyiciler, dosyalarınızı yakınlaştırmak/uzaklaştırmak, boyutunu ayarlamak, sayfalar arasında gezinmek, indirmek veya yazdırmak için standart araçlar sunar.

Medya dosyalarını çevrimiçi görüntüleyici ile görüntülerken oynatmayı başlatmak veya duraklatmak, ses düzeyini ayarlamak ya da tam ekran moduna geçmek, önceki veya sonraki medya dosyasına gitmek, dosyayı indirmek veya silmek için ilgili düğmeleri kullanabilirsiniz.

Resim dosyalarını çevrimiçi görüntüleyici ile görüntülerken resmi yakınlaştırmak veya uzaklaştırmak, önceki veya sonraki resme gitmek, resmin gerçek boyutunu görüntülemek (resim yakınlaştırılmış veya uzaklaştırılmışsa), resmi saat yönünde veya saat yönünün tersine döndürmek, önceki veya sonraki resme gitmek, dosyayı indirmek veya silmek için ilgili düğmeleri kullanabilirsiniz.

Şemaları Şema Görüntüleyici ile görüntülerken sayfalar arasında gezinebilir, yakınlaştırma düğmelerini kullanabilir, şemayı yazdırabilir veya indirebilirsiniz. Şema Görüntüleyici özellikleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için bu sayfayı ziyaret edin.