AI ile veri temizleme

ONLYOFFICE E-Tablo Düzenleyici, verilerinizi analize hazırlamak ve temizlemek için AI asistanlarını kullanmanıza olanak tanır. AI özelliklerini yerleşik veri temizleme araçlarıyla birleştirerek yinelenen kayıtları kaldırabilir, tutarsız biçimleri standartlaştırabilir ve eksik değerleri doldurabilirsiniz. Böylece verileriniz doğru ve kullanıma hazır olur.

not

Güvenlik nedeniyle AI varsayılan olarak düzenleyicilere bağlı değildir. Veri temizleme için AI kullanmak üzere önce AI eklentisini kurmanız ve yapılandırmanız gerekir. Ayrıntılı bilgi için AI asistanları: kurulum ve yapılandırma kılavuzuna bakın.

E-Tablo Düzenleyici birlikte çalışan iki yaklaşım sunar:

• AI destekli temizleme — Sorunları belirlemek, öneri almak ve temizleme formülleri oluşturmak için doğal dilde komut istemleri kullanın.
• Yerleşik temizleme özellikleri — Kesin düzeltmeler için Yinelenenleri Kaldır aracını, metin fonksiyonlarını ve Bul ve Değiştir'i kullanın.

AI komut istemini açma

E-Tablo Düzenleyici'de AI komut istemini açmak için Ctrl+/ (macOS'ta ⌘+/) tuşlarına basın. Bu makalede anlatılan iş akışlarında AI'ya her komut istemi göndermeniz gerektiğinde bu kısayolu kullanın.

Yinelenen kayıtları kaldırma

E-Tablo Düzenleyici, Veri sekmesinde yerleşik bir Yinelenenleri Kaldır aracı sunar. Bu araçla seçili sütunlara göre yinelenen satırları kaldırabilirsiniz. Bu özelliğin kullanımı hakkında ayrıntılı bilgi için yinelenenleri kaldırma makalesine bakın.

Yinelenen kayıtları silmeden önce incelemek üzere vurgulamak için Duplicate/Unique kuralıyla Koşullu biçimlendirme özelliğini de kullanabilirsiniz.

Yinelenen kayıtları belirlemek ve işlemek için AI kullanma

AI, tam olarak eşleşmeyen olası yinelenen kayıtları belirlemenize ve bunları işleme stratejileri geliştirmenize yardımcı olabilir:

1. Kontrol etmek istediğiniz veri aralığını seçin.
2. AI komut istemini açın.
3. AI'dan yinelenen kayıtlar konusunda yardım isteyin:
   • "Bu verilerde yinelenen kayıtları belirlemek için hangi sütunları kontrol etmeliyim?"
   • "Aynı kayıt olabilecek, birbirine yakın veya benzer girişler var mı?"
   • "Yinelenen girişleri nasıl işlemeliyim: ilkini mi, sonuncusunu mu tutmalı, yoksa birleştirmeli miyim?"

Biçimleri standartlaştırma

Standartlaştırma için metin fonksiyonları

E-Tablo Düzenleyici, verileri standartlaştırmak için çeşitli metin fonksiyonları sunar:

Fonksiyon	Amaç	Örnek
TRIM(text)	Baştaki, sondaki ve fazla boşlukları kaldırır	=TRIM(" John Smith ") → "John Smith"
UPPER(text)	Metni büyük harfe dönüştürür	=UPPER("london") → "LONDON"
LOWER(text)	Metni küçük harfe dönüştürür	=LOWER("LONDON") → "london"
PROPER(text)	Her sözcüğün ilk harfini büyük yapar	=PROPER("john smith") → "John Smith"
CLEAN(text)	Yazdırılamayan karakterleri kaldırır	=CLEAN(A1)
SUBSTITUTE(text, old, new)	Belirli bir metni değiştirir	=SUBSTITUTE("U.S.","U.S.","USA") → "USA"
TEXT(value, format)	Sayıları/tarihleri tutarlı biçimde biçimlendirir	=TEXT(A1,"YYYY-MM-DD")

Standartlaştırma formülleri oluşturmak için AI kullanma

AI'dan, standartlaştırma ihtiyacınıza özel formüller oluşturmasını isteyin:

Örnek komut istemi: "A sütunundaki telefon numaralarını (XXX) XXX-XXXX biçimine standartlaştıracak bir formül oluştur."

Örnek yanıt: "Telefon numaralarını standartlaştırmak için şu formülü kullanın: =TEXT(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"-",""),"(",""),")",""),"(###) ###-####"). Bu formül mevcut biçimlendirmeyi kaldırır ve standart biçimi uygular. Ülke kodu içeren veya uzunluğu farklı olan telefon numaraları için iç içe IF ifadeleri ya da yardımcı sütun kullanan daha karmaşık bir yaklaşım gerekebilir."

Toplu standartlaştırma için Bul ve Değiştir'i kullanma

E-Tablo Düzenleyici, verileriniz genelinde basit metin değiştirmeleri için yerleşik Bul ve Değiştir (Ctrl+H) özelliğini sunar.

AI destekli standartlaştırma iş akışı

Karmaşık standartlaştırma görevleri için şu iş akışını izleyin:

1. Sorunları belirleyin: AI komut istemini açın ve AI'dan verilerinizin bir örneğini analiz etmesini ve biçimlendirme tutarsızlıklarını listelemesini isteyin.
2. Öneri alın: AI'a hangi yaklaşımın en iyisi olduğunu sorun: formüller, Bul ve Değiştir ya da elle düzeltme.
3. Formül oluşturun: Formül kullanacaksanız AI'dan verilerinize özel formülü oluşturmasını isteyin.
4. Yeni bir sütunda uygulayın: Formülü kullanarak standartlaştırılmış değerleri içeren yeni bir sütun oluşturun.
5. Sonuçları doğrulayın: Orijinal verileri değiştirmeden önce standartlaştırılmış verileri gözden geçirin.
6. Orijinal verileri değiştirin: Standartlaştırılmış sütunu kopyalayın, ardından orijinal verileri değiştirmek için Özel Yapıştır → Değerler seçeneğini kullanın.

Eksik değerleri doldurma

Eksik değerleri belirleme

E-tablonuzdaki eksik verileri belirlemek ve değerlendirmek için AI'dan yararlanın:

1. Veri aralığınızı seçin.
2. AI komut istemini açın.
3. AI'dan eksik değerleri analiz etmesini isteyin:
   • "Hangi sütunlarda eksik değerler var ve kaç tane?"
   • "Her sütunda verilerin yüzde kaçı eksik?"
   • "Eksik verilerde bir örüntü var mı?"

Boş hücreleri vurgulamak için koşullu biçimlendirmeyi kullanma

Eksik değerleri görsel olarak belirlemek için:

1. Veri aralığınızı seçin.
2. Ana Sayfa sekmesine gidin → Koşullu biçimlendirme → Blank/Error.
3. Boş hücreleri vurgulamak için Blanks seçeneğini belirleyin.
4. Bir biçimlendirme stili seçin (örneğin kırmızı dolgu) ve OK düğmesine tıklayın.

Doldurma stratejileri önermesi için AI kullanma

AI'dan, verilerinize özel öneriler isteyin:

1. Eğilim analizi için: Veriler zaman serisiyse doğrusal enterpolasyon kullanın. Her boşluğun öncesindeki ve sonrasındaki değerlerin ortalamasını alan bir formül oluşturun.
2. Özet istatistikler için: Medyan ile doldurun (aykırı değerlere karşı ortalamadan daha dayanıklıdır): =IF(ISBLANK(C1), MEDIAN($C$1:$C$200), C1)
3. Segmentlere ayrılmış analiz için: Kategorileriniz varsa (örneğin bölgeler), AVERAGEIF kullanarak o kategoriye özel ortalama ile doldurun.
4. Temkinli tahminler için: Fazla tahmin etmekten kaçınmak istiyorsanız aralıktaki en küçük değerle doldurun.
5. Analiz dışında bırakma: Kritik hesaplamalarda, eksik değerleri doldurmak yerine eksik değer içeren satırları filtreleyebilirsiniz.

Sınırlamalar ve dikkat edilecekler

Veri temizleme için AI kullanırken şunları unutmayın:

• AI otomasyon değil, yönlendirme sağlar: AI sorunları belirlemenize ve çözüm önermenize yardımcı olur, ancak temizleme adımlarını E-Tablo Düzenleyici'nin yerleşik özellikleriyle siz uygularsınız.
• Bağlam önemlidir: AI önerileri yaygın örüntülere dayanır. İş kurallarınız farklı yaklaşımlar gerektirebilir.
• Değiştirmeden önce doğrulayın: Özellikle büyük veri kümelerinde, orijinalleri üzerine yazmadan önce temizlenmiş verileri her zaman gözden geçirin.
• Bazı temizleme işlemleri yargı gerektirir: Birbirine yakın kayıtların gerçekten aynı kayıt olup olmadığına karar vermek çoğu zaman verileri bilen bir insanı gerektirir.

Uyarı

Veri temizleme işlemleri verilerinizi kalıcı olarak değiştirebilir. Her zaman e-tablonuzun orijinalinin bir kopyası üzerinde çalışın. ONLYOFFICE, temizleme işlemlerinden kaynaklanan veri kayıplarından sorumlu değildir. Değişiklikleri geri almanız gerekirse hemen Geri Al fonksiyonunu (Ctrl+Z) kullanın.